Gestionar equipo (Básico): Funciones de la cuenta
Las asignaciones de tareas y trabajo pueden ser agotadoras, especialmente si hay más de tres personas en un equipo. Por eso deberías plantearte utilizar roles de cuenta en su lugar. A continuación, descubre cómo configurar funciones de cuenta en tu portal y, así, simplificar las asignaciones de tareas/trabajo .
Funciones de las cuentas, explicadas
Asignar tareas/trabajos a los miembros adecuados del equipo de forma automática es uno de los pasos más importantes en tu flujo de trabajo, garantizando que los empleados adecuados empiecen a trabajar en sus tareas a tiempo. Sin embargo, si tienes muchos empleados, no puedes simplemente añadir el asignado a a la plantilla de tareas/trabajo porque cuando se utiliza en automatizaciones proyecto el asignado a dependerá no sólo del tipo de tarea sino también del cliente. Aquí es donde entran en juego los roles de cuenta.
Con los roles de cuenta, puedes asignar trabajos y tareas no al miembro concreto del equipo, sino al rol de cuenta, como preparador de impuestos, asesor, contable, gestor de cuentas, revisor, etc. La lista de estos roles es totalmente personalizable y puede ser configurada a nivel del portal por empresa Propietario de la Empresa o por los administradores.
Una vez creados los roles de cuenta, puedes definir qué miembros del equipo serán responsables de qué clientes. Por ejemplo, puedes tener al miembro del equipo 1 configurado como Contable para algunos clientes, mientras que para otros clientes, el miembro del equipo 2 tendrá este rol en su lugar.
De esta forma, cuando la tarea/trabajo se cree automáticamente, la asignado a se establecerá en función de la selección del rol de cuenta para la cuenta de cliente específica.
En general, el proceso de utilización de los roles de cuenta es el siguiente:
1. Define los roles de cuenta y añádelos al portal.
2. Actualizas todas las cuentas de los clientes para incluir al miembro o miembros del equipo que desempeñan cada función para el cliente. Esto puede hacerse en bloque.
3. Añades roles de cuenta a las plantillas de tareas/trabajo en lugar de a miembros concretos del equipo.
4. Cuando se utilizan plantillas de tareas en automatizaciones de proyecto y plantillas de trabajo en la creación automática de trabajo , las tareas/trabajos se asignan automáticamente a los miembros del equipo asignados a estos roles para determinados clientes.
Los roles de cuenta están diseñados para ayudar a distribuir las tareas proporcionando visibilidad sobre quién es responsable de qué. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las funciones de cuenta no influyen en las funciones del sistema, como administrador o Empleado. Tampoco influyen en los derechos de acceso del empleado concreto.
Paso 1. Añade funciones a la cuenta
Para empezar a utilizar los roles de cuenta, primero tienes que definir qué roles de cuenta vas a necesitar y añadirlos a tu portal. Puedes utilizar cualquiera de las dos formas de añadirlas:
- Desde ajustes: Ve a Configuración > Equipo y planes y pasa a la pestaña Roles . Haz clic en Nuevo rol o en Crear rol. Introduce el nombre del rol y haz clic en Guardar.
- Desde cuentas de cliente: Abre una cuenta de cliente y pasa a la pestaña Información . En la sección Roles de cuenta , haz clic en Crear rol. Introduce el nombre del rol y haz clic en Guardar. Este rol estará disponible para todas las cuentas de cliente.
Paso 2. Asigna a los miembros del equipo funciones para cada cliente
Una vez creados los roles de tu cuenta, tienes que asignar a los miembros del equipo los roles de cada cliente. A un mismo miembro del equipo se le pueden asignar distintos roles según el cliente, un miembro del equipo puede tener varios roles simultáneamente, y varios miembros del equipo pueden estar asignados a un mismo rol.
Puedes hacerlo para cada cliente individualmente o en bloque:
- Individualmente: Abre la cuenta de cliente y pasa a la pestaña Información . En la sección Funciones de la cuenta , selecciona uno o varios miembros del equipo para asignarles funciones específicas.
- En bloque: Si necesitas añadir funciones de cuenta a muchos clientes a la vez (por ejemplo, si quieres empezar a utilizar esta función con una base de clientes existente), puedes utilizar la herramienta de importación (ver más abajo).
Asigna miembros del equipo a funciones de forma masiva mediante la herramienta de importación
Este método supone un gran ahorro de tiempo, ya que puedes asignar miembros del equipo a funciones de forma masiva, tanto a tus cuentas nuevas como a las ya existentes.
Para añadir funciones a cuentas nuevas, sigue el procedimiento de importación habitual y asegúrate de incluir una columna para cada función de la cuenta.
Si quieres asignar miembros del equipo a funciones de tus cuentas existentes, sigue estos pasos:
1. En primer lugar, exporta todas tus cuentas. Para ello, ve a Clientes > Cuentas en el menú de la barra lateral, haz clic el icono de exportar. Recibirás un correo electrónico con el enlace de descarga.
2. Abre el archivo CSV exportado y elimina todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna del nombre de la cuenta. Añade columnas para cada función de cuenta que quieras añadir, rellena los datos y, a continuación, guarda el archivo. Ten en cuenta lo siguiente:
- Comprueba si las columnas de roles de cuenta se corresponden con los roles de cuenta del sistema (de esta forma, las columnas se mapearán automáticamente).
- Comprueba dos veces los nombres de los miembros del equipo. Si hay un empleado inexistente en la hoja de cálculo, no se asignará al rol.
3. cargar la hoja de cálculo a TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas .
4. Para el Tipo de cuenta, selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
5. Selecciona el campo Función de cuenta para cada columna de función de cuenta. Si los títulos de las columnas de tu hoja de cálculo coinciden con los roles de cuenta del sistema, se asignarán automáticamente.
6. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
7. Haz clic en Iniciar importación en el último paso. No se crearán cuentas ni contactos nuevos. En su lugar, los miembros del equipo se asignarán a funciones de cuenta en tus cuentas de cliente existentes.
8. Comprueba los miembros del equipo asignados en las cuentas de los clientes.
Paso 3. Empieza a utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo
Una vez que tengas los roles de cuenta creados y los miembros del equipo asignados a ellos para cada cliente, puedes empezar a utilizarlos en tu flujo de trabajo. Por ahora, es posible de dos formas:
- Añadiendo funciones de cuenta a la plantilla de tareas en lugar de asignados y utilizando después esta plantilla en las automatizaciones de proyecto (por ejemplo, asignar automáticamente la tarea de revisión a los miembros del equipo establecidos como revisores para determinados clientes).
- Añadiendo funciones de cuenta a la plantilla trabajo en lugar de asignados y utilizándola después en las recurrencias de trabajo (por ejemplo, la recurrente trabajo siempre asignada al contable asignado al cliente).
3.1. Añadir un rol de cuenta a una plantilla trabajo/tarea
Para empezar a utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo, necesitas configurar una plantilla:
1. Ve a Plantillas >Plantillas de empresa y cambia a la pestaña Tareas o trabajos pestaña. 2. Haz clic en Crear plantilla o selecciona una plantilla existente que quieras ajustar.
2. En la sección asignado a sección Roles, selecciona Roles. En el campo Roles asignados , añade un rol que quieras asociar a esta plantilla.
3.2a Configurar automatizaciones proyecto con plantilla de tareas
Ahora, puedes utilizar la plantilla de tareas que has creado en las automatizaciones deproyecto :
1. Abre la página proyecto que necesites para editar y selecciona una etapa en la que quieras añadir la automatización.
2. Añade la automatización Crear tarea y selecciona la plantilla que configuraste en el paso anterior.
Ahora, cuando trabajos entre en esta fase, los asignatarios de tareas se asignarán automáticamente en función de los roles de la cuenta del cliente.
3.2b. Configura las recurrencias de trabajo con la plantilla trabajo
Puedes utilizar la plantilla trabajo que creaste en trabajo recurrencias:
1. Abre la recurrencia trabajo que necesites editar.
2. En el campo de plantillatrabajo , selecciona la plantilla que configuraste en el paso anterior.
Ahora, cuando se cree un nuevo trabajos a partir de esta recurrencia, se asignarán automáticamente asignatarios a trabajo en función de los roles de la cuenta.
¿Quién puede hacerlo?
Sólo los propietarios y administradores de empresa pueden crear funciones de cuenta y cambiarlas. Sin embargo, asignar/reasignar funciones existentes a las cuentas también pueden hacerlo los miembros del equipo quetengan concedidos los derechos de acceso Gestionar cuentas y Asignar miembros del equipo .
