Firmas (Básico): Cómo ver y cancelar solicitudes de firma electrónica
¿Cómo puede comprobar si sus clientes han firmado electrónicamente los documentos que les ha enviado? ¿Necesita cancelar una solicitud de firma electrónica? Descubra todo lo que necesita saber sobre la firma electrónica en documentos .
Cubierto aquí:
- Gestión de firmas electrónicas
- Ver quién ha firmado electrónicamente un documento o se ha negado a hacerlo
- Ver cuentas con documentos pendientes de firma electrónica
- Anulación de firmas electrónicas
- Cancelación de solicitudes de firma electrónica
Gestión de firmas electrónicas
1. Para encontrar rápidamente uno o todos los documentos pendientes de firma electrónica:
- Vaya a la página Documentos para buscar documentos que haya sufrido algún tipo de acción (cargado, editado, vinculado a una factura, etc.) en los últimos 30 días.
- Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para buscar en todos sus documentos.
- O vaya a la pestaña documentos para buscar en todos sus documentos.
2. Haga clic en Filtrar en la esquina superior derecha y acote la lista de documentos que busca seleccionando uno o varios filtros en la sección Firmas .
- Muestra todos los documentos con las firmas electrónicas solicitadas.
- Firmado muestra los documentos que han sido firmados electrónicamente por todos los usuarios de la cuenta.
- Firmado parcialmente muestra los documentos que al menos un usuario de la cuenta ha firmado electrónicamente.
- Firma pendiente muestra los documentos pendientes de firma electrónica de todos los usuarios de la cuenta.
- Preparado para firma muestra los documentos pendientes de firma electrónica aún no enviados.
- Opted Out muestra los documentos que los usuarios se negaron a firmar electrónicamente.
- KBA pendientes muestra los documentos con solicitudes de KBA pendientes de ser firmados electrónicamente por al menos un usuario de la cuenta.
- KBA Fallido muestra los documentos en los que todos los usuarios de la cuenta han fallado el KBA y/o los usuarios que se han negado a firmar electrónicamente.
- Anulado muestra los documentos que fueron firmados fuera de línea y anulados por un empresa Propietario de la Empresa o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.
- Kind Electronic shows documents signed using the Simple electronic signature.
- Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures (QES/AdES).
3. Haga clic en Aplicar para ver la lista reducida.
Para ver una lista de todos los documentos con solicitud de firma electrónica o preparados para la firma electrónica, vaya a documentos en la cuenta de cliente, y después a Firmas.
La siguiente información está disponible aquí:
- NOMBRE: Haga clic en el nombre del documento para verlo y descargarlo.
- ESTADO: Stage the document is in, marked KBA or QES/AdES for specific signature type.
- Firmado: El documento ha sido firmado electrónicamente por todos los usuarios de la cuenta.
- Pendiente de firmar x/y: El documento se envió al cliente y x número ha firmado o se ha negado a firmar de un número de y usuarios. Pase el ratón por encima del estado para ver los detalles y saber qué firmas quedan pendientes.
- Firma rechazada: El cliente se negó a firmar electrónicamente el documento.
- Anulado: El documento fue firmado fuera de línea y anulado por el empresa Propietario de la Empresa o miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.
- Parcialmente firmado x/y: El documento fue firmado electrónicamente por x número de y número de usuarios.
- KBA fallido: Ningún usuario de la cuenta ha firmado el documento y al menos uno ha fallado el KBA.
- FECHA cargado muestra cuando el documento era cargado a TaxDome.
- FECHA SOLICITADA muestra cuando el documento fue enviado al cliente para ser firmado electrónicamente.
- FECHA DE FIRMA muestra la fecha en que el documento fue firmado electrónicamente por el cliente.
Puede ordenar los documentos por nombre, fecha cargado, fecha de solicitud o fecha de firma electrónica. Haga clic en la flecha arriba-abajo situada junto al nombre de la cabecera de la columna que desea ordenar.
Ver quién ha firmado electrónicamente un documento o se ha negado a hacerlo
Cuando un cliente firma electrónicamente o se niega a firmar electrónicamente un documento documento, o no pasa el KBA, el documento pasa a la parte superior de la lista Recientes de la página Documentos . También recibes un correo electrónico al respecto y una notificación en tu buzón de correo electrónico. Inbox+. Haga clic en el documento o en Ir a... para revisar el estado de la firma electrónica.
Si se solicitó una firma electrónica a un matrimonio, verá quién ha firmado. Si uno de los usuarios falla el KBA, o declina firmar electrónicamente, cargar el documento preparado y solicite de nuevo una firma electrónica.
Consejo: Cambia tus preferencias de notificación en cualquier momento.
Si desea comprobar el estado de la firma electrónica de un documento, vaya a la página Documentos y compruebe la columna Estado . Para obtener más información sobre el estado de los documentos, vaya aquí.
La pista de auditoría del documento muestra si un cliente ha proporcionado una firma electrónica y si ha superado o no la KBA.
Ver cuentas con documentos pendientes de firma electrónica
Para saber qué documentos deben firmarse electrónicamente, consulte su lista de cuentas.
Para filtrar la lista de Cuentas para ver los documentos a los que aún les faltan firmas electrónicas:
1. Vaya a Clientes, haz clic FILTRO.
2. Seleccione Firma pendiente en la sección Firmas , haz clic APLICAR.
A continuación, verás una lista de esas cuentas.
También puede hacerse desde la pestaña Recientes de la página Documentos .
Anulación de firmas electrónicas
Es posible que se encuentre con una situación que le obligue a cancelar una solicitud de firma electrónica. Por ejemplo, ha solicitado firmas electrónicas a una pareja y uno de los cónyuges se ha pasado por su oficina para firmar. Para anular una solicitud de firma electrónica, siga estos pasos:
Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y seleccione Anular en el menú desplegable. Se le pedirá que especifique el motivo de la anulación. Desactive la opción Notificar al cliente si no desea enviar una notificación. haz clic Anular.
Para ver todos los documentos con solicitudes de firma electrónica anuladas: mientras visualiza los documentos, haga clic en Filtro, seleccione Anulado, haz clic Aplicar.
Para ver por qué se anuló una solicitud de firma, abra el documento, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Mostrar más información (el botón no está disponible si no se anuló ninguna firma).
Cancelación de solicitudes de firma electrónica
Si ha enviado por error una solicitud de firma electrónica, puede cancelarla, ¡pero hágalo rápido! Sólo funciona si aún está en estado Solicitado y nadie ha firmado electrónicamente todavía. Si el documento ha sido firmado electrónicamente por uno de los clientes, utilice Anular en su lugar.
Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento, haz clic Cancelar solicitud de firma en el desplegable.
Una vez que un cliente ha firmado electrónicamente, no puede cancelar una solicitud; la función Cancelar solicitud de firma sólo está disponible para los documentos que tienen 0 en el contador de estado.
Para ver todos los documentos pendientes de firma electrónica:
Mientras visualiza los documentos, haga clic en Filtro, seleccione Pendiente de firma, haz clic Aplicar.
