Contratos (básicos): Crear y aplicar plantillas

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Las plantillas de contrato se utilizan para definir el alcance de un compromiso entre tu empresa y un cliente. Crea tantas plantillas de contrato para diferentes usos (contabilidad, preparación de impuestos de un año, auditoría, representación, análisis financiero, limpieza, nóminas, etc.) como necesites. Las plantillas pueden ser de texto plano o incluir HTML personalizado.

Explicamos aquí:

• Creación de plantillas de contratos
• Agregar contratos predeterminados desde nuestra biblioteca
• Añadir una imagen a una plantilla de contrato
• Aplicación de Plantillas de Contrato
• Envío de contratos a través de la automatización
• Edición de Plantillas de Contratos
• Duplicación de los Plantillas de Contrato
• Borrar Plantillas de Contratos

Creación de plantillas de contratos

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Una plantilla de contrato puede ser creada por el propietario de la empresa, un administrador o cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso para gestionar plantillas. Es útil diseñar las plantillas con antelación para tenerlas listas para su uso o para personalizarlas.

Para crear una plantilla de contrato, ve a Configuración en la barra lateral izquierda, elige Plantillas en la barra de menú, selecciona Contratos y haz clic en CREAR PLANTILLA.

O acceda a esta página añadiendo la automatización Enviar contrato mientras edita un proyecto, luego haga clic en Nueva plantilla.

Descubre lo que debes hacer en cada una de las secciones numeradas que aparecen a continuación:

1. Nombre de la plantilla: Introduce un nombre para la plantilla: lo que verás al seleccionarla.

2. Cuerpo: Escribe el contrato propiamente dicho. Seleccione el tipo:

• WYSIWYG: Esta opción te permite utilizar diferentes formatos y agregar enlaces.
• HTML: Esta opción te permite insertar códigos HTML personalizados para imágenes, enlaces, etc. Ten en cuenta que las tablas no son compatibles por ahora. 

Consejo: Utiliza la herramienta gratuita WORDHTML para construir y obtener el HTML, y luego pégalo en el contrato de TaxDome pulsando sobre HTML. También puedes añadir imágenes, pero tendrán que ser alojadas por un tercero.

3. Añadir Shortcode: Para individualizar el contrato, aplica el shortcode para incluir datos dinámicos, como el nombre de la persona asociada a la cuenta, los servicios o la fecha. Para obtener más información sobre shortcodes, ve aquí.

4. Añadir servicios: Selecciona un servicio en el menú desplegable. Para más detalles sobre cómo añadir servicios a un contrato, ve aquí.

5. Guardar: Guarda la plantilla para utilizarla en el futuro.

Agregar contratos predeterminados desde nuestra biblioteca

Ofrecemos modelos de contrato que puedes editar fácilmente. Para agregar un contrato de nuestra biblioteca:

1. Ve a Configuración en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menú, abre la pestaña Contratos y haz clic en COPIAR DESDE LA BIBLIOTECA.

2. Haz clic en el ícono de copia situado en el extremo derecho de la plantilla que deseas añadir. Para editar el contrato, primero haz clic en tu nombre.

Añadir una imagen a una plantilla de contrato

Las imágenes almacenadas en tu computador no funcionarán en un contrato; la imagen debe ser alojada por un tercero.

Hay dos maneras de añadir una imagen a un contrato:

• Copiándola de una página web
• Insertando un código HTML

Añadir una imagen copiándola de una página web

1. Carga la imagen a tu servidor o a un sitio de alojamiento de imágenes como imgbb.com.

2. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen cargado en su navegador y selecciona Copiar imagen.

3. En la plantilla de contrato, asegúrate de que la opción WYSIWYG esté seleccionada y pegue la imagen en su contrato. Haz clic en Guardar para mantener los cambios.

Añadir una imagen insertando un código HTML

1. Carga tu imagen a un sitio de alojamiento de imágenes, como imgbb.com.
2. Copia el código HTML de la imagen.
3. En la pestaña de Configuración , ve a las Plantillas y luego a los Contratos. Selecciona la plantilla de contrato. Asegúrate de que está seleccionado HTML . Pega el código donde lo deseas en el contrato. Una vez enviado el contrato, el código se convierte en la imagen.

Aplicación de Plantillas de Contrato

Una vez que hayas creado una plantilla, puedes utilizarla para agilizar la elaboración de nuevos contratos. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Crea un nuevo contrato haciendo clic en + NUEVO y seleccionando Contrato o seleccionando uno o varios destinatarios en su lista de Cuentas y haciendo clic en Enviar Contrato.

2. Haz clic en el campo Plantilla decontrato y selecciona un contrato en el menú desplegable.

3. Edita el contrato si es necesario, y luego continúa seleccionando los ajustes para el contrato.

Nota: Los cambios que realices en el contrato no alteran la plantilla seleccionada.

Edición de Plantillas de Contratos

Para realizar cambios en una plantilla de contrato, sigue estos pasos:

1. Ve a Configuración en la barra lateral izquierda, seleccione Plantillas en la barra de menús, abre la pestaña Contratos y haz clic en el nombre de la plantilla de contrato en la lista.

2. Realiza los cambios en el modelo de contrato y haz clic en GUARDAR.

Nota: Los cambios que realices en una plantilla de contrato no se reflejan en los contratos ya creados con esa plantilla.

Duplicación de los Plantillas de Contrato

Crea nuevas plantillas de contrato basadas en las existentes: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de contrato y selecciona Duplicar. La copia de la plantilla se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Contrato (2)).

Borrar Plantillas de Contratos

Para eliminar completamente una plantilla de contrato, ve a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menús y abre la pestaña Contactos . Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre de la plantilla de contrato, haz clic en Eliminar y, a continuación, confirma haciendo clic en ELIMINAR en la ventana emergente de confirmar eliminación .