Documentos (Básico): Carga manual o automática

Hay un montón de opciones para subir documentos a TaxDome: Arrastra y suéltalos, utiliza un archivo zip que se descomprime automáticamente... y mucho más. 

Los documentos pueden ser cargado por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo que tenga acceso a la cuenta o derechos de acceso a la gestión de documentos. Sigue leyendo para descubrir todas las opciones de carga. 

Explicamos aquí:

• Cómo Cargar Documentos
• Niveles de acceso y visibilidad de los documentos
• Ajustes adicionales durante la carga
  
• Selección de ajustes adicionales para documentos individuales
• Carga de Carpetas
• Carga de archivos Zip
• Lo que ven los clientes cuando les envían documentos

Cómo Cargar Documentos

Hay muchas maneras de cargar; elija la que más le convenga:  

• Haga clic en + NUEVO en el menú de la barra lateral izquierda.
• Arrastre los documentos o carpetas desde su computador a la pestaña documentos / Recientes de la página Documentos y suéltalos en cualquier lugar de la pantalla. También puede soltarlos en cualquier lugar dentro de la documentos pestaña de la cuenta.
• Haga clic en cargar Documentos o cargar Carpeta en la pestaña documentos de la página Documentos o en la pestaña documentos de la cuenta.
• Utiliza la aplicación TaxDome Desktop.
• Utilice TaxDome Drive.
• cargar con el uso de plantillas de carpetas y automatizaciones en proyectos. 

1. Haz clic en +NUEVO en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Documento en el menú desplegable o haz clic en cargar Documentos dentro de la pestaña Documentos  de la página Documentos o dentro de la pestaña Documentoss de la cuenta, y luego selecciona los archivos que deseas cargar de tu ordenador. Para seleccionar varios archivos de una carpeta, utiliza control o mayúsculas en tu teclado.

2. Vaya a la cuenta a la que desea cargar los archivos. 

3. Elija a dónde quiere ir cargar . Hay iconos de visibilidad para cada documento y carpeta para facilitar su identificación. 

4. Haz clic en Cargar para finalizar. Cuando se cargue en una carpeta de nivel superior con acceso de tipo "El cliente puede ver " o " El cliente puede ver y editar " (para más detalles, ve aquí), podrás activar algunos ajustes útiles (ve más abajo). 

Ten en cuenta:

• Algunos tipos de archivos no se reconocen (para más detalles, vaya aquí).
• El tamaño máximo de carga es de 200 Mb. 
• Para cancelar la carga mientras está en curso, haga clic en la x.

Ajustes adicionales durante la carga

Cuando cargar documentos a una carpeta de nivel superior con un Cliente puede ver o Cliente puede ver y editar el acceso (para más detalles, ir aquí), puede activar algunos ajustes útiles. Puede activarlos para todos los documentos que cargar o sólo para algunos. 

A continuación, descubra más sobre los artículos numerados aquí:

3. Notificar a los seguidores cuando un cliente abre un documento: Cuando se activa, todos los miembros del equipo con acceso a la cuenta y notificaciones de documentos habilitados reciben una notificación por correo electrónico y en su Inbox+ cuando el cliente abre el documento por primera vez. (Para más información sobre la asignación de miembros del equipo a las cuentas, vaya a aquí.)

4. Solicitar la aprobación del cliente: Este ajuste sólo está disponible cuando se carga en una carpeta de nivel superior con un nivel de acceso de Cliente puede ver . (Ve a aquí para más detalles).

5. Bloquear el documento a la no pagada factura: Esto le permite cargar un documento para que el cliente vea que está disponible pero no pueda verlo o descargarlo hasta que haya pagado por el trabajo. (Para saber más, vaya a aquí.)   

Selección de ajustes adicionales para archivos individuales 

Cuando usted cargar varios documentos a una cuenta, es posible que desee elegir diferentes configuraciones para cada archivo. Por ejemplo, quiere obtener la aprobación de un cliente en un documento y bloquear otro en una factura. Siga estos pasos:

1. Una vez que hayas seleccionado los documentos, haz clic en Configurar individualmente en la parte superior derecha. Esta opción de configuración sólo aparece cuando cargas dos o más archivos.  

2. Haga clic en el icono del engranaje situado a la derecha del archivo y, a continuación, seleccione la configuración. 

3. Haga clic en Atrás y repita la operación para cada archivo. Los documentos con ajustes añadidos recibirán un código de colores de estado etiquetas (Pendiente de aprobación, Pendiente de pago, Notificar a los seguidores, Marcar como leído o Notificar al cliente) para facilitar su identificación. 

4. Haz clic en Cargar para finalizar. 

Carga de Carpetas Completas

Para cargar carpetas enteras, elija la forma que mejor le funcione: 

• Arrastre carpetas desde su computador a la pestaña documentos / Recientes de la página Documentos y suéltelas en cualquier lugar de la pantalla o arrástrelas a la pestaña documentos pestaña de la cuenta. 
• Haga clic en cargar Carpeta dentro de la pestaña documentos de la página Documentos o dentro de la pestaña documentos de la cuenta. 
• Haz clic en +NUEVO en el menú de la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Carpeta en el menú desplegable. 

Ten en cuenta:

• Los tipos de archivos no reconocidos no se cargan.
• La estructura de carpetas se mantiene. Todos los documentos se colocan en la carpeta TaxDome seleccionada dentro de sus carpetas originales.

Consejo: Si tiene problemas para transferir documentos, ¡nosotros lo haremos por usted! Siga los pasos aquí para obtener ayuda. 

Cargar un archivo Zip

Los Zips son una buena manera de cargar varios documentos a la vez. TaxDome carga archivos zip de hasta 200 Mb. Son cargado igual que otros archivos. Sin embargo, una vez que un archivo zip es cargado:

• El archivo zip se descomprime automáticamente.

• Los tipos de archivo no reconocidos no cargar.

• Las carpetas del zip no se replicarán en TaxDome, por lo que tendrás que crear nuevas carpetas para organizar los documentos.

• El archivo zip original que cargado se elimina automáticamente.

Lo que ven los clientes cuando les envían documentos

Los clientes pueden acceder a los documentos que usted cargar a la carpeta El cliente puede ver.
Pueden abrirlos...

• ...yendo a la página de Documentos. 
• ...haciendo clic en el enlace de su notificación automática por correo electrónico. 
• ...haciendo clic en la notificación en su tablero de mandos. 

Acceda a una vista de sólo lectura del portal de un cliente para ver TaxDome desde su lado.

Consejo: Visita TaxDome Academy para ver nuestros divertidos cursos completos.