TaxDome Lite (Chats): Enviar manualmente

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TaxDome's Chats le permite comunicarse de forma segura con sus clientes dentro de hilos de chat en tiempo real, como Slacking o mensajes de texto. Utiliza nuestros hilos de chat para programar citas o pedir a los clientes la información que les falta. Además, configura recordatorios, adjunta archivos en los chats y mucho más.

Explicamos aquí:

• Chats
• Crear nuevos chats
• Iniciar un chat con un cliente
• Enviar un mensaje a varios clientes
• Configuración de Recordatorios
• Adjuntar documentos dentro de los chats
• Incluir vídeos dentro de los chats
• Lo que ven los Clientes cuando envían Mensajes

Chats

Para empezar a chatear con un cliente, abra la pestaña Comunicación y haga clic en Nuevo chat o vaya a la barra lateral izquierda y haga clic en Chat. Los chats son hilos seguros en los que te comunicas con clientes y miembros del equipo en tiempo real. Los hilos están perfectamente organizados dentro de cada cuenta de cliente, y siempre podrás ver cuántos mensajes quedan sin leer.

Sobre los chats:

• Los chats se producen en tiempo real.
• Los chats son creados por un empresa Propietario de la Empresa o un cliente.
• Los chats son un lugar seguro para hacer preguntas y solicitar archivos.
• Los clientes reciben notificaciones sobre nuevos chats y preguntas pendientes.
• Cuando los clientes responden a un mensaje, crean un nuevo chat, realizan cambios en las tareas del cliente o cargar/adjuntan un documento a un chat cadena, usted recibe un correo electrónico y una notificaciónensu Inbox+.
• Puedes configurar recordatorios automáticos cuando un cliente no responda a un mensaje.
• Una vez que tengas todo lo que necesitas de un chat cadena, archívalo para evitar el desorden.
• Para enviar mensajes idénticos a varios clientes, utiliza plantillas de mensajes dentro de los chats.
• Utiliza @ antes del nombre de un miembro del equipo para llamar su atención dentro de un chat.
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Nota: Si intentas salir del Comunicación página sin hacer clic en enviar verás una advertencia. Haz clic en Cancelar en la ventana emergente de la alerta, y luego enviar. No seleccione Evitar que esta página cree diálogos adicionales a menos que quiera dejar de recibir esta alerta.

Crear nuevos chats

Hay dos maneras de empezar a chatear con los clientes:

• Iniciar un chat con un cliente
• Enviar un mensaje a varios clientes

Iniciar un chat con un cliente

Para enviar un mensaje a un cliente, haga clic en + NUEVO en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Chat en el menú desplegable y, a continuación, escriba una nota. También puede hacer clic en el botón Nuevo chat de la sección Comunicación del perfil de la cuenta del cliente.

Haz clic en Crear chat. El cliente recibe automáticamente una notificación por correo electrónico sobre el nuevo mensaje.

A continuación, conozca los campos numerados de la ventana de Nuevo Chat:

1. Para: Introduzca el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.

2. Plantilla: Seleccione una plantilla para un mensaje de uso frecuente. Para más información sobre la creación de plantillas, vaya aquí. Seleccione una plantilla sólo cuando cree un nuevo mensaje, no cuando responda a uno.

3. Asunto: Escriba aquí la línea de asunto; esto es lo que se mostrará en la lista de Chat. Cuando se utiliza una plantilla de mensaje, ésta se rellena automáticamente.

4. Mensaje: Redacta un mensaje con formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas y enlaces. El mensaje se rellena automáticamente cuando se utiliza una plantilla.

5. Recordatorios: Active los recordatorios si desea que se envíe un correo electrónico de recordatorio al cliente cuando no responda dentro de un plazo determinado. Para más información sobre los recordatorios, véase más abajo.

6. Documentos: Adjunta archivos desde tu escritorio o TaxDome. Para saber más sobre cómo hacerlo, ve más abajo.

7. Tareas para clientes: Añada listas de control para sus clientes. Para más detalles, vaya aquí.

8. Crear chat: Pulse el botón para enviar su mensaje al cliente. De lo contrario, pulse Atrás.

Enviar un mensaje a varios clientes

Si necesita enviar el mismo mensaje a varios clientes, utilice nuestra función de mensajes masivos:

Ve a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona las casillas de verificación junto a los clientes a los que deseas enviar el mensaje, haz clic en Más acciones en la barra de menú superior y, a continuación, haz clic en Enviar mensaje en el desplegable. Selecciona una plantilla de mensaje o escribe un título para el mensaje (opcional), añade tu texto, y luego haz clic en Crear Chats.

Además, añade documentos a los hilos de mensajes cuando sea necesario.

Configuración de Recordatorios

Cada vez que envíes un mensaje, se enviará una notificación al respecto. Todos los usuarios vinculados a la cuenta que tengan activada la función de Notificar la recibirán. Puedes comprobar qué usuarios tienen activada la función de Notificar si vas a la pestaña de Información de una cuenta de cliente y ves la sección de Contactos .

Si los destinatarios tardan demasiado en realizar la acción, tienes dos opciones:

• Reenviar manualmente una notificación sobre el mensaje.
• Establecer recordatorios automáticos.

Reenviar manualmente

Para reenviar manualmente un recordatorio, haga clic en los tres puntos de la parte superior derecha del mensaje cadena, y luego seleccione Reenviar.

Esto es lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• Una notificación para el elemento de acción se traslada a la parte superior de la lista de tareas pendientes del cliente.

Configurar recordatorios automáticos

Al crear un chat, active los recordatorios si desea que se envíe un correo electrónico al cliente cuando no responda en un plazo determinado.

A continuación se explica cómo configurar los Recordatorios:

• Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
• Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Activa o desactiva los recordatorios en cualquier momento accediendo al chat cadena. Los recordatorios son siempre para el último mensaje en un cadena.

Los recordatorios se detienen cuando...

• ...el cliente no ha respondido al mensaje, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
• ...el cliente ha respondido al último mensaje de la cadena
• ...has archivado la cadena del chat.
• ...has desactivado la opción de Recordatorios .

Nota: Si archivas un chat cadena pero lo vuelves a abrir, la opción Recordatoriosse activa como si el mensaje fuera nuevo.

Adjuntar documentos dentro de los chats

Un empresa Propietario de la Empresa puede adjuntar archivos a los hilos de chat. Cuando cree un chat o incluso después, adjunte archivos desde su computador o desde una carpeta de nivel superior con El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar acceso.

Haga clic en el enlace Adjuntar documentos y seleccione una preferencia:

• Adjuntando documentos de TaxDome: Seleccione Desde TaxDome, haz clic la carpeta y elija los documentos que desee adjuntar, ya sea de una carpeta de nivel superior con El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar (no se puede adjuntar un archivo de una carpeta de nivel superior con Privado acceso).
• Cargar documentos desde su computador: Seleccione Desde Mi computador, haz clic AÑADIR DOCUMENTOS y localice los archivos que desee cargar desde su computador. Para más detalles, vaya aquí.
• Carga de carpetas: Selecciona desde Mi ordenador,haz clic en AÑADIR CARPETA, y luego elige la carpeta. Para más detalles sobre las carpetas, ve aquí.
• Cargar archivos zip: Seleccione Desde Mi computador, haga clic en AÑADIR DOCUMENTOS, luego localice el zip que desea cargar. Se descomprimirá automáticamente. Para más detalles sobre los archivos zip, vaya aquí.

Los archivos cargados a los chats se guardan en una carpeta de nivel superior con un El cliente puede ver acceso, por lo que es necesario tener al menos uno de ellos.

Cuando un cliente u otro miembro del equipo carga un documento, recibes una notificación en el Inbox+ y también dentro del chat cadena. 

Incluir vídeos dentro de los chats

¿Quieres añadir un toque visual a tus mensajes a los clientes? Incluye clips de Loom, Vimeo, YouTube y Google Drive cuando sea más fácil mostrar que contar. Haz clic en el icono de vídeo de la barra de herramientas de formato de texto y, a continuación, pega un enlace en la ventana emergente Insertar vídeo. 

Su cliente verá el vídeo dentro del chat cadena. 

Lo que ven los Clientes cuando envían Mensajes

Un cliente ve y responde a un chat cadena que usted le ha enviado haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico o accediendo a la sección Comunicación de su portal. Las tareas del cliente también se muestran dentro de las notificaciones.

Si desea ver TaxDome desde la vista del cliente, acceda a una vista de "sólo lectura" de su portal.

Consejo: Consulta TaxDome Academy para realizar cursos divertidos y completos y convertirte en una superestrella de TaxDome .