CRM (Avanzado): Combinar contactos duplicados

Los contactos se consideran duplicados cuando tienen más de un contacto con la misma dirección de correo electrónico, número de teléfono y nombre, y no hay campos conflictivos entre ellos. Si acabas teniendo listados duplicados, fúndelos de forma automática o manual. Si fusionas dos o más contactos que están vinculados a diferentes cuentas, el contacto resultante seguirá vinculado a esas cuentas.


Explicamos aquí:

Qué contactos se marcan como duplicados

Los contactos se consideran duplicados cuando todos los campos completados contienen los mismos datos. Los contactos se siguen marcando como duplicados cuando uno o varios tienen menos campos completados, siempre que todos los datos proporcionados coincidan.

En el ejemplo siguiente, los dos contactos no serían marcados como duplicados porque sus datos no coinciden completamente.


Contacto 1:

Nombre: Bob
Apellido : Smith
Nombre de contacto : Bob Smith
Teléfono: (555) 555-5555

Contacto 2:

Nombre: Bob
Apellido : Smith
Nombre de contacto: Bob Smith
Teléfono: (444) 444-4444

Nombre: IGUAL
Apellido: IGUAL
Nombre de contacto: IGUAL
Teléfono: DIFERENTE

En el siguiente ejemplo, los dos contactos se marcarían como duplicados porque todos sus datos disponibles coinciden, aunque el primero tenga menos.

Contacto 1:

Nombre: Bob
Apellido: Smith
Nombre de contacto : Bob Smith
Teléfono: (555) 555-5555

Contacto 2:

Nombre: Bob
Apellido : Smith
Nombre de contacto: Bob Smith
Teléfono: (555) 555-555
Fecha de nacimiento: 8/1/1955
Dirección: 123 Main St.
Teléfono 2: (995) 222-444
Mejor hora para llamar: 8 p.m.

Nombre: SAME
Apellido : SAME
Nombre de contacto : SAME
Teléfono: SAME
DOB: MISSING FOR CONTACT 2
Dirección: FALTA PARA EL CONTACTO 2
Teléfono 2: FALTA PARA EL CONTACTO 2
Mejor hora para llamar:
FALTA PARA EL CONTACTO 2

Aunque falten algunos datos del Contacto 2, todos sus datos disponibles coinciden con los del Contacto 1, por lo que se marcan como duplicados.

Cómo actualizar mejor la información de contacto con importaciones adicionales

Si deseas actualizar su información de contacto con una nueva importación, sigue estas directrices:

  1. Exporta tus contactos existentes. Para las aplicaciones más utilizadas, encuentra los detalles aquí.
  2. Añade cualquier columna adicional a tu hoja de cálculo para la información que quieras incluir (por ejemplo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono 2 o mejor hora para llamar).
  3. No modifiques las columnas existentes. Ve Qué contactos están marcados como duplicados más arriba para ver qué contactos no se fusionarán.
  4. Importa tus contactos como se describe aquí. Mapea los campos exactamente como lo hiciste antes, además de agregar los nuevos.
  5. Cuando llegues al paso de vinculación de cuentas, no selecciones ningún campo si no deseas vincular los contactos a las cuentas.
  6. Una vez completada la importación, verás un informe de duplicados.
  7. Haz clic en el botón FUSIONAR DUPLICADOS.
  8. Si los nuevos contactos son exactamente iguales a los antiguos, pero con campos adicionales, se fusionarán con éxito.

Cómo fusionar automáticamente los contactos duplicados

Para fusionarlos todos a la vez:

Ve a la sección de clientes , abre la pestaña de contactos y haz clic en el botón FUSIONAR DUPLICADOS. El botón FUSIONAR DUPLICADOS sólo se mostrará si TaxDome ha encontrado duplicados (sus contactos se escanean cada hora en busca de duplicados).


Para fusionarlos uno a uno:

1. VE a Clientes, abrE la pestaña Contactos y haZ clic en el nombre de un contacto de la lista. Si TaxDome encuentra un listado duplicado para un contacto, se muestra una sección de Duplicados en la parte inferior de la ventana deslizante de la derecha.

2. Haz clic en el ícono de la flecha entre corchetes a la derecha del nombre del duplicado para fusionarlo. Todos los campos de un listado duplicado se copian en el contacto principal, y el adicional se elimina.

atención

Atención. Al fusionar de esta manera, los duplicados no deben tener campos conflictivos o perderás datos.

Cómo fusionar manualmente los contactos duplicados

Si tus contactos tienen campos conflictivos, pero sigues considerándolos duplicados, fusionalos manualmente.

Nota:

  • Si algunos de los campos duplicados que coinciden contienen datos, selecciona los datos que deseas conservar para el contacto resultante.
  • Si algunos de los campos duplicados que coinciden contienen datos, selecciona los datos que deseas conservar para el contacto resultante.

    Por ejemplo: Hay tres contactos para la misma persona. En el campo Nombre, el primero dice "Mike"; el segundo, "Michael"; y el tercero, "M". Selecciona el primer nombre que prefieras para el contacto fusionado resultante. Una vez lo guardes, los otros se borrarán.
  • Si alguno de los contactos está vinculado a una o varias cuentas de clientes, el contacto resultante sigue estando vinculado.
  • Una vez que los contactos se han fusionado, no se pueden deshacer. Sin embargo, siempre puedes crear un nuevo contacto.

Para fusionar contactos manualmente:

1. Ve a Clientes, abre la pestaña Contactos y selecciona las casillas de verificación situadas a la izquierda de los contactos que deseas fusionar.

2. Haz clic en el enlace Fusionar seleccionados.

3. Verás los campos para la información de contacto de la persona. Revisa cuidadosamente cada campo haciendo clic en él y seleccionando la información que deseas conservar.

4. Luego, haz clic en GUARDAR.

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