Enviar propuestas

Our Proposals & ELs feature allows you to send proposals and engagement letters to clients. This could include a list of your services and invoices which could be paid once the proposal is signed.

Ways to send proposals

Proposals can be sent to clients by a firm owner, Admin, or any employee who has been given access rights to manage proposals .

To send a proposal to a client, you’ll likely need a template. For more details, go to the article on creating and applying proposal templates .

Puede enviar propuestas de diferentes maneras:

• Manualmente

• Uso de automatismos

Para enviar propuestas a los clientes manualmente, siga estos pasos:

1. Crea una propuesta utilizando cualquiera de las formas:

• Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda, selecciona Propuesta y, a continuación, selecciona las cuentas de cliente para la propuesta.

• Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menús de la izquierda y, a continuación, selecciona las casillas de verificación situadas junto a las cuentas de los clientes a los que va dirigida la propuesta. Una vez seleccionadas las cuentas, haz clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, selecciona Enviar propuesta en el menú desplegable.

• Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Propuestas y EL y haz clic en Nueva propuesta y EL. La cuenta actual se rellenará automáticamente.

Nota

No puedes enviar propuestas a contactos vinculados a una cuenta que no tengan acceso al portal (su Iniciar Sesión debe estar activado). Para más detalles, ve aquí.

2. Enter a name for the proposal, then click the Template drop-down to select a template. You can add shortcodes to the name to individualize it.

3. Edit any template step if needed, add more pages, or turn them off. For details about each step, go to the article on filling out the proposal templates .

4. To ensure access for all the team members to the proposal within the pipeline, link the proposal to a job by clicking the Add job in the bottom of the General step. This could be done only if the proposal is sent to one client.

Once you’re done, send the proposal.  All users linked to an account who have  Signatory checkbox selected will then receive an automatic email notifying them that a proposal has been sent to be reviewed and signed. Depending on the proposal settings , it is considered signed when either at least one or all users with the signatory authority have signed it.  

Se añadirá automáticamente un campo de firma a la propuesta. Una vez firmada la propuesta, se añadirá automáticamente la fecha.

Recordar a los clientes sobre propuestas pendientes (sin firmar)

Siempre que envíes propuestas a los clientes, recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.   

En caso de que los destinatarios tarden demasiado en realizar la acción o si se olvidan de hacerlo, puede:

• Manually resend a notification on the pending proposal, or

• Establecer recordatorios automáticos

Recordatorios manuales (reenvío)

Puedes volver a enviar una notificación sobre la propuesta pendiente. Para ello, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento de la lista y, a continuación, selecciona Reenviar.

Esto es lo que ocurre:

• An additional email message is sent to each user linked to the account with Signatory checkbox enabled;

• A portal notification for this item will be moved to the top of the client’s to-do items .

Recordatorios automáticos

The automatic Reminders option can be turned on or off at any time by editing the pending proposal. And you can also turn on automatic reminders when you send a proposal manually or via pipeline automation.

Una vez que actives los Recordatorios automáticos, puedes configurarlos:

• Umbral de inactividad, días: Por defecto, un recordatorio está configurado para salir tres días después de que la propuesta fue enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.

• Limitar a: Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

  

  Los recordatorios se detienen cuando...

• ...el cliente no ha firmado la propuesta y se ha enviado el número establecido de recordatorios.

• ...la propuesta está en estado Firmado.

Vista del cliente

Each user with the  Signatory checkbox enabled receives a notification about a new proposal sent to them. Your clients can see and open proposals in different ways:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Propuestas y ELs. 

• From the email notification.  

Then, clients will interact with your proposal (e.g., they can proceed to authorize a secure payment). 

When they submit a proposal, its status changes from  Pending to Partially signed (if several signers are needed) or Signed, and you receive a notification .

To see the sent proposal from the client’s perspective, access the read-only view . 

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