TaxDome Lite (Chats): Ver, Imprimir, Archivar, Borrar
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TaxDome te ofrece muchas herramientas para gestionar y seguir los mensajes de tus clientes. Puedes ver todas las respuestas a la vez o sólo las de un cliente. También puedes archivar tus chats, reabrirlos y eliminarlos, saber cuándo un cliente ha recibido un mensaje, etc.
Explicamos aquí:
- Responder a los mensajes de los clientes
- Ver todos los chats de una cuenta de cliente
- Editar tus mensajes
- Borrar tus mensajes
- Ver qué mensajes se han recibido y leído
- Impresión de chats
- Archivo y reapertura de los chats
- Borrar hilos de chat
Responder a los mensajes de los clientes
Recibirá un correo electrónico y una notificación en Inbox+ cada vez que uno de sus clientes crea un nuevo chat cadena, responde a un chat o realiza cambios en una tarea.
Cada vez que alguien responde a una cadena, se actualiza la Inbox+ notificación se actualiza; sólo se muestra una notificación por chat cadena . Cuando hay un nuevo mensaje en un cadena, la notificación se actualiza y se desplaza a la parte superior. (Aquí tienes más información sobre las notificaciones).
Para ver el mensaje más reciente y responder a él, haga clic en el nombre de cadena o en el enlace Ir a....
Nota: Cambia tus preferencias de notificación siempre que lo necesites.
Para ver y responder al chat de un cliente, ve a la pestaña Comunicación de su cuenta. En esa pestaña , todo ocurre en tiempo real, como con los DM. Haz clic en cadena para verlo.
Dentro de los hilos del chat:
- Comuníquese con los clientes escribiendo en el campo de chat
- Envía un mensaje pulsando ctrl + enter en Windows o cmd + enter en Mac
- Ver y descargar archivos del cliente-cargado
- Añadir, ver, descargar y eliminar archivos empresa-cargado
- Añadir, revisar y comprobar las tareas de los clientes
Cuando recibas una respuesta de un cliente cuya cuenta incluya otros usuarios -dos o más contactos que tengan Iniciar Sesión activado-siempre sabrás quién responde dentro del chat cadena, ya que el nombre del contacto aparece como autor.
Ver todos los chats de una cuenta de cliente
Para ver todas las conversaciones de una cuenta de cliente, vaya a Clientes, seleccione la cuenta y abra la pestaña Comunicación . El círculo que aparece a la derecha de la pestaña Comunicación muestra cuántos chats no leídos tiene una cuenta.
Todos los chats de la cuenta de cliente están ordenados cronológicamente por la respuesta más reciente en la página Chats . También hay una página para la comunicación por SMS (próximamente).
Esto es lo que tienes dentro de la página de Chats:
- Secciones No leídos y Leídos. Los hilos con mensajes no leídos se sitúan en la parte superior. Un cadena está leído si lees todos los mensajes que contiene. Una vez leídos todos los mensajes, los nombres de las secciones desaparecen.
- Estado y autor. Los hilos con mensajes no leídos se marcan con un icono de avión de papel verde y un punto, mientras que los hilos leídos se marcan con un icono de avión de papel morado y los archivados con uno gris. También puedes ver el nombre de la persona que ha enviado el último mensaje en cadena.
- Asunto y tiempo de respuesta. Muestra el contenido del último mensaje y la fecha/hora de envío, si hay documentos adjunto, y si hay tareas de cliente en un cadena.
- Estado de las tareas del cliente. Muestra cuántas tareas de cadena se han completado del número total de tareas. El número de tareas incompletas se resalta en azul y las completadas en gris.
- Filtrar. Filtre los hilos de chat por intervalo de tiempo, finalización de tareas del cliente oestado de cadena (véase más abajo).
Filtrado de conversaciones
Puede filtrar los hilos de conversación de una cuenta de cliente mostrando sólo los que sean relevantes. Por ejemplo, el filtrado puede permitirle encontrar rápidamente todos los hilos con tareas de cliente incompletas o los que han sido archivados. Hay tres formas de filtrar:
- Intervalo de tiempo: ver hilos de chat con respuestas o tareas de cliente creadas durante un intervalo de tiempo específico.
- Tareas del cliente: vea los hilos de chat con tareas del cliente Incompletas o Completadas, o seleccione Todas para ver sólo los hilos con tareas del cliente.
- Estado: ver sólo los hilos de chat con estado Activo o Archivado.
Para filtrar una lista, haga clic en Filtrar en la esquina superior derecha, seleccione los filtros que desee, haz clic Aplicar. Puedes aplicar tantos filtros como necesites.
Una vez aplicados los filtros seleccionados, la lista se reduce en consecuencia. Los filtros seleccionados se muestran en la parte superior de la página Filtro . Puede cambiar fácilmente los filtros añadiendo o eliminando cualquiera de ellos; de lo contrario, haga clic en Restablecer para borrarlos todos y empezar de cero. (Aquí encontrará más información sobre la aplicación de filtros).
Editar tus mensajes
Puedes editar los mensajes que enviaron en las últimas 24 horas. Por lo tanto, si usted necesita hacer cambios en un mensaje:
1. Abra un chat cadena.
2. Haga clic en los tres puntos a la derecha del mensaje y seleccione Editar.
3. Realiza las modificaciones que necesites en el campo de texto y, a continuación, pulsa ✔ para mantener los cambios o X para descartarlos.
Nota La edición de mensajes no está disponible para sus clientes.
Borrar tus mensajes
Puedes borrar tus propios mensajes. Para ello:
- Abrir un chat cadena.
- Haz clic en los tres puntos a la derecha del mensaje y selecciona Eliminar.
Nota. Al eliminar un mensaje con documentos adjunto también se eliminan estos documentos de la pestaña Documentos del chat cadena.
Ver qué mensajes se han recibido y leído
Junto a cada mensaje enviado aparecen marcas de verificación grises o verdes. Esto es lo que significan:
El mensaje se ha enviado con éxito.
El destinatario ha leído el mensaje. Si hay varios usuarios vinculados a la cuenta, las marcas verdes indican que al menos uno ha leído el mensaje.
Filtra tu lista de cuentas para ver qué clientes tienen preguntas abiertas o mensajes sin leer:
- Vaya a Clientes, haz clic Filtro.
- En la sección Chats, seleccione la opción que prefiera:
- Todas: todas las cuentas con al menos un chat cadena.
- Activas: todas las cuentas con hilos de chat activos.
- No leídas: todas las cuentas con conversaciones no leídas.
- Archivadas: todas las cuentas con hilos de chat archivados.
3. 3. Haga clic en Aplicar.
Impresión de chats
Para imprimir un chat cadena, haga clic en los tres puntos situados en el extremo superior derecho de la ventana de chat y, a continuación, seleccione Imprimir en el menú desplegable.
Archivo y reapertura de los chats
Una vez que recibas toda la información que necesitas de un cliente en un chat cadena, archívalo o elimínalo para evitar el desorden. Cuando archivas un chat cadena, sigues teniendo acceso a él. Sin embargo, si todavía tienes tareas incompletas, los clientes no podrán verlas en tu tablero.
Para archivar los hilos de chat, haz clic en los tres puntos situados en el extremo superior derecho, haz clic en Archivar, haz clic Sí en la ventana emergente Archivar chat.
Los chats archivados aparecen en la página de Chats junto con los chats activos. Permanecen visibles para los clientes y se marcan con un icono de avión de papel gris y la etiqueta Archivado en la parte superior de cadena. Sin embargo, puede filtrar su página para que no se muestren los hilos archivados.
Si archivas una cadena de conversación pero luego descubres que la necesitas, vuelve a abrirla.
- Vaya a la página Chats de la pestaña Comunicación de la cuenta de cliente.
- Haga clic en el botón Filtro situado en el extremo derecho de la página, seleccione Archivo en la sección Estado y haga clic en Aplicar.
- Abre el chat cadena, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del chat y, a continuación, haz clic en Reabrir.
Los chats archivados se activan automáticamente cuando se realizan las siguientes acciones en cadena (ya sea por empresa o por un cliente):
- Enviar un nuevo mensaje
- Envío, reenvío o edición de tareas de clientes
- Cargar documentos
Borrar hilos de chat
A diferencia de los hilos de mensajes archivados, los eliminados no pueden restaurarse. Para eliminar permanentemente un chat cadena:
1. Haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del mensaje cadena, haz clic Eliminar.
2. Haz clic en Eliminar en la ventana emergente de Confirmación de eliminación.
