Añadir y asignar funciones de cuenta

Las asignaciones de tareas y trabajo pueden ser agotadoras, especialmente si hay más de tres personas en un equipo. Por eso deberías plantearte utilizar roles de cuenta en su lugar. A continuación, descubre cómo configurar funciones de cuenta en tu portal y, así, simplificar las asignaciones de tareas/trabajo .

Funciones de las cuentas, explicadas

Asignartrabajos automáticamentetrabajos los miembros adecuados del equipo es uno de los pasos más importantes de tu flujo de trabajo, ya que garantiza que los empleados adecuados comiencen a trabajar en sus tareas a tiempo. Sin embargo, si tienes muchos empleados, no puedes simplemente añadir el asignado a trabajo , ya que, cuando se utiliza en proyecto , el asignado a no solo del tipo de tarea, sino también del cliente. Aquí es donde entran en juego los roles de cuenta.

Con los roles de cuenta, puedes asignar trabajos y tareas no al miembro concreto del equipo, sino al rol de cuenta, como preparador de impuestos, asesor, contable, gestor de cuentas, revisor, etc. La lista de estos roles es totalmente personalizable y puede ser configurada a nivel del portal por empresa Propietario de la Empresa o por los administradores.

Una vez creados los roles de cuenta, puedes definir qué miembros del equipo serán responsables de qué clientes. Por ejemplo, puedes tener al miembro del equipo 1 configurado como Contable para algunos clientes, mientras que para otros clientes, el miembro del equipo 2 tendrá este rol en su lugar. 

De esta forma, cuando se cree la trabajo , el asignado a se establecerá en función de la selección del rol de cuenta para la cuenta de cliente específica. 

En general, el proceso de utilización de los roles de cuenta es el siguiente:

1. Tú defines las funciones de la cuenta y las añades al portal.

   

2. Actualizas todas las cuentas de clientes para incluir a los miembros del equipo que desempeñan cada función para el cliente. Esto se puede hacer de forma masiva.

3. Seleccionas roles en lugar de miembros específicos del equipo al creartrabajos o configurar las plantillas.

   

4. Cuando trabajo crea una tarea o trabajo con un asignado a función (ya sea en proyecto , trabajo o mediantetrabajo manualtrabajo ), se asigna automáticamente a los miembros del equipo asignados a estas funciones para clientes concretos.

   

5. Puedes ver la asignación de roles en la lista Cuentas y filtrarla en función de esta información:

• El filtro «Role without asignado a muestra las cuentas en las que ningún miembro del equipo tiene un rol específico.
• filtro Rol con asignado a muestra las cuentas asignadas a un miembro específico del equipo.

  

Las funciones de cuenta están diseñadas para ayudar a distribuir las tareas, proporcionando visibilidad sobre quién es responsable de qué. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las funciones de cuenta no influyen en las funciones del sistema , como administrador empleado. Además, tampoco influyen en los derechos de acceso de un empleado en particular.

Nota

Cuando se añade un miembro del equipo a una cuenta utilizando roles de cuenta, automáticamente obtener acceso a esa cuenta de cliente. Sin embargo, no se seguir la cuenta Si posteriormente se elimina la asignación de un miembro del equipo de la cuenta del cliente, también se eliminará su asignación de funciones en la cuenta.

Paso 1. Añade funciones a la cuenta

Para empezar a utilizar los roles de cuenta, primero tienes que definir qué roles de cuenta vas a necesitar y añadirlos a tu portal. Puedes utilizar cualquiera de las dos formas de añadirlas:

• Desde la configuración: Ve a Configuración > Equipo y planes y cambia a la pestaña Roles. Haz clic en Nuevo rol o Crear rol. Introduce el nombre del rol y haz clic en Guardar.

  

• Desde las cuentas de clientes: abre una cuenta de cliente y cambia a la pestaña Información. En la sección Funciones de la cuenta, haz clic en Crear función. Introduce el nombre de la función y haz clic enGuardar. Esta función estará disponible para todas las cuentas de clientes.

• Desde la barra lateral de acciones masivas: Ve a Clientes > Cuentas en el menú lateral y selecciona varias o todas las cuentas de la lista. Haz clic en Más acciones y selecciona Administrar roles. En la barra lateral de asignación masiva de roles, haz clic en Nuevo rol. Introduce el nombre del rol y haz clic enGuardar. Este rol estará disponible para todas las cuentas de clientes.

Paso 2. Asigna a los miembros del equipo funciones para cada cliente

Una vez creadas las funciones de tu cuenta, debes asignar miembros del equipo a las funciones de cada cliente. A un mismo miembro del equipo se le pueden asignar diferentes funciones en función del cliente, un miembro del equipo puede desempeñar varias funciones simultáneamente y se pueden asignar varios miembros del equipo a una misma función. Puedes hacerlo para cada cliente de forma individual o masiva:

• De forma individual: abre la cuenta del cliente y ve a la pestaña Información. En la sección Funciones de la cuenta, selecciona uno o varios miembros del equipo para asignarles funciones específicas. 

  

• De forma masiva: si necesitas añadir roles de cuenta a muchos clientes a la vez (por ejemplo, si deseas empezar a utilizar esta función con una base de clientes existente), puedes hacerlo de forma masiva desde la página Cuentas o utilizar la herramienta de importación (véase más abajo).

Asigna miembros del equipo a funciones en bloque desde la página Cuentas

Para configurar las mismas funciones de los miembros del equipo para varias cuentas existentes a la vez :

1. Ve a Clientes > Cuentas en el menú lateral. Selecciona las casillas junto a las cuentas que deseas actualizar. La forma más rápida de hacerlo es aplicar un filtro adecuado a la lista de cuentas y seleccionar la casillaSeleccionar todo. Si no tienes un filtro adecuado, simplemente selecciona los clientes manualmente.

2. Haz clic en Más acciones encima de la lista y selecciona Administrar roles.

3. En la barra lateral, selecciona Asignar roles en la columna Acciones para cada miembro del equipo al que quieras asignar roles. A continuación, selecciona los roles que deseas asignar y haz clicen Hecho. Cuando estés listo, haz clic enGuardar. Recibirás un correo electrónico cuando se actualicen los roles.

Asigna miembros del equipo a funciones de forma masiva mediante la herramienta de importación

Este método supone un gran ahorro de tiempo, ya que permite asignar roles a los miembros del equipo de forma masiva, tanto en cuentas nuevas como en cuentas existentes. Para añadir roles a cuentas nuevas, sigue el procedimiento de importación habitual y asegúrate de incluir una columna para cada rol de cuenta. 

Si deseas asignar miembros del equipo a roles para tus cuentas existentes, sigue estos pasos: 1. Primero, exporta todas tus cuentas. Para ello, ve a Clientes > Cuentasen el menú lateral y haz clic icono de exportación. Recibirás un correo electrónico con el enlace de descarga.

2. Abre el archivo CSV exportado y elimina todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna del nombre de la cuenta. 

   

   Nota

   Asegúrate de que no hayas ninguna columna relacionada con los contactos. De esta forma, los pasos de importación masiva no modificarán los botones de contacto ni otros ajustes relacionados con los contactos.

3. Añade columnas para cada función de cuenta que quieras añadir, rellena los datos y, a continuación, guarda el archivo. Ten en cuenta lo siguiente:

• Comprueba si las columnas de roles de cuenta se corresponden con los roles de cuenta del sistema (de esta forma, las columnas se mapearán automáticamente).

• Comprueba dos veces los nombres de los miembros del equipo. Si hay un empleado que no existe en la hoja de cálculo, no se le asignará el puesto.

  

4. cargar hoja de cálculo en TaxDome clic en el botón Importar en la página Clientes > Cuentas.

   

5. Para el tipo de cuenta, selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.

   

6. Selecciona el campo Cuentade función para cada columna de función de cuenta. Si los títulos de las columnas de la hoja de cálculo coinciden con las funciones de cuenta del sistema, se asignarán automáticamente.

   

7. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.

   

8. Haz clic en Iniciar importación en el último paso. No se crearán nuevas cuentas ni contactos. En su lugar, los miembros del equipo serán asignados a roles de cuenta en tus cuentas de clientes existentes.

   

9. Comprueba los miembros del equipo asignados en las cuentas de los clientes. 

   

Paso 3. Empieza a utilizar los roles de cuenta en tu flujo de trabajo

Una vez que tengas los roles de cuenta creados y los miembros del equipo asignados a ellos para cada cliente, puedes empezar a utilizarlos en tu flujo de trabajo:

• Puedes tener roles asignados en plantillas de tareas y utilizarlos para automatizaciones de proyecto . 

• Puedes tener asignados roles en tus plantillas de trabajo y utilizarlos al crear recurrencias de trabajo . 

• O puedes utilizar roles al crear elementos individuales, basados o no en las plantillas. 

• Puedes utilizar roles como remitentes en automatizaciones de correo electrónico y chat, de modo que los mensajes se envíen desde el miembro del equipo asignado a ese rol para cada cliente.

  Para obtener más información, consulta el artículo detallado sobre el uso de roles de cuenta en tu flujo de trabajo.

¿Quién puede hacerlo?

Solo empresa y administradores empresa pueden crear roles de cuenta y modificarlos. Sin embargo, los miembros del equipo con derechos de acceso para Ver todas las cuentas (o, en su lugar, tener acceso a las cuentas en las que están actualizando los asignados a los roles),Gestionar cuentas y Asignar miembros del equipo también pueden asignar/reasignar roles existentes a las cuentas .

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