Add Job recurrences

TaxDome le permite hacer que trabajos se repita según sea necesario, generándolos automáticamente en su proyectos. Puede configurar un calendario por defecto para todos los trabajos que añada a un proyecto o configurarlo por separado para cada repetición. Haga que su trabajos se repita diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anualmente. Añada recurrencias de trabajo para cada servicio que preste y ajuste fácilmente la configuración de las recurrencias si es necesario.

Añade trabajo recurrencias

Hay tres formas sencillas de añadir recurrencias a trabajo :

• By going to Workflow > Job recurrences from the left menu bar (this is the easiest way because from here you can add recurrences for any pipeline and client) 

• From the kanban view of the pipeline (use the Manage recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)

• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

To add the job recurrence from the Job recurrences list:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Para facilitar la búsqueda de cuentas, puedes:

• Ordene la lista por nombre de cuenta o por el número de recurrencias trabajo de una cuenta. 

• Haga clic en el botón de búsqueda situado en la parte superior izquierda de la barra lateral de recurrencias de New trabajo , comience a introducir el nombre de la cuenta en el campo de búsqueda y, a continuación, pulse Intro con el teclado. La lista de cuentas se reducirá en consecuencia. Haga clic en la X del campo de búsqueda para borrarlo.

• Filter your account list by clicking the Filter button on the far right of the menu bar. (Here’s more on using filters to narrow down your account list.)

3. Select the pipeline where the new recurrence should be added. 

4. Set up the recurrence settings . 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings . Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Ahora, cada vez que se produce una fecha de inicio, la trabajo de la cuenta seleccionada se añade automáticamente a la proyecto.

Consejo

You can add as many job recurrences as needed for the same account. For example, if you need to prepare different forms for the same client, you can have them in separate jobs and customize each job in the way you need, with a recurrence set for each job.

After the job recurrences have been added to the schedule, they will become available in the Job recurrences list. You’ll also see the number of accounts with recurrent jobs under the pipeline name.

When you need to review the recurrence settings, go to  Workflow > Job recurrences. 

Ajustes de recurrencia

Ajustes de recurrencia en detalle:

• Periodo de recurrencia: Las fechas de inicio y fin (opcional) de la recurrencia. Son el primer y el último día en que trabajo aparece en proyecto.

• Repite cada: Elige la periodicidad personalizada y las fechas/días de la semana de repetición en el desplegable, como cada año, cada 3 meses, etc.

• Job parameters: Select a job template and assignees responsible for the job. Note that manually set job assignees override those assigned in the job template . 

Tenlo en cuenta:

• La fecha de inicio no puede ser anterior o igual a la fecha actual.

• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting , so please check to make sure that you’ve set them up correctly.

• The End date is the last date the scheduled job will be created.

If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date. You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings:

Configurar la recurrencia por defecto

Si configura los ajustes de recurrencia por defecto (que es opcional), se utilizarán para rellenar previamente los campos cuando configure las recurrencias para ahorrar tiempo.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings .

Editar recurrencias

Cuando añades una nueva recurrencia trabajo a proyecto, siempre puedes decidir si utilizas los ajustes predeterminados de la recurrencia proyecto (si los hay) o seleccionas ajustes individuales para la recurrencia. Los ajustes de recurrencia de cualquier recurrencia añadida al proyecto también pueden editarse en cualquier momento, uno a uno o en bloque.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here’s more on using recurrences with job templates ).

Para cualquier recurrencia, puede cambiar: 

• El periodo de repetición 
• La primera y la última fecha recurrente
• La plantilla trabajo
• trabajo asignado a (los asignatarios elegidos aquí sustituyen a los seleccionados previamente en la plantilla trabajo )

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow >Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

To modify settings from the pipeline or from the client profile, click  Manage recurrence, select one or more recurrences, and click on the Recurrence settings link.

Tenlo en cuenta:

• Los ajustes de recurrencia individuales anulan los ajustes de recurrencia por defecto proyecto .
• Al editar la configuración de las recurrencias en bloque, sólo se rellenarán las que sean iguales entre las cuentas que seleccione. Los demás quedarán vacíos. (Por ejemplo, si varias recurrencias tienen la misma fecha pero diferentes asignatarios, se rellenará el campo de fecha y el campo asignado a quedará en blanco).
• Los futuros cambios realizados en la configuración predeterminada de la recurrencia proyecto no se aplicarán a las recurrencias de trabajo que ya se hayan añadido. Modifique siempre los ajustes de recurrencia a través de programaciones individuales.
• La desactivación de un miembro del equipo con recurrencias trabajo asignadas reasigna esas recurrencias trabajos a empresa Propietario de la Empresa .

Puede encontrar las fechas recurrentes más próximas al gestionar sus recurrencias: 

Nota

If you attempt to exit the page without clicking , you’ll get a warning. Click in the pop-up alert if you want to continue making changes, or  if you want to discard any edits you’ve made. Avoid selecting the  checkbox if you prefer seeing this useful pop-up alert.

Eliminación de las repeticiones de una planificación en trabajo

If you want to delete recurrences that no longer needed, select them in the  Job recurrences list, click Remove, then click Confirm.

This also can be done from the  Manage recurrence  section inside the pipeline.

¿Cómo puedo saber cuándo se ha creado una trabajo programada?

When a new scheduled job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification with the link to the pipeline. If something prevents a job from being created, you’ll also get a notification explaining why.  Here’s more on system notifications about job automation issues .

By default, notifications are sent to your Inbox+ and via email. You can change your notification preferences at any time.

Derechos de acceso para gestionar las recurrencias de trabajo

El empresa Propietario de la Empresa y el administrador tienen derechos de acceso para gestionar los ajustes de recurrencia.

Si quieres que un empleado también tenga acceso, tendrás que darle los derechos de acceso:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click three dots next to the team member’s name in the list. Select Edit.

2. In the  Access rights section, toggle on desired settings (both or only one): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access .

• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access .

3. Haga clic en Guardar .

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