autoavanzar (Básico): Crear tareas y vincularlas a trabajos

Puede hacer que sus tareas se creen y asignen automáticamente para ahorrar tiempo en los procesos de distribución y delegación de tareas. Aunque TaxDome automatiza la mayoría de sus procesos rutinarios y repetitivos, su equipo aún tiene que realizar los aspectos manuales de trabajo, como tareas que preparar o formularios que revisar. A medida que sus empleados realizan su parte del trabajo y marcan las tareas como completadas, su trabajos puede pasar automáticamente a la siguiente fase del proyecto.

Configurar la etapa de distribución de tareas y activar autoavanzar

Cada trabajo requiere un conjunto de tareas, como conseguir que un cliente firme una propuesta, completar un formulario o cargar un documento. TaxDome te permite automatizar tu proyectos para que las tareas se creen solas a medida que trabajos avanza. Es un gran ahorro de tiempo cuando configuras tu proyectos para que genere automáticamente tareas en diferentes etapas.

¿Necesita un ejemplo? Añada una tarea de Revisión del gestor en la etapa de Revisión de un proyecto, de modo que cuando trabajos llegue a esa etapa, a los miembros del equipo responsables de trabajos se les asigne automáticamente la tarea de revisar las devoluciones.

El punto de partida para la creación automatizada de tareas es la selección de una etapa adecuada en su sitio flujo de trabajo. Siga estos pasos:

1. Necesita una plantilla de tarea con las asignaciones que desea delegar automáticamente. Si no tienes una, puedes crearla haciendo clic en Nueva plantilla cuando agregues la automatización. La plantilla puede incluir subtareas para enumerar todo el trabajo manual procesado en su equipo para cada cliente (por ejemplo, solicitar firma electrónica, solicitar aprobación, bloquear un documento a una factura, etc.)
2. Asegúrese de que tiene una etapa en su proyecto para nuevas tareas, a continuación, agregue la automatización Crear tarea. Una vez que trabajo entra en esta etapa, se asigna automáticamente una nueva tarea al miembro del equipo responsable. Al mismo tiempo, se vincula automáticamente a trabajo y su empleado recibe una notificación sobre el nuevo trabajo.
3. Asegúrese de que tiene activada la autoavanzar trabajos de la etapa activada. De esta forma, una vez realizadas todas las tareas, la trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa. 

Nota. Si el trabajo entra en la etapa de distribución de tareas sin un asignado a, el conmutador Asignar tarea a trabajo asignado a de la automatización Crear tarea aplicará la tarea asignado a seleccionada en la plantilla de tareas (si existe).

Vincular manualmente una tarea a trabajo

En algunos casos, también puede querer vincular tareas a trabajos manualmente. Por ejemplo, es posible que desee vincular la tarea Solicitar al cliente información adicional sobre los ingresos a una Declaración de la renta de las personas físicas trabajo. Una vez vinculada manualmente la tarea, la función autoavanzar trabajos funciona igual que para las tareas enviadas y vinculadas automáticamente: cuando se completa o se cancela, la trabajo pasa a la siguiente etapa.

Aprenda a vincular tareas a trabajos manualmente y a utilizarlas dentro de proyectos.

Nota. Si la tarea no se ha completado o cancelado y usted mueve manualmente la trabajo a otra etapa, se le pedirá que decida qué hacer con la tarea pendiente(para más detalles, lea sobre el manejo de elementos inacabados al mover trabajos).

Automatice la creación de tareas cuando el cliente complete su parte

Prestar servicios a sus clientes es como pasarse la pelota de un lado a otro. Pero, ¿cómo se enteran los miembros de su equipo de que la pelota está en su tejado? Aquí es cuando las tareas automatizadas resultan útiles. Cuando tienes automatizaciones de tareas añadidas a proyecto, se crean y se asignan automáticamente solo cuando el cliente ha completado su parte de trabajo.  

A continuación encontrará el ejemplo de una nómina proyecto donde la tarea para el equipo se crea sólo cuando el cliente ha terminado y tiene cargado los formularios que usted espera de ellos.

Así, este proyecto tiene dos etapas principales:

• La etapa "Formularios enviados" -- La pelota en el tejado del cliente: se crea automáticamente una plantilla de carpeta para el cliente con un formulario a procesar y se envía un mensaje pidiendo al cliente que rellene el formulario. El mensaje incluye una tarea cliente que activa autoavanzar.
• La etapa "En preparación " -- La pelota está en el tejado de empresa: una vez que el cliente rellena el formulario y marca la tarea en el chat cadena como completada, se crea automáticamente una tarea para el miembro del equipo correspondiente. Ahora pueden proceder con el proceso de nómina.

De esta manera, con estas automatizaciones, puedes minimizar la cantidad de trabajo y monitoreo que tienes que hacer.

Utilizar tareas para distribuir el trabajo entre los miembros del equipo 

Gracias a proyectos, las tareas pueden vincularse entre sí, de modo que cuando se completa una, se crea automáticamente la siguiente. De este modo, puedes utilizar tareas automatizadas para notificar a la gente que empiece su parte cuando varias personas estén trabajando en la misma trabajo. 

A continuación, encontrará el ejemplo de una parte de una preparación de impuestos proyecto donde la tarea para la persona que revisa la declaración se crea una vez que otro miembro del equipo ha cargado la declaración y ha marcado su tarea como completada.

Así pues, esta parte del proceso consta de dos etapas principales:

• Etapa "En preparación" -- El miembro 1 del equipo recibe la tarea creada automáticamente para preparar la declaración. Una vez que la ha enviado a cargado y ha vinculado el documento a trabajo, marca la tarea como completada. Esto activa autoavanzar. 
• Etapa "En revisión": se crea la tarea para el miembro del equipo 2, que recibe una notificación y ahora puede revisar la devolución de cargado .

Y así, con estas automatizaciones, podrá recortar la comunicación innecesaria y centrarse en el trabajo en sí.