Rastrear, cancelar solicitudes de firma y descargar certificados

¿Cómo compruebas si tus clientes han firmado electrónicamente los documentos que les has enviado? ¿Necesitas cancelar una solicitud de firma electrónica? Averigua todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica en documentos .

Gestionar firmas electrónicas

1. Para encontrar rápidamente uno o todos los documentos pendientes de firma electrónica:

• Vaya a la página Documentos para buscar documentos que haya sufrido algún tipo de acción (cargado, editado, vinculado a una factura, etc.) en los últimos 30 días.

• Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para buscar en todos sus documentos.

• O ve a los documentos para buscar en todos sus documentos. 

2. Haz clic en Filtrar en la esquina superior derecha y limita la lista de documentos que buscas seleccionando uno o varios filtros en la sección Firmas.

   

• Muestra todos los documentos con las firmas electrónicas solicitadas.

• Firmado muestra los documentos que han sido firmados electrónicamente por todos los usuarios de la cuenta.

• Firmado parcialmente muestra los documentos que al menos un usuario de la cuenta ha firmado electrónicamente.

• Firma pendiente muestra los documentos pendientes de firma electrónica de todos los usuarios de la cuenta.

• Preparado para firma muestra los documentos pendientes de firma electrónica aún no enviados.

• Exclusión muestra los documentos que los usuarios se negaron a firmar electrónicamente.

• KBA pendiente muestra los documentos con solicitudes KBA pendientes de ser firmados electrónicamente por al menos un usuario de la cuenta.

• KBA Fallido muestra los documentos en los que todos los usuarios de la cuenta fallaron el KBA y/o los usuarios que se negaron a firmar electrónicamente.

• Anulado muestra los documentos que fueron firmados fuera de línea y anulados por un empresa Propietario de la Empresa o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

• Kind Electronic muestra los documentos firmados con la firma electrónica simple.

• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

3. Pulsa Aplicar para ver la lista reducida.

Para ver una lista de todos los documentos con solicitud de firma electrónica o preparados para la firma electrónica, ve a documentos en la cuenta de cliente, y luego a Firmas.

La siguiente información está disponible aquí:

• Nombre: haz click en el nombre del documento para verlo y descargarlo.

• Estado: Etapa en la que se encuentra el documento, marcada KBA o AdES para el tipo de firma específico.

  • Firmado: El documento ha sido firmado electrónicamente por todos los usuarios de la cuenta.

  • Pendiente de firmar x/y: El documento se envió al cliente y x número ha firmado o se ha negado a firmar de un número de y usuarios. Pasa el ratón por encima del estado para ver los detalles y saber qué firmas están pendientes.

  • Firma rechazada: El cliente se negó a firmar electrónicamente el documento.

  • Anulado: El documento fue firmado fuera de línea y anulado por el empresa Propietario de la Empresa o miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

  • Parcialmente firmado x/y: El documento fue firmado electrónicamente por x número de y número de usuarios. 

  • KBA ha fallado: Ningún usuario de la cuenta ha firmado el documento y al menos uno ha fallado en KBA.

• La fecha de cargado muestra cuándo se cargado el documento en TaxDome.

• La fecha solicitada muestra cuándo se envió el documento al cliente para que lo firmara electrónicamente.

• La fecha de firma muestra cuándo el cliente firmó electrónicamente el documento.

Puede ordenar los documentos por nombre, fecha cargado, fecha de solicitud o fecha de firma electrónica. Haga clic en la flecha arriba-abajo situada junto al nombre de la cabecera de la columna que desea ordenar.

Ver quién ha firmado electrónicamente el documento o se ha negado a hacerlo

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+ . Click on the document or Go to… to open it and review the e-signature status. Click the three-dot menu in the top right corner of the viewer and select Show signers to see who has signed or declined.

Si se solicitó una firma electrónica a un matrimonio, verá quién ha firmado. Si uno de los usuarios falla el KBA, o declina firmar electrónicamente, cargar el documento preparado y vuelva a solicitar una firma electrónica. 

If you want to check a document’s e-signature status, go to the Documents page, then check the Status column. To learn more about document statuses, go here .

The document’s audit trail shows whether a client provided an e-signature and passed or failed the KBA.

Descargar certificados de finalización

Si, por alguna razón, necesitas demostrar que un documento firmado electrónicamente es legítimo, puedes descargarlo junto con su certificado de finalización. Para descargar un documento firmado electrónicamente con su certificado de finalización:

1. Abre un documento totalmente firmado o selecciona un documento totalmente firmado en la lista de documentos.

2. Haz clic en los tres puntos y selecciona Descargar > Documento firmado con certificado.

   

La última página del documento descargado contendrá un certificado de finalización. Contiene todos los datos de todas las firmas. Así es como puede quedar:

Ver cuentas con documentos pendientes de firma electrónica

Puedes averiguar qué documentos aún necesitan ser firmados electrónicamente yendo a tu Lista decuentas.

Para filtrar la lista Listade cuentas para ver los documentos a los que aún les faltan firmas electrónicas:

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra lateral del menú, haz clic Filtro.

2. Selecciona Firma pendiente en la sección Firmas.

A continuación, verás una lista de esas cuentas.

También se puede hacer desde la pestaña Recientes de la página Documentos.

Firma electrónica nula

You might run into a situation that requires you to cancel an e-signature request. For example, you’ve requested e-signatures from a couple, and one of the spouses has dropped by your office to sign. To void an e-signature request , follow these steps: 

Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y, a continuación, selecciona Anular en el desplegable. Se te pedirá que especifiques el motivo de la anulación. Desactiva Notificar al cliente si no quieres enviar una notificación. haz clic Anular.

Para ver todos los documentos con solicitudes de firma electrónica anuladas, mientras ves los documentos, haz clic en Filtrar, selecciona Anulado y haz clic Aplicar.

Para ver por qué se anuló una solicitud de firma, abre el documento, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona Mostrar más información (el botón no está disponible si no se ha anulado ninguna firma).

Cancelar solicitudes de firma electrónica

Si has enviado por error una solicitud de firma electrónica, puedes cancelarla, ¡pero hazlo rápido! La cancelación de la firma electrónica sólo funciona para cancelar las firmas de los miembros de tu equipo y si ningún cliente ha firmado electrónicamente todavía. 

haz clic haz click en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento, haz clic Cancelar solicitud de firma. Cuando se cancela una solicitud, puedes editar los campos de firma de los clientes y del representante de empresa empresa, y volver a enviar la solicitud de firma electrónica.

Once a client has e-signed, you cannot cancel a request; the Cancel signature request feature is only available for documents that have 0 in the status counter. If the document has been e-signed by one of the clients, use Void instead.

Para ver todos los documentos pendientes de firma electrónica:

Mientras ves los documentos, haz clic en Filtrar, selecciona Firma pendiente, haz clic Aplicar.