Añadir, editar y eliminar contactos

Aprende diferentes formas de añadir contactos a TaxDome, incluyendo añadirlos durante la creación de la cuenta, crear contactos individuales manualmente e importar varios contactos a la vez.

Contactos, explicación

Los contactos son las personas con las que interactúas durante tu trabajo. La función Contactos te permite almacenar sus datos personales, incluida información sobre clientes, compañeros de trabajo, clientes potenciales, socios y familiares de clientes.

Crear un contacto es una acción interna visible solo para tu empresa. Para conceder acceso al portal, debes marcar la casilla Iniciar Sesión para ese contacto y añadir su dirección de correo electrónico. Sin ambos, los clientes no pueden iniciar sesión en su portal.

Más información sobre cómo configurar contactos y cuentas en el artículo dedicado .

Nota

Al añadir contactos de clientes, asegúrate de no utilizar los correos electrónicos empresa para evitar problemas con el registro.

Los nuevos contactos pueden ser añadidos a TaxDome Propietario de la Empresa, administrador cualquier empleado al que se le hayan concedido derechos de acceso para gestionar los contactos.

Puedes añadir contactos de las siguientes maneras:

• Añadir contactos manualmente

• Añadir contactos de forma masiva

Añadir contactos manualmente

Añade contactos uno por uno cuando necesites crear entradas individuales. Esto es ideal para añadir nuevos clientes o actualizar tu lista de contactos a medida que tu negocio crece.

Aquí tienes diferentes formas de hacerlo:

• Para crear una cuenta, consulta el artículo dedicado .
• utilizando el botón Nuevo situado en la parte superior izquierda
• desde la pestaña Información de una cuenta (ver más abajo)

Una vez que hayas creado una cuenta, podrás añadir contactos adicionales directamente desde la pestaña Información de la cuenta.

Para crear un contacto:

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y abre la cuenta.

2. Cambia a la pestaña Información.

3. Haz clic en el botón Crear en la sección Contactos.

   

Nueva vista general de la pantalla de contactos

a. Nombre de contacto: introduce el nombre y los apellidos del cliente. El nombre de contacto se genera automáticamente utilizando el formato de nombre predeterminado .

b. Correo electrónico: es necesario disponer de una dirección de correo electrónico para que los clientes puedan iniciar sesión en su portal. Si un cliente no tiene una, no podrá acceder a su TaxDome . Añade más campos de correo electrónico si es necesario: para ello, tendrás que crear CRM personalizados .

Consejo

Si un cliente solo tiene una dirección de correo electrónico, pero necesitas añadir varios contactos, puedes utilizar la dirección con signo más (por ejemplo, [email protected] ). Esto permite que cada contacto tenga un correo electrónico único, mientras que todos los mensajes siguen llegando a la misma bandeja de entrada. Más información sobre la dirección plus en este artículo .

c. Añadir número de teléfono:puedes introducir un número de teléfono principal junto con cualquier número adicional en esta sección. El número de teléfono principal se utilizará para los SMS . Para establecer un número como principal o eliminarlo, haz clic en los tres puntos situados junto al número.

d. Dirección:añade la dirección completa del contacto para garantizar que esté organizada y sea fácil de encontrar.

e. etiquetas: Asignar etiquetas para ayudar a organizar tus contactos.

f. Campos personalizados:si has creado campos personalizados para tus contactos, se mostrarán aquí.

g. Cuentas vinculadas: para ahorrar tiempo, puedes vincular cuentas a tu nuevo contacto en el acto. Haz clic en Vincular cuentas y, a continuación, selecciona la cuenta existente.

h. Crear: Haz clic aquí para guardar tu contacto.

Añadir contactos de forma masiva

Ahorra tiempo importando varios contactos a la vez mediante un archivo CSV o vCard desde tu aplicación de correo electrónico. Esto resulta especialmente útil cuando se migra desde otro sistema o se añaden grandes cantidades de contactos.

Añadir contactos de forma masiva importando un archivo CSV

Puedes añadir contactos a TaxDome masiva importando un archivo CSV con nuestra herramienta de importación. Aunque se utiliza principalmente para añadir contactos junto con cuentas, también puedes importar contactos desde archivos CSV por separado. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

1. Una vez que tengas tu archivo CSV con CRM , ve a Clientes > Cuentas o Clientes > Contactos en la barra de menú de la izquierda, haz clic en Importar y, a continuación, cargar archivo. 

   

2. Dado que no vas a importar cuentas, en el paso Asignar cuentas, haz clic enla Xsituada a la derecha de lacolumna Elegir CSV delcampoNombre de cuenta. Esto también ocultará las secciones que hacen referencia a la importación de cuentas.

   

3. En el paso Asignar contactos, revisa los nombres de los encabezados de columna de tu hoja de cálculo a la izquierda. Los nombres de los encabezados de columna de tu hoja de cálculo que coincidan con los nombres de las propiedades TaxDome (por ejemplo,Nombre,Teléfono,Correo electrónico,Ciudad) se asignarán automáticamente. Para cada propiedad CSV, puedes:

   • Elija cualquiera de los campos de contacto existentes o cree uno nuevo personalizado. 
   • Elige no importarlo seleccionandoIgnorar en el campo Acción. 
   • Aplica automáticamente etiquetas los contactos recién creados.

   

4. En el pasoRevisar, podrás ver qué contactos se crearán con qué nombres y direcciones de correo electrónico. Si todo parece correcto, haz clic enIniciar importación. Si no es así, vuelve atrás para realizar las correcciones necesarias.

   

Una vez completada la importación, recibirás una notificación por correo electrónico. También verás los contactos añadidos en la página Clientes > Contactos.

Más adelante, cuando necesites vincular estos contactos a cuentas, podrás hacerlo mientras editas un contacto o desde un perfil de cuenta de cliente .

Añade contactos de forma masiva importando una lista de contactos desde el correo electrónico (vcard).

Puedes importar contactos directamente desde tu aplicación de correo electrónico (como Apple Mail, Gmail o Outlook) exportándolos como un archivo vCard (.vcf) y luego importándolos a TaxDome. Este método es útil cuando deseas transferir rápidamente contactos desde tu correo electrónico, aunque no te permite importar cuentas ni personalizar el proceso de importación.

Para obtener instrucciones detalladas paso a paso sobre cómo exportar contactos desde diferentes aplicaciones de correo electrónico e importarlos a TaxDome, consulta Importar contactos desde tu aplicación de correo electrónico .

Editar contactos

Para realizar cambios en los datos de un contacto, ve aClientes > Contactosen el menú lateral y haz clic el nombre del contacto en la lista. Edita los datos del contacto en la ventana deslizante y haz clic en Guardar. 

También puedes acceder a la información del contacto y modificarla abriendo la pestaña Información en el perfil de la cuenta del cliente y haciendo clic en el enlace del contacto en la sección Contactos.

Borrar contactos

Para eliminar contactos, ve a Clientes > Contactos en el menú lateral, marca la casilla junto a los que deseas eliminar, haz clic en el icono de la papelera y confirma la eliminación. Para seleccionar todos los contactos, haz clic en la casilla superior.

Para eliminar un contacto, también puedes hacer clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre del contacto y, a continuación, confirmar la eliminación.

Comparte

Enlace copiado