TaxDome Lite: Recordatorios manuales y automáticos
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Los recordatorios notifican a los clientes cuando no han completado una acción en una fecha determinada. Así mantendrá a sus clientes al día sin que usted tenga que darles un empujón personalmente. Aquí te mostramos cómo configurarlos y mucho más.
Explicamos aquí:
- Recordatorios
- Recordar a los clientes los mensajes de chat no leídos
- Recordar a los clientes sobre las firmas pendientes
- Recordar a los Clientes sobre las Aprobaciones Pendientes
Recordatorios
Cada vez que se envía algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con NOTIFY activado- reciben una notificación por correo electrónico. Para comprobar qué usuarios reciben la notificación, vaya a la pestaña de información de la cuenta del cliente y vea los interruptores de NOTIFY en la sección de contactos .
Cuando los destinatarios tardan demasiado tiempo en completar la acción -o se olvidan de hacerlo- tienes dos opciones:
- Reenviar una notificación manualmente.
- Establecer recordatorios automáticos.
Recordatorios manuales (o reenvíos)
Para reenviar una notificación, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento que el cliente necesita recordar y seleccione Reenviar. Puedes hacer esto incluso cuando los recordatorios automáticos han sido activados.
Para reenviar una notificación sobre un documento pendiente de aprobación, abre la subpestaña de Aprobaciones, desplázate hasta el final de los documentos pendientes y haz clic en Solicitar aprobación para pendientes en la parte inferior derecha.
Esto es lo que ocurre:
- Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
- Una notificación del portal para este elemento se trasladará a la parte superior de las tareas pendientes del cliente.
- La información sobre el reenvío se añade al registro de auditoría.
Recordatorios Automáticos
La opción de recordatorios automáticos se puede activar o desactivar en cualquier momento abriendo el mensaje pendiente, el documento pendiente de firma o la aprobación del documento. También se pueden activar los recordatorios automáticos cuando se envían elementos manualmente.
Cuando actives losRecordatorios automáticos, elige cómo quieres configurarlos:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Recordar a los clientes los mensajes de chat no leídos
Activa los recordatorios cuando envíes un mensaje.
Los record atorios pueden activarse o desactivarse en cualquier momento accediendo a un chat cadena. Nota: Los recordatorios son siempre para el último mensaje en un cadena.
Los recordatorios de chat se detienen cuando...
- ...el cliente no ha respondido al mensaje, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha respondido al último mensaje de la cadena
- ...has archivado la cadena del chat.
- ...has desactivado los recordatorios.
Nota: Si archivas un chat cadena pero lo vuelve a abrir, la opción Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.
Recordar a los clientes sobre las firmas pendientes
Activar los Recordatorios cuando se solicita la firma de un documento. La opción de Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (incluso si ha sido firmado por un usuario). No olvide hacer clic en Guardar cuando realice cambios en la configuración de los recordatorios.
Los recordatorios de firma se detienen cuando...
- ...el cliente no ha firmado el documento, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha firmado el documento.
Recordar a los Clientes sobre las Aprobaciones Pendientes
Active los recordatorios cuando solicite la aprobación de un documento.
Los Recordatorios de Aprobación se detienen cuando...
- ...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha aprobado el documento.
También puede enviar manualmente recordatorios para aprobaciones pendientes:
- Vaya a documentos en el menú de la barra lateral izquierda, abra la pestaña Aprobaciones , haz clic Solicitar aprobación para Pendiente.
- Revise y edite el mensaje para el cliente (opcional), haz clic Enviar Solicitud.
