Firmas (Básico): Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Firmar documentos electrónicamente es tan jurídicamente vinculante como firmarlos a mano. Una vez firmado, el documento se considera definitivo y no puede modificarse. Con TaxDome, puede indicar dónde desea que se realicen las firmas electrónicas, insertar campos para el contribuyente y su cónyuge, añadir autenticación basada en conocimientos (KBA) o QES/AdES, activar recordatorios... ¡y mucho más! Sus clientes pueden firmar documentos independientemente de si utilizan el portal de clientes.

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Antes de empezar

Para proceder a la solicitud de firma:

Asegúrese de que su documento es un PDF archivo.
Asegúrese de que documento se guarda en una carpeta con El cliente puede ver el acceso . Si se encuentra en una carpeta con diferentes derechos de acceso, moverlo a uno con El cliente puede ver acceso.
Decida si desea permitir que sus clientes firmen documentos sin iniciar sesión. En caso afirmativo, desactive la opciónRequerir Iniciar Sesión para la firma electrónica. Aquellos que no utilicen el portal de clientes podrán firmar en documentos a petición suya, independientemente de esta configuración.

Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Para solicitar una firma electrónica a un cliente, siga estos pasos:

1. Vaya a la subpestaña Documentos de una cuenta de cliente, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de PDF y seleccione Solicitar firma.

2. Seleccione el firmante en la lista Firmantes o aplique una plantilla de firma. Puede seleccionar cualquier contacto vinculado a la cuenta o añadir un firmante externo.

3. Arrastra y suelta el campo de firma electrónica. Si es necesario, pasa el ratón por una de las esquinas del campo y cambia el tamaño del campo de firma.

4. Haga clic enEnviar. Para obtener más información sobre el menú de solicitud de firma, consulte la subsección siguiente.

Menú de petición de firma

Tiene varias opciones para solicitar una firma electrónica, que describiremos con más detalle a continuación:

1. Exija KBA /QES/AdES: añada el método de autenticaciónKBA método de autenticación (sólo para clientes de EE.UU.) o la firma QES/ AdES (sólo para clientes de la UE). Si se selecciona QES/AdES , el siguiente flujo difiere del descrito en el artículo detallado.

2. Plantilla: si ha creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con formularios de uso frecuente, aquí es donde puede seleccionar una.

3. Firmantes: seleccione un firmante para el que desee añadir campos de firma.

Haga clic en un nombre de firmante y, a continuación, arrastre y suelte los campos de firma que aparecen a continuación.
Haga clic en la X de la derecha para eliminar un firmante.
Para añadir un campo para un representante de empresa , seleccione la opción Yo (más detalles a continuación).
Cambiar el orden de firma por defecto.

4. Añadir firmante: seleccione los contactos de la cuenta para firmar el documento o añada un nuevo firmante utilizando su dirección de correo electrónico.

5. Campos de firma:

Firma: utilícelo para la firma electrónica de un cliente o representante de empresa . Cada campo de firma contiene la firma, la fecha y la hora de la firma.
Iniciales: utilícelo siempre que necesite que el cliente o el representante de empresa añada sus iniciales.
Fecha de firma: este campo se rellena cuando el cliente firma el documento, y el representante de empresa lo verá en la zona horaria del servidor TaxDome . En los campos del representante empresa , las fechas aparecen cuando se envían los documentos a los clientes. Las fechas no pueden editarse.
Texto: solicitar o añadir información adicional:
- Para solicitar datos adicionales, coloca el campo donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.
- Para añadir información, coloca el campo pre-rellenado donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.

6. Formato de fecha: seleccione el formato de fecha para las firmas electrónicas. Si no se configura manualmente, se utiliza el formato de fecha por defecto.

7. Recordatorios: active esta opción en si desea que se envíe automáticamente una notificación por correo electrónico al cliente si no firma a tiempo (más detalles a continuación). Los recordatorios incluirán el texto del siguiente campo: Mensaje para el cliente.

8. Mensaje para el cliente: Este mensaje sustituirá al texto predeterminado en la notificación del sistema de correo electrónico enviada junto con la solicitud de firma. No podrá acceder a este correo electrónico después de enviar la solicitud. Para reutilizarlo, considere añadirlo a la plantilla de firma.

9. Añadir shortcode: se trata de códigos que se sustituyen automáticamente por información clave en el campo Mensaje para cliente, como el nombre, la dirección, el nombre de cuenta o la fecha del destinatario (lea más sobre shortcodes).

10. Enviar: pulse aquí cuando el documento esté listo para ser firmado.

11. Guardar: guarda los cambios sin enviar el documento: todos los campos añadidos se guardan y el documento es visible en la pestaña documentos en la sección Firmas. Aún podrá revisar el documento y añadir o eliminar campos. El documento no será visible para el cliente hasta que pulse Enviar.

Solicitar firmas electrónicas a terceros

Si su cliente no utiliza el portal de clientes, o si necesita que otra persona (por ejemplo, alguien con un poder notarial) firme el documento, también es posible solicitar su firma. Cuando necesites añadir firmantes, sigue estos pasos:

1. Haga clic en Añadir firmante en la lista Firmantes . 2. Seleccione Nuevo firmante.

2. Introduzca su nombre, apellidos (opcional) y dirección de correo electrónico.

3 (opcional). Si necesitan acceder al portal más adelante, active la casilla Crear nuevo contacto . Si desea añadir algún dato de contacto, amplíe la sección Información de contacto y rellene el campo que necesite.

4. 4. Haga clic en Confirmar. Esto los añadirá a la lista de Firmantes . Solicite su firma como si fuera un contacto más vinculado a la cuenta.

Cuando se solicita una firma a una persona que no es cliente, el firmante recibe un enlace único por correo electrónico. El enlace será válido durante 7 días. Podrán firmar haciendo clic en él, sin necesidad de autorización.

Añada la firma electrónica del representante de empresa

La mayoría de los documentos deben estar firmados por uno o más preparadores de impuestos. Si necesita que firmen varios representantes de la empresa, agregue campos para ellos y edítelos indicando el nombre de cada miembro del equipo.

Cuando solicite una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccione Yo en el desplegable Elegir firmante. Los campos disponibles son:

Firma: Tu nombre aparece en por defecto, pero puedes cambiarlo. Si necesita más campos de firma para los representantes de empresa , añada más y, a continuación, edite los nombres.
Iniciales: Por defecto, aparecen las iniciales seleccionadas, pero puede editar el campo según sea necesario.
Fecha: Este campo se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.
Texto: Añada el nombre, la dirección o cualquier otro dato necesario en empresa.

Consejos:

Si necesita cambiar su nombre o iniciales, haga clic y edite el campo.
Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , y el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
Una vez que envíe el documento al cliente, el documento se considera firmado por su empresa, y el cliente puede ver esto (excluyendo QES/AdES firmas).
Si se añaden campos de firma para los representantes de empresa y el documento aún no ha sido firmado por el cliente, aún tiene tiempo de cancelar la solicitud de firma electrónica si es necesario.
La pista de auditoría del documento muestra quién creó cada campo de firma del representante de empresa en el documento.

Recordar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos

Cada vez que envías algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

Consejo Recuerde que el enlace con la solicitud de firma enviado por correo electrónico caducará en 7 días. Para garantizar un proceso fluido, recuerde a sus clientes que actúen con prontitud. Alternativamente, hágales saber que siempre pueden acceder y firmar la solicitud directamente a través del Portal del Cliente, donde no hay fecha de caducidad.

Si los destinatarios tardan demasiado en responder, o si se olvidan de hacerlo, puedes hacerlo tú:

Reenviar manualmente una notificación sobre el documento pendiente
Establecer recordatorios automáticos

Recordatorios manuales (reenvío)

Para reenviar una notificación en la que se solicita una firma electrónica, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista Firmas y, a continuación, seleccione Reenviar.

Lo que ocurre:

Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente
Una notificación sobre el documento pendiente de firma electrónica se traslada a la parte superior de la lista Esperando acción del cliente.

Recordatorios automáticos

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un documento para que lo firmen electrónicamente.

Si activasRecordatorios al solicitar una firma electrónica, se enviarán correos electrónicos adicionales al cliente si no firma electrónicamente el documento en un plazo determinado.

Una vez que actives Recordatorios, haz tus selecciones:

Días hasta el próximo recordatorio: establece que el recordatorio se envíe después de un número determinado de días si el documento no ha sido firmado electrónicamente por todos los firmantes. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se haya solicitado la firma electrónica
Número de recordatorios: establece el número de recordatorios que se envían al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un recordatorio por correo electrónico.

Los recordatorios se detienen cuando:

Se ha enviado el número establecido de recordatorios
El documento ha sido firmado por todos los firmantes

La opción Recordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (aunque uno de los firmantes lo haya firmado electrónicamente). Para ello, abre el perfil de cliente y pasa a documentos > Firmas. En la subpestaña Firmas, busca un documento y haz clic en su nombre. A continuación, haz clic en Mostrar firmantes y actualiza la configuración del recordatorio. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices los cambios.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informa al recibir una solicitud de firma. Tus clientes pueden ver y abrir las solicitudes de firma de distintas formas:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación bajo la lista de tareas de la página de inicio o en la sección En espera de acción. También pueden abrirla directamente desde la página Documentos.
En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Revisar y firmar en el correo electrónico.

Si los firmantes pueden firmar el documento sin iniciar sesión, el enlace de correo electrónico será válido siete días después de su envío.

Cuando solicites una firma electrónica a más de un usuario para una cuenta (por ejemplo, cónyuges), cada usuario verá sólo su propio campo de firma electrónica. El documento permanece en estado Pendiente de firma electrónica en la subpestaña Firmas hasta que ambas partes lo hayan firmado.

Cuando un cliente reciba una solicitud de firma por primera vez, se le pedirá que lea la Divulgación de firmas electrónicas y que acepte utilizar firmas electrónicas.

Para ver la solicitud de firma enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de sólo lectura.