Propuestas y facturas periódicas: gestionar qué contacto(s) tiene(n) autoridad de firma

Algunas de sus cuentas pueden tener varios contactos vinculados. A la hora de hablar de propuestas o facturas recurrentes, es fundamental tener esto en cuenta porque hay que saber qué usuarios de la cuenta deberán firmar. Aquí explicaremos esto en detalle junto con una guía para ver si una propuesta está firmada.

Cubierto aquí:

• Autoridad de firma, explicada
• Desactivar la autoridad de firma
• ¿Cómo sé que los clientes han firmado una propuesta?
• Ver qué cuentas de clientes tienen propuestas pendientes y/o parcialmente firmadas

Autoridad de firma, explicada

La autoridad del firmante en el perfil de la cuenta se configura para cada contacto por separado. Considere esta configuración como una especie de "derechos de acceso" para sus clientes. 

Abajo, observe que debajo de la dirección de correo electrónico del contacto dice Autoridad firmante .

Cuando está activada, los contactos pueden:

• Firme las propuestas e introduzca los datos de pago de las facturas que contienen.
• Firme facturas periódicas e introduzca sus datos de pago. 

Sin embargo, hay una diferencia en cuanto al funcionamiento de ambas funciones: 

• En el caso de las propuestas, todos los usuarios con autoridad de firma activada deben firmar (el último que firma tiene que introducir los datos de pago si una propuesta contiene factura). La propuesta se considera firmada cuando todos los usuarios han firmado. 
• Para las facturas periódicas, al menos un usuario con autorización para firmar debe introducir los datos de pago y firmar. Una vez que un usuario ha firmado, la factura periódica se activa y no es necesaria ninguna otra acción por parte de los demás contactos de la cuenta.

Tenga en cuenta lo siguiente sobre la configuración de la Autoridad de firma :

• ❌ Si la autoridad de firma está desactivada para todos los contactos vinculados a una cuenta, no habrá nadie a quien enviar una propuesta/factura periódica, por lo que si intenta hacerlo, recibirá un mensaje de error y una Inbox+ notificación con una lista de cuentas que no pueden firmar. Estos contactos no recibirán ninguna notificación.
• Una vez enviada una propuesta, no podrá añadir firmantes. Para realizar cambios, elimine la propuesta, seleccione los ajustes deseados para cada contacto y envíe otra.
• Si un contacto firma una propuesta y otros no lo hacen pero luego son eliminados, la propuesta se considerará totalmente firmada. Recibirá una notificación informándole en su Inbox+.

Desactivar la autoridad de firma

Por defecto, todos los contactos con acceso a Iniciar Sesión tienen activada la opción Autoridad de firma . Puede desactivarla accediendo a la pestaña Información del perfil del cliente y haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del contacto. 

Es entonces cuando puede que desee desactivar la autoridad de firma para los usuarios: 

• Uno de los contactos de la cuenta familiar es un cónyuge. Deshabilitar la autoridad de firma para ellos agilizará la firma de la propuesta porque solo tendrá que firmar el usuario principal de la cuenta.
• Tiene diferentes miembros de la empresa añadidos a la cuenta de empresa. Deshabilitar la autoridad de firma para aquellos de ellos que no son responsables de la toma de decisiones puede garantizar que no firmarán la factura periódica accidentalmente. 

¿Cómo sé que los clientes han firmado una propuesta?

Una vez que el usuario de una cuenta haya firmado una propuesta, usted recibirá una notificación en su correo electrónico y Inbox+. Haga clic en el nombre del documento o en el enlace Ir a ... para revisar el estado de la firma.

Si varios contactos vinculados a la cuenta tienen habilitada la Autoridad de firma, podrás ver cuáles han firmado o no el documento.

Nota Puedes cambiar tus preferencias de notificación en cualquier momento.

Ver qué cuentas de clientes tienen propuestas pendientes y/o parcialmente firmadas

Puede ver qué propuestas están parcialmente firmadas accediendo a Facturación > Propuestas y ELs en la barra de menú de la izquierda o a la pestaña Propuestas y ELs del perfil de una cuenta de cliente. La primera cifra de la columna FIRMADO muestra el número de contactos vinculados a la cuenta que han firmado la propuesta; la segunda, el número total de firmantes necesarios.

También es posible filtrar su lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen propuestas parcialmente firmadas:

1. Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic el desplegable + Filtro .

2. En Propuestas y EL , seleccione Firmado parcialmente.