flujo de trabajo (Avanzado): Uso de los roles de cuenta
Agiliza tu flujo de trabajo asignando tareas y trabajos en función de los roles de la cuenta, en lugar de en función de miembros concretos del equipo. Esta guía te ayudará a automatizar la asignación de tareas y trabajo .
Antes de empezar
Con los roles de cuenta, puedes asignar trabajos y tareas no al miembro concreto del equipo, sino al rol de cuenta, como preparador de impuestos, asesor, contable, gestor de cuentas, revisor, etc. De esta forma, cuando la trabajo se cree automáticamente, el asignado a se establecerá en función de la selección del rol de cuenta para la cuenta de cliente concreta.
Para empezar a utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo, necesitas tenerlos creados y asignar miembros del equipo a los roles.
Una vez completados estos pasos, podrás utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo.
Utilizar roles de cuenta en trabajos
Este proceso es similar tanto para las tareas como para trabajos:
1. Inicia la creación de tu tarea o trabajo .
2. En la sección Asignados de la barra lateral, selecciona Funciones.
3. Elige uno o varios roles en el desplegable Roles asignados.
4. Finaliza la creación de tu tarea o trabajo .
La trabajo se asignará a una persona indicada asignado a el cliente para el que se creó.
Asigna tareas automáticamente en función de los roles
Puedes hacer que las tareas creadas automáticamente se asignen a distintos miembros del equipo en función de sus funciones siguiendo estos pasos:
- Paso 1. Añadir el rol de cuenta a la plantilla de tareas
- Paso 2. Configurar la automatización de la creación de tareas
Paso 1. Añadir el rol de cuenta a la plantilla de tareas
Primero, tienes que configurar una plantilla de tareas:
1. Ve a Plantillas >Plantillas de empresa y cambia a la pestaña Tareas .
2. Haz clic en Crear plantilla o selecciona una plantilla existente para ajustarla.
3. En el asignado a sección, selecciona Roles.
4. Añade el rol deseado en el campo Roles asignados y, a continuación, guarda la plantilla.
Paso 2. Configurar la automatización de la creación de tareas
Ahora, puedes utilizar la plantilla de tareas que has creado en las automatizaciones deproyecto :
1. Abre el proyecto que quieras editar y selecciona una etapa en la que quieras añadir automatización.
2. Añade la automatización Crear tarea y selecciona la plantilla que configuraste en el paso anterior.
Cuando trabajos entran en esta fase, los asignatarios de las tareas se asignan automáticamente en función de los roles de la cuenta del cliente.
Asignar automáticamente trabajos en función del rol
Puedes hacer que trabajos se creen automáticamente mediante recurrencias detrabajo asignadas a distintos miembros del equipo en función de sus funciones. Sigue estos pasos:
- Paso 1. Añade el rol de cuenta a la plantilla de trabajo
- Paso 2. Configura las recurrencias de trabajo
Paso 1. Añade el rol de cuenta a la plantilla de trabajo
Primero, tienes que crear una plantilla de trabajo :
1. Ve a Plantillas >Plantillas de empresa y cambia a la opción trabajos pestaña.
2. Haz clic en Crear plantilla o selecciona una plantilla existente para ajustarla.
3. En el asignado a sección, selecciona Roles.
4. En el campo Roles asignados , añade el rol deseado y, a continuación, guarda la plantilla.
Paso 2. Configura las recurrencias de trabajo
Ahora, puedes utilizar la plantilla de trabajo que has creado en recurrencias detrabajo :
1. Abre la recurrencia de trabajo que quieras editar o crea una nueva.
2. En el campo plantilla detrabajo , selecciona la plantilla que configuraste en el paso anterior y, a continuación, guarda.
Cuando se crean nuevos trabajos a partir de esta recurrencia, los asignatarios de trabajo se asignan automáticamente en función de los roles de la cuenta.
¿Quién puede hacerlo?
Los propietarios y administradores de empresa pueden crear tareas y trabajos, crear plantillas y configurar automatizaciones y recurrencias de trabajo sin derechos de acceso adicionales.
Los miembros del equipo necesitarán los siguientes derechos de acceso:
- Utilizar roles de cuenta con tareas:
- Estar asignado a la cuenta del cliente o tener el derecho de acceso Ver todas las cuentas para crear tareas.
- Gestionar plantillas derecho de acceso para crear o editar plantillas de tareas.
- Gestiona el derecho de acceso a los proyectos para añadir automatizaciones a los proyectos a los que tienen acceso.
- Utilizar funciones de cuenta con trabajos:
- Estar asignado a la cuenta del cliente o tener el derecho de acceso Ver todas las cuentas para crear trabajos.
- Gestionar plantillas derecho de acceso para crear o editar plantillas de trabajo .
- Gestionar recurrencia de trabajo derecho de acceso para configurar las recurrencias de trabajo .
