documentos (Básico): cargar manual o automáticamente
Hay montones de opciones para subir documentos a TaxDome: Arrástralos y suéltalos, utiliza un archivo zip que se descomprima automáticamente... y mucho más.
Los documentos pueden ser cargado por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo que tenga acceso a la cuenta o derechos de acceso a la gestión de documentos. Sigue leyendo para descubrir todas las opciones de carga.
Cubierto aquí:
- Cómo cargar documentos
- Niveles de acceso y visibilidad de los documentos
- Cargar carpetas
- Cargar archivos Zip
- Lo que ven los clientes cuando les envías documentos
Cómo cargar documentos
Hay muchas formas de cargar; elige la que mejor se adapte a ti:
- Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda.
- Arrastre los documentos o carpetas desde su computador a la pestaña documentos / Recientes de la página Documentos y suéltalos en cualquier lugar de la pantalla. También puede soltarlos en cualquier lugar dentro de la documentos pestaña de la cuenta o simplemente soltarlos en una carpeta o subcarpeta específica para cargar documentos allí.
- Haga clic en cargar Documentos o cargar Carpeta en la pestaña documentos de la página Documentos o en la pestaña documentos de la cuenta.
- Utilice la aplicaciónTaxDome computador .
- Utilice TaxDome Drive.
- Utiliza la aplicación móvil.
- cargar mediante plantillas de carpetas y automatizaciones en proyectos.
1. Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda, seleccione Documento en el menú desplegable o haga clic en cargar Documentos dentro de la pestaña documentos en la página Documentos o en la pestaña documentos pestaña de la cuenta y, a continuación, seleccione los archivos que desee cargar de su computador. Para seleccionar varios archivos de una carpeta, utilice control o mayúsculas en el teclado.
2. Vaya a la cuenta a la que desea cargar los archivos.
3. Elija a dónde desea cargar . Hay iconos de visibilidad para cada documento y carpeta para facilitar su identificación.
4. Pulse cargar para finalizar. Cuando cargue en una carpeta de nivel superior con Cliente puede ver o Cliente puede ver y editar (para más detalles, vaya aquí), podrá activar algunos ajustes útiles (ver más abajo).
Tenlo en cuenta:
- Algunos tipos de archivos no se reconocen (para más detalles, vaya aquí).
- El tamaño máximo de cargar es de 300 Mb.
- Para cancelar la carga mientras está en curso, haga clic en la x.
- Es imposible cargar documentos a una carpeta sellada.
Ajustes adicionales durante la carga
Cuando cargar documentos a una carpeta de nivel superior con un Cliente puede ver o Cliente puede ver y editar el acceso (para más detalles, vaya aquí), puede activar algunos ajustes útiles. Puede activarlos para todos los documentos de cargar o sólo para algunos.
A continuación encontrará más información sobre los artículos numerados:
1. Notificar al cliente: Cuando está activada, todos los contactos vinculados a la cuenta y que tengan activadas las notificaciones (para más información, consulta aquí) reciben una notificación por correo electrónico cuando cargar.
2. Marcar como leído para el cliente: Cuando está activada, los documentos son cargado pero no se marcan como Nuevos para el cliente; éste no recibirá una notificación al respecto. Esta función es útil cuando se traslada por primera vez un cliente a TaxDome.
3. Notificar a los seguidores cuando un cliente abre un documento: Cuando está activada, todos los miembros del equipo con acceso a la cuenta y las notificaciones para documentos activadas reciben una notificación por correo electrónico y en sus Inbox+ cuando el cliente abre el documento por primera vez. (Para más información sobre la asignación de miembros del equipo a cuentas, vaya aquí).
4. Solicitar aprobación del cliente: Este ajuste sólo está disponible cuando se carga en una carpeta de nivel superior con un nivel de acceso El cliente puede ver (vaya aquí para más detalles).
5. Recordatorios: activa los recordatorios al cliente sobre la aprobación solicitada (para más detalles, consulte nuestro artículo sobre recordatorios).
6. Añadir descripción: escriba detalles sobre el documento. Será la misma para cada documento, si cargar varios a la vez, pero puede editarse individualmente.
7. Bloquee el documento en la factura no pagada : Esto le permite cargar un documento para que el cliente vea que está disponible pero no pueda verlo o descargarlo hasta que haya pagado por el trabajo (para saber más, vaya aquí).
8, 9. trabajos: Enlaza el documento a trabajos. Aquí tienes más información sobre cómo enlazar documentos.
Selección de ajustes adicionales para archivos individuales
Cuando cargar varios documentos a una cuenta, es posible que desee elegir diferentes configuraciones para cada archivo. Por ejemplo, desea obtener la aprobación de un cliente en un documento y bloquear otro en una factura. Siga estos pasos:
1. Una vez seleccionados los documentos, haz clic en Configurar individualmente en la parte superior derecha. Esta opción de configuración sólo aparece cuando subes dos o más archivos.
2. Haga clic en el icono de engranaje situado a la derecha del archivo y, a continuación, seleccione la configuración.
3. Haga clic en Guardar y repita el proceso para cada archivo. Los documentos con ajustes añadidos recibirán un código de colores de estado etiquetas (Pendiente de aprobación, Pendiente de pago, Notificar a los seguidores, Marcar como leído o Notificar al cliente) para facilitar su identificación.
4. Pulse cargar para finalizar.
Cargar carpetas completas
Para cargar carpetas enteras, elija la forma que más le convenga:
- Arrastra carpetas desde tu computador a la pestaña documentos / Recientes de la página Documentos y suéltalas en cualquier lugar de la pantalla. También puede soltarlos en cualquier lugar dentro de la documentos pestaña de la cuenta o simplemente soltarlas en una carpeta o subcarpeta específica para cargar carpetas allí.
- Haga clic en cargar Carpeta dentro de la pestaña documentos de la página Documentos o dentro de la pestaña documentos de la cuenta.
- Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccione Carpeta en el menú desplegable.
Tenlo en cuenta:
- Los tipos de archivo no reconocidos no se mostrarán en cargar.
- La estructura de carpetas se mantiene. Todos los documentos se colocan en la carpeta TaxDome seleccionada dentro de sus carpetas originales.
Cargar un archivo Zip
Los archivos ZIP son una buena manera de cargar varios documentos a la vez. TaxDome carga archivos ZIP de hasta 300 Mb. Se cargado igual que otros archivos. Sin embargo, una vez que un archivo zip se cargado:
- El archivo zip se descomprime automáticamente.
- Tipos de archivo no reconocidos no cargar.
- Las carpetas del zip no se replicarán en TaxDome, por lo que tendrás que crear nuevas carpetas para organizar los documentos.
- El archivo zip original que cargado se elimina automáticamente.
Lo que ven los clientes cuando les envías documentos
Los clientes pueden acceder a los documentos que usted cargar a la carpeta Los clientes pueden ver.
Pueden abrirlos...
- ...yendo a la página de Documentos.
- ...haciendo clic en el enlace de su notificación automática por correo electrónico.
- ...haciendo clic en la notificación de su panel de control.
Acceda a una vista de sólo lectura del portal de un cliente para ver TaxDome desde su lado.
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