Configuración (Básica): Firmas

When managing e-signatures, it's important to balance security, convenience and legal compliance. In this article, we’ll explore how you can enhance the security of your e-signatures by enabling knowledge-based authentication (KBA), qualified or advanced electronic signatures (QES/AdES) and customizing the default date format. We’ll also look at allowing e-signing without logging in for the client's convenience or requiring them to log in for added security.

Require login for e-signature

By default, all your clients who use the client portal must log into it when you request them to sign a document. This way, nobody else can use their link to sign a document without their credentials. 

However, if you want to allow your clients an easier e-signature experience, you can allow them to sign documents without logging in. Then, they'll just need to click a link in the email and sign a document right away. If they want to, they'll be able to log into the portal from the document page.

To enable or disable this setting:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Require login for e-signature toggle.

Note! If you add non-clients as signers when requesting signatures, they don't need to log in to sign, disregarding this setting. 

Activar/desactivar la autenticación basada en el conocimiento (KBA)

La autenticación basada en conocimientos (KBA ) añade una capa adicional de seguridad a la firma electrónica mediante la verificación de la identidad del firmante utilizando sus respuestas a preguntas basadas en conocimientos (sólo para sus clientes de EE.UU.). De forma predeterminada, está activada para todos los clientes estadounidenses empresas y desactivada para los no estadounidenses empresas. Sin embargo, si presta servicios a clientes estadounidenses, puede activarlo o desactivarlo, independientemente de la ubicación de su empresa.  

Para ello:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. In the Signatures section, enable/disable the Show KBA verification toggle.

When this toggle is enabled, you can require KBA when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show KBA verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.   

Habilitar/deshabilitar la firma electrónica cualificada (QES/AdES)

Firmas electrónicas cualificadas y avanzadas (QES/AdES) garantizar el cumplimiento de los más altos estándares de firma electrónica (solo para sus clientes de la UE), cumpliendo con los requisitos establecidos por los organismos reguladores europeos (eIDAS). De forma predeterminada, está habilitado para todos los empresas y discapacitados para los no pertenecientes a la UE empresas. Sin embargo, si prestas servicios a clientes de la UE, puedes activarlo o desactivarlo, independientemente de tu empresade la ubicación.

Para ello:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Show QES/AdES verification toggle.

When this toggle is enabled, you can activate QES/AdES when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.  

QES/AdES Proveedores

Una vez que encendió elQES/AdES en la sección Firmas de su archivo empresa configuración , puede seleccionar los proveedores disponibles para que sus clientes continúen conQES/AdES. Tus clientes podrán elegir uno de los proveedores que hayas seleccionado. Siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón EditarQES/AdES providers en el enlace de proveedoresMostrarQES/AdES Verificación como opción de alternancia. Verás la lista deQES/AdES proveedores con cobertura de países y precio por firma electrónica.

2. Seleccione los proveedores y haga clic en Guardar. Recomendamos seleccionar sólo los proveedores disponibles en la localidad de sus clientes.

¡Nota! Los proveedores de edición no afectaránQES/AdES firmas que ya ha solicitado. Para cambiar de proveedor para el envíoQES/AdES firma, cancelarla primero, luego editar los proveedores y solicitar elQES/AdES firma de nuevo.

Cambiar el formato de fecha predeterminado para las firmas electrónicas

Es posible que deba seleccionar un formato de fecha específico para las firmas electrónicas (excluyendo elQES/AdES firma) en documentos por diversas razones legales. En TaxDome, tiene la flexibilidad de elegir el formato de fecha predeterminado que se aplicará a todas las firmas electrónicas.

Para cambiar el formato de fecha por defecto, siga estos pasos:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. En la sección Firmas , seleccione el formato de fecha en el desplegable Formato de fecha predeterminado para la firma electrónica.

Puede seleccionar uno de los siguientes formatos de fecha:

• MMM-DD-AAAA - este formato se selecciona por defecto para todos los datos. empresas
• MM-DD-AAAA
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-AAAA
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

Una vez seleccionado el formato de fecha por defecto, se mostrará automáticamente para todas las nuevas solicitudes de firma.

Nota El cambio del formato de fecha predeterminado no afecta a los formatos de fecha previamente seleccionados en sus plantillas de firma.