E-signatures: Troubleshooting

Aquí te daremos soluciones a los posibles problemas que puedas encontrar al utilizar nuestra función de firmas, garantizando una experiencia sin problemas para ti y tus clientes.

No puedo solicitar una firma

If you ever find yourself unable to request a signature from a client, it’s likely because you uploaded a document to the folder with an incorrect access level . To resolve this issue, follow these steps:

• Vaya a la pestaña documentos del cliente seleccionado.

• Localice el documento para el que desea solicitar una firma.

• haz click en los tres puntos ubicados en el extremo derecho y elige Mover .

• Seleccione una carpeta con las teclas El cliente puede ver acceso y haga clic en Mover.

• Una vez que hayas movido el documento a la carpeta adecuada, búscalo allí, haz click en de nuevo haz click en los tres puntos y selecciona Solicitar firma.

Ahora puedes resolver fácilmente el problema de no poder solicitar la firma a un cliente. 

No encuentro ningún contacto en la lista de firmantes

Si no ves el contacto concreto en la lista de Lista de firmantes al solicitar una firma, sólo puede significar que el contacto no está vinculado a la cuenta.

Para resolver este problema:

• If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account . Then, the contact will appear in the Signers list.

• Si este contacto no se agrega a TaxDome , puedes agregarlo inmediatamente al solicitar una firma.

El campo de firma no aparece para uno de los contactos (para una cuenta de matrimonio)

Cuando los cónyuges comparten un computador para acceder a TaxDome y guardar sus credenciales Iniciar Sesión , es esencial manejar correctamente las firmas de los documentos para evitar confusiones. Normalmente, añades un campo de firma para cada contacto y envías los documentos en consecuencia. Sin embargo, surge un problema común cuando uno de los cónyuges se conecta con las credenciales guardadas del otro, firma el documento y lo guarda. Cuando el otro cónyuge intenta iniciar sesión, no ve el campo de firma, lo que provoca confusión. Para comprobar el estado de la firma, sigue estos pasos:

• Ve a la cuenta TaxDome del cliente y haz clic en el botón documentos en la pestaña

• Selecciona la subpestaña Firmas.

• Pase el ratón por encima del estado del documento para ver qué dirección de correo electrónico se ha utilizado para firmar y cuál sigue pendiente.

• Si uno de los cónyuges ya ha firmado el documento utilizando su dirección de correo electrónico, la dirección de correo electrónico del otro cónyuge aparecerá como Pendiente.

En este caso, el cliente no podrá añadir su firma porque el campo de firma ya ha sido completado. Puedes indicarle que acceda a la cuenta correcta y firme sus campos o que inicie el proceso de firma desde el principio.

No se puede solicitar la firma de uno de los contactos al presentar una declaración conjunta

Si tus clientes presentan una declaración conjunta como matrimonio, puedes encontrarte con una situación en la que quieras solicitar sus firmas pero sólo veas a uno de ellos en la lista de Listade firmantes.

Esto ocurre porque uno de los firmantes no está añadido como contacto al portal, o su contacto no está vinculado a la cuenta. Para resolver este problema:

• If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account . Then, the contact will appear in the Signers list.

• If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature. You may also send a signature request to them by email , without adding them as a contact.

Uno de los cónyuges no tiene una dirección de correo electrónico para firmar electrónicamente las declaraciones conjuntas

If only one spouse has an email but both need to sign a joint return, plus addressing provides a simple solution. Learn more about using plus addressing for e-signatures in this article .

Necesito que uno de los contactos vuelva a firmar el documento

Supongamos que presentas una declaración conjunta para un matrimonio. Ambos firmaron el documento que les enviaste. Sin embargo, no estás satisfecho con la calidad de una de las firmas. En este caso, no puedes volver a solicitar las firmas de este documento porque el documento ya está firmado por ambas partes, está en estado definitivo.

Para resolver este problema, debe sustituir el documento firmado inicialmente por su copia sin firmas. Ambos contactos tendrán que volver a firmar este documento. Así que, por favor, recuérdales que tengan cuidado. 

If the issue is connected not with the signature quality but with the failed KBA, read the corresponding article section .

"Lamentablemente, no hay preguntas disponibles para verificar tu identidad para el número de la seguridad social proporcionado"

Si tus clientes encuentran el mensaje de error " Lamentablemente, no hay preguntas disponibles para verificar tu identidad para el número de la seguridad social facilitado", significa que nuestro proveedor de KBA no pudo recopilar suficientes datos de las agencias de crédito o de los registros públicos para crear el conjunto requerido de cinco preguntas basadas en el SSN que facilitaste. Esto suele ocurrir cuando la actividad financiera de tus clientes no ha sido lo suficientemente importante a ojos del público como para generar el cuestionario de verificación.

Por ahora, no existe una solución directa para este problema. Para proporcionar una firma electrónica compatible de forma remota, los clientes pueden tener que seguir estos pasos:

• Print the required forms.

• Firme a mano los formularios impresos.

• Scan the signed forms back into the system.

Este proceso les permite proporcionar su firma respetando las normas de cumplimiento necesarias, a pesar del error de verificación del SSN.

¿Cómo se firma un documento como poder notarial para un cliente?

In case of the client’s death or disability, you can make a POA (power of attorney) to sign a document on behalf of your client. To do so, request a signature and add the POA as a signer using their email address . If you need them to act for your client more in the future, please add them as a contact.

1. Add the POA as a contact within the client account.

2. Make sure signatory authority is enabled for the contact.

Conceder acceso al equipo de asistencia

Antes de ponerte en contacto con el equipo de asistencia, concédeles de antemano acceso al portal web para que puedan realizar alguna acción como si fueran los propietarios de tu empresa. De este modo, el equipo de asistencia podrá resolver rápidamente los problemas realizando acciones en su nombre, lo que le ahorrará tiempo y garantizará una solución eficaz de los problemas.

1. Ve a Configuración > Configuración de empresa en el menú de la barra lateral.

2. En la sección Acceso del editor, activa Permitir que el equipo de soporte inicie sesión con permisos Propietario de la Empresa.

3. (Opcional) Establece el tiempo de validez de este permiso. Por defecto, se da acceso durante un mes, pero puedes aumentarlo o disminuirlo. 

4. Pulsa . Guardar.