Configuración (Básica): Firmas

Al gestionar firmas electrónicas, es importante equilibrar seguridad, comodidad y cumplimiento legal. En este artículo, exploraremos cómo puedes mejorar la seguridad de tus firmas electrónicas habilitando la autenticación basada en el conocimiento (KBA), las firmas electrónicas cualificadas o avanzadas (QES/AdES) y personalizando el formato de fecha predeterminado. También veremos cómo permitir la firma electrónica sin iniciar sesión para mayor comodidad del cliente o cómo exigirle que inicie sesión para mayor seguridad.

Nota Todos los cambios realizados en la configuración de la firma se reflejarán en la página del feed de Actividad.

Exige Iniciar Sesión para la firma electrónica

Por defecto, todos tus clientes que utilicen el portal de clientes deben iniciar sesión en él cuando les pidas que firmen un documento. De esta forma, nadie más podrá utilizar su enlace para firmar un documento sin sus credenciales. 

Sin embargo, si quieres que tus clientes tengan una experiencia de firma electrónica más sencilla, puedes permitirles firmar documentos sin necesidad de iniciar sesión. Entonces, sólo tendrán que hacer clic en un enlace del correo electrónico y firmar un documento inmediatamente. Si lo desean, podrán iniciar sesión en el portal desde la página del documento.

Para activar o desactivar este ajuste:

1. Ve a Ajustes > empresa ajustes en el menú de la barra lateral.
2. En la sección Firmas , activa/desactiva el conmutador Requerir Iniciar Sesión para firma electrónica .

Nota. Si añades a personas que no son clientes como firmantes al solicitar firmas, no necesitan iniciar sesión para firmar, sin tener en cuenta esta configuración. 

Activar/desactivar la autenticación basada en el conocimiento (KBA)

La autenticación basada en conocimientos (KBA ) añade una capa adicional de seguridad a la firma electrónica mediante la verificación de la identidad del firmante utilizando sus respuestas a preguntas basadas en conocimientos (sólo para sus clientes de EE.UU.). De forma predeterminada, está activada para todos los clientes estadounidenses empresas y desactivada para los no estadounidenses empresas. Sin embargo, si presta servicios a clientes estadounidenses, puede activarlo o desactivarlo, independientemente de la ubicación de su empresa.  

Para ello:

1. Ve a Ajustes > empresa ajustes en el menú de la barra lateral.

2. En la sección Firmas, activa/desactiva el conmutador Mostrar verificación KBA .

Cuando este conmutador está activado, puedes exigir KBA al solicitar la firma.

Nota Después de activar la opción Mostrar verificación KBA tendrás que añadir fondos a tu saldo de empresa , ya que cada intento de KBA tendrá un coste (aquí tienes los precios por intento en diferentes monedas). Para ello, ve a Configuración > empresa saldo en la barra de menú de la izquierda. Aquí, puedes comprobar el historial de saldo/seguimiento de auditoría. Para más detalles, ve al artículo sobre empresa saldo.   

Habilitar/deshabilitar la firma electrónica cualificada (QES/AdES)

Firmas electrónicas cualificadas y avanzadas (QES/AdES) garantizar el cumplimiento de los más altos estándares de firma electrónica (solo para sus clientes de la UE), cumpliendo con los requisitos establecidos por los organismos reguladores europeos (eIDAS). De forma predeterminada, está habilitado para todos los empresas y discapacitados para los no pertenecientes a la UE empresas. Sin embargo, si prestas servicios a clientes de la UE, puedes activarlo o desactivarlo, independientemente de tu empresade la ubicación.

Para ello:

1. Ve a Ajustes > empresa ajustes en el menú de la barra lateral.
2. En la sección Firmas, activa/desactiva el conmutador Mostrar QES / AdES verificación.

Cuando este conmutador está activado, puedes activar QES/AdES al solicitar la firma.

Nota Después de activar el conmutador Mostrar verificación de QES / AdES, tendrás que añadir fondos a tu saldo de empresa , ya que cada firma de QES/AdES se cobrará (aquí tienes los precios por firma). Para ello, ve a Configuración > empresa saldo en la barra de menú de la izquierda. Aquí, puedes comprobar el historial de saldo/rastro de auditoría. Para más detalles, ve al artículo sobre el saldoempresa .  

QES/AdES Proveedores

Una vez que encendió elQES/AdES en la sección Firmas de su archivo empresa configuración , puede seleccionar los proveedores disponibles para que sus clientes continúen conQES/AdES. Tus clientes podrán elegir uno de los proveedores que hayas seleccionado. Siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón EditarQES/AdES providers en el enlace de proveedoresMostrarQES/AdES Verificación como opción de alternancia. Verás la lista deQES/AdES proveedores con cobertura de países y precio por firma electrónica.

2. Seleccione los proveedores y haga clic en Guardar. Recomendamos seleccionar sólo los proveedores disponibles en la localidad de sus clientes.

¡Nota! Los proveedores de edición no afectaránQES/AdES firmas que ya ha solicitado. Para cambiar de proveedor para el envíoQES/AdES firma, cancelarla primero, luego editar los proveedores y solicitar elQES/AdES firma de nuevo.

Cambiar el formato de fecha predeterminado para las firmas electrónicas

Es posible que deba seleccionar un formato de fecha específico para las firmas electrónicas (excluyendo elQES/AdES firma) en documentos por diversas razones legales. En TaxDome, tiene la flexibilidad de elegir el formato de fecha predeterminado que se aplicará a todas las firmas electrónicas.

Para cambiar el formato de fecha por defecto, siga estos pasos:

1. Ve a Ajustes > empresa ajustes en el menú de la barra lateral.

2. En la sección Firmas , seleccione el formato de fecha en el desplegable Formato de fecha predeterminado para la firma electrónica.

Puede seleccionar uno de los siguientes formatos de fecha:

• MMM-DD-AAAA - este formato se selecciona por defecto para todos los datos. empresas
• MM-DD-AAAA
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-AAAA
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

Una vez seleccionado el formato de fecha por defecto, se mostrará automáticamente para todas las nuevas solicitudes de firma.

Nota El cambio del formato de fecha predeterminado no afecta a los formatos de fecha previamente seleccionados en sus plantillas de firma.