Firmas: Solución de problemas

Aquí le ofreceremos soluciones a los posibles problemas que pueda encontrar al utilizar nuestra función de firmas, garantizando una experiencia fluida para usted y sus clientes.

Cubierto aquí: 

• No puedo solicitar una firma
• No encuentro ningún contacto en la lista de firmantes
• El campo de firma no aparece para uno de los contactos (para una cuenta de matrimonio)
• No se puede solicitar la firma de una de las personas de contacto al presentar una declaración conjunta
• Necesito que uno de los contactos vuelva a firmar el documento
• "Desafortunadamente, no hay preguntas disponibles para verificar su identidad para el número de seguridad social proporcionado"
• ¿Cómo se firma un documento/propuesta como apoderado de un cliente?
• Conceder acceso al equipo de asistencia

No puedo solicitar una firma

Si alguna vez te encuentras con que no puedes solicitar una firma a un cliente, es probable que se deba a que cargado un documento a la carpeta con un nivel de acceso incorrecto. Para resolver este problema, sigue estos pasos:

1. Vaya a la pestaña documentos del cliente seleccionado.
2. Localice el documento para el que desea solicitar una firma.
3. Haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho y seleccione Mover.
4. Seleccione una carpeta con las teclas El cliente puede ver acceso y haga clic en Mover.
5. Una vez que hayas movido el documento a la carpeta correspondiente, búscalo allí, vuelve a hacer clic en los tres puntos y selecciona Solicitar firma.

Ahora puede resolver fácilmente el problema de no poder solicitar la firma a un cliente. 

No encuentro ningún contacto en la lista de firmantes

Si no ves el contacto específico en el desplegable Elegir firmante al solicitar una firma, dichos contactos no tienen acceso al portal de clientes.

Para resolver este problema, vaya a la cuenta del cliente. En la pestaña Información , vaya a la sección Contactos y active Iniciar Sesión para los contactos requeridos.

El campo de firma no aparece para uno de los contactos (para una cuenta de matrimonio)

Cuando los cónyuges comparten computador para acceder a TaxDome y guardar sus credenciales en Iniciar Sesión , es esencial gestionar correctamente las firmas de los documentos para evitar confusiones. Normalmente, se añade un campo de firma para cada contacto y se envían los documentos en consecuencia. Sin embargo, suele surgir un problema cuando uno de los cónyuges inicia sesión con las credenciales guardadas del otro, firma el documento y lo guarda. Cuando el otro cónyuge intenta iniciar sesión, no ve el campo de firma, lo que da lugar a confusión.

Para comprobar el estado de la firma, siga estos pasos:

1. Vaya a la cuenta del cliente en TaxDome y haga clic en la pestaña documentos pestaña
2. Seleccione la subpestaña Firmas .
3. Pase el ratón por encima del estado del documento para ver qué dirección de correo electrónico se ha utilizado para firmar y cuál sigue pendiente.
4. Si uno de los cónyuges ya ha firmado el documento utilizando su dirección de correo electrónico, la dirección de correo electrónico del otro cónyuge aparecerá como Pendiente.

En este caso, el cliente no podrá añadir su firma porque el campo de firma ya ha sido completado. Puedes indicarles que se conecten a la cuenta correcta y firmen sus campos o que inicien el proceso de firma desde el principio.

No se puede solicitar la firma de una de las personas de contacto al presentar una declaración conjunta

Si sus clientes presentan una declaración conjunta como matrimonio, es posible que se encuentre en una situación en la que desee solicitar sus firmas pero sólo vea a uno de ellos en el desplegable Elegir firmante .

Esto ocurre porque los firmantes no son cuentas sino contactos, y cada uno de estos contactos debe tener un correo electrónico para iniciar sesión. Si tus clientes necesitan una declaración conjunta, necesitan una cuenta pero varios contactos: varios correos electrónicos. 

Para resolver este problema, vaya a la cuenta del cliente. En la pestaña Información , ve a la sección Contactos , añade los contactos que faltan o haz clic en los ya existentes y añade sus correos electrónicos. Una vez hecho esto, puedes volver a solicitar firmas. Verás que ambos cónyuges pueden seleccionarse en el desplegable Elegir firmante .

Más información sobre la declaración conjunta.

Necesito que uno de los contactos vuelva a firmar el documento

Supongamos que presenta una declaración conjunta para un matrimonio. Ambos han firmado el documento que les has enviado. Sin embargo, usted no está satisfecho con la calidad de una de las firmas. En este caso, no puedes volver a solicitar las firmas de este documento porque el documento ya está firmado por ambas partes, está en estado definitivo.

Para resolver este problema, debe sustituir el documento firmado inicialmente por su copia sin firmas. Ambos contactos tendrán que volver a firmar este documento. Así que, por favor, recuérdales que tengan cuidado. 

Si el problema no está relacionado con la calidad de la firma, sino con el fallo de KBA, lea la sección del artículo correspondiente.

"Desafortunadamente, no hay preguntas disponibles para verificar su identidad para el número de seguridad social proporcionado"

Si sus clientes encuentran el mensaje de error " Desafortunadamente, no hay preguntas disponibles para verificar su identidad para el número de seguridad social proporcionado", significa que nuestro proveedor KBA no pudo recopilar suficientes datos de las agencias de crédito o registros públicos para crear el conjunto requerido de cinco preguntas basadas en el SSN que usted proporcionó. Esto suele ocurrir cuando la actividad financiera de sus clientes no ha sido lo suficientemente importante a ojos del público como para generar el cuestionario de verificación.

Por ahora, no existe una solución directa para este problema. Para proporcionar una firma electrónica compatible de forma remota, los clientes pueden tener que seguir estos pasos:

1. Imprima los formularios necesarios.
2. Firme a mano los formularios impresos.
3. Escanee los formularios firmados en el sistema.

Este proceso les permite proporcionar su firma respetando las normas de cumplimiento necesarias, a pesar del error de verificación del SSN.

¿Cómo se firma un documento/propuesta como apoderado de un cliente?

En caso de fallecimiento o incapacidad del cliente, puede hacer un POA (poder notarial) para firmar en nombre de su cliente. Para ello

1. Añada el POA como contacto dentro de la cuenta de cliente.

2. Asegúrese de que la autoridad de firma está habilitada para el contacto.

Conceder acceso al equipo de asistencia

Antes de ponerte en contacto con el equipo de asistencia, concédeles de antemano acceso al portal web para que puedan realizar alguna acción como si fueran los propietarios de tu empresa. De este modo, el equipo de asistencia podrá resolver rápidamente los problemas realizando acciones en su nombre, lo que le ahorrará tiempo y garantizará una solución eficaz de los problemas.

1. Vaya a Configuración > empresa Configuración en el menú de la barra lateral.

2. En la sección Acceso del editor, active la opción Permitir al equipo de asistencia iniciar sesión con permisos similares a los de Propietario de la Empresa.

3. (Opcional) Establezca el tiempo de validez de este permiso. Por defecto, el acceso se concede durante un mes, pero puede aumentarlo o disminuirlo. 

4. Haga clic en Guardar.