Importar (Básico): Migra los datos de tus clientes a TaxDome

Nuestra herramienta de importación te permite transferir cuentas de clientes y datos de contacto a TaxDome para que puedas empezar a trabajar rápidamente desde tu portal web. Aquí, descubre cómo hacer tu importación inicial.

Importar clientes, explicado

Importar es una herramienta para transferir registros de clientes (divididos en cuentas y contactos) desde tu sistema CRM anterior a TaxDome. Te permite añadir cuentas y contactos en bloque, eliminando la necesidad de crearlos manualmente.

Para importar la lista de clientes, debes preparar previamente el archivo CSV. Asegúrate de seguir nuestras instrucciones paso a paso al preparar el CSV para evitar perder los registros de clientes.

Por defecto, sólo unPropietario de la Empresa y un administrador pueden importar clientes. Si quieres que los miembros del equipo puedan importar, dales derechos de acceso a Gestionar contactos.

¿Qué tipo de importación necesitas?

La herramienta de importación de TaxDome es flexible, y te permite importar no sólo todos los registros a la vez, sino también tipos específicos de registros. Por ejemplo, puedes importar sólo cuentas sin crear otras nuevas para actualizar los campos CRM de los clientes existentes. A continuación, describimos los escenarios y opciones de importación más comunes:

Importar cuentas y contactos: Utiliza esta opción para migrar completamente tu base de clientes a TaxDome.
Importar sólo cuentas (sin contactos): Utiliza esta opción si ya tienes cuentas en TaxDome pero quieres añadir alguna información CRM en bloque. Por ejemplo, puede que quieras añadir etiquetas o roles de cuenta a cuentas existentes. Encuentra los escenarios más comunes en una guía aparte.
Importar sólo contactos (sin cuentas): Utiliza esta opción para crear nuevos contactos sin vincularlos a cuentas. Puede ser útil si tienes una lista de clientes potenciales o empleados de clientes que deben guardarse por separado. También podría utilizarse si necesitas añadir campos CRM personalizados adicionales para los contactos.

A continuación te mostramos el proceso de importación de una migración completa de una base de datos de clientes. Se proporcionarán notas cuando las acciones difieran para otros tipos de importación.

Paso 1. cargar archivo CSV

En el primer paso de la importación necesitas cargar tu archivo CSV preparado. He aquí cómo: navega a Clientes > Cuentas (o Clientes > Contactos) desde el menú de la barra lateral y haz clic en Importar.

Haz clic en Examinar o arrastra y suelta el archivo CSV.

Paso 2. Crear cuentas

En el segundo paso crearás cuentas. A continuación encontrarás las descripciones de los ajustes más importantes.

Nombre de la cuenta del mapa

Selecciona el nombre de cabecera de columna de tu hoja de cálculo que se corresponda con la propiedad Nombre de cuenta de TaxDome. Si has utilizado Nombre de cuenta como nombre de cabecera de columna en tu hoja de cálculo, se asignará automáticamente a la propiedad Nombre de cuenta de TaxDomeporque tienen el mismo nombre.

Elige el tipo de cuenta

Elige cómo aplicar el tipo de cuenta a los clientes importados:

Tipo de cuenta	Resultado
Particular, Empresa, Otros	El tipo de cuenta seleccionado se aplicará en bloque a todas las cuentas importadas. Se ignorará la columna de tipo de cuenta de tu CSV (si existe). `Si se selecciona "Empresa", el campo "Nombre de la empresa" se rellenará con los datos de la columna "Nombre de la cuenta".`
Mapa con columna CSV	Si has añadido una columna para el tipo de cuenta a tu hoja de cálculo, selecciona esta opción y, a continuación, selecciona la columna adecuada de un desplegable, por ejemplo, Tipo de cuenta.
Ignore	Utilízalo sólo cuando actualices clientes existentes. No la utilices cuando añadas otros nuevos; de lo contrario, a todas las cuentas se les asignará el tipo Otro, y la columna de tipo de cuenta de tu hoja de cálculo será ignorada.

Asignar campos de cuenta

Asigna las columnas de tu archivo CSV a los campos de la cuenta en TaxDome para que los datos de las columnas del CSV se añadan automáticamente a los detalles de la cuenta.

Para asignar campos de cuentas:

a. Revisa todos los nombres de cabecera de columna de tu"columna de propiedades CSV" a la izquierda. Decide cuáles quieres añadir a tus cuentas de TaxDome y cuáles omitir.

b. Para cada fila, selecciona el campo Sincronizar (para añadir el valor del CSV) o Ignorar (para omitirlo) en el menú desplegable Acción.

c. (Si has seleccionado Sincronizar campo) Para cada fila, selecciona en el menú desplegable los campos de TaxDome a los que se añadirán los valores del CSV. Puedes utilizar los campos predeterminados de TaxDome o crear campos personalizados.

Ten en cuenta que etiquetas y las filas de los miembros del equipo son

d. Revisa y haz clic en Continuar.

Nota. Si sólo quieres añadir cuentas (o añadir campos CRM masivos a las cuentas existentes), procede con la guía separada.

Paso 3. Define los ajustes

En este paso, aplica la configuración en bloque a las cuentas recién importadas:

Contactos enlazados

Cuando importas cuentas y contactos, puedes decidir si quieres activar los conmutadores de contacto. Estos identifican los ajustes básicos para tus interacciones con los clientes. La mejor práctica en este caso es activar todos los conmutadores de contacto ( a, b, c) en bloque, pero no enviar invitaciones a los clientes para que se unan al portal. De esta forma, tendrás tiempo de configurarlo todo primero. Podrás invitar a los clientes más adelante, cuando estés preparado.

En Correos electrónicos, verás el ejemplo de los campos de correo electrónico añadidos (por ejemplo, Correo electrónico, Correo electrónico adicional, etc.) asignados en el paso anterior. Configurando conmutadores, activarás/desactivarás a, b, c, d para cada persona de contacto cuyo correo electrónico esté vinculado a la cuenta importada:

a. Iniciar Sesión: Cuando está activado, el contacto puede utilizar su portal de cliente TaxDome .

b. Notificar: Cuando está activado, el contacto recibe todas las notificaciones del sistema, como las de mensajes, formularios, etc.

c. Sincronización del correo electrónico: Cuando está activada, puedes ver y responder a los correos electrónicos del cliente en tu Inbox+.

d. Enviar invitaciones: Si está marcada, enviarás una invitación por correo electrónico al portal TaxDome justo cuando finalice la importación (no recomendado).

etiquetas

Si ya tienes algunas etiquetas creadas en TaxDome, puedes aplicarlas a tus cuentas importadas aquí. Se aplicarán a todas las cuentas importadas. Si necesitas aplicar etiquetas diferentes a cuentas diferentes, es mejor que las añadas a la hoja de cálculo de antemano.

Cesionarios

Selecciona los miembros del equipo que se asignarán a los clientes. Las cuentas nuevas van al importador por defecto si el nombre de un miembro del equipo no está en el CSV. Puedes seleccionar miembros del equipo adicionales si quieres que tengan acceso a todas las cuentas importadas.

Carpetas y documentos

Si utilizas una estructura de carpetas personalizada para los documentos de los clientes, aplica plantillas de carpetas en bloque a las cuentas recién creadas. Puedes basarte en la plantilla Ejercicios fiscales por defecto si no se ha seleccionado ninguna personalizada. Haz clic en Continuar.

Paso 4. Crear contactos Crear contactos

Por último, tienes que añadir contactos al sistema. Se vincularán automáticamente a las cuentas. El proceso es similar al de las cuentas: haz coincidir las columnas del CSV con los campos de contacto TaxDome para asegurarte de que se importan los datos correctos.

Para asignar campos de contacto:

a. Revisa todos los nombres de cabecera de columna de tu propiedad CSV de la izquierda. Decide cuáles quieres añadir a tus contactos TaxDome y cuáles omitir.

b. Para cada fila, selecciona el campo Sincronizar (para añadir el valor del CSV) o Ignorar (para omitirlo) en el menú desplegable Acción.

d. Revisa y haz clic en Continuar. Esto no inicia el proceso de importación. Aún puedes volver a los pasos anteriores si cometes algún error.

Paso 5. Revisar e importar los resultados

Al revisar los resultados de la asignación, verás cómo han funcionado los ajustes de importación para algunos ejemplos de tus datos:

Se crearán cuentas con qué contactos vinculados (si los hay).
Se crearán contactos con qué nombres y direcciones de correo electrónico (si las hay).
A las cuentas se les asignarán cesionarios.
Se asignarán etiquetas a las cuentas/contactos.
Se crearán y/o rellenarán campos personalizados.

Si todo parece correcto, haz clic en Iniciar importación. Si no, vuelve para hacer las correcciones necesarias. Ahora, puedes salir de la página. El proceso de importación continuará por sí solo.

Una vez realizada la importación, recibirás una notificación por correo electrónico. Haz clic en el enlace del mensaje para ir a los resultados de la importación. Verás

Cuántos contactos se importaron.
Cuántas filas de la hoja de cálculo se han saltado.
Cuántas cuentas se crearon.
Cuántas cuentas se actualizaron.
Cuántos campos personalizados se crearon.

Si se han omitido algunas filas (debido a errores), puedes exportar un archivo CSV comprimido que te indique cuáles y por qué.

Si tienes dificultades con el proceso de importación, ¡háznoslo saber! Nuestro equipo estará encantado de ayudarte¡!