Plantillas de carpetas (Básico): Crear y aplicar

Las plantillas de carpetas agilizan el proceso de creación de conjuntos de carpetas para organizar los documentos de sus clientes. Tenga listas las plantillas de carpetas para aplicarlas rápidamente a cuentas nuevas y existentes. Incluso puedes ser muy proactivo e incluir en ellas los documentos y formularios que necesitarán tus clientes.

Cubierto aquí:

• Plantillas de carpetas por defecto
• Creación de plantillas de carpetas
• Aplicación de plantillas de carpetas
  • Aplicar una plantilla de carpeta a una cuenta
  • Aplicar una plantilla de carpeta a varias cuentas
  • Aplicar plantillas de carpetas a cuentas nuevas
  • Aplicar plantillas de carpetas a las cuentas mediante automatización
• Editar plantillas de carpetas (añadir una subcarpeta Nuevo ejercicio fiscal, etc.)
• Eliminación de plantillas de carpetas
• Carga automática de documentos en cuentas con plantillas de carpetas

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Plantillas de carpetas por defecto

Al añadir nuevas cuentas a TaxDome (manualmente o mediante importación), cada una recibe automáticamente una plantilla de carpeta denominada Años Fiscales por Defecto.

Deberás editar la plantilla de carpetas predeterminada o crear una nueva carpeta para establecerla como predeterminada, de modo que tengas la estructura de carpetas que deseas para organizar los documentos de cada cuenta de cliente. Tanto los propietarios como los administradores deempresa tienen acceso para hacer esto.

Hay tres formas de manejar la plantilla de carpetas por defecto:

• Edite la plantilla Años Fiscales por Defecto: Vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, abra la pestaña Carpetas, haz clic en Años Fiscales por Defecto. Realice cambios en la plantilla editando, eliminando y añadiendo carpetas y subcarpetas. Haga clic en Guardar y Salir una vez que haya terminado.
• Cree una nueva plantilla de carpeta para utilizarla como predeterminada: Vaya a Configuración > empresa Configuración en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, elija la plantilla que desee utilizar como predeterminada en la sección Plantilla de carpeta predeterminada. Haz clic en Guardar y Salir.

Mientras edita la plantilla, puede mantener los cambios y continuar editando haciendo clic en Guardar.

• Crear nuevas cuentas sin plantillas de carpetas predeterminadas: Ir a Configuración > empresa Configuración de la barra de menú de la izquierda, haz clic el x en el Plantilla de carpetas por defecto sección. Haga clic en GUARDAR.
  
  

Nota: Una cuenta nueva siempre tendrá una carpeta de documentos de nivel superior Cliente cargado . Para obtener más información sobre la configuración de visibilidad y los niveles de acceso (quién puede ver y/o editar los documentos dentro de una carpeta), vaya aquí.

Creación de plantillas de carpetas

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Las plantillas de carpetas son creadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

1. Para crear una plantilla de carpeta, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, abra la subpestaña Carpetas, haz clic Crear plantilla.

O acceda a esta página añadiendo la automatización Aplicar plantilla de carpeta mientras crea o edita un proyecto, y haciendo clic en Nueva plantilla.

2. A continuación, cree una estructura de carpetas. En la ventana Crear plantilla de carpetas, verás tres carpetas de nivel superior(Documentos del cliente cargado , empresa documentos compartida con el cliente y Privada). Puedes renombrarlas, editarlas y eliminarlas y crear tantas carpetas de nivel superior como necesites.

Sus opciones en la ventana Crear plantilla de carpeta:

• Cree una nueva carpeta de nivel superior: Haga clic en Crear carpeta, asigne un nombre a la carpeta, seleccione el nivel de privacidad/acceso(Privado, El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar), haz clic Enviar. Más información sobre los niveles de privacidad aquí.
• Crea una subcarpeta: Haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la carpeta de nivel superior, haga clic en Nueva carpeta, asigne un nombre a la carpeta y, a continuación, pulse Intro en el teclado.
• Cambiar la visibilidad de una carpeta de nivel superior: Haga clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta, haga clic en Editar, seleccione el nivel de privacidad/acceso, haz clic Guardar.
• Cambiar el nombre de una carpeta/subcarpeta: Haga clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta, haga clic en Editar, asigne un nombre a la carpeta, haz clic Guardar.
• Eliminar carpetas: Haga clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta y, a continuación, en Eliminar.

3. Ahora puede añadir documentos y formularios a las carpetas. Si desea que los clientes dispongan de documentos específicos, añádalos a las carpetas. Arrástrelos y suéltelos o haga clic en cargar documentos. O cargar varios documentos de una carpeta haciendo clic en cargar carpeta (para más detalles sobre cómo TaxDome procesa las carpetas, vaya aquí).

Añada tantos documentos como necesite a las distintas carpetas de nivel superior. Por ejemplo, añada plantillas de contabilidad, teneduría de libros o impuestos a la carpeta Privado y un acuerdo de servicio a la carpeta con El cliente puede ver acceso.

Nota: Los documentos pueden ser añadidos a carpetas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

4. Haga clic en Guardar y salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas o en Guardar para conservar los cambios y seguir editando la plantilla.

Aplicación de plantillas de carpetas

Ahora que has creado una plantilla de carpeta, ¿qué sigue?

• Para aplicar una plantilla de carpeta, debe ser un usuario de empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

• Puede aplicar plantillas de carpetas manualmente al crear una cuenta o al importar una lista de clientes a TaxDome.

• Las plantillas de carpetas pueden aplicarse tanto a las cuentas nuevas como a las ya existentes.

• Una vez que haya aplicado una plantilla de carpetas, aún puede realizar cambios en la estructura de carpetas. Para ello, vaya a la sección documentos o a la vista en árbol mientras carga los documentos.

Qué ocurre cuando se aplica una plantilla de carpeta a una cuenta:

• Si las carpetas y los documentos ya existen en la cuenta del cliente, no se duplicarán si los tiene una plantilla de carpetas.
• Si hay carpetas y documentos en la cuenta del cliente que faltan en la plantilla, permanecen en su lugar.
• Si hay carpetas y documentos en la plantilla que faltan en la cuenta del cliente, se crean.
• Si realiza varios servicios para el mismo cliente, puede aplicar varias plantillas una a una, y se crearán las carpetas y documentos que falten en el perfil de la cuenta de cliente.

Hay varias formas de aplicar plantillas de carpetas:

• Aplicar una plantilla de carpeta a una cuenta
• Aplicar una plantilla de carpeta a varias cuentas
• Aplicar plantillas de carpetas a las cuentas mediante automatización
• Aplicar plantillas de carpetas a cuentas nuevas

Aplicar una plantilla de carpeta a una cuenta

1. En la página Documentos de la cuenta de cliente, abra la pestaña documentoshaz clic Aplicar plantilla de carpeta.

2. Haga clic en el campo Plantilla de carpetas para seleccionar una plantilla del menú desplegable (por ejemplo, Nuevos clientes), haz clic Aplicar para cambiar la estructura de carpetas de la cuenta seleccionada.

Aplicar una plantilla de carpeta a varias cuentas

1. Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, seleccione las casillas de verificación de las cuentas a las que desea aplicar laplantilla de carpetas, haga clic en los tres puntos a la izquierda de Más acciones en la barra de menú, haz clic Aplicar plantilla de carpetas.

2. Agregue más cuentas si es necesario escribiendo un nombre, ID o dirección de correo electrónico en el campo de búsqueda.

3. Haga clic en el campo Plantilla de carpetas para seleccionar una de las plantillas del menú desplegable (por ejemplo, Nuevos clientes), haz clic Aplicar para cambiar la estructura de carpetas de las cuentas seleccionadas.

Aplicar plantillas de carpetas a las cuentas mediante automatización

Las plantillas de carpetas pueden añadirse utilizando automatizaciones dentro de un proyecto. De este modo, cuando un trabajo de un cliente pasa a una nueva etapa en el proyecto, se aplica automáticamente una nueva estructura de carpetas a su cuenta. He aquí cómo:

1. Vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione la proyectos pestaña, haz clic en el nombre proyecto o Crear proyecto.

2. Elija la etapa a la que desea añadir la automatización, haga clic en el enlace Añadir automatizaciones y, a continuación, elija Aplicar plantilla de carpeta en el menú desplegable.

3. Haga clic dentro del campo Aplicar plantilla de carpeta, seleccione la plantilla en el menú, haz clic Guardar para conservar los cambios. Una vez añadida la automatización, la verás yendo a la página proyecto y haciendo clic en el icono de automatización encima del escenario.

Una vez que trabajo se mueva a un escenario con una automatización de plantilla de carpeta Aplicar, aparecerá una ventana emergente mostrando la automatización a punto de activarse. Si no desea que se creen carpetas automáticamente, anule la selección de la acción, haz clic Mover.

Aplicar plantillas de carpetas a cuentas nuevas

Puede aplicar una plantilla de carpeta personalizada al crear nuevas cuentas manualmente o mediante importación.

Si desea que una plantilla específica se aplique automáticamente, establézcala como predeterminada. De este modo, se aplicará a todas las cuentas nuevas creadas manualmente o mediante importación.

Editar plantillas de carpetas (añadir una subcarpeta Nuevo ejercicio fiscal, etc.)

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1. Para realizar cambios en una plantilla, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda. 2. Navegue hasta Carpetas, haz clic en el nombre de la plantilla de carpeta.

2. Realice los cambios en la plantilla de carpetas y haga clic en Guardar y Salir. Puede añadir o eliminar carpetas en cualquiera de las tres ubicaciones(Privada, empresa documentos compartida con el cliente y Cliente cargado documentos).

Nota: Los cambios que realice en una plantilla de carpeta no se reflejarán en ningún otro lugar. Tendrá que aplicar la plantilla actualizada al perfil de la cuenta del cliente para ver los cambios. Y las carpetas creadas anteriormente no se eliminarán.

Eliminación de plantillas de carpetas

Elimine una plantilla de carpeta si ya no la necesita: Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de carpetas, seleccione Eliminar en el menú desplegable, haz clic Eliminar para confirmar. Todas las estructuras de carpetas creadas para sus cuentas con esa plantilla permanecerán.