TaxDome Lite (CRM): Añadir cuentas de clientes
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Agrega tus clientes a TaxDome de uno en uno o por lotes. Los clientes también pueden registrarse por su cuenta accediendo a su portal de TaxDome.
Explicamos aquí:
- Creación de Cuentas de Clientes
- Vinculación de Contactos al agregar Cuentas
- Otorgar Acceso del Portal a Cuentas
- Cómo desactivar el botón de enlace de Registro de Portal
- Ver Activaciones Pendientes y Reenviar Invitaciones
- ¿Cómo puedo saber si nuevos clientes se han registrado en TaxDome?
Creación de Cuentas de Clientes
Sigue estos pasos:
1. Haga clic en el botón + NUEVO de la barra lateral izquierda y, a continuación, seleccione Cuenta en el menú desplegable.
2. Selecciona el tipo de cuenta: particular o empresa, haz clic Continuar.
3. En la pestaña Contactos, vincula el contacto existente o crea uno nuevo: introduce el nombre y los apellidos de la persona asociada a una cuenta y, a continuación, añade su correo electrónico.
3. Haz clic en Crear. ¡Y ya está!
¡Atención! Para los nombres de las cuentas, evita utilizar caracteres especiales que no se pueden usar en los nombres de los directorios de Windows. Por ejemplo: Evita utilizar : (dos puntos); " (comillas dobles); / (barra oblicua); \ (barra invertida); | (barra vertical o tubo); ? (signo de interrogación); * (asterisco). Si lo haces, no podrás acceder a tus archivos a través del TaxDome Drive.
A continuación, conoce los elementos numerados en la ventana Crear cuenta de cliente:
Etapa 1. Información de la cuenta
La cuenta es una entidad con la que interactúas. Seleccione su tipo y algunos ajustes para tu nueva cuenta.
1. Tipo de cliente: Si su cliente es una empresa, selecciona Empresa. Si es una persona o una familia, selecciona Individual. La diferencia es que para el tipo Empresa, se te ofrece rellenar el nombre y la dirección de la empresa.
2. Nombre de la cuenta: Este nombre se mostrará en la página Clientes. Si deja el campo vacío, se generará a partir del nombre y apellidos del contacto (o de un nombre de empresa en caso de crear una cuenta de empresa).
3. Nombre de la empresa: Este campo sólo se muestra cuando se selecciona Tipo de empresa. Se utilizará como nombre de la cuenta por defecto.
4.Etiquetas: Asigne etiquetas para categorizar las cuentas. Para obtener más información sobre etiquetas, vaya aquí.
5. Plantilla de carpetas: Aplique una plantilla de carpeta que contenga carpetas y subcarpetas personalizadas. Si deja este campo vacío, se creará una estructura de carpetas predefinida con la carpeta de nivel superior de documentos Cliente cargado . Para más detalles sobre las plantillas de carpetas, vaya aquí.
6. Campos personalizados: Si ha creado campos personalizados para sus cuentas, se muestran aquí. Para saber cómo añadir sus propios campos personalizados de CRM, vaya aquí.
Paso 2. Contactos Contactos
Las personas reales (también conocidas como clientes) que tienen cuentas en TaxDome siempre se identifican mediante contactos: es decir, un nombre, un apellido y una dirección de correo electrónico. Tienes que añadir al menos un contacto a tu cuenta, ya sea creando uno nuevo o vinculando el existente.
1. Vincular contacto existente: Si deseas vincular una cuenta al contacto ya añadido, haz clic en este enlace, comienza a escribir el nombre del contacto, haz clic Añadir. De lo contrario, rellena los campos siguientes para añadir un nuevo contacto.
2. Datos de contacto. Al introducir los datos personales de los clientes, tendrás a mano sus datos personales, número de teléfono y dirección postal. En el caso de los particulares, el nombre y los apellidos introducidos aquí se utilizarán como nombre de la cuenta por defecto.
3. Correo electrónico. Un cliente no podrá acceder a su portal a menos que su contacto no incluya el correo electrónico.
4. Controla el acceso a la cuenta de cada contacto mediante los conmutadores:
- Iniciar Sesión: Cuando está activado, el contacto puede acceder al portal de clientes TaxDome para acceder a la cuenta. Puede activar Iniciar Sesión, pero elegir invitar a los clientes más tarde (consulta la siguiente sección).
- NOTIFICAR: Cuando está activada, el contacto recibe todas las notificaciones del sistema (por ejemplo, sobre nuevos mensajes, formularios, etc.).
- SINCRONIZAR: Cuando está activado, todos los correos electrónicos recibidos del contacto se mostrarán en tu Inbox+ así como en la pestaña correo electrónico de la cuenta, y podrás responder al contacto desde TaxDome. Todo el historial entre tus direcciones de correo electrónico sincronizadas y la dirección de correo electrónico del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome y podrás acceder a él en la pestaña Correo electrónico de la cuenta.
5. Campos personalizados: Si has creado campos personalizados para tus contactos, se muestran aquí. Para saber cómo añadir tus propios campos personalizados de CRM, ve aquí.
6. Etiquetas: Asigna etiquetas para categorizar los contactos. Para obtener más información sobre etiquetas, ve aquí.
7. Crear: Haz clic en el botón para crear una cuenta en TaxDome.
Otorgar Acceso del Portal a Cuentas
Si activó la opción Iniciar Sesión para el correo electrónico del contacto al crear la cuenta, se le pedirá que lo invite a través del portal de clientes.
Para añadir un mensaje personalizado a la invitación, escriba en el campo Mensaje personal , haz clic Enviar.
También puede activar el acceso al portal pero optar por no enviar una invitación de inmediato haciendo clic en Omitir; de este modo, podrá trabajar en la cuenta (cargar documentos, añadir proyectos, crear tareas, etc.) antes de que el contacto visite el portal.
Si no has agregado el acceso al portal a las cuentas mientras las creaba, puedes hacerlo en cualquier momento:
1. Vaya a la pestaña Información del perfil del cliente (disponible una vez que haya creado una cuenta).
2. Si ya has vinculado la cuenta a uno o varios contactos, los verás en la sección Contactos. Active el botón Iniciar Sesión junto a cada contacto al que desee dar acceso al portal.
3. Para añadir un mensaje personalizado a su invitación, escriba en el campo Mensaje personalizado de la ventana emergente, haz clic Enviar.
Nota. Si un contacto está vinculado a varias cuentas, deberás darle acceso del portal a cada una de ellas. De este modo, podrás cambiar de una cuenta a otra una vez que hayas iniciado la sesión.
Una vez que el cliente recibe una invitación por correo electrónico a su portal TaxDome , deberá activar la cuenta. El cliente hace clic en el enlace del correo electrónico y luego crea una contraseña. Puedes ver qué clientes no han activado aún sus cuentas y volver a invitarlos navegando a Clientes, y seleccionando la subpestaña de Activación Pendiente en la pestaña de Cuentas .
Cómo desactivar el botón de enlace de Registro de Portal
Ve aquí.
¿Cómo puedo saber si nuevos clientes se han registrado en TaxDome?
Una vez que un cliente crea una cuenta en TaxDome, recibes una notificación en tu Inbox+y en tu correo electrónico. Haz clic en el enlace Ir a... para revisar el perfil del nuevo cliente.
