Contratos (básicos): Envío manual o automático

Esta página es sólo para usuarios de TaxDome. ¡ Actualiza en cualquier momento!

Nuestra función de Contratos le permite enviar contratos -como cartas de compromiso y propuestas- a los clientes para que los firmen. No es necesario marcarlos con campos de firma. En su lugar, se añade automáticamente a la plantilla de contrato una solicitud de firma electrónica y una aceptación de los términos. Cuando se envía un contrato, se pide a todos los contactos vinculados a la cuenta (con la opción Activar firma de contratos seleccionada) que firmen desde su portal de clientes. Una vez que el contrato está completamente firmado, se envía una notificación a su correo electrónico y Inbox+.

Explicamos aquí:

Envío de Contratos
- Manualmente
- Uso de automatizaciones
Recordar a los clientes sobre contratos pendientes (no firmados)
Lo que ven sus Clientes cuando envía un Contrato

Envío de Contratos

Los contratos pueden ser enviados a los clientes por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le hayan otorgado derechos de acceso para gestionar contratos.

Para enviar un contrato a un cliente, necesitará una plantilla. Para más detalles, visite Plantillas de Contratos Personalizados.

Puede enviar los contratos de diferentes maneras:

Manualmente
Uso de automatizaciones

Enviar manualmente Contratos a los Clientes

Para enviar manualmente contratos a los clientes, siga estos pasos:

1. (a.) haga clic en el botón +NUEVO en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Contrato y, a continuación, seleccione las cuentas de cliente para las que es el contrato, o (b.) vaya a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda y, a continuación, seleccione las casillas de verificación junto a las cuentas de cliente para las que es el contrato. Una vez que haya seleccionado las cuentas, haga clic en Más acciones en la barra de menús y seleccione Enviar contrato en el menú desplegable.

Nota No puede enviar contratos a contactos vinculados a una cuenta que no tengan acceso al portal (su Iniciar Sesión debe estar activado). Para más detalles, vaya aquí.

2. Introduce un nombre para el contrato y, a continuación, haz clic en la lista Plantilla de contrato para seleccionar una plantilla. Puedes editar la plantilla o escribir tu propio texto desde cero.

3. Haga clic en Enviar para enviar el contrato a los usuarios de las cuentas seleccionadas. Se añadirá automáticamente un campo de firma al contrato. Una vez que un contacto firma, la fecha se añade automáticamente.

Todos los usuarios vinculados a una cuenta que tengan activada la opción Permitir firmar contratos recibirán un correo electrónico automático en el que se les notificará que se ha enviado un contrato para que lo revisen y lo firmen.

Nota. Si intentas salir de la página de envío de contratos sin hacer clic en Enviar, verás una advertencia. Haz clic en Cancelar en la ventana emergente de la alerta y luego envía el contrato. No selecciones la casilla Evitar que esta página cree diálogos adicionales, de lo contrario, no podrás recibir estas alertas en el futuro.

Hay otros detalles que puede querer incluir en un contrato. A continuación, te mostramos todo lo que puedes añadir.

1. Nombre del contrato: Coloque aquí el asunto y se mostrará en la lista de contratos . Si utiliza una plantilla de contrato, se rellena automáticamente.

2. Cuenta del cliente: Cuenta a la que se enviará el contrato.

3. Plantilla de contrato: Seleccione una plantilla para las cartas de compromiso más utilizadas. Para más detalles sobre las plantillas, vaya aquí.

4. Cuerpo: Se rellena automáticamente cuando se utiliza una plantilla. Aquí puede utilizar dos tipos de formato:

WYSIWYG: Esta opción le permite utilizar diferentes formatos de texto, así como añadir enlaces.
HTML: Esta opción te permite insertar códigos HTML personalizados para imágenes, enlaces, etc. Ten en cuenta que las tablas no son compatibles por ahora.

¡Sugerencia! Si quiere añadir una imagen a su contrato, siga estas instrucciones.

5. Recordatorios: Active si desea que se envíe un correo electrónico de recordatorio al cliente cuando no firme un contrato dentro de un plazo determinado. Para más detalles sobre esto, vea abajo.

6. Servicios: Utilice los servicios para crear contratos desglosados, para que los clientes sepan lo que están pagando. Haga clic en el enlace Añadir , luego en Añadir servicios, y seleccione los servicios. (Para más detalles, vaya aquí).

7. trabajos: Vincule su contrato a un trabajo existente para que esté disponible inmediatamente en su flujo de trabajo cuando lo necesite. Haga clic en el enlace Añadir y, a continuación, en Vincular a trabajos, y seleccione el trabajos. Una vez vinculado, se mostrará la trabajos sección. Podrá ver el título trabajo y el proyecto al que pertenece (consulte el artículo para más detalles).

8. Enviar: Haga clic para enviar un contrato a un cliente.

Envío de contratos a través de la automatización

Para más información, consulte aquí.

Recordar a los clientes sobre contratos pendientes (no firmados)

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando se les envía un contrato. Cuando activas los recordatorios al enviar un contrato o al configurar una automatización de envío de contratos , se envía un correo electrónico adicional a cada usuario vinculado a la cuenta (con la opción Habilitar firma de contratos seleccionada) si no devuelven el contrato firmado en un plazo determinado.

La opción de Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el contrato pendiente. No olvide hacer clic en Guardar cuando realice cambios en la configuración de los Recordatorios.

En caso de que los destinatarios tarden demasiado en realizar la acción o se olviden de hacerlo, puede

reenviar manualmente una notificación sobre el contrato pendiente O
establecer recordatorios automáticos

Recordatorios manuales (reenvío)

Puede reenviar una notificación sobre el contrato pendiente. Para ello, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento en la lista y seleccione Reenviar.

Esto es lo que ocurre:

Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
Una notificación del portal para este elemento se moverá a la parte superior de los elementos pendientes del cliente.

Recordatorios Automáticos

La opción de Recordatorios automáticos puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el contrato pendiente. Puede activar los recordatorios automáticos cuando lo envíe manualmente o a través de la automatización de proyecto .

Una vez que actives los Recordatorios automáticos, podrás configurarlos:

Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio está configurado para salir tres días después de que el contrato fue enviado al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Los recordatorios se detienen cuando...

...el cliente no ha firmado el contrato y se ha enviado el número de recordatorios establecido.
...todos los firmantes requeridos han firmado el contrato.

Lo que ven sus Clientes cuando envía un Contrato

Todos los usuarios que tengan seleccionada la opciónActivar la firma de contratos recibirán una notificación sobre un nuevo contrato que se les haya enviado. Pueden revisar y firmar electrónicamente el contrato haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico, haciendo clic en la notificación en su panel de control o yendo a la sección de Contratos de su portal.