Crea tareas automáticamente y vincúlalas a trabajos

Puede hacer que sus tareas se creen y asignen automáticamente para ahorrar tiempo en los procesos de distribución y delegación de tareas. Aunque TaxDome automatiza la mayoría de sus procesos rutinarios y repetitivos, su equipo aún tiene que realizar los aspectos manuales de trabajo, como tareas que preparar o formularios que revisar. A medida que sus empleados realizan su parte del trabajo y marcan las tareas como completadas, su trabajos puede pasar automáticamente a la siguiente fase del proyecto.

Configurar la etapa de distribución de tareas y activar autoavanzar

Cada trabajo requiere un conjunto de tareas, como conseguir que un cliente firme una propuesta, completar un formulario o cargar un documento. TaxDome te permite automatizar tu proyectos para que las tareas se creen solas a medida que trabajos avanza. Es un gran ahorro de tiempo cuando configuras tu proyectos para que genere automáticamente tareas en diferentes etapas.

¿Necesitas un ejemplo? Añade una tarea Tarea de Revisión delGestor en la etapa de Revisión de un proyecto, para que cuando trabajos lleguen a esa etapa, a los miembros del equipo responsables de los trabajos se les asigne automáticamente la tarea de revisar las devoluciones.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

• You need a task template with assignments you want to delegate automatically. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation. The template may include subtasks to list all manual work processed in your team for each client (e.g. requesting e-signature, requesting approval, locking a doc to an invoice, etc.)

• Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once all tasks are done, the job is automatically moved to the next stage. 

Nota

Si el trabajo entra en la fase de distribución de tareas sin un asignado a, el conmutador Asignar tarea a trabajo asignado a de la automatización Crear tarea aplicará el asignado a seleccionado en la plantilla de tareas (si existe).

Vincular manualmente una tarea a trabajo

En algunos casos, también puedes querer vincular tareas a trabajos manualmente. Por ejemplo, puede que quieras vincular la tarea Pedir al cliente información adicional sobre sus ingresos a un trabajo Declaración de la renta de las personas físicas. Una vez vinculada manualmente la tarea, la función autoavanzar trabajos funciona igual que para las tareas enviadas y vinculadas automáticamente: cuando se completa o se cancela, el trabajo pasa a la siguiente fase.

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines .

Automatice la creación de tareas cuando el cliente complete su parte

Prestar servicios a sus clientes es como pasarse la pelota de un lado a otro. Pero, ¿cómo se enteran los miembros de su equipo de que la pelota está en su tejado? Aquí es cuando las tareas automatizadas resultan útiles. Cuando tienes automatizaciones de tareas añadidas a proyecto, se crean y se asignan automáticamente solo cuando el cliente ha completado su parte de trabajo.  

A continuación encontrará el ejemplo de una nómina proyecto donde la tarea para el equipo se crea sólo cuando el cliente ha terminado y tiene cargado los formularios que usted espera de ellos.

Así, este proyecto tiene dos etapas principales:

• The “Forms sent” stag - The ball in the client’s court: a folder template for the client with a form to be processed is automatically created and a message is sent asking the client to fill out form. The message includes a client task that triggers automove.

• La etapa "En preparación" - La pelota está en el tejado de la empresa: una vez que el cliente rellena el formulario y marca la tarea en una cadena chat como completada, se crea automáticamente una tarea para el miembro del equipo correspondiente. Ahora pueden proceder con el proceso de nómina.

  De esta manera, con estas automatizaciones, puedes minimizar la cantidad de trabajo y monitoreo que tienes que hacer.

Utilizar tareas para distribuir el trabajo entre los miembros del equipo

Gracias a los proyectos, las tareas pueden vincularse entre sí, de modo que cuando se completa una, se crea automáticamente la siguiente. De esta forma, puedes utilizar tareas automatizadas para notificar a las personas que inicien su parte cuando varias personas estén trabajando en el mismo trabajo. A continuación, encontrarás el ejemplo de una parte de un proyecto de preparación de impuestos en la que la tarea para la persona que revisa la declaración se crea una vez que otro miembro del equipo ha cargado la declaración y marcado su tarea como completada.

Así pues, esta parte del proceso consta de dos etapas principales:

• Etapa "En preparación" - El miembro 1 del equipo recibe la tarea creada automáticamente para preparar la declaración. Una vez que la ha cargado y ha vinculado el documento a un trabajo, marca la tarea como completada. Eso autoavanzar. 

• La etapa "En revisión" - Se crea la tarea para el miembro del Equipo 2, éste recibe una notificación y ahora puede revisar la devolución cargado .

  Y así, con estas automatizaciones, podrá recortar la comunicación innecesaria y centrarse en el trabajo en sí. 

  

  Consejo

  Puedes asignar tareas dinámicamente en función de las personas asignadas a roles específicos para el cliente. Si los asignatarios de la plantilla están determinados por roles de cuenta, todos los miembros del equipo asignados a esos roles se convertirán automáticamente en los asignatarios de las tareas.

Comparte

Enlace copiado