Firmas: Solución de problemas

Aquí le ofreceremos soluciones a los posibles problemas que pueda encontrar al utilizar nuestra función de firmas, garantizando una experiencia fluida para usted y sus clientes.

Cubierto aquí: 

No puedo solicitar una firma

Si alguna vez te encuentras con que no puedes solicitar una firma a un cliente, es probable que se deba a que cargado un documento a la carpeta con un nivel de acceso incorrecto. Para resolver este problema, sigue estos pasos:

  1. Vaya a la pestaña documentos del cliente seleccionado.
  2. Localice el documento para el que desea solicitar una firma.
  3. haz click en los tres puntos ubicados en el extremo derecho y elige Mover .
  4. Seleccione una carpeta con las teclas El cliente puede ver acceso y haga clic en Mover.
  5. Una vez que hayas movido el documento a la carpeta adecuada, búscalo allí, haz click en los tres puntos nuevamente y selecciona Solicitar firma .

Ahora puedes resolver fácilmente el problema de no poder solicitar la firma a un cliente. 

No encuentro ningún contacto en la lista de firmantes

Si no ve el contacto específico en la lista de firmantes al solicitar una firma, solo puede significar que el contacto no está vinculado a la cuenta.

Para resolver este problema:

  • Si este contacto se agrega a TaxDome , vaya a Clientes > Contactos y vincúlelo a la cuenta . Luego, el contacto aparecerá en la lista de Firmantes .
  • Si este contacto no se agrega a TaxDome , puedes agregarlo inmediatamente al solicitar una firma.

El campo de firma no aparece para uno de los contactos (para una cuenta de matrimonio)

Cuando los cónyuges comparten computador para acceder a TaxDome y guardar sus credenciales en Iniciar Sesión , es esencial gestionar correctamente las firmas de los documentos para evitar confusiones. Normalmente, se añade un campo de firma para cada contacto y se envían los documentos en consecuencia. Sin embargo, suele surgir un problema cuando uno de los cónyuges inicia sesión con las credenciales guardadas del otro, firma el documento y lo guarda. Cuando el otro cónyuge intenta iniciar sesión, no ve el campo de firma, lo que da lugar a confusión.

Para comprobar el estado de la firma, siga estos pasos:

  1. Ir al cliente TaxDome cuenta y haga clic en la pestaña documentos .
  2. Seleccione la subpestaña Firmas .
  3. Pase el ratón por encima del estado del documento para ver qué dirección de correo electrónico se ha utilizado para firmar y cuál sigue pendiente.
  4. Si uno de los cónyuges ya ha firmado el documento utilizando su dirección de correo electrónico, la dirección de correo electrónico del otro cónyuge aparecerá como Pendiente.

En este caso, el cliente no podrá añadir su firma porque el campo de firma ya ha sido completado. Puedes indicarles que se conecten a la cuenta correcta y firmen sus campos o que inicien el proceso de firma desde el principio.

No se puede solicitar la firma de una de las personas de contacto al presentar una declaración conjunta

Si sus clientes presentan una declaración conjunta como pareja casada, puede encontrarse en una situación en la que desee solicitar sus firmas pero ver solo una de ellas en la lista de firmantes. lista.

Esto sucede porque uno de los firmantes no está agregado como contacto en el portal o su contacto no está vinculado a la cuenta.

Para resolver este problema:

Uno de los cónyuges no tiene una dirección de correo electrónico para firmar electrónicamente las declaraciones conjuntas

Si solo uno de los cónyuges tiene una dirección de correo electrónico y necesita que ambos firmen una declaración conjunta, existe una solución sencilla para los usuarios de Gmail. Gmail le permite modificar la dirección de correo electrónico para que ambas solicitudes de firma vayan a la misma bandeja de entrada. Simplemente agregue “+1” (o cualquier otra palabra o número) después de la parte principal del correo electrónico, de esta manera: johndoe+1@gmail.com . Ingrese esto como la segunda dirección de correo electrónico en el portal web, junto con la dirección principal. De esta manera, el cónyuge con el correo electrónico recibirá ambas solicitudes de firma.

1. Haga clic en Agregar firmante al completar la firma electrónica para declaraciones conjuntas y seleccione Nuevo firmante .

2. Agregue un firmante. Especifique la segunda dirección de correo electrónico (por ejemplo, johndoe+1@gmail.com ) y haga clic en Confirmar .

De esta manera, su cliente recibirá la carta en el mismo correo y el otro cónyuge podrá firmar desde allí, haciendo rápido y fácil obtener ambas firmas.

Necesito que uno de los contactos vuelva a firmar el documento

Supongamos que presenta una declaración conjunta para un matrimonio. Ambos han firmado el documento que les has enviado. Sin embargo, usted no está satisfecho con la calidad de una de las firmas. En este caso, no puedes volver a solicitar las firmas de este documento porque el documento ya está firmado por ambas partes, está en estado definitivo.

Para resolver este problema, debe sustituir el documento firmado inicialmente por su copia sin firmas. Ambos contactos tendrán que volver a firmar este documento. Así que, por favor, recuérdales que tengan cuidado. 

Si el problema no está relacionado con la calidad de la firma, sino con el fallo de KBA, lea la sección del artículo correspondiente.

"Desafortunadamente, no hay preguntas disponibles para verificar su identidad para el número de seguridad social proporcionado"

Si sus clientes encuentran el mensaje de error " Desafortunadamente, no hay preguntas disponibles para verificar su identidad para el número de seguridad social proporcionado", significa que nuestro proveedor KBA no pudo recopilar suficientes datos de las agencias de crédito o registros públicos para crear el conjunto requerido de cinco preguntas basadas en el SSN que usted proporcionó. Esto suele ocurrir cuando la actividad financiera de sus clientes no ha sido lo suficientemente importante a ojos del público como para generar el cuestionario de verificación.

Por ahora, no existe una solución directa para este problema. Para proporcionar una firma electrónica compatible de forma remota, los clientes pueden tener que seguir estos pasos:

  1. Imprima los formularios necesarios.
  2. Firme a mano los formularios impresos.
  3. Escanee los formularios firmados en el sistema.

Este proceso les permite proporcionar su firma respetando las normas de cumplimiento necesarias, a pesar del error de verificación del SSN.

¿Cómo se firma un documento como poder notarial para un cliente?

En caso de muerte o incapacidad del cliente, puede otorgar un poder notarial para firmar un documento en nombre de su cliente. Para ello, solicite una firma y agregue al apoderado como firmante utilizando su dirección de correo electrónico . Si necesita que actúe en nombre de su cliente más adelante, agréguelo como contacto.

1. Añada el POA como contacto dentro de la cuenta de cliente.

2. Asegúrese de que la autoridad de firma está habilitada para el contacto.

Conceder acceso al equipo de asistencia

Antes de ponerte en contacto con el equipo de asistencia, concédeles de antemano acceso al portal web para que puedan realizar alguna acción como si fueran los propietarios de tu empresa. De este modo, el equipo de asistencia podrá resolver rápidamente los problemas realizando acciones en su nombre, lo que le ahorrará tiempo y garantizará una solución eficaz de los problemas.

1. Vaya a Configuración > empresa Configuración en el menú de la barra lateral.

2. En la sección Acceso del editor, active la opción Permitir al equipo de asistencia iniciar sesión con permisos similares a los de Propietario de la Empresa.

3. (Opcional) Establezca el tiempo de validez de este permiso. Por defecto, el acceso se concede durante un mes, pero puede aumentarlo o disminuirlo. 

4. Haga clic en Guardar.

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