Firmas (Básico): Solicitar firmas electrónicas a los clientes
La firma electrónica de documentos es tan legalmente vinculante como la firma a mano. Una vez que se ha firmado un documento, se considera definitivo y no se puede modificar. Con TaxDome, puede indicar dónde desea firmas electrónicas, insertar campos para el contribuyente y su cónyuge, agregar autenticación basada en el conocimiento (KBA) o QES/AdES, activa los recordatorios... ¡y mucho más!
Cubierto aquí:
- Antes de empezar
- Solicitar firmas electrónicas a sus clientes
- Firma electrónica de declaraciones conjuntas
- Añadir un campo para la firma electrónica de un representante empresa
- Recordar a los clientes que deben firmar electrónicamente los documentos
- Qué ven los clientes cuando solicitan una firma electrónica
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Antes de empezar
Para proceder a la solicitud de firma:
- Asegúrese de que su documento es un archivo PDF .
- Asegúrese de que documento se guarda en una carpeta con El cliente puede ver el acceso
. Si se encuentra en una carpeta con diferentes derechos de acceso, moverlo a uno con El cliente puede ver acceso. - Un cliente no puede firmar electrónicamente si no tiene acceso al portal, así que asegúrese de que Iniciar Sesión esté activado para su dirección de correo electrónico.
. Si se encuentra en una carpeta con diferentes derechos de acceso, Solicitar firmas electrónicas a sus clientes
Para solicitar una firma electrónica a un cliente, siga estos pasos:
1. Vaya a la subpestaña Documentos de una cuenta de cliente, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del PDF y seleccione Solicitar firma.
2. Elija el firmante en el menú desplegable Elegir firmante o aplique una plantilla de firma.
3. Arrastre y suelte el campo de firma electrónica.
4. Haga clic enEnviar. Para obtener más información sobre el menú de solicitud de firma, consulte la subsección siguiente.
Menú de petición de firma
Tiene varias opciones para solicitar una firma electrónica, que describiremos con más detalle a continuación:
1. Requerir KBA /QES/AdES: agregue el método de autenticación KBA (solo para sus clientes de EE. UU.) o QES/AdES (solo para sus clientes de la UE). Si QES/AdES , el siguiente flujo difiere como se describe en el artículo detallado.
2. Plantilla: si ha creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con formularios de uso frecuente, aquí es donde puede seleccionar una.
3. Elegir firmante: seleccione un firmante para el que desee añadir campos de firma.
- Haga clic en el nombre de contacto del usuario de la cuenta y, a continuación, arrastre y suelte los campos de firma que aparecen a continuación.
- Haga clic en la X de la derecha para eliminar un firmante.
- Para añadir un campo para un representante de empresa , seleccione la opción Yo (más detalles a continuación).
- Cambiar el orden de firma por defecto.
4. Añadir firmante: seleccione contactos adicionales de la cuenta para firmar el documento, como por ejemplo un cónyuge (encontrará más información en el artículo sobre firma electrónica de declaraciones conjuntas).
5. Campos de firma:
- Firma: utilícelo para la firma electrónica de un cliente o representante de empresa . Cada campo de firma contiene la firma, la fecha y la hora de la firma.
- Iniciales: utilícelo siempre que necesite que el cliente o el representante de empresa añada sus iniciales.
- Fecha de firma: este campo se rellena cuando el cliente firma el documento. En los campos representativos de empresa , las fechas aparecen cuando los documentos se envían a los clientes. Las fechas no pueden editarse.
- Texto: solicitar o añadir información adicional:
- Para solicitar datos adicionales, sitúe el campo donde desee, haz clic sobre él para editarlo.
- Para añadir información, coloque el campo rellenado donde desee, haz clic sobre él para editarlo.
6. Formato de fecha: seleccione el formato de fecha para las firmas electrónicas. Si no se configura manualmente, se utiliza el formato de fecha por defecto.
7. Recordatorios: active esta opción en si desea que se envíe automáticamente una notificación por correo electrónico al cliente si no firma a tiempo (más detalles a continuación). Los recordatorios incluirán el texto del siguiente campo: Mensaje para el cliente.
8. Mensaje para el cliente: añada un mensaje personalizado para acompañar la solicitud de firma. Este mensaje se incluirá en el correo electrónico junto con la nueva solicitud de firma. Si decide no rellenar este campo, el cliente recibirá un mensaje por defecto.
9. Añadir shortcode: se trata de códigos que se sustituyen automáticamente por información clave en el campo Mensaje para cliente, como el nombre, la dirección, el nombre de cuenta o la fecha del destinatario (lea más sobre shortcodes).
10. Enviar: pulse aquí cuando el documento esté listo para ser firmado.
11. Guardar: guarda los cambios sin enviar el documento: todos los campos añadidos se guardan y el documento es visible en la pestaña documentos en la sección Firmas. Aún podrá revisar el documento y añadir o eliminar campos. El documento no será visible para el cliente hasta que pulse Enviar.
Añadir la firma electrónica de un representante empresa
La mayoría de los documentos deben estar firmados por uno o más preparadores de impuestos. Si necesita que firmen varios representantes de la empresa, agregue campos para ellos y edítelos indicando el nombre de cada miembro del equipo.
Cuando solicite una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccione la opción Yo en el desplegable Elegir firmante. Los campos disponibles son:
- Firma: por defecto, aparece tu nombre, pero puedes cambiarlo. Si necesita más campos de firma para los representantes de empresa , añada más y, a continuación, edite los nombres.
- Iniciales: por defecto, aparecen las iniciales seleccionadas, pero puede editar el campo según sea necesario.
- Fecha: este campo se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.
- Texto: añada el nombre de su empresa, su dirección o cualquier otro dato necesario.
Consejos:
- Si necesita cambiar su nombre o iniciales, haga clic y edite el campo.
- Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , y el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
- Una vez que envíe el documento al cliente, el documento se considera firmado por su empresa, y el cliente puede ver esto (excluyendo QES/AdES firmas).
- Si se añaden campos de firma para los representantes de empresa y el documento aún no ha sido firmado por el cliente, aún tiene tiempo de cancelar la solicitud de firma electrónica si es necesario.
- La pista de auditoría del documento muestra quién creó cada campo de firma del representante de empresa en el documento.
Recordar a los clientes que deben firmar electrónicamente los documentos
Cada vez que envíe un documento para su firma electrónica, se enviará una notificación. Los usuarios vinculados a la cuenta y que tengan la opciónNotificar activada recibirán la notificación. Puede comprobar qué usuarios tienen la opción Notificar activada accediendo a la pestaña Información de una cuenta y consultando la sección Contactos .
Si los destinatarios tardan demasiado en responder, o si se olvidan de hacerlo, puedes hacerlo tú:
- Reenviar manualmente una notificación sobre el documento pendiente
- Establecer recordatorios automáticos
Recordatorios manuales (reenvío)
Para reenviar una notificación en la que se solicita una firma electrónica, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista Firmas y, a continuación, seleccione Reenviar.
Lo que ocurre:
- Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente
- Una notificación sobre el documento pendiente de firma electrónica se traslada a la parte superior de la lista Esperando acción del cliente.
Recordatorios automáticos
Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un documento para que lo firmen electrónicamente.
Si activa la opciónRecordatorios al solicitar una firma electrónica, se enviarán correos electrónicos adicionales al cliente si no firma electrónicamente el documento en un plazo determinado. La opción Recordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (incluso si ha sido firmado electrónicamente por uno de los firmantes). No olvides hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de los Recordatorios.
Una vez que actives Recordatorios, haz tus selecciones:
- Días hasta el próximo recordatorio: establece que el recordatorio se envíe después de un número determinado de días si el documento no ha sido firmado electrónicamente por todos los firmantes. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se haya solicitado la firma electrónica
- Número de recordatorios: establece el número de recordatorios que se envían al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un recordatorio por correo electrónico.
Los recordatorios se detienen cuando:
- Se ha enviado el número establecido de recordatorios
- El documento ha sido firmado por todos los firmantes
Qué ve su cliente cuando solicita una firma electrónica
Su cliente puede ver y firmar electrónicamente un documento haciendo clic en él en la categoría Documentos de la sección En espera de acción en las páginas Inicio o Documentos de su portal de clientes, o haciendo clic en el enlace de su notificación por correo electrónico.
Cuando solicita una firma electrónica a más de un usuario para una cuenta (por ejemplo, cónyuges), el usuario que firma sólo ve su propio campo de firma electrónica. El documento permanece Pendiente de firma electrónica en la subpestaña Firmas hasta que ambas partes lo hayan firmado electrónicamente.
Cuando el cliente reciba la solicitud de firma por primera vez, se le pedirá que lea la Divulgación de firmas electrónicas y que acepte utilizar firmas electrónicas:
Si desea ver TaxDome desde el lado del cliente, acceda a una vista de sólo lectura.
