CRM (Básico): Importar una lista de clientes

Nuestra herramienta de importación te permite transferir las cuentas de los clientes y los datos de los contactos a TaxDome al mismo tiempo, para que puedas empezar a trabajar rápidamente desde tu portal. Aunque puedes crear nuevos contactos y cuentas manualmente, cargar un archivo CSV es una forma mucho más rápida de transferir tus datos a TaxDome. 

Explicamos aquí:

• Preparar un archivo CSV
  • Cómo formatear una hoja de cálculo para que varias cuentas estén vinculadas a un contacto
  • Cómo formatear una hoja de cálculo para que varios contactos estén vinculados a una cuenta
  • Cómo formatear una hoja de cálculo para que los contactos estén vinculados a dos cuentas simultáneamente
• Paso 1. Cargar un archivo CSV a TaxDome
• Paso 2. Crear cuentas (opcional)
• Paso 3. Definir la configuración (opcional)
• Paso 4. Crear contactos
• Paso 5. Revisar
• ¿Quién puede importar?

Preparar un archivo CSV 

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.

Para preparar un archivo para importar tus datos de contactos y cuentas preexistentes, utiliza un programa de hoja de cálculo como Excel o Google Sheets. Para obtener instrucciones sobre cómo transferir tus datos desde una plataforma o programa de software específico, ve aquí.

• Cuando importas los datos de sus clientes a TaxDome, recuerda que Cuentas y Contactos son diferentes: 
  • Las cuentas son las entidades para las que trabajas y facturas, ya sea una empresa, un fideicomiso, una familia o un individuo. 
  • Los contactos son las personas reales con las que interactúas. Para obtener más detalles, ve aquí.
• Cree una hoja de cálculo con los datos de sus clientes y guárdela como archivo CSV. Asegúrate de que el archivo CSV está codificado en UTF-8 y no supera los 300 kB.
• Introduce sólo un contacto por fila de hoja de cálculo, aunque haya varios contactos vinculados a la misma cuenta.
• Puede tener varias hojas de cálculo para distintos grupos de clientes. Éstas pueden importarse una a una, con diferentes configuraciones aplicadas. Vea el vídeo aquí.

Consejo: Si tu software de origen genera un archivo con el contribuyente y el cónyuge en la misma fila, no es necesario editar manualmente el CSV. En su lugar, sigue las instrucciones aquí.

• 👋 ¡Podemos ayudar! Si tu archivo CSV termina con múltiples contactos por fila y no sabes cómo solucionarlo, avísanos. Nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarte: Sigue estos pasos para obtener asistencia. 

1. Crear una hoja de cálculo

Crea y etiquete las columnas. 

Consejo: Al nombrar las columnas, cada nombre de cabecera de columna representa una propiedad de datos diferente.

Estos son algunos ejemplos de nombres de cabeceras de columnas: 

• Columna A | Nombre de la cuenta: El nombre de la empresa o fideicomiso (una cuenta no personal) o el nombre de un individuo o familia (una cuenta personal).
• Columna B | Nombre del contacto: El nombre y el apellido del contacto vinculado a la cuenta.
• Columna C | Primer Nombre: El nombre por sí solo.  
• Columna D | Apellido: Apellido solo.  
• Columna E | Correo electrónico: Se debe proporcionar una dirección de correo electrónico para que un contacto tenga acceso al portal.
• Columna F | Número de teléfono 
• Columna G | Ciudad 

2. Completa las filas de la hoja de cálculo con la información de contacto

Es posible que tu hoja de cálculo ya tenga columnas personalizadas; sin embargo, asegúrate de seguir estas reglas básicas para una importación sin problemas:

• Cada fila debe incluir sólo un contacto.
• Si planeas crear nuevas cuentas mientras transfieres tus datos, asegúrate de que haya una columna de Nombre de Cuenta. Etiquétela como Nombre de la Cuenta (lo que TaxDome llama la propiedad de los datos) o cualquier otro nombre que te sirva. Si un contacto no necesitas estar vinculado a una cuenta, deja la fila de la columna Nombre de la Cuenta en blanco.
• Si dos o más contactos comparten la misma cuenta, utiliza el mismo nombre de cuenta en la fila de cada contacto. 

¿No estás seguro de cómo configurar diferentes tipos de cuentas, como las de un matrimonio que declara por separado? Ve aquí para ver ejemplos y, a continuación, consulta estos consejos:

• Quiero importar varias Cuentas con el mismo Contacto
• Quiero importar varios Contactos con la misma Cuenta
• Quiero importar contactos a dos cuentas simultáneamente

Quiero importar varias Cuentas con el mismo Contacto

P: ¿Cómo introduzco en la hoja de cálculo un montón de cuentas diferentes que deben estar vinculadas a la misma persona? Como varias empresas que pertenecen a una misma empresa Propietario de la Empresa? 

R: Procede a crear una fila para cada cuenta y luego introduzca la misma información de contacto para cada cuenta en las columnas correspondientes.

En la hoja de cálculo de ejemplo que aparece a continuación, el nombre de la cuenta se asigna al nombre de la cuenta en TaxDome, y se crean cinco cuentas durante el proceso de importación, cada una de ellas vinculada a la información de contacto de Brian Ross. Brian Ross puede entonces conectarse a TaxDome utilizando email@example.com, y luego cambiar entre las cuentas. 

Quiero importar varios Contactos con la misma Cuenta 

P: ¿Cómo puedo introducir en la hoja de cálculo varios contactos que deben estar vinculados a la misma cuenta? Por ejemplo, varios socios comerciales que poseen un negocio o un contribuyente y su cónyuge.

R: Utiliza una fila para cada contacto, y luego introduce el mismo nombre de cuenta para cada persona en la columna correspondiente.

En la hoja de cálculo de ejemplo que aparece a continuación, Nombre_Negocio se asigna a Nombre de cuenta en TaxDome, y se crean seis cuentas durante el proceso de importación. Michael Douglaston está vinculado a un contacto; Robbie Corp a tres; Smith Family a tres; Mart Frickey a uno; Solomon Deutsch a uno; y Chrissy Tidder a uno.

Quiero importar contactos a dos cuentas simultáneamente

P: ¿Cómo introduzco en la hoja de cálculo varios contactos que deben estar vinculados a dos cuentas? Por ejemplo, los hijos que necesitan tener sus propias cuentas, pero que deben estar vinculados a la cuenta familiar.

R: Utiliza dos filas para cada contacto, luego cambia el nombre de la cuenta manteniendo todos los detalles del contacto. Esto puede ahorrarte algo de trabajo más tarde, ya que no tendrías que vincular manualmente los contactos.

3. Guardar la hoja de cálculo en formato CSV

TaxDome sólo reconoce las hojas de cálculo guardadas como archivos CSV. En la barra de menús de tu hoja de cálculo, ve a Archivo y luego selecciona Guardar como CSV o Descargar como CSV (el texto puede variar según el programa que utilices).

Consejo: Si tu software genera un archivo con el contribuyente y el cónyuge en la misma fila, no es necesario editar manualmente el archivo CSV. En su lugar, consulta las instrucciones aquí.

Microsoft Excel: En el campo Guardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por comas). En el menú desplegable Herramientas, selecciona Opciones web. Abre la pestaña Codificación . En el menú desplegable Guardar este documento como, selecciona Unicode (UTF-8), y luego haz clic en Aceptar.

Ahora que has guardado tu hoja de cálculo como archivo CSV y te has asegurado de que está codificado en UTF-8, estás listo para importar tus contactos a TaxDome.

Paso 1. Carga el archivo CSV en TaxDome

Ve a Clientes y haz clic en Importar. También puedes acceder a este botón desde la pestaña Contactos .

Arrastra y suelta el archivo CSV o haz clic en Examinar para localizarlo en tu escritorio para cargar .

Paso 2. Crear cuentas (opcional)

Sugerencia: Salte al paso 4. si desea importar sólo contactos y no crear cuentas.

Si quiere crear cuentas, aquí tiene cómo hacerlo:

1. Asigna el nombre de la cuenta: Selecciona el nombre de la cabecera de la columna de su hoja de cálculo que corresponda a la propiedad Nombre de la Cuenta de TaxDome. Si has utilizado Nombre de la Cuenta como nombre de la cabecera de la columna en su hoja de cálculo, se asignará automáticamente a la propiedad Nombre de la Cuenta de TaxDome porque tienen el mismo nombre. 

2. Asigna los campos de la cuenta: Añade cualquier dato de tu hoja de cálculo como campos campos personalizados para tus cuentas. Revisa todos los nombres de los encabezados de las columnas a la izquierda, luego elije No importar o Asignar a la propiedad en el menú desplegable Acción. Si eliges Asignar a la propiedad, selecciona el campo personalizado en el menú desplegable Campo de la cuenta. 

• Si una cuenta con el mismo nombre ya existe en TaxDome, no se modificará y todos tus datos seguirán siendo los mismos. 
• Si un nombre de cabecera de columna de la hoja de cálculo no tiene una propiedad de cuenta correspondiente, cree una nueva seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable. Para más detalles, ve aquí.

Paso 3. Definir la configuración (opcional)

En este paso, aplica la configuración en bloque a las cuentas recién importadas. 

1. Contactos vinculados: A la izquierda, en EMAILS, verás la propiedad TaxDome Email . Si has añadido campos de correo electrónico personalizados para tus contactos, también los verás. 

Selecciona los derechos de acceso para cada contacto cuya dirección de correo electrónico esté vinculada a la cuenta importada. Por defecto, todos los derechos de acceso están activados: 

• Iniciar Sesión: Cuando estás activada, el contacto puede utilizar tu portal de clientes TaxDome .

• NOTIFICAR:   Cuando se activa, el contacto recibe todas las notificaciones del sistema, como por ejemplo, mensajes, formularios, contratos, facturas, correos electrónicos enviados desde TaxDome o a través de la automatización del proyecto y más.

• SYNC EMAIL: Cuando esta opción está activada, usted podrá ver y responder a los correos electrónicos del cliente en su Inbox+ y ver todos los correos electrónicos en la pestaña de correo electrónico de su cuenta. 

Si deseas que los clientes reciban una invitación por correo electrónico a tu portal TaxDome , marca la casilla Enviar invitaciones. Para añadir un mensaje personalizado, escribe uno en el campo Mensaje personalizado. Si no quieres invitarlos de inmediato, envía una invitación más tarde yendo a la pestaña Cuentas, y abriendo la subpestaña Activación pendiente.

2. Etiquetas: Si ha creado etiquetas para identificar sus cuentas, aplícalas aquí. ¿Aún no tienes etiquetas ? Aprende a crearlas aquí.

Consejo: Si quieres aplicar diferentes conjuntos de etiquetas a las cuentas, prepara diferentes hojas de cálculo para las cuentas que deben ser etiquetadas con el mismo etiquetas. Para más detalles, ve aquí.   

3. Asignados: Por defecto, las nuevas cuentas se asignan a la persona que realiza la importación. Selecciona los miembros adicionales del equipo que desee que tengan acceso a todas las cuentas importadas. Para más información sobre el acceso a las cuentas, ve aquí.

4. Carpetas y documentos: Si utilizas una estructura de carpetas personalizada para los documentos del cliente, aplica las plantillas de carpetas en bloque a las cuentas recién creadas. Para más detalles sobre la creación de plantillas de carpetas, ve aquí. La plantilla de Años Fiscales Predeterminados se aplica automáticamente a las cuentas nuevas si no seleccionas una plantilla de carpeta que ya haya creado.

Paso 4. Crear contactos

Para empezar a importar tus contactos a TaxDome, revisa los nombres de las cabeceras de las columnas de tu hoja de cálculo a la izquierda, y luego eligeNo importar o Asignar a la propiedad en el menú desplegable Acción. Los nombres de las cabeceras de las columnas de su hoja de cálculo que coinciden con los nombres de las propiedades de los contactos de TaxDome (por ejemplo, Nombre, Teléfono, Correo electrónico, Ciudad) se asignan automáticamente. 

Si eliges Asignar a la propiedad, selecciona el nombre de la propiedad del contacto en el menú desplegable del campo Contacto . También puedes añadir un nuevo campo haciendo clic en Nuevo campo en el menú desplegable. Para más detalles sobre los campos personalizados de contacto, ve aquí. 

• No tienes que emparejar cada nombre de cabecera de columna; puedes dejar la selección del campo Acción como No importar.

Una vez que hayas terminado de mapear, haz clic en Continuar. Esto no inicia el proceso de importación. Podrás volver a este paso si has cometido algún error.

Paso 5. Revisar 

Cuando revises los resultados del mapeo, verás todo esto:

• Qué miembros del equipo serán asignados a las cuentas
• Qué etiquetas se asignará a las cuentas
• Qué campos de cuentas y contactos personalizados se crearán
• Qué contactos se crearán con qué nombres y direcciones de correo electrónico
• Qué cuentas se crearán con qué contactos vinculados

Si todo se ve bien, haz clic en Iniciar importación. Si no es así, vuelve a hacer las correcciones necesarias.

Ahora, puedes salir de la página; el proceso continúa por sí solo. Una vez terminada la importación, recibirás una notificación por correo electrónico. Haz clic en el enlace del mensaje para ir a los resultados de la importación. Lo verás:

• Cuántos contactos se han importado
• Cuántas filas de la hoja de cálculo se han saltado
• Cuántas cuentas se han creado
• Cuántas cuentas se han actualizado
• Cuántos campos personalizados se han creado

Si se han omitido algunas filas (debido a errores), puedes exportar un archivo CSV comprimido que le indique cuáles y por qué. Las razones por las que se han omitido filas incluyen celdas vacías en columnas obligatorias (por ejemplo, nombres de contactos) o celdas en la columna de correo electrónico a las que les faltan direcciones de correo electrónico. Ahora, puedes abandonar la página; el proceso continúa por sí solo. Los resultados de la exportación se enviarán por correo electrónico.

Si tiene dificultades con el proceso de importación, comuníquenoslo. Nuestro equipo está siempre dispuesto a ayudar¡!

¿Quién puede importar?

Esta sección es sólo para usuarios de TaxDome.

A empresa Propietario de la Empresa y administrador pueden importar contactos y crear cuentas en TaxDome. Si quieres que los miembros del equipo puedan importar, dales derechos de acceso para gestionar contactos:

1. Ve a Configuración, selecciona Equipo y planes en la barra de menú, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del miembro del equipo y, a continuación, haz clic en Editar.

2. Active Gestionar contactos, haz clic Guardar.

Consejo: Visita la  Academia de TaxDome para tomar clases divertidas y completas y convertirte en una superestrella de TaxDome .