cargar documentos

Hay montones de opciones para subir documentos a TaxDome: Arrástralos y suéltalos, utiliza un archivo zip que se descomprima automáticamente... y mucho más. 

Los documentos pueden ser cargado Propietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo que tenga acceso a la cuenta o derechos de acceso para gestionar documentos . Sigue leyendo para descubrir todas las opciones de carga desde la aplicación web, computador las aplicaciones móviles. 

Además, explora otras opciones:

• Utiliza TaxDome .
• cargar utilizando plantillas de carpetas y automatizaciones en proyectos  

Cómo cargar documentos

Hay muchas formas de cargar; elige la que mejor se adapte a ti:

Web computador Móvil

Para cargar desde la aplicación web:

• Arrastra los documentos o carpetas desde tu computador a la pestaña documentos de la página Documentos y suéltalos en cualquier lugar de la pantalla. También puedes soltarlos en cualquier lugar dentro de la pestaña documentos de la cuenta o simplemente soltarlos en una carpeta o subcarpeta específica para cargar allí los documentos.

• Haga clic en cargar Documentos o cargar Carpeta en la pestaña documentos de la página Documentos o en la pestaña documentos de la cuenta.

• Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda.

1. Selecciona los archivos que quieres cargar desde tu computador. Para seleccionar varios archivos de una misma carpeta, utiliza control o mayúsculas en tu teclado.

2. Vaya a la cuenta a la que desea cargar los archivos. 

3. Elige a dónde quieres cargar . Hay iconos de visibilidad para cada documento y carpeta para identificarlos fácilmente. 

4. Haga clic en cargar para terminar. Al subir archivos a una carpeta de nivel superior con El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar acceso (para más detalles, ve a aquí ), podrás activar algunas configuraciones útiles (consulta abajo ).

   Tenlo en cuenta:

   • Algunos tipos de archivos no se reconocen (para obtener más información, ve aquí ) .

   • cargar máximo cargar de un solo documento es de 200 Mb.

   • Es imposible cargar documentos a una carpeta sellada.

   • Para cancelar la carga mientras está en curso, haz clic en laX.

   

1. Haz clic en + NUEVO en la parte superior izquierda de la página, selecciona cargar archivos y, a continuación, elige los archivos

2. Selecciona la cuenta de cliente a la que deseas cargar los archivos

3. Haz clic en cargar ARCHIVOS

Puedes cargar archivos desde tu dispositivo: 

• En la pantalla Bandeja de entrada, pulsa el botón cargar documentos. 

• Desde las Cuentas, ve al perfil del cliente y luego a la pestaña Documentos.

  Para cargar un archivo, elige el cliente y la carpeta que necesitas, luego toca el icono de la parte superior derecha y selecciona tu opción. Si utilizas la aplicación móvil, puedes

  • Escanear documento en papel a PDF
  • Elige cualquier archivo de tu dispositivo para cargar
  • Elige una imagen de tu galería para cargar

Nota

Puedes exportar documentos directamente desde tu teléfono a la aplicación TaxDome utilizando la función Exportar de iOS o el menú Compartir de Android. Esto te permite enviar rápidamente archivos desde tu dispositivo a TaxDome.

cargar ajustes

Cuando cargar en una carpeta de nivel superior con un El cliente puede ver nivel de acceso , puedes aplicar los siguientes ajustes:

Notificar al cliente

Cuando esta opción está activada, todos los contactos vinculados a la cuenta, con las notificaciones habilitadas, reciben una notificación por correo electrónico cuando cargar documento. Para obtener más información, consulta el artículo detallado .

Marcar como leído para el cliente

Cuando se activa, los documentos se cargado pero no se marcan como Nuevo para el cliente, y éste no recibirá una notificación. Esta función es útil cuando se traslada por primera vez un cliente a TaxDome.

Notificar a los seguidores cuando el cliente abra el documento

Cuando está activada, todos los miembros del equipo con acceso a la cuenta, y con las notificaciones para documentos habilitadas, reciben una notificación por correo electrónico y en vuestra bandeja de entrada de Inbox+. Inbox+ cuando el cliente abre el documento por primera vez. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo asignar miembros del equipo a cuentas de clientes.

Solicitar la aprobación del cliente

Esta configuración solo está disponible cuando se carga en una carpeta de nivel superior con un El cliente puede ver nivel de acceso. Para obtener más información, consulta el artículo detallado sobre solicitud de aprobación del cliente .

Ajustes adicionales de cargar

Opcionalmente, puedes aplicar los siguientes ajustes adicionales a todas las subidas de documentos:

a. Recordatorios: activa los recordatorios al cliente sobre la aprobación solicitada. Para obtener más información, consulta el artículo sobre recordatorios .

b. Añadir descripción: Escribe los detalles del documento. Será la misma para todos los documentos, si cargar a la vez, pero se puede editar individualmente .

c. Añadir etiquetas: aplica etiquetas los documentos etiquetas organizar los archivos. Para obtener más información, consulta el artículo sobre etiquetas

d. Bloquear documento a la no pagada : Esto te permite cargar documento para que el cliente vea que está disponible, pero no pueda verlo ni descargarlo hasta que haya pagado por el trabajo. Para más información, consulta el artículo detallado .

e, f. trabajos:Enlaza el documento con trabajos. Aquí tienes más información sobre cómo enlazar documentos

Ajustes para archivos individuales

Cuando cargar varios documentos a una cuenta, es posible que desee elegir diferentes configuraciones para cada archivo. Por ejemplo, desea obtener la aprobación de un cliente en un documento y bloquear otro en una factura. Siga estos pasos:

1. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en Configurar individualmente en la parte superior derecha. Esta opción de configuración sólo aparece cuando subes dos o más archivos.  

2. Haz clic en el icono de engranaje situado a la derecha del archivo y, a continuación, selecciona los ajustes. 

3. Haz clic en Guardar y repite el proceso con cada archivo. Los documentos con ajustes añadidos recibirán etiquetas de estado codificadas por colores etiquetas Pendiente de aprobación, Pendiente de pago, Notificar a los seguidores, Marcar como leído o Notificar al cliente) para facilitar su identificación. 

4. Haz clic en cargar para terminar.

cargar carpetas

Para cargar carpetas, elige la forma que mejor se adapte a ti: 

Web computador

• Arrastra las carpetas desde tu computador la pestaña documentos de la página Documentos y suéltalas en cualquier lugar de la pantalla. También puedes soltarlas en cualquier lugar dentro de los documentos de la cuenta o simplemente soltarlas en una carpeta o subcarpeta específica para cargar allí.

• Haz clic en cargar carpeta dentro de documentos de la página Documentos o dentro de documentos de la cuenta. 

• Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda y, a continuación, seleccionaCarpeta en el menú desplegable.

  Tenlo en cuenta:

  • Los tipos de archivo que no se reconocen no cargar.
  • La estructura de carpetas se mantiene. Todos los documentos se colocan en la carpeta TaxDome seleccionada dentro de sus carpetas originales.
  • The following symbols are not allowed in folder names: / ? * : | < >

Para añadir una carpeta, haz clic en + NUEVO, selecciona Carpeta cargar y, a continuación, elige la carpeta. Continúa como se ha descrito anteriormente . Es mucho más rápido que cargar documentos por uno.

Cuando subas carpetas a través de la aplicación computador , ten en cuenta estos datos:

• TaxDome procesa todos los archivos de la carpeta seleccionada y sus subcarpetas.

• Para garantizar la seguridad y protección de tus datos, TaxDome todos los tipos de archivos (más información sobre tipos de archivos no reconocidos ) .

• Puede proporcionar detalles para cada documento en sus carpetas y subcarpetas: seleccione el cliente, la carpeta de destino, etc.

• Tu estructura de carpetas original no se replica en TaxDome; tendrás que crear nuevas carpetas para organizar tus archivos. O puedes cargar a granel para mantener tu estructura original. Ten en cuenta que se crearán nuevas carpetas con el nombre El cliente puede ver y editar nivel de acceso.

• No puedes seleccionar varias carpetas a la vez. Si necesitas cargar documentos de varias carpetas diferentes, utiliza el botón cargar CARPETA para cada una de ellas.

cargar archivos zip

Los archivos zip son una forma estupenda de cargar documentos a la vez. TaxDome archivos zip de hasta 200 Mb. Se cargado que cargado otro archivo. Sin embargo, una vez cargado un archivo zip:

• El archivo zip se descomprime automáticamente.

• Los tipos de archivo no reconocidos no cargar.

• Las carpetas del archivo zip no se replicarán en TaxDome, por lo que tendrás que crear nuevas carpetas para organizar los documentos.

• El archivo zip original que cargado se elimina automáticamente.

Vista del cliente

Los clientes pueden acceder a los documentos que cargar las carpetas con el El cliente puede ver permisos. Además, si notificaciones para el cliente están activadas y tú has marcado Notificar al cliente al cargar un documento, se les informa por correo electrónico. Tus clientes pueden ver y abrir documentos de diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Documentos. 

• Desde la notificación del correo electrónico: Haz clic en Ver documentos en el correo electrónico. 

Después, los clientes interactuarán con los documentos cargado . Para los documentos con la opción Notificar a los clientes, habrá una etiqueta Nuevo. 

Accede a una vista de solo lectura del portal de un cliente para ver TaxDome su perspectiva.

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