Crea y aplica plantillas de propuestas

Las plantillas de propuesta se utilizan para definir el alcance de un compromiso entre su empresa y un cliente. Cree tantas plantillas de propuesta para diferentes usos (contabilidad, preparación de impuestos de un solo año, auditoría, representación, análisis financiero, limpieza, nóminas, etc.) como necesite.

Crear plantillas de propuestas

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates  access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Para crear una plantilla de propuesta, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona Propuestas y ELs, haz clic Crear plantilla.

O accede a la página de creación de plantillas añadiendo el botón Enviar propuesta/automatización EL mientras editas un proyecto, y luego haciendo clic en Nueva plantilla.

Proposal template creation flow

Proposal consists of several sections, each of them is presented to a client on a separate page. You have the option to customize which sections will the proposal template include and what will be inside each of them:

• General
• Introduction
• Servicios
• Terms
• Send

Consejo

While your services, billing and payment options may require customization for each client, having a general proposal template with filled-in Introduction y Terms pages is a practical approach. This enables you to insert them when crafting a proposal swiftly.

General

First, add some basic information about your proposal and define settings:

a) Template name: Enter the title of your proposal template (clients won’t see it).

b) Team member: Select the team member who will receive the payment associated with a proposal.

c) Signature requirement: Select whether one or all signatories must sign the proposal for it to be considered signed. 

d) Name: Enter the title of this proposal (clients will see it). Here, you can use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

Introduction

This is a place where you can introduce yourself. Explain to your clients who you are, what services you provide, the value you bring, and any other information you want to share. Include images and videos to make your self-presentation shine (the maximum image size is 5 MB). 

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your introduction here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Servicios

At this step, you have the option to present your client with your services or even let them choose from your different packages. When setting services up, you can ask the client for a deposit on acceptance, link recurring invoice with automatic payment or send the proposal with a list of services only. You will be able to issue an invoice at any later point as well.

You have these options for presenting your services to clients:

• Tiered packages let you offer up to 3 service bundles within a single proposal. This allows you to present different service levels (such as Bronze, Silver, Gold) and let clients compare options, select the package that fits their needs, and sign—all in one flow. You can reorder packages to control the order in which they appear.

• List of services is a fixed-priced proposal with a list of services. Clients review the services you’re offering but cannot choose between different options—they either accept or decline the entire proposal.

• No service: Just skip the section.

Here’s how they look from client’s side: list of services on the left, tiered packages on the right.

If you have decided to list the services or add tiered proposals, you will then need to add services and/or invoices and set up payment options. See dedicated article for the details.

Terms

The Terms page is where you can provide your engagement letter or contract that outlines the terms of the relationship between your firm and the client.

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your terms of agreement here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Send

Your client will receive a link via email to view and sign the proposal. Here, you can customize the email that will be sent, set up automatic reminders and select the payment method for the linked invoices:

a) Payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods for your clients .

b) Custom message in email: Toggle on to craft a custom message which will replace the default text in the email system notification. When compising a message template, you can use account and date shortcodes.

c) Reminders: Toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposals.

Once you;ve done, save your template. Now, you can apply it when creating a proposal.

Añadir plantillas de propuestas desde Marketplace

Puede descargar plantillas de propuestas ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla de propuesta desde la página Marketplace:

1. Go to  Templates > Marketplace from the left menu bar and open the Proposals & ELs tab. 2. Click  Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Ve a Plantillas > plantillas de empresa , abre la pestaña Propuestas y ELs y haz click en el nombre de la plantilla de propuesta para empezar a editarla. Asegúrate de insertar información sobre tu empresa en todos los lugares donde sea necesario.

Aplicar plantillas de propuestas

Una vez que haya creado una plantilla, puede utilizarla para acelerar el proceso de elaboración de nuevas propuestas. He aquí cómo:

1. Crea una nueva propuesta haciendo clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionando Propuesta o seleccionando uno o más destinatarios en tu lista de Cuentas y haciendo clic en Enviar propuesta.

2. Haz clic en el campo Plantilla y selecciona una propuesta en el menú desplegable.

3. Repasa los pasos de la propuesta y edítala, si es necesario, y envíala.

   

   Nota

   Los cambios que hagas en la propuesta no alteran la plantilla seleccionada.

Editar plantillas de propuestas

Para realizar cambios en una plantilla de propuesta, siga estos pasos:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, open the Proposals & ELs tab, then either click on the proposal template’s name or click three dots to the far right of the name and select Edit.

2.  Go through the proposal steps, make edits and save.

Nota

Los cambios que hagas en una plantilla de propuesta no se reflejan en las propuestas ya creadas con esa plantilla.

Plantillas de propuestas duplicadas

Crea nuevas plantillas de propuestas basadas en las existentes: haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de la propuesta y, a continuación, selecciona Duplicar. La copia de la plantilla se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Propuesta (2)).

Eliminar plantillas de propuestas

Para eliminar completamente una plantilla de propuesta, ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral y, a continuación, abre la pestaña Propuestas y ELs. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de propuesta, haz clic en Eliminar y, a continuación, confirma la eliminación.

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