Utiliza funciones de cuenta en tu flujo de trabajo

Agiliza tu flujo de trabajo asignando tareas y trabajos en función de los roles de la cuenta, en lugar de en función de miembros concretos del equipo. Esta guía te ayudará a automatizar la asignación de tareas y trabajo . 

Antes de empezar

Con los roles de cuenta, puedes asignar trabajos y tareas no al miembro concreto del equipo, sino al rol de cuenta, como preparador de impuestos, asesor, contable, gestor de cuentas, revisor, etc. De esta forma, cuando la trabajo se cree automáticamente, el asignado a se establecerá en función de la selección del rol de cuenta para la cuenta de cliente concreta.

Para empezar a utilizar las funciones de cuenta en tu flujo de trabajo, debes crearlas y asignar miembros del equipo a cada función.

Una vez completados estos pasos, podrás utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo. 

Utilizar roles de cuenta en trabajos

Si creas tareas o trabajos manualmente o en bloque, puedes asignarlos fácilmente de forma automática en función de los roles de la cuenta de tus clientes.

Este proceso es similar tanto para las tareas como para trabajos:

1. Inicia la creación de tu tarea o trabajo .

2. En la sección Asignados de la barra lateral, selecciona Funciones.

3. Elige uno o varios roles en el desplegable Funciones asignadas.

4. Finaliza la creación de tu tarea o trabajo .

La trabajo se asignará a una persona indicada asignado a el cliente para el que se creó. 

Asigna tareas automáticamente en función de los roles

Puedes hacer que las tareas creadas automáticamente se asignen a distintos miembros del equipo en función de sus funciones siguiendo estos pasos:

• Paso 1. Añadir el rol de cuenta a la plantilla de tareas

• Paso 2. Configurar la automatización de la creación de tareas

Paso 1. Añadir el rol de cuenta a la plantilla de tareas

Primero, tienes que configurar una plantilla de tareas:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa y cambia a la pestaña Tareas. 

2. Haz clic en Crear plantilla o selecciona una plantilla existente para ajustarla.

3. En el asignado a selecciona Roles. 

4. Añade el rol deseado en el campo Roles asignados y, a continuación, guarda la plantilla.

   

Paso 2. Configurar la automatización de la creación de tareas

Ahora puedes utilizar la plantilla de tarea que has creado en proyecto :

1. Abre el proyecto que quieras editar y selecciona una etapa en la que quieras añadir automatización.
2. Añade la automatización Crear tarea y selecciona la plantilla que configuraste en el paso anterior.

Cuando trabajos entran en esta fase, los asignatarios de las tareas se asignan automáticamente en función de los roles de la cuenta del cliente.   

Asignar automáticamente trabajos en función del rol

Puedestrabajos automáticamente mediante trabajo asignadas a diferentes miembros del equipo en función de sus roles. Sigue estos pasos:

• Paso 1. Añade el rol de cuenta a la plantilla de trabajo

• Paso 2. Configura las recurrencias de trabajo

Paso 1. Añade el rol de cuenta a la plantilla de trabajo

Primero, tienes que crear una plantilla de trabajo :

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa y cambia a la opción trabajos pestaña. 

2. Haz clic en Crear plantilla o selecciona una plantilla existente para ajustarla.

3. En el asignado a selecciona Roles. 

4. En el campo Roles asignados, añade el rol deseado y, a continuación, guarda la plantilla.

   

Paso 2. Configura las recurrencias de trabajo

Ahora puedes utilizar la trabajo que has creado en trabajo :

1. Abre la recurrencia de trabajo que quieras editar o crea una nueva.
2. En el campo plantilla detrabajo , selecciona la plantilla que configuraste en el paso anterior y, a continuación, guarda.

Cuando se crean nuevos trabajos a partir de esta recurrencia, los asignatarios de trabajo se asignan automáticamente en función de los roles de la cuenta.

Utilizar roles como remitentes en las comunicaciones

Puedes configurar automatizaciones de correo electrónico y chat para enviar mensajes de los miembros del equipo en función de las funciones que se les hayan asignado para las cuentas de los clientes. Esto garantiza que las comunicaciones provengan del miembro del equipo adecuado que se encarga de ese aspecto del trabajo del cliente.

Por ejemplo:

• updates sobre la preparación de impuestos updates ser enviadas por cualquier persona que tenga el rol de «Preparador de impuestos».
• Los mensajes de contabilidad se pueden enviar desde el «Contable».
• Las comunicaciones generales sobre la cuenta pueden enviarse desde el «Administrador de cuentas».

Al configurar las automatizaciones Enviar correo electrónico o Enviar mensaje en tus plantillas de correo electrónico y chat:

1. Activa Personalizar y, a continuación, selecciona Rol en el campo Remitente.

2. Elige la función (por ejemplo, preparador de impuestos, gestor de cuentas, contable, revisor).

3. Cuando se active la automatización, el mensaje se enviará desde la persona asignada a esa función para la cuenta del cliente.

Nota

Si no hay ningún miembro del equipo asignado a la función seleccionada para una cuenta de cliente, el mensaje se enviará desde el remitente predeterminado especificado en la plantilla. Para las automatizaciones de correo electrónico, la cuenta de correo electrónico del miembro del equipo asignado a la función debe estar sincronizada con TaxDome.

¿Quién puede hacerlo?

Los propietarios y administradores de empresa pueden crear tareas y trabajos, crear plantillas y configurar automatizaciones y recurrencias de trabajo sin derechos de acceso adicionales.

Los miembros del equipo necesitarán los siguientes derechos de acceso :

• Utilizar roles de cuenta con tareas:

  • Estar asignado a la cuenta del cliente o tener el derecho de acceso Ver todas las cuentas para crear tareas.

  • Gestionar plantillas derecho de acceso para crear o editar plantillas de tareas.

  • Gestiona los derechos de acceso proyectos para añadir automatizaciones a los proyectos a proyectos tienen acceso.

• Utilizar funciones de cuenta con trabajos:

  • Estar asignado a la cuenta del cliente o tener el derecho de acceso Ver todas las cuentas para crear trabajos.

  • Gestionar plantillas derecho de acceso para crear o editar plantillas de trabajo .

  • Gestionar recurrencia de trabajo derecho de acceso para configurar las recurrencias de trabajo .

  

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