Crea y aplica plantillas de propuestas
Índice
Las plantillas de propuesta se utilizan para definir el alcance de un compromiso entre su empresa y un cliente. Cree tantas plantillas de propuesta para diferentes usos (contabilidad, preparación de impuestos de un solo año, auditoría, representación, análisis financiero, limpieza, nóminas, etc.) como necesite.
Crear plantillas de propuestas
Una plantilla de propuesta puede ser creada por elPropietario de la Empresa, un administrador cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso a las plantillas . Es útil diseñar plantillas con antelación para tenerlas listas para usar o personalizarlas aún más.
Para crear una plantilla de propuesta, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona Propuestas y ELs, haz clic Crear plantilla.
O accede a la página de creación de plantillas añadiendo el botón Enviar propuesta/automatización EL mientras editas un proyecto, y luego haciendo clic en Nueva plantilla.
Flujo de creación de plantillas de propuestas
La propuesta consta de varias secciones, cada una de las cuales se presenta al cliente en una página independiente. Tienes la opción de personalizar qué secciones incluirá la plantilla de la propuesta y qué contendrá cada una de ellas:
Consejo
Aunque tus servicios, facturación y opciones de pago pueden requerir una personalización para cada cliente, disponer de una plantilla de propuesta general con los datos rellenados Introducción y Términos Las páginas son un enfoque práctico. Esto te permite insertarlas rápidamente al elaborar una propuesta.General
En primer lugar, añade información básica sobre tu propuesta y define la configuración:
a) Nombre de la plantilla: introduce el título de tu plantilla de propuesta (los clientes no lo verán).
b) Miembro del equipo: selecciona el miembro del equipo que recibirá el pago asociado a una propuesta.
c) Requisito de firma: Selecciona si uno o todos los firmantes deben firmar la propuesta para que se considere firmada.
d) Name: Enter the title of this proposal (clients will see it). Here, you can use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.
Introducción
Este es un lugar donde puedes presentarte. Explica a tus clientes quién eres, qué servicios ofreces, el valor que aportas y cualquier otra información que quieras compartir. Incluye imágenes y vídeos para que tu presentación destaque (el tamaño máximo de las imágenes es de 5 MB).
Rellena las siguientes secciones:
a) Título: añade un título que se ajuste a tu marca o al contenido específico que incluyas (los clientes lo verán).
b) Text body: Add your introduction here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.
c) Formato: Utiliza diferentes herramientas (fuente, alineación, enlaces, etc.) para trabajar con el texto.
d) Insertar: Añade un logotipo, cargar desde tu computador e inserta , si es necesario (se admiten vídeos de YouTube y Loom).
Servicios
En este paso, tienes la opción de presentar tus servicios al cliente o incluso dejar que elija entre tus diferentes paquetes. Al configurar los servicios, puedes solicitar al cliente un depósito por aceptación, vincular la factura recurrente con el pago automático o enviar la propuesta solo con una lista de servicios. También podrás emitir una factura en cualquier momento posterior.
Tienes estas opciones para presentar tus servicios a los clientes:
-
Los paquetes por niveles te permiten ofrecer hasta tres paquetes de servicios en una sola propuesta. Esto te permite presentar diferentes niveles de servicio (como Bronce, Plata, Oro) y dejar que los clientes comparen opciones, seleccionen el paquete que se adapte a sus necesidades y firmen, todo en un solo flujo. Puedes reordenar los paquetes para controlar el orden en que aparecen y configurar etiquetas se asignen automáticamente cuando un cliente elija un paquete específico.
-
La lista de servicios es una propuesta de precio fijo con una lista de servicios. Los clientes revisan los servicios que ofreces, pero no pueden elegir entre diferentes opciones: o aceptan o rechazan la propuesta en su totalidad.
-
Sin servicio: simplemente omite la sección.
Así es como se ven desde el lado del cliente: la lista de servicios a la izquierda y los paquetes por niveles a la derecha.
Si has decidido incluir los servicios o añadir propuestas por niveles, tendrás que añadir servicios y/o facturas y configurar las opciones de pago. Consulta el artículo dedicado para obtener más detalles.
Términos
La página «Términos» es donde puedes proporcionar tu carta de compromiso o contrato que describe los términos de la relación entre tu empresa el cliente.
Rellena las siguientes secciones:
a) Título: añade un título que se ajuste a tu marca o al contenido específico que incluyas (los clientes lo verán).
b) Text body: Add your terms of agreement here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.
c) Formato: Utiliza diferentes herramientas (fuente, alineación, enlaces, etc.) para trabajar con el texto.
d) Insertar: Añade un logotipo, cargar desde tu computador e inserta , si es necesario (se admiten vídeos de YouTube y Loom).
Enviar
Tu cliente recibirá un enlace por correo electrónico para ver y firmar la propuesta. Aquí puedes personalizar el correo electrónico que se enviará, configurar recordatorios automáticos y seleccionar el método de pago para las facturas vinculadas:
a) Métodos de pago permitidos: así es como deseas que se paguen tus facturas (ya sea con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago para tus clientes .
b) Pago automático de facturas: cuando esta opción está habilitada, los clientes proporcionan los datos de pago una sola vez y las facturas se cobran automáticamente sin necesidad de autorización adicional.
- Esta opción solo aparece si emites facturas dentro de propuestas.
- Solo se puede activar si tienes Stripe o TaxDome configurados como método de pago predeterminado para tu empresa.
- Cuando esté desactivado, se os pedirá que proporcionéis los datos de pago para cada factura.
c) Custom message in email: Toggle on to craft a custom message which will replace the default text in the email system notification. When composing a message template, you can use account and date shortcodes.
d) Recordatorios: Activa esta opción para habilitar el envío de recordatorios automáticos para las propuestas pendientes.
Una vez que hayas terminado, guarda tu plantilla. Ahora puedes aplicarla al crear una propuesta.
Añadir plantillas de propuestas desde Marketplace
Puede descargar plantillas de propuestas ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla de propuesta desde la página Marketplace:
1. Ve a Plantillas > Marketplaceen la barra de menú de la izquierda y abre la pestañaPropuestas y EL. 2. Haz clic en Obtener gratisen la plantilla que quieras añadir o haz click en precio y procede con el pago si se trata de una plantilla de pago.
- Ve a Plantillas > plantillas de empresa , abre la pestaña Propuestas y ELs y haz click en el nombre de la plantilla de propuesta para empezar a editarla. Asegúrate de insertar información sobre tu empresa en todos los lugares donde sea necesario.
Aplicar plantillas de propuestas
Una vez que haya creado una plantilla, puede utilizarla para acelerar el proceso de elaboración de nuevas propuestas. He aquí cómo:
-
Crea una nueva propuesta haciendo clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionando Propuesta o seleccionando uno o más destinatarios en tu lista de Cuentas y haciendo clic en Enviar propuesta.
-
Haz clic en el campo Plantilla y selecciona una propuesta en el menú desplegable.
-
Repasa los pasos de la propuesta y edítala, si es necesario, y envíala.
Nota
Los cambios que hagas en la propuesta no alteran la plantilla seleccionada.
Editar plantillas de propuestas
Para realizar cambios en una plantilla de propuesta, siga estos pasos:
- Ve a Plantillas > empresa en la barra de menú de la izquierda, abre la pestaña Propuestas y EL, y luego haz click en nombre de la plantilla de propuesta o haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre y selecciona Editar.
2. Sigue los pasos de la propuesta, realiza las modificaciones necesarias y guarda los cambios.
Nota
Los cambios que hagas en una plantilla de propuesta no se reflejan en las propuestas ya creadas con esa plantilla.Plantillas de propuestas duplicadas
Crea nuevas plantillas de propuestas basadas en las existentes: haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de la propuesta y, a continuación, selecciona Duplicar. La copia de la plantilla se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Propuesta (2)).
Eliminar plantillas de propuestas
Para eliminar completamente una plantilla de propuesta, ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral y, a continuación, abre la pestaña Propuestas y ELs. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de propuesta, haz clic en Eliminar y, a continuación, confirma la eliminación.
Tu lista de plantillas de propuestas
TaxDome te TaxDome realizar un seguimiento y gestionar fácilmente tus plantillas de propuestas. Para verlas, ve a Plantillas > empresa en la barra lateral y, a continuación, selecciona Propuestas y EL.
La página Propuestas y EL se puede personalizar para adaptarla a tus necesidades. Las columnas disponibles incluyen:
- Nombre de la plantilla: el nombre interno de la plantilla de propuesta que ves al seleccionarla. Este nombre no es visible para los clientes.
- Usado en proyectos: Muestra si esta plantilla se utiliza en proyectos. Haz clic en la marca de verificación para ver todos proyectos relacionados.
- Nombre de la propuesta: El título que ven los clientes en el documento de la propuesta.
- Tiene depósito(s): Indica si la plantilla está configurada para solicitar un depósito al aceptar la propuesta.
- Controles: te permite abrir el menú de tres puntos con opciones para editar, duplicar o eliminar la plantilla.
La lista de plantillas de propuestas está disponible para elPropietario de la Empresa, administrador o cualquier miembro del equipo con permiso para gestionar plantillas . De lo contrario, esta página no estará disponible.
Personalizar la lista de plantillas de propuestas
Puedes personalizar la lista de plantillas de propuestas para adaptarla a tu flujo de trabajo. Para ordenar las plantillas, haz clic en la flecha arriba/abajo situada junto al encabezado de la columna por la que deseas ordenarlas.
Para configurar qué columnas aparecen, haz clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la tabla. Desde allí, puedes habilitar, deshabilitar o reordenar las columnas según tus preferencias. Haz clic en Aplicar para guardar los cambios o en Restablecer para restaurar todas las columnas predeterminadas.
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