Añadir y asignar funciones de cuenta

Los roles de cuenta te permiten asignar tareas, trabajos y comunicaciones a roles en lugar de a miembros concretos del equipo, de modo que las asignaciones se actualizan automáticamente a medida que cambia tu equipo. Usa esta guía para añadir roles de cuenta a tu portal y asignarles miembros del equipo para cada cliente.

Nota

Solo empresa y administradores empresa pueden crear roles de cuenta y modificarlos. La asignación o reasignación de roles existentes a las cuentas también la pueden realizar los miembros del equipo que tengan los derechos de acceso «Ver todas las cuentas » (o, en su lugar, acceso a las cuentas en las que estén actualizando a quiénes se asignan los roles),«Gestionar cuentas » y «Asignar miembros del equipo ».

Paso 1. Añade funciones a la cuenta

Para empezar a utilizar los roles de cuenta, primero tienes que definir qué roles de cuenta vas a necesitar y añadirlos a tu portal. Puedes utilizar cualquiera de las dos formas de añadirlas:

• Desde la configuración: Ve a Configuración > Equipo y planes y cambia a la pestaña Roles. Haz clic en Nuevo rol o Crear rol. Introduce el nombre del rol y haz clic en Guardar.

  

• Desde las cuentas de clientes: abre una cuenta de cliente y cambia a la pestaña Información. En la sección Funciones de la cuenta, haz clic en Crear función. Introduce el nombre de la función y haz clic enGuardar. Esta función estará disponible para todas las cuentas de clientes.

• Desde la barra lateral de acciones masivas: Ve a Clientes > Cuentas en el menú lateral y selecciona varias o todas las cuentas de la lista. Haz clic en Más acciones y selecciona Administrar roles. En la barra lateral de asignación masiva de roles, haz clic en Nuevo rol. Introduce el nombre del rol y haz clic enGuardar. Este rol estará disponible para todas las cuentas de clientes.

Paso 2. Asigna a los miembros del equipo funciones para cada cliente

Una vez creadas las funciones de tu cuenta, debes asignar miembros del equipo a las funciones de cada cliente. A un mismo miembro del equipo se le pueden asignar diferentes funciones en función del cliente, un miembro del equipo puede desempeñar varias funciones simultáneamente y se pueden asignar varios miembros del equipo a una misma función. Puedes hacerlo para cada cliente de forma individual o masiva:

• De forma individual: abre la cuenta del cliente y ve a la pestaña Información. En la sección Funciones de la cuenta, selecciona uno o varios miembros del equipo para asignarles funciones específicas. 

  

• De forma masiva: si necesitas añadir roles de cuenta a muchos clientes a la vez (por ejemplo, si deseas empezar a utilizar esta función con una base de clientes existente), puedes hacerlo de forma masiva desde la página Cuentas o utilizar la herramienta de importación (véase más abajo).

Asigna miembros del equipo a funciones en bloque desde la página Cuentas

Para configurar las mismas funciones de los miembros del equipo para varias cuentas existentes a la vez :

1. Ve a Clientes > Cuentas en el menú lateral. Selecciona las casillas junto a las cuentas que deseas actualizar. La forma más rápida de hacerlo es aplicar un filtro adecuado a la lista de cuentas y seleccionar la casillaSeleccionar todo. Si no tienes un filtro adecuado, simplemente selecciona los clientes manualmente.

2. Haz clic en Más acciones encima de la lista y selecciona Administrar roles.

3. En la barra lateral, selecciona Asignar roles en la columna Acciones para cada miembro del equipo al que quieras asignar roles. A continuación, selecciona los roles que deseas asignar y haz clicen Hecho. Cuando estés listo, haz clic enGuardar. Recibirás un correo electrónico cuando se actualicen los roles.

Asigna miembros del equipo a funciones de forma masiva mediante la herramienta de importación

Para asignar miembros del equipo a funciones para tus cuentas existentes mediante importación, sigue estos pasos en el artículo Actualizar la información de la cuenta de forma masiva mediante importación .

Paso 3. Empieza a utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo

Una vez que tengas los roles de cuenta creados y los miembros del equipo asignados a ellos para cada cliente, puedes empezar a utilizarlos en tu flujo de trabajo:

• Puedes tener roles asignados en plantillas de tareas y utilizarlos para automatizaciones de proyecto . 

• Puedes tener asignados roles en tus plantillas de trabajo y utilizarlos al crear recurrencias de trabajo . 

• O puedes utilizar roles al crear elementos individuales, basados o no en las plantillas. 

• Puedes utilizar roles como remitentes en automatizaciones de correo electrónico y chat, de modo que los mensajes se envíen desde el miembro del equipo asignado a ese rol para cada cliente.

  Para obtener más información, consulta el artículo detallado sobre el uso de roles de cuenta en tu flujo de trabajo.

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