Propuestas (Básico): Gestionar firmantes y autoridad de firma

Algunas de tus cuentas pueden tener varios contactos vinculados a ellas. Al hablar de propuestas o facturas recurrentes, es crucial tener esto en cuenta porque necesitas entender y configurar qué usuarios de la cuenta deberán firmar. Aquí explicaremos esto en detalle, junto con una guía para ver si una propuesta está firmada.

Explicación de los firmantes de las propuestas

Si sólo tienes un contacto en la cuenta, la lógica de firma es sencilla: envías una propuesta, el cliente firma y ya está. Sin embargo, ¿qué ocurre si tienes varios contactos en la cuenta? ¿Tienen que firmarlo todos, o basta con una firma? ¿Cómo puedo gestionarlo?

Depende de tus necesidades:

• Vas a enviar una propuesta a un cliente empresarial, y tanto el director financiero como el ejecutivo tienen que firmar.
• Estás enviando una propuesta a un cliente individual (pareja casada), y cualquiera de los cónyuges puede firmar
• Estás enviando una propuesta a un cliente con personas a su cargo vinculadas como contactos; sólo el contacto principal puede firmar.

Todos los casos podrían tratarse fácilmente en TaxDome utilizando las siguientes funciones:

1. Autoridad de firma: Derecho de un contacto individual a firmar. Si sabes que algunos contactos no deberían poder firmar (por ejemplo, los dependientes), desactívalo de antemano.
2. La configuración del requisito de firma: Al preparar una plantilla o enviar una propuesta, puedes decidir si necesitas firmas de todos los contactos o sólo de uno.
3. Gestionar firmantes: Incluso cuando tu propuesta ya esté enviada, puedes comprobar y eliminar los firmantes innecesarios.

Autoridad firmante

La configuración de Autoridad de firma en la pestaña Información del perfil de cuenta se configura por separado para cada contacto. Considera esta configuración como un tipo de "derechos de acceso" para tus clientes. 

Abajo, observe que debajo de la dirección de correo electrónico del contacto dice Autoridad firmante .

Cuando está activada, los contactos pueden:

• Firme las propuestas e introduzca los datos de pago de las facturas que contienen.
• Firme facturas periódicas e introduzca sus datos de pago. 

Sin embargo, hay una diferencia en cuanto al funcionamiento de ambas funciones: 

• Para las propuestas, configura si todos los usuarios con la autoridad de Firmante activada deben firmar o sólo uno de ellos para que la propuesta se considere firmada. Si firman varios usuarios y la propuesta incluye una factura, todos los usuarios pueden introducir los datos de pago antes de firmar. Sin embargo, la introducción de los datos de pago sólo es necesaria para el último firmante; para los demás firmantes, puede omitirse.
• Para las facturas periódicas, al menos un usuario con autorización para firmar debe introducir los datos de pago y firmar. Una vez que un usuario ha firmado, la factura periódica se activa y no es necesaria ninguna otra acción por parte de los demás contactos de la cuenta.

Tenga en cuenta lo siguiente sobre la configuración de la Autoridad de firma :

• ❌ Si la autoridad de firma está desactivada para todos los contactos vinculados a una cuenta, no habrá nadie a quien enviar una propuesta/factura periódica, por lo que si intenta hacerlo, recibirá un mensaje de error y una Inbox+ notificación con una lista de cuentas que no pueden firmar. Estos contactos no recibirán ninguna notificación.

Desactivar Autoridad de firma

Por defecto, todos los contactos con acceso a Iniciar Sesión tienen activada la opción Autoridad de firma . Puede desactivarla accediendo a la pestaña Información del perfil del cliente y haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del contacto.

Es entonces cuando puede que desee desactivar la autoridad de firma para los usuarios: 

• Uno de los contactos de la cuenta familiar es un cónyuge o una persona a cargo. Si desactivas la autoridad de firma para ellos, te asegurarás de que la propuesta o factura periódica se envíe sólo al contacto principal.
• Tiene diferentes miembros de la empresa añadidos a la cuenta de empresa. Deshabilitar la autoridad de firma para aquellos de ellos que no son responsables de la toma de decisiones puede garantizar que no firmarán la factura periódica accidentalmente. 

Requisito de firma

Por defecto, todos los contactos de la cuenta con autoridad para firmar deben firmar una propuesta. Sin embargo, cuando creas una propuesta o su plantilla, puedes seleccionar Un firmante debe firmar en el desplegable Requisito de firma . Entonces, después de que cualquier firmante firme la propuesta, su estado cambiará a Firmada. Si la propuesta afecta a un trabajo autoavanzar, la propuesta también se considera firmada.

Gestionar firmantes

Si ya has enviado una propuesta y quieres eliminar a uno o varios de sus firmantes, puedes hacerlo:

1. Ve a Facturación > Propuestas y ELs en el menú de la barra lateral.

2. Haz clic en tres puntos junto a la propuesta que quieres actualizar y selecciona Gestionar firmantes.

3. Elimina uno o varios firmantes y haz clic en Aplicar. Al menos uno de los contactos debe permanecer en la lista.

Ver cuentas de clientes con propuestas pendientes/parcialmente firmadas

Puedes ver qué propuestas están parcialmente firmadas yendo a Facturación > Propuestas y ELs en la barra de menú de la izquierda o a la pestaña Propuestas y ELs del perfil de una cuenta de cliente. La primera cifra de la columna Firmado muestra el número de contactos vinculados a la cuenta que han firmado la propuesta; la segunda, el número total de firmantes necesarios.

También es posible filtrar su lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen propuestas parcialmente firmadas:

1. Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic el desplegable + Filtro .

2. En Propuestas y EL , seleccione Firmado parcialmente.