Firmas (Básico): Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Solicita firmas electrónicas para que los clientes firmen documentos y formularios preparados desde tu portal TaxDome. Indica dónde quieres las firmas, inserta campos para un contribuyente y tu cónyuge, añade autenticación basada en el conocimiento (KBA), activa los recordatorios... ¡y mucho más!

Explicamos aquí:

• Cómo solicitar una firma electrónica a un cliente
• Cómo solicitar firmas electrónicas a una pareja casada
• Añadir un campo para la firma electrónica de un representante empresa
• Recordar a los clientes que deben firmar electrónicamente los documentos
• Qué ven los clientes cuando solicitan una firma electrónica

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.

Cómo solicitar una firma electrónica a un cliente

Lo que hay que saber:

• Firmar electrónicamente formularios y documentos preparados es lo mismo que firmarlos a mano.
• Cargar preparado documentos a una carpeta con El cliente puede ver para que sus clientes puedan firmar electrónicamente.
• Un cliente no puede firmar electrónicamente sin tener acceso al portal, así que asegúrate de que ha sido invitado a utilizar tu portal TaxDome .
• Para que un cliente firme, Iniciar Sesión debe estar activada para su dirección de correo electrónico vinculada en los Contactos de su cuenta.
• Como cualquier documento firmado, una vez que el cliente firma electrónicamente, el documento es definitivo y no puede modificarse.

Consejo: Puede utilizar la aplicación de Windows para solicitar firmas electrónicas y aplicar plantillas de firma.

1. En la cuenta, ve a Documentos, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del PDF y, a continuación, haz clic en Solicitar firma en el desplegable.

2. Elige el firmante manualmente en el desplegable Elegir firmante o aplica una plantilla de firma.

3. Añada tantos campos de firma electrónica como necesite, uno por cada firmante.

4. Haga clic enEnviar. El documento se envía a todos los clientes que deben firmar y se hace visible en su ficha documentos pestaña en la sección Firmas; es visible tanto para usted como para todos los usuarios de la cuenta con la opción Iniciar Sesión activado.

Además, hay más funciones. A continuación encontrará los detalles de los campos numerados:

1. Plantilla: Si has creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con los formularios de uso frecuente, selecciona una.

2. Elija el firmante: Añade los campos de firma para el usuario de TaxDome que debe firmar.

• Para añadir un campo, selecciona el nombre de contacto del usuario de la cuenta.
• Para añadir un campo para un representante de empresa , seleccione la opción Yo (más detalles a continuación).
• Para añadir un campo para un firmante adicional, como un cónyuge, seleccione el nombre de contacto del usuario (detalles más abajo).

3. Editar firmantes: Los firmantes aparecen en el mismo orden que los contactos vinculados en Detalles de cuenta. Para cambiar el orden de los firmantes, haga clic en Editar firmantes. También puede cambiar el orden predeterminado.

4. Formato de fecha: Seleccione el formato de fecha para las firmas electrónicas. Si no se configura manualmente, se utiliza el formato de fecha predeterminado.

5. 5. Campos de firma

• Firma: Utilice este campo para la firma electrónica del cliente o del representante de empresa . Cada campo de firma contiene la firma, la fecha y la hora de la firma.
• Iniciales: Utilícelo siempre que necesite que el cliente o el representante de empresa añada sus iniciales.
• Fecha de firma: La fecha rellena este campo y todos los campos de firma cuando el cliente firma el documento. Las fechas aparecen en los campos de representante de empresa cuando los documentos se envían a los clientes. Las fechas no se pueden editar.
• Texto: Solicitar o añadir información adicional
  • Puede solicitar datos adicionales. Coloque el campo donde desee, haz clic sobre él para editarlo.
  • Un representante de empresa también puede utilizar campos de texto para añadir información. Coloque el campo rellenado donde desee, haz clic en él para editar.

6. Recordatorios: Actívelos en si desea que se envíe una notificación por correo electrónico al cliente cuando no firme a tiempo (detalles más abajo). Los recordatorios incluirán el texto del siguiente campo - Mensaje para el cliente. 

7. Mensaje para el cliente: Añade un mensaje personalizado para acompañar la solicitud de firma. Este mensaje se incluirá en el correo electrónico junto con la nueva solicitud de firma. Si decide no rellenar este campo, el cliente recibirá un mensaje por defecto.

8. Añadir código corto: Se trata de códigos que se sustituyen automáticamente en el campo Mensaje para cliente, como por ejemplo para el nombre, la dirección, el nombre de cuenta o la fecha de un destinatario (aquí tiene más información sobre shortcodes).

9. Requerir KBA: Esto es disponible sólo para sus clientes de EE.UU. (aquí hay más sobre KBA).

10. Enviar: Pulse aquí cuando el documento esté listo para ser firmado.

11. Guardar: Guarde los cambios sin enviar el documento: los campos añadidos se graban y el documento es visible en la pestaña documentos en la sección Firmas. Seguirá pudiendo revisar el documento y añadir o eliminar campos. El documento no será visible para el cliente hasta que pulse Enviar.

Cómo solicitar firmas electrónicas a una pareja casada

De acuerdo con las normas fiscales, los cónyuges que rellenan una declaración de impuestos conjunta deben firmar ambos.

Pasos antes de solicitar la firma electrónica a un matrimonio

• Asegúrese de haber vinculado el contacto del cónyuge a la cuenta del contribuyente. (Puede obtener más información sobre cómo configurar cuentas y contactos).
• Asegúrate de que tanto el contribuyente como el cónyuge tienen acceso al portal de la cuenta.
• Iniciar Sesión debe estar activada para sus dos direcciones de correo electrónico en la sección de contactos de su cuenta.

Pasos para solicitar la firma electrónica de un matrimonio

1. Utiliza la opción de Solicitar la firma de la misma manera que cuando necesitas que una persona firme (ve más arriba). Añade los campos para el contribuyente y, a continuación, selecciona el nombre del cónyuge en el desplegableElegir firmante.

2. Añada campos para que el cónyuge firme electrónicamente. Para mayor claridad, se utiliza un color diferente para cada firmante.

3. Haz clic en Enviar para enviar el documento a ambos cónyuges.

¿Qué ocurre cuando se solicita la firma electrónica a una pareja casada?

• El contribuyente y el cónyuge reciben un correo electrónico con un enlace único al documento pendiente de firma electrónica.
• Ven que el documento está pendiente de firma electrónica.
• Ven todos los campos añadidos al documento, pero sólo pueden firmar en su propio campo.
• Recibirá una notificación cuando cada cónyuge firme el documento; le permitirá saber si el otro ha firmado o no.
• Una vez que alguien ha firmado un documento, el campo de la firma no puede ser editado.
• Un documento se marca como Firmado una vez que ambos cónyuges lo han firmado.
• Si alguien falla el KBA o se niega a firmar, tendrá que cargar el documento preparado y solicitar de nuevo las dos firmas electrónicas.

Añadir la firma electrónica de un representante empresa

La mayoría de los documentos deben ser firmados por uno o más preparadores de impuestos. Si necesitas que firmen varios representantes de la empresa, añade campos para ellos e indica el nombre de cada miembro del equipo.

Cuando solicite una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccione la opción Yo en el desplegable Elegir firmante. Los campos disponibles son:

• Firma: Por defecto, aparece tu nombre, pero puedes cambiarlo. Si necesitas más campos de firma para los representantes de la empresa, añade más y luego edita los nombres.
• Iniciales: Por defecto, aparecen las iniciales de su nombre. Puede editar el campo según sea necesario.
• Fecha: Se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.
• Texto: Añade el nombre de tu empresa, la dirección o cualquier otro detalle necesario.

Consejos:

• Si necesitas cambiar tu nombre o tus iniciales, haz clic y edita el campo.
• Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , y el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
• Una vez que envíes el documento al cliente, el documento se considera firmado por su empresa, y el cliente puede verlo.
• Si se añaden campos de firma para los representantes de empresa y el documento aún no ha sido firmado por el cliente, aún tiene tiempo de cancelar la solicitud de firma electrónica si es necesario.
• La pista de auditoría del documento muestra quién creó el campo de firma de cada representante de empresa en el documento.

Recordar a los clientes que deben firmar electrónicamente los documentos

Cada vez que envías un documento para su firma electrónica, se envía una notificación. Los usuarios vinculados a la cuenta que tengan la opciónNotificar activada recibirán la notificación. Puede comprobar qué usuarios tienen la opción Notificar activada accediendo a la pestaña Información de una cuenta y consultando la sección Contactos .

En caso de que los destinatarios tarden demasiado en responder, o si se olvidan de hacerlo, puedes hacerlo tú:

• Reenviar manualmente una notificación sobre el documento pendiente
• Establecer recordatorios automáticos

Recordatorios manuales (reenvío)

Para reenviar una notificación en la que se solicita una firma electrónica, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista Firmas y, a continuación, seleccione Reenviar.

Lo que sucede:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• Una notificación sobre el documento pendiente de firma electrónica se traslada a la parte superior de la lista Esperando acción del cliente.

Recordatorios automáticos

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando se les envía un documento para que lo firmen electrónicamente.

Cuando se activa la opciónRecordatorios al solicitar una firma electrónica, se envían correos electrónicos adicionales al cliente cuando no firma electrónicamente el documento en un plazo determinado. La opción Recordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (incluso si ha sido firmado electrónicamente por uno de los firmantes). No olvides hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de los Recordatorios.

Una vez que actives los Recordatorios, haz tus selecciones:

• Días hasta el próximo recordatorio: Configure el recordatorio para que salga después de un número especificado de días si el documento no ha sido firmado electrónicamente por todos los firmantes. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se haya solicitado la firma electrónica.
• Número de recordatorios: Establezca el número de recordatorios que se envían al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un recordatorio por correo electrónico.

Los recordatorios se detienen cuando:

• Se ha enviado el número establecido de recordatorios
• El documento ha sido firmado por todos los firmantes

Qué ve su cliente cuando solicita una firma electrónica

Un cliente ve y firma electrónicamente un documento haciendo clic en su nombre en la categoría Documentos de su Lista de espera en las páginas Inicio o Documentos del portal del cliente, o haciendo clic en el enlace de su notificación por correo electrónico.

Cuando solicita una firma electrónica a más de un usuario para una cuenta (por ejemplo, cónyuges), el usuario que firma sólo ve sus propios campos de firma electrónica. El documento permanece Pendiente de firma electrónica en la subpestaña Firmas hasta que ambas partes lo hayan firmado electrónicamente.

Si desea ver TaxDome desde el lado del cliente, acceda a una vista de sólo lectura.