Configuración de la firma electrónica

Al gestionar firmas electrónicas, es importante equilibrar seguridad, comodidad y cumplimiento legal. En este artículo, exploraremos cómo puedes mejorar la seguridad de tus firmas electrónicas habilitando la autenticación basada en el conocimientoKBA), las firmas electrónicas cualificadas o avanzadasQESAdES) y personalizando el formato de fecha por defecto. También veremos cómo permitir la firma electrónica sin iniciar sesión para mayor comodidad del cliente o cómo exigirle que inicie sesión para mayor seguridad.

Nota

All changes made to the signature settings will be reflected on the Feed de actividad página.

Exige Iniciar Sesión para la firma electrónica

Por defecto, todos tus clientes que utilicen el portal de clientes deben iniciar sesión en él cuando les pidas que firmen un documento. De esta forma, nadie más podrá utilizar su enlace para firmar un documento sin sus credenciales. 

Sin embargo, si quieres que tus clientes tengan una experiencia de firma electrónica más sencilla, puedes permitirles firmar documentos sin necesidad de iniciar sesión. Entonces, sólo tendrán que hacer clic en un enlace del correo electrónico y firmar un documento inmediatamente. Si lo desean, podrán iniciar sesión en el portal desde la página del documento.

Para activar o desactivar este ajuste:

• Ve a Configuración > Configuración de empresa en el menú de la barra lateral.

• En la sección Firmas, activa/desactiva el conmutador Requerir Iniciar Sesión para la firma electrónica.

Nota

If you include non-clients as signers when requesting signatures, they can sign without logging in, regardless of this setting.

Activar/desactivar la autenticación basada en el conocimiento (KBA)

Knowledge-Based Authentication (KBA) adds an extra layer of security to e-signing by verifying the signer’s identity using their answers to knowledge-based questions (for your US clients only). By default, it is enabled for all US firms and disabled for non-US firms. However, if you provide services to US customers, you can turn it on or off, regardless of your firm’s location.  

Para ello:

1. Ve a Configuración > Configuración de empresa en el menú de la barra lateral.

2. En la sección secciónFirmas, activa/desactiva el conmutador Mostrar verificación KBA .

Cuando este conmutador está activado, puedes exigir KBA al solicitar la firma.

Nota

After toggling on the toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance and history/audit trail. For details, see the article on Firm balance: Top-up and audit trail .

Habilitar/deshabilitar la firma electrónica cualificada (QES/AdES)

Las firmas electrónicas cualificadas y avanzadasQESAdES) garantizan el cumplimiento de los más altos estándares de firma electrónica (sólo para tus clientes de la UE), cumpliendo los requisitos establecidos por los organismos reguladores europeos (eIDAS). Por defecto, está activada para todas las empresas de la UE y desactivada para las empresas de fuera de la UE. Sin embargo, si prestas servicios a clientes de la UE, puedes activarla o desactivarla, independientemente de la ubicación de tu empresa.

Para ello:

• Ve a Configuración > Configuración de empresa en el menú de la barra lateral.

• En la sección Firmas, activa/desactiva el conmutador Mostrar verificación AdES .

Cuando este conmutador está activado, puedes activar QES/AdES al solicitar la firma.

Nota

After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature ). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance and history/audit trail. Read the article on Firm balance: Top-up and audit trail para más detalles.

QES/AdES Proveedores

Una vez activadas las opciones de AdES en la sección secciónFirmas de la página de configuración de tu empresa , puedes seleccionar los proveedores disponibles para que tus clientes procedan con AdES. Tus clientes podrán elegir uno de los proveedores que hayas seleccionado. Sigue estos pasos:

1. Haz clic en el enlace Editar proveedores deAdES debajo de la opción Mostrar verificación AdES como. Verás la lista de proveedores de AdES con la cobertura de países y el precio por firma electrónica.

2. Selecciona los proveedores y pulsa Guardar. Te recomendamos que selecciones sólo los proveedores disponibles en la localidad de tus clientes.

Nota

La edición de proveedores no afectará a las firmas AdES que ya hayas solicitado. Para cambiar los proveedores de la solicitud de firma AdES enviada, cancélala primero, luego edita los proveedores y vuelve a solicitar la firma AdES .

Cambiar el formato de fecha predeterminado para las firmas electrónicas

Es posible que deba seleccionar un formato de fecha específico para las firmas electrónicas (excluyendo elQES/AdES firma) en documentos por diversas razones legales. En TaxDome, tiene la flexibilidad de elegir el formato de fecha predeterminado que se aplicará a todas las firmas electrónicas.

Nota

Changing the default date format for e-signatures also affects the default date format for invoices, but it doesn’t affect date formats previously selected in your existing signature templates.

Para cambiar el formato de fecha por defecto, siga estos pasos:

1. Ve a Configuración > Configuración de empresa en el menú de la barra lateral.

2. En la sección secciónFirmas, selecciona el formato de fecha en el desplegable Formato de fecha predeterminado para la firma electrónica.

Puede seleccionar uno de los siguientes formatos de fecha:

• MMM-DD-AAAA - este formato se selecciona por defecto para todos los datos. empresas
• MM-DD-AAAA
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-AAAA
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

Una vez seleccionado el formato de fecha por defecto, se mostrará automáticamente para todas las nuevas solicitudes de firma.

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