CRM (Avanzado): Fusionar contactos duplicados

Los contactos se consideran duplicados cuando tiene más de un contacto con la misma dirección de correo electrónico, número de teléfono y nombre, y no hay campos conflictivos entre ellos. Si al final tienes contactos duplicados, fusiónalos automática o manualmente. Si fusionas dos o más contactos que están vinculados a cuentas diferentes, el contacto resultante seguirá vinculado a esas cuentas.

Cubierto aquí:

• Qué contactos se marcan como duplicados
• Cómo actualizar mejor la información de contacto con importaciones adicionales
• Cómo combinar contactos duplicados automáticamente
• Cómo combinar contactos duplicados manualmente

Qué contactos se marcan como duplicados

Los contactos se consideran duplicados cuando todos los campos rellenados contienen los mismos datos. Los contactos se siguen marcando como duplicados cuando uno o varios tienen menos campos completados, siempre que todos los datos proporcionados coincidan.

En el ejemplo siguiente, los dos contactos no se marcados como duplicados porque sus datos no coinciden totalmente.

Contacto 1:

Nombre: Bob
Apellido : Smith
Nombre de contacto : Bob Smith
Teléfono: (555) 555-5555

Contacto 2:

Nombre: Bob
Apellido : Smith
Nombre de contacto: Bob Smith
Teléfono: (444) 444-4444

Nombre de pila: SAME
Apellido: SAME
Nombre de contacto: SAME
Tel: DIFERENTE

En el ejemplo siguiente , los dos contactos se marcarían como duplicados porque todos sus datos disponibles coinciden, aunque el primero tenga menos.

Contacto 1:

Nombre: Bob
Apellidos: Smith
Nombre de contacto : Bob Smith
Teléfono: (555) 555-5555

Contacto 2:

Nombre: Bob
Apellido : Smith
Nombre de contacto: Bob Smith
Teléfono: (555) 555-555
Fecha de nacimiento: 8/1/1955
Dirección: 123 Main St.
Teléfono 2: (995) 222-444
Mejor hora para llamar: 8 p.m.

Nombre: SAME
Apellido : SAME
Nombre de contacto: SAME
Teléfono: SAME
DOB: MISSING FOR CONTACT 2
Dirección: FALTA PARA CONTACTO 2
Teléfon o2: MISSING FOR CONTACT 2
Best Time to Call: FALTA PARA CONTACTO 2

Aunque faltan algunos datos para el Contacto 2, todos sus datos disponibles coinciden con los del Contacto 1, por lo que se marcan como duplicados.

Cómo actualizar mejor la información de contacto con importaciones adicionales

Si desea actualizar su información de contacto con una nueva importación, siga estas directrices:

1. Exporte sus contactos existentes. Para las aplicaciones más utilizadas, encuentra los detalles aquí.
2. Añada columnas adicionales a la hoja de cálculo con la información que desee incluir (por ejemplo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono 2 o mejor hora para llamar).
3. No modifique las columnas existentes. Consulta Más arriba Qué contactos están marcados como duplicados para ver qué contactos no se fusionarán.
4. Importe sus contactos como se describe aquí. Asigna los campos exactamente igual que antes y añade los nuevos.
5. Cuando llegues al paso de vinculación de cuentas, no selecciones ningún campo si no deseas vincular contactos a cuentas.
6. Una vez finalizada la importación, verá un informe de duplicados.
7. Haga clic en el botón FUSIONAR DUPLICADOS.
8. Si los nuevos contactos son exactamente iguales a los antiguos, pero con campos adicionales, se fusionarán correctamente.

Cómo combinar contactos duplicados automáticamente

Para fusionarlos todos a la vez:

Vaya a la sección Clientes , abra la pestaña Contactos, haz clic el botón FUSIONAR DUPLICADOS. El botón FUSIONAR DUPLICADOS sólo aparecerá si TaxDome ha encontrado duplicados (sus contactos son escaneados cada hora en busca de duplicados).

Para fusionarlos uno a uno:

1. Go to Clients, open the Contacts tab, then click on a contact’s name in the list. If TaxDome finds a duplicate listing for a contact, a Duplicates section is displayed on the bottom of the right sliding window.

2. Haga clic en el icono de la flecha entre corchetes situado a la derecha del nombre del duplicado para fusionarlo. Todos los campos de un listado duplicado se copian en el contacto principal, y el que sobra se elimina.

Atención. Al fusionar de esta manera, los duplicados no deben tener campos conflictivos o perderás datos.

Cómo combinar contactos duplicados manualmente

Si tus contactos tienen campos conflictivos, pero sigues considerándolos duplicados, fusiónalos manualmente.

Nota:

• Si algunos de los campos coincidentes de los duplicados contienen datos, seleccione los datos que desea conservar para el contacto resultante.
• Si los campos coincidentes de los duplicados contienen datos diferentes, seleccione los datos que desea conservar para el contacto resultante.
  
  Por ejemplo: Hay tres contactos para la misma persona. En el campo Nombre, el primero dice "Mike"; el segundo, "Michael"; y el tercero, "M". Seleccione el primer nombre que prefiera para el contacto fusionado resultante. Cuando lo guardes, se borrarán los otros.
• Si alguno de los contactos está vinculado a una o varias cuentas de cliente, el contacto resultante seguirá vinculado.
• Al fusionar contactos con valores diferentes en campos personalizados desplegables multiselección, podrá seleccionar qué datos deben conservarse: el valor de una de las cuentas o la unión de todos los valores.
• Una vez que los contactos se han fusionado, no pueden deshacerse. Sin embargo, siempre puedes crear un nuevo contacto.

Para fusionar contactos manualmente:

1. Vaya a Clientes, abra la pestaña Contactos y seleccione las casillas de verificación situadas a la izquierda de los contactos que desee fusionar.

2. Click on the Merge selected link.

3. Verás los campos para la información de contacto de la persona. Revisa cuidadosamente cada campo haciendo clic sobre él y seleccionando la información que deseas conservar.

4. haz clic SALVA.