Firmas (Básico): Cómo ver y cancelar solicitudes de firma electrónica

¿Cómo puede comprobar si sus clientes han firmado electrónicamente los documentos que les ha enviado? ¿Necesita cancelar una solicitud de firma electrónica? Descubra todo lo que necesita saber sobre la firma electrónica en documentos .

Cubierto aquí:

• Gestión de firmas electrónicas
• Ver quién ha firmado electrónicamente un documento o se ha negado a hacerlo
• Ver cuentas con documentos pendientes de firma electrónica
• Anulación de firmas electrónicas
• Cancelación de solicitudes de firma electrónica

Gestión de firmas electrónicas

1. Para encontrar rápidamente uno o todos los documentos pendientes de firma electrónica:

• Vaya a la página Documentos para buscar documentos que haya sufrido algún tipo de acción (cargado, editado, vinculado a una factura, etc.) en los últimos 30 días.
• Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para buscar en todos sus documentos.
• O vaya a la pestaña documentos para buscar en todos sus documentos. 

2. Haga clic en Filtrar en la esquina superior derecha y acote la lista de documentos que busca seleccionando uno o varios filtros en la sección Firmas .

• Muestra todos los documentos con las firmas electrónicas solicitadas.
• Firmado muestra los documentos que han sido firmados electrónicamente por todos los usuarios de la cuenta.
• Firmado parcialmente muestra los documentos que al menos un usuario de la cuenta ha firmado electrónicamente.
• Firma pendiente muestra los documentos pendientes de firma electrónica de todos los usuarios de la cuenta.
• Preparado para firma muestra los documentos pendientes de firma electrónica aún no enviados.
• Opted Out muestra los documentos que los usuarios se negaron a firmar electrónicamente.
• Pendiente KBA muestra documentos con solicitudes KBA a la espera de ser firmados electrónicamente por al menos un usuario de la cuenta.
• KBA Fallidos muestra los documentos en los que todos los usuarios de la cuenta han fallado en KBA y/o los usuarios que se han negado a firmar electrónicamente.
• Anulado muestra los documentos que fueron firmados fuera de línea y anulados por un empresa Propietario de la Empresa o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.
• Kind Electronic muestra los documentos firmados con la firma electrónica simple.
• El tipo QES / AdES muestra los documentos firmados utilizando las firmas electrónicas reconocida y avanzada (QES/AdES ).

3. Haga clic en Aplicar para ver la lista reducida.

Para ver una lista de todos los documentos con solicitud de firma electrónica o preparados para la firma electrónica, vaya a documentos en la cuenta de cliente, y después a Firmas.

La siguiente información está disponible aquí:

• NAME: Click on the document’s name to view and download it.
• ESTADO: Etapa en la que se encuentra el documento, marcada KBA o QES/AdES para el tipo de firma específico.
  • Firmado: El documento ha sido firmado electrónicamente por todos los usuarios de la cuenta.
  • Pendiente de firmar x/y: El documento se envió al cliente y x número ha firmado o se ha negado a firmar de un número de y usuarios. Pase el ratón por encima del estado para ver los detalles y saber qué firmas quedan pendientes.
  • Firma rechazada: El cliente se negó a firmar electrónicamente el documento.
  • Anulado: El documento fue firmado fuera de línea y anulado por el empresa Propietario de la Empresa o miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.
  • Parcialmente firmado x/y: El documento fue firmado electrónicamente por x número de y número de usuarios. 
  • KBA ha fallado: Ningún usuario de la cuenta ha firmado el documento y al menos uno ha fallado en KBA.
• FECHA cargado muestra cuando el documento era cargado a TaxDome.
• FECHA SOLICITADA muestra cuando el documento fue enviado al cliente para ser firmado electrónicamente.
• FECHA DE FIRMA muestra la fecha en que el documento fue firmado electrónicamente por el cliente.

Puede ordenar los documentos por nombre, fecha cargado, fecha de solicitud o fecha de firma electrónica. Haga clic en la flecha arriba-abajo situada junto al nombre de la cabecera de la columna que desea ordenar.

Ver quién ha firmado electrónicamente un documento o se ha negado a hacerlo

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+. Click on the document or Go to... to review the e-signature status.

Si se solicitó una firma electrónica a un matrimonio, verá quién ha firmado. Si uno de los usuarios falla el KBA, o declina firmar electrónicamente, cargar el documento preparado y vuelva a solicitar una firma electrónica. 

Consejo: Cambia tus preferencias de notificación en cualquier momento.

Si desea comprobar el estado de la firma electrónica de un documento, vaya a la página Documentos y compruebe la columna Estado . Para obtener más información sobre el estado de los documentos, vaya aquí.

El registro de auditoría del documento muestra si un cliente ha proporcionado una firma electrónica y si ha aprobado o suspendido el examen KBA.

Ver cuentas con documentos pendientes de firma electrónica

Para saber qué documentos deben firmarse electrónicamente, consulte su lista de cuentas.

Para filtrar la lista de Cuentas para ver los documentos a los que aún les faltan firmas electrónicas:

1. Vaya a Clientes, haz clic FILTRO.

2. Seleccione Firma pendiente en la sección Firmas , haz clic APLICAR.

A continuación, verás una lista de esas cuentas.

También puede hacerse desde la pestaña Recientes de la página Documentos .

Anulación de firmas electrónicas 

Es posible que se encuentre con una situación que le obligue a cancelar una solicitud de firma electrónica. Por ejemplo, ha solicitado firmas electrónicas a una pareja y uno de los cónyuges se ha pasado por su oficina para firmar. Para anular una solicitud de firma electrónica, siga estos pasos: 

Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y seleccione Anular en el menú desplegable. Se le pedirá que especifique el motivo de la anulación. Desactive la opción Notificar al cliente si no desea enviar una notificación. haz clic Anular.

Para ver todos los documentos con solicitudes de firma electrónica anuladas: mientras visualiza los documentos, haga clic en Filtro, seleccione Anulado, haz clic Aplicar.

Para ver por qué se anuló una solicitud de firma, abra el documento, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Mostrar más información (el botón no está disponible si no se anuló ninguna firma).

Cancelación de solicitudes de firma electrónica

Si ha enviado por error una solicitud de firma electrónica, puede cancelarla, ¡pero hágalo rápido! La cancelación de firmas electrónicas sólo funciona para cancelar las firmas de los miembros de tu equipo y si ningún cliente ha firmado electrónicamente todavía. 

Click on the three dots to the far right of the document’s name, then click Cancel Signature Request in the pull-down. When a request is canceled, you can edit the signature fields for the clients and the firm representative, then send the e-signature request again.

Una vez que un cliente ha firmado electrónicamente, no puede cancelar una solicitud; la función Cancelar solicitud de firma sólo está disponible para los documentos que tienen 0 en el contador de estado. Si el documento ha sido firmado electrónicamente por uno de los clientes, utilice Anular en su lugar.

Para ver todos los documentos pendientes de firma electrónica:

While viewing documents, click on Filter, select Pending Signature, then click Apply.