Propuestas (Básico): Crear y aplicar plantillas

Las plantillas de propuesta se utilizan para definir el alcance de un compromiso entre su empresa y un cliente. Cree tantas plantillas de propuesta para diferentes usos (contabilidad, preparación de impuestos de un solo año, auditoría, representación, análisis financiero, limpieza, nóminas, etc.) como necesite.

Cubierto aquí:

Creación de plantillas de propuestas

Una plantilla de propuesta puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o cualquier miembro del equipo que haya gestionar plantillas derechos de acceso. Resulta útil diseñar las plantillas con antelación para tenerlas listas para su uso o para personalizarlas posteriormente.

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Para crear una plantilla de propuesta, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, seleccione Propuestas y ELs, haz clic Crear plantilla.

O acceda a la página de creación de plantillas añadiendo la automatización Enviar propuesta/EL mientras edita un proyecto y, a continuación, haga clic en Nueva plantilla.

Cada propuesta consta de varias secciones, cada una de ellas en una página independiente. Tienes la opción de personalizar qué secciones incluirá la plantilla de propuesta y qué habrá dentro de cada una de ellas:

consejo

Consejo Aunque sus servicios, facturación y opciones de pago pueden requerir una personalización para cada cliente, disponer de una plantilla de propuesta general con las páginas Introducción y Condiciones cumplimentadas es un enfoque práctico. Así podrá insertarlas rápidamente al elaborar una propuesta.   

General

Aquí puede personalizar su propuesta eligiendo los pasos que desea incluir. Por ejemplo, puede incluir información sobre su empresa, acuerdos contractuales, facturas de servicios comunes prestados, etc. 

Descubre todos los ajustes numerados:

1. Nombre de la plantilla: Introduzca el título de su plantilla de propuesta (los clientes no lo verán).

2. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá el pago asociado a una propuesta.

3. Nombre de la propuesta: Introduzca el título de esta propuesta (los clientes lo verán). Aquí puede utilizar shortcodes para incluir el nombre de la cuenta, la fecha del próximo año y otros datos dinámicos.

4. Pasos: Active o desactive los pasos que se incluirán en la propuesta. Cada paso aparece como una página en la propuesta. Una vez seleccionados, puede personalizarlos. 

5. Mensaje personalizado en el correo electrónico: Este mensaje sustituirá al texto predeterminado en la notificación del sistema de correo electrónico que se envía junto con la factura. No podrá acceder al correo electrónico después de enviar la solicitud. También puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes.

6. 6. Recordatorios: Activar para habilitar el envío de recordatorios automáticos para las propuestas pendientes. 

Introducción y términos

Estos dos pasos son similares, así que los cubriremos juntos. 

La página de presentación es el lugar donde puede presentarse. Explica a tus clientes quién eres, qué servicios prestas, el valor que aportas y cualquier otra información que quieras compartir. Incluye imágenes y vídeos para que tu autopresentación brille con luz propia. 

En la página Condiciones puede incluir su carta de compromiso o contrato, en el que se describen las condiciones de la relación entre su empresa y el cliente. 

Averigüe todos los ajustes numerados (son similares para ambos pasos).

1. 1. Título: Cambie el nombre de esta sección para que se ajuste mejor a su marca o al contenido específico que está incluyendo (los clientes lo verán).

2. Cuerpo del texto: Edite aquí su introducción, añada un logotipo, cargar imágenes de su computador, e incruste vídeo, si es necesario.

3. Formato: Utiliza diferentes herramientas (fuente, alineación, enlaces, etc.) para trabajar con el texto.

4. Insertar: Utilice shortcodes para incluir el nombre de la cuenta, la fecha del próximo año y otros datos dinámicos.

Servicios y facturas

Puede enviar una factura única o periódica junto con la propuesta, pedir al cliente un depósito en el momento de la aceptación o enviar la propuesta sólo con una lista de servicios. También podrás emitir una factura en cualquier momento posterior.

Aquí tienes todos los ajustes disponibles:

1. Facture o envíe únicamente una lista de precios: 

  • Añadir factura o pedir un depósito: Envía una factura junto con la propuesta o pide al cliente un depósito en el momento de la aceptación.   
  • Añada servicios detallados sin crear facturas: Envíe a su cliente una lista de sus servicios sin emitir una factura.

2. Tipo de factura: Seleccione si desea que se cree una factura única o periódica para esta propuesta.

3. Plantilla de factura: Seleccione una de sus plantillas de facturas únicas o periódicas en el menú desplegable.

4. Miembro del equipo: Seleccione un miembro del equipo responsable del cliente.

5. Emitir factura: Seleccione cuándo se emitirá la factura, si en el momento de la aceptación de la propuesta o en una fecha concreta. Si se elige una fecha concreta, deberá determinarla.

6. Descripción: Añada una descripción que describa lo que incluye la factura (opcional).

7. Partidas: Detalle los servicios prestados y los descuentos aplicados.

8. Configuraciones: Configure qué columnas se mostrarán en las partidas.

consejo

Nota Si los campos (por ejemplo, Descripción y Fecha de servicio) de las partidas están vacíos y no ha ocultado estas columnas, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Cantidad e Impuestos: debe ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, incluso si el valor es 0.  

9. Resumen:

  • Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos.
  • Tipo impositivo: Una vez que se añade un impuesto, se refleja en el total. Si desactiva la columna Impuesto, se mostrará el valor establecido en el tipo impositivo por defecto, pero no se tendrá en cuenta.

10. Nota al cliente: Añade un mensaje a los clientes y personalízalo utilizando shortcodes. Puede ser una nota con los detalles del pago o sólo un mensaje. Esta nota se mostrará en el portal del cliente y en la factura de PDF .

11. Añada una factura más: Haga clic para que se creen más facturas.

Pago

Si ha optado por enviar facturas junto con su propuesta, también tendrá que decidir cómo quiere que le paguen. 

Descubre todos los ajustes numerados:

1. Forma de pago: Es la forma en que desea que se paguen sus facturas (mediante tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago.

2. Autorización de pagos: Seleccione si desea que los pagos se autoricen y luego procedan automáticamente o no.

  • Pago automático: Los clientes aceptan las condiciones y autorizan el pago una vez. Los pagos posteriores se realizan automáticamente. Esta opción sólo está disponible para Stripe únicamente.

  • Pago manual de facturas: Los clientes tendrán que pagar cada factura manualmente. Esta opción está disponible para Stripe y CPACharge.

Haga clic en Guardar plantilla para guardar los cambios y volver a la lista de plantillas.

Añadir plantillas de propuestas desde el Marketplace

Puede descargar plantillas de propuestas ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla de propuesta desde la página Marketplace:

1. Vaya a Plantillas > Marketplace en la barra de menú de la izquierda y abra la pestaña Propuestas y EL.

2. Haga clic en Obtener gratis en la plantilla que desea añadir o haga clic en su precio y proceda al pago si se trata de una plantilla de pago.

3. Ir a  Plantillas > empresa templatesabra el Propuestas y EL y haga clic en el nombre de la plantilla de propuesta para empezar a editarla. Asegúrese de insertar información sobre su empresa en todos los lugares donde sea necesario.

Aplicación de plantillas de propuestas

Una vez que haya creado una plantilla, puede utilizarla para acelerar el proceso de elaboración de nuevas propuestas. He aquí cómo:

1. Cree una nueva propuesta haciendo clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionando Propuesta o seleccionando uno o más destinatarios en su lista de Cuentas y haciendo clic en Enviar propuesta.

2. Haga clic en el campo Plantilla y seleccione una propuesta en el menú desplegable.

3. Repase los pasos de la propuesta, modifíquela si es necesario y envíela.

consejo

Nota: Los cambios que realice en la propuesta no alteran la plantilla seleccionada.

Edición de plantillas de propuestas

Para realizar cambios en una plantilla de propuesta, siga estos pasos:

1. Vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, abra la pestaña Propuestas y ELs , haz clic en el nombre de la plantilla de la propuesta

2. Siga los pasos de la propuesta, modifíquela y guárdela.

consejo

Nota: Los cambios que realice en una plantilla de propuesta no se reflejarán en las propuestas ya creadas con esa plantilla.

Duplicación de plantillas de propuestas

Cree nuevas plantillas de propuestas basadas en las existentes: haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de propuesta y seleccione Duplicar. La copia de la plantilla se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Propuesta (2)).

Eliminación de plantillas de propuestas

Para eliminar completamente una plantilla de propuesta, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menús de la izquierda y, a continuación, abra la pestaña Propuestas y EL . Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de propuesta, haga clic en Eliminar y, a continuación, confirme haciendo clic en Eliminar en la ventana emergente Confirmación de eliminación .

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