Permisos de documentos y carpetas
El sofisticado sistema de permisos TaxDomeaporta una flexibilidad y seguridad sin igual a tu flujo de trabajo documental. Puedes gestionar el acceso a los documentos tanto a nivel de carpeta como de documento, y conceder permisos predeterminados o individuales.
Niveles de permiso
Los diferentes niveles de permiso permiten empresas mantener el control sobre quién puede ver, editar o gestionar documentos específicos. Esto es esencial para proteger la información confidencial y agilizar la colaboración tanto dentro del equipo como con los clientes.
Hay tres niveles de permiso:
- Nadie oculta el elemento al miembro del equipo o al cliente.
- La vista permite al miembro del equipo o al cliente ver el elemento, pero no editarlo, eliminarlo ni cargar en carpetas.
- La función Editar permite a los miembros del equipo o a los clientes editar, eliminar y cargar en carpetas.
Herencia de permisos
El acceso a una carpeta de nivel superior se hereda automáticamente por todas sus subcarpetas y documentos. Si un documento se mueve a una carpeta diferente, adopta los permisos de esa nueva carpeta.
Los permisos individuales anulan la configuración predeterminada y te permiten personalizar el acceso por documento o carpeta para los miembros del equipo y los clientes. La configuración de permisos individuales aplicada a un documento específico no afecta a la configuración de acceso de otros documentos dentro de la misma carpeta.
Dónde encontrar información sobre permisos
Puedes ver los permisos de los documentos en las siguientes secciones:
- Documentos > documentos de clientes documentos documentos
- Clientes > Cuentas > documentos
En la tabla, verás la columna Permisos individuales, y la columna a su derecha muestra el nivel de acceso predeterminado.
Significado de los iconos
Permisos individuales El icono aparece si se han cambiado los permisos predeterminados para los miembros del equipo o los clientes. Si no hay excepciones, el Permisos individuales La columna estará vacía.
El cliente puede ver y editar. Los documentos que se encuentran dentro de estas carpetas se comparten con los clientes: ustedes pueden verlos, editarlos y eliminarlos, o moverlos a otras carpetas.
El cliente puede ver. Los documentos que se encuentran dentro de estas carpetas se comparten con los clientes: pueden verlos, pero no pueden eliminarlos, editarlos ni gestionarlos.
Privado. Los documentos que se encuentran dentro de estas carpetas no son visibles para los clientes. Una carpeta privada es un lugar seguro para almacenar materiales relacionados con los clientes que no necesariamente tienen que ver.
Permisos predeterminados
El permiso viene determinado principalmente por la estructura de carpetas y las asignaciones de cuentas. Así es como funciona el acceso predeterminado:
| Tipo de acceso al documento por defecto | Para ver/descargar | cargar | Sin acceso |
|---|---|---|---|
| Para un miembro del equipo | Asignar una cuenta de cliente o conceder el derecho de acceso a Ver todas las cuentas | Otorgar derechos de acceso para gestionar documentos | Revocar el acceso a la cuenta del cliente |
| Para un cliente | Coloca los documentos en la carpeta de nivel superior que tú puedes ver. | Coloca los documentos en la carpeta de nivel superior que tú puedes ver y editar. | Coloca los documentos en la carpeta privada de nivel superior. |
Permisos predeterminados de los clientes
El acceso predeterminado a los documentos de un cliente siempre viene determinado por el tipo de carpeta de nivel superior en la que se encuentra el documento. Cada carpeta de nivel superior que creas tiene permisos de acceso a los documentos predeterminados que heredan todas las subcarpetas y documentos que se encuentran en su interior.
empresa Propietario de la Empresa, administrador los miembros del equipo a los que se les han concedido derechos de acceso para gestionar documentospueden crear carpetas de nivel superior, aplicar plantillas de carpetas y mover documentos entre carpetas para dar un acceso predeterminado a un cliente.
Nota
Cada cuenta de cliente debe tener al menos una carpeta con El cliente puede ver y editar
nivel de acceso. Esta carpeta se llama cargado el cliente por defecto está codificado con este nombre y nivel de acceso exactos. Puedes cambiarle el nombre, pero no puedes eliminarlo. Si se cambia el nombre de esta carpeta, ya sea en una plantilla o en una cuenta de cliente, no se reconocerá como la misma carpeta al aplicar las plantillas. Para que las carpetas se fusionen, tanto el nombre como el nivel de acceso deben coincidir exactamente. Permisos predeterminados de los miembros del equipo
empresa y administradores empresa por defecto acceso completo a todas las carpetas y documentos del portal. También pueden gestionar los derechos de acceso a los documentos de todos los clientes y miembros del equipo.
El acceso de los miembros del equipo a los documentos y carpetas se controla a través de la configuración de acceso proporcionada por empresa Propietario de la Empresa administrador.
- Los miembros del equipo que no tengan permisos especiales solo pueden ver los documentos de los clientes asignados a ustedes , pero no pueden crear ni gestionar carpetas o archivos.
- Los miembros del equipo con permiso para gestionar documentos pueden crear carpetas y cargar para los clientes que se les hayan asignado, así como aplicar plantillas de carpetas .
- Los miembros del equipo con permiso para Ver todas las cuentas pueden ver y gestionar documentos y carpetas de todos los clientes, no solo de los que se te han asignado.
- Los miembros del equipo con permiso para asignar miembros del equipo pueden asignar clientes a otros miembros del equipo y, de este modo, darles acceso para ver sus documentos.
Permisos individuales
Los permisos individuales te permiten trabajar con documentos de forma aún más flexible y eficiente:
- Conceded o restringid el acceso a usuarios específicos, independientemente de la estructura de carpetas.
- Gestiona casos únicos sin cambiar la organización general de tus carpetas.
Al otorgar permiso individual, tú puedes:
- Dale a un miembro del equipo o a un cliente acceso a un solo documento, aunque no tengas acceso a toda la carpeta.
- Ocultar un documento específico de un cliente, incluso si se encuentra en una carpeta visible.
- Comparte un documento de tu carpeta privada con un cliente sin moverlo.
Cómo conceder permisos individuales a clientes y miembros del equipo
Nota
Solo empresa y administradores empresa pueden conceder o revocar permisos individuales.-
Ir a los documentos , ya sea desde la páginaClientes > Cuentas o desde Documentos > Clientesdocumentos.
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Haz clic en los tres puntos situados junto al documento o la carpeta y selecciona Administrar permisos.
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Elige si deseas cambiar los permisos de los miembros de tu equipo o los del cliente cambiando a la pestaña correspondiente.
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Selecciona la persona cuyos permisos deseas editar. Puedes actualizar los permisos de una sola persona o aplicar cambios de forma masiva.
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Elige el nivel de acceso deseado: Ver, Editar o Ninguno.
-
Haga clic en Guardar.
Cómo revocar permisos individuales
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Ir a los documentos , ya sea desde la páginaClientes > Cuentas o desde Documentos > Clientesdocumentos.
-
Haz clic en los tres puntos situados junto al documento o la carpeta y selecciona Administrar permisos.
-
Elige si deseas cambiar los permisos de los miembros de tu equipo o los del cliente cambiando a la pestaña correspondiente.
-
Selecciona la persona cuyos permisos deseas revocar. Puedes actualizar los permisos de una sola persona o aplicar cambios de forma masiva.
-
Selecciona Restablecer valores predeterminados.
-
Haga clic en Guardar.
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