Propuestas (Básico): Envío manual o automático
Nuestra función Propuestas y cartas de compromiso le permite enviar propuestas y cartas de compromiso a los clientes. Puede incluir una lista de sus servicios y facturas, que pueden abonarse una vez firmada la propuesta.
Enviar propuestas
Las propuestas pueden ser enviadas a los clientes por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le hayan otorgado derechos de acceso para gestionar propuestas.
Para enviar una propuesta a un cliente, es probable que necesites una plantilla. Para más detalles, consulta el artículo sobre la creación y aplicación de plantillas de propuestas.
Puede enviar propuestas de diferentes maneras:
Envío manual de propuestas a los clientes
Para enviar propuestas a los clientes manualmente, siga estos pasos:
1. Crea una propuesta utilizando cualquiera de las formas:
- Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda, selecciona Propuesta y, a continuación, selecciona las cuentas de cliente para la propuesta.
- Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menús de la izquierda y, a continuación, selecciona las casillas de verificación situadas junto a las cuentas de los clientes a los que va dirigida la propuesta. Una vez seleccionadas las cuentas, haz clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, selecciona Enviar propuesta en el menú desplegable.
- Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Propuestas y EL y haz clic en Nueva propuesta y EL. La cuenta actual se rellenará automáticamente.
Nota No puede enviar propuestas a contactos vinculados a una cuenta que no tengan acceso al portal (su Iniciar Sesión debe estar activado). Para más detalles, vaya aquí.
2. Introduzca un nombre para la propuesta, haz clic el desplegable Plantilla para seleccionar una plantilla. Puede añadir shortcodes al nombre para individualizarlo.
3. Edite cualquier paso de la plantilla si es necesario, añada más páginas o desactívelas. Para más detalles sobre cada paso, vaya al artículo sobre cómo rellenar las plantillas de propuestas.
4. Para garantizar el acceso de todos los miembros del equipo a la propuesta dentro de proyecto, vincule la propuesta a trabajo haciendo clic en + Añadir trabajo en la parte inferior del paso General.
Una vez que hayas terminado, envía la propuesta.
Todos los usuarios vinculados a una cuenta que tengan activada la autoridad de firma recibirán un correo electrónico automático en el que se les notificará que se ha enviado una propuesta para que la revisen y la firmen. Se considera firmada cuando todos los usuarios que tienen la autoridad de firma la han firmado.
Se añadirá automáticamente un campo de firma a la propuesta. Una vez firmada la propuesta, se añadirá automáticamente la fecha.
Enviar propuestas a través de automatizaciones
Para más detalles, consulte el artículo sobre la automatización del envío de propuestas.
Recordar a los clientes sobre propuestas pendientes (sin firmar)
Cada vez que envíe propuestas a los clientes, estos recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta (con la opción Notificar activada) recibirán una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas consultando la columna Notificar en la lista de cuentas.
En caso de que los destinatarios tarden demasiado en realizar la acción o si se olvidan de hacerlo, puede:
- Reenviar manualmente una notificación sobre la propuesta pendiente, o
- Establecer recordatorios automáticos
Recordatorios manuales (reenvío)
Puede reenviar una notificación sobre la propuesta pendiente. Para ello, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento de la lista y, a continuación, seleccione Reenviar.
Esto es lo que ocurre:
- Se envía un mensaje de correo electrónico adicional a cada usuario vinculado a la cuenta (con autoridad de firmante activada;
- Una notificación del portal para este elemento se moverá a la parte superior de los elementos pendientes del cliente.
Recordatorios automáticos
La opción de recordatorios automáticos puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la propuesta pendiente. También puede activar los recordatorios automáticos cuando envíe una propuesta manualmente o mediante la automatización de proyecto .
Una vez activados los Recordatorios automáticos, puedes configurarlos:
- Umbral de inactividad, días: Por defecto, un recordatorio está configurado para salir tres días después de que la propuesta fue enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
- Limitar a: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Los recordatorios se detienen cuando...
- ...el cliente no ha firmado la propuesta y se ha enviado el número establecido de recordatorios.
- ...todos los firmantes requeridos han firmado la propuesta.
Lo que ven tus clientes cuando les envías propuestas
Cada usuario con la autoridad de firma activada recibe una notificación sobre una nueva propuesta que le ha sido enviada. Pueden revisar y firmar electrónicamente la propuesta haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico, haciendo clic en la notificación de su panel de control o accediendo a la sección Propuestas y EL de su portal.
Para ver TaxDome desde el lado del portal del cliente, acceda a una vista de sólo lectura.
