Fusionar contactos duplicados

Los contactos se consideran duplicados cuando tiene más de un contacto con la misma dirección de correo electrónico, número de teléfono y nombre, y no hay campos conflictivos entre ellos. Si al final tienes contactos duplicados, fusiónalos automática o manualmente. Si fusionas dos o más contactos que están vinculados a cuentas diferentes, el contacto resultante seguirá vinculado a esas cuentas.

Nota

No es posible fusionar cuentas, solo se pueden fusionar contactos.

¿Qué contactos están marcados como duplicados?

Los contactos se consideran duplicados cuando todos los campos completados contienen los mismos datos. Incluso si un contacto tiene menos campos rellenados, se seguirá considerando un duplicado siempre que los datos existentes coincidan. En el ejemplo siguiente, los dos contactos no se marcan como duplicados porque sus datos no coinciden completamente:

En el ejemplo siguiente, los dos contactos se marcarían como duplicados porque todos sus datos disponibles coinciden, aunque el primero tenga menos.

Cómo actualizar la información de contacto mediante importaciones adicionales

Cuando importas contactos desde un archivo CSV, TaxDome un nuevo contacto para cada fila del archivo, incluso si ya existe un contacto con la misma información en tu portal. Como resultado, importar los mismos contactos de nuevo, o importar datos que se superponen con los contactos existentes, creará duplicados.

Ejemplo: si importas un archivo CSV con 10 filas y 5 de esos contactos ya existen en tu sistema, al finalizar la importación tendrás 5 contactos duplicados.

Debido a este comportamiento, al importar un archivo con campos nuevos no se actualizan directamente los contactos existentes. Para actualizar la información de contacto y evitar duplicados:

1. Exporta tus contactos existentes desde la sección Contactos. Para obtener instrucciones detalladas, consulta este artículo .

2. Añade las columnas adicionales que desees a tu hoja de cálculo para incluir la información que desees (por ejemplo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono 2 o mejor hora para llamar). No modifiques las columnas existentes.

3. Importa tus contactos tal y como se describe en este artículo . Asigna los campos exactamente como lo hiciste antes y añade los nuevos.

4. Cuando llegues al paso de vincular cuentas, no selecciones ningún campo si no deseas vincular contactos a cuentas.

5. Una vez completada la importación, ve a la sección Contactos. Haz clic en el menú de tres puntos situado en la esquina superior derecha y selecciona Combinar duplicados.

Si los nuevos contactos son exactamente iguales a los antiguos, pero con campos adicionales, se fusionarán correctamente.

Cómo fusionar automáticamente los contactos duplicados

Para fusionar todos los duplicados a la vez, ve a Clientes, abre la pestaña Contactos, haz clic en el menú de tres puntos situado en la esquina superior derecha y selecciona Fusionar duplicados. El botón solo aparece cuando TaxDome duplicados (los contactos se analizan en busca de duplicados cada hora).

Para fusionarlos uno a uno:

1. Ve a Clientes, abre la pestaña Contactos y haz clic el nombre de un contacto de la lista. Si TaxDome un contacto duplicado, aparecerá una sección Duplicados en la parte inferior de la ventana deslizante derecha.

2. Haz clic en Combinar contactos a la derecha del nombre del duplicado para combinarlo. Todos los campos de un registro duplicado se copian al contacto principal y el adicional se elimina.

   

Advertencia

La fusión automática conserva toda la información de ambos contactos cuando los datos no entran en conflicto. Por ejemplo, si un contacto tiene una dirección de correo electrónico y el otro tiene un número de teléfono, el contacto fusionado incluirá ambos. Sin embargo, si el mismo campo contiene valores diferentes (como dos números de teléfono diferentes), la fusión automática puede sobrescribir uno de ellos. En estos casos, utiliza la fusión manual para elegir qué información conservar.

Cómo fusionar contactos duplicados manualmente

Si tus contactos tienen campos conflictivos, pero aún así los consideras duplicados, fúndelos manualmente. Para ello:

1. Ve a Clientes, abre la pestaña Contactos y, a continuación, selecciona las casillas de verificación situadas a la izquierda de los contactos que quieras fusionar.

2. Haz clic en Combinar seleccionados en el menú superior.

3. Verás los campos para la información de contacto de la persona. Revisa cuidadosamente cada campo haciendo clic sobre él y seleccionando la información que deseas conservar.

4. Haga clic en Guardar.

   Nota:

• Si los campos coincidentes de los duplicados contienen datos diferentes, selecciona los datos que quieres conservar para el contacto resultante.

  Por ejemplo: Hay tres contactos para la misma persona. En el campo campoNombre, el primero dice "Mike"; el segundo, "Michael"; y el tercero, "M". Selecciona el primer nombre que prefieras para el contacto fusionado resultante. Cuando lo guardes, se borrarán los otros.

• Si alguno de los contactos está vinculado a una o varias cuentas de cliente, el contacto resultante seguirá vinculado. Al fusionar contactos con valores diferentes en campos personalizados desplegables multiselección, podrás seleccionar qué datos deben conservarse: el valor de una de las cuentas o la unión de todos los valores.

• Una vez que se hayan fusionado los contactos, no se podrán volver a separar. Sin embargo, siempre puedes crear un nuevo contacto .

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