TaxDome Lite (CRM): Acceso al portal, notificaciones, sincronización de correo electrónico

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Tanto si preparas la declaración de la renta de un particular, una familia o una empresa, cada entidad necesita su propia cuenta. Por otra parte, una cuenta puede tener más de un usuario o contacto vinculado a ella (por ejemplo, miembros de la familia o socios comerciales). Más información sobre cómo configurar el acceso a cuentas, notificaciones y mucho más en Iniciar Sesión .

Explicamos aquí:

Cómo añadir varias direcciones de correo electrónico
El conmutador Iniciar Sesión , explicado
El botón NOTIFY, explicado
Notificaciones para clientes pendientes de activación
Eliminar el acceso de un usuario a una cuenta
Cambiar una dirección de correo electrónico
Cambio de cuenta en el portal del cliente

Cómo añadir varias direcciones de correo electrónico

Un contacto puede tener varias direcciones de correo electrónico (personal, de trabajo, etc.). Por defecto, cada contacto tiene un campo de dirección de correo electrónico, pero puedes crear manualmente campos CRM adicionales o añadirlos durante la importación.

En el perfil de la cuenta, abra la pestaña Información y, a continuación, revise la sección Contactos. Aquí verás todas las direcciones de correo electrónico de los contactos vinculados a la cuenta. Si quieres añadir direcciones de correo electrónico que no aparecen en la lista, puedes añade otro contacto vinculado o añada otra dirección de correo electrónico al contacto que ya está vinculado.

Sigue estos pasos:

Cree campos de correo electrónico CRM personalizados para almacenar las direcciones de correo electrónico adicionales de los nuevos contactos.
Actualizar un contacto existente para incluir una dirección de correo electrónico adicional.
Active los botones Iniciar Sesión y/o NOTIFY para la dirección de correo electrónico si es necesario (ver los detalles más abajo).

Nota Si cambias la dirección de correo electrónico antes de que la persona invitada haga clic en el enlace de invitación, se desactivará por motivos de seguridad. Se enviará un nuevo correo electrónico de invitación a la dirección de correo electrónico actualizada.

Explicación del botón INICIAR SESIÓN

Al añadir una dirección de correo electrónico a una cuenta, puede activar Iniciar Sesión para dar acceso al portal a la persona a la que pertenece el correo electrónico.

Lo que hace esto:

El usuario recibe una invitación al portal de clientes TaxDome para que acceda a la cuenta.
Todos los contactos vinculados a una cuenta con Iniciar Sesión activada junto a su dirección de correo electrónico pueden iniciar sesión.

Una vez añadido el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, la persona acepta la solicitud y crea una contraseña. A continuación, el nuevo usuario se vincula automáticamente a la cuenta. Cada usuario tiene sus propias credenciales Iniciar Sesión para la cuenta.

Explicación del botónNOTIFY

Cuando se activa NOTIFY para una dirección de correo electrónico en la sección Contactos , la persona a la que pertenece el correo recibe notificaciones. Puede activar NOTIFY cuando añada acceso al portal o una nueva dirección de correo electrónico a una cuenta, o siempre que lo desee.

Ese usuario recibirá las notificaciones del sistema (todas o las seleccionadas).

Decida qué notificaciones debe recibir el usuario haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de la dirección de correo electrónico y seleccionando Preferencias de notificación.

Qué significan los botones:

Documentos: Carga de Archivo

Notificaciones sobre nuevos documentos cargados por la empresa

Documentos: Solicitudes de firma

Solicitudes de documentos pendientes de firma
Recordatorios sobre documentos pendientes de firma

Documentos: Aprobaciones

Solicitudes de documentos pendientes de aprobación
Recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación

Chats

Notificaciones sobre nuevos mensajes
Notificaciones sobre nuevas respuestas en los hilos del chat

Notificaciones para clientes pendientes de activación

Si ha activado Iniciar Sesión y NOTIFICAR para un contacto vinculado a una cuenta, pero aún no ha activado su cuenta, seguirá recibiendo notificaciones del sistema TaxDome .

Todas las notificaciones del sistema irán a la dirección de correo electrónico del contacto e incluirán el banner de activación de la cuenta en la parte superior del correo electrónico hasta que hayan activado la cuenta.

Siempre puedes volver a enviar una invitación.

Eliminar el acceso de un usuario a una cuenta

Si alguien ya no quiere tener acceso a una cuenta, elimínela. En la pestaña Información del perfil de la cuenta, desactive Iniciar Sesión a la derecha de la dirección de correo electrónico del usuario. La cuenta permanecerá intacta, pero el usuario ya no podrá acceder a ella.

Cambiar una dirección de correo electrónico

Cuando cambie la dirección de correo electrónico de un cliente, añada su nueva dirección de correo electrónico como si fuera un usuario más.

Atención. Asegúrese de no eliminar inmediatamente la dirección de correo electrónico obsoleta.

En su lugar, sigue estos pasos:

1. Actualice el contacto del cliente para incluir la nueva dirección de correo electrónico.

2. Añada la nueva dirección de correo electrónico como se ha descrito anteriormente.

3. Espere a que el usuario acepte la invitación enviada a la nueva dirección de correo electrónico, para que no pierda el acceso a su cuenta. 4. Una vez que el cliente haya aceptado la invitación, elimine su dirección de correo electrónico anterior como se ha descrito anteriormente.

Cambio de cuenta en el portal del cliente

Al iniciar sesión, los usuarios que tengan acceso a más de una cuenta verán la ventana emergente para seleccionar la cuenta deseada y la notificación con la cuenta con la que iniciaron sesión en la parte superior de la pantalla. La notificación de la parte superior puede cerrarse hasta la próxima Iniciar Sesión pulsando X en el extremo derecho de la misma.

Pueden acceder a la ventana emergente en cualquier momento más tarde haciendo clic en el enlace de la cuenta Switch en la parte inferior de la barra lateral azul o a la derecha de la notificación en la parte superior.

Cómo crear cuentas

Esta sección fue movida. Ve aquí.

Explicación de las direcciones de correo electrónico no vinculadas