trabajo recurrencias (Avanzado): Crear, Editar, Suprimir

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TaxDome le permite hacer que trabajos se repita -- se generan automáticamente en su proyectos cuando es necesario. Configure un calendario predeterminado para que todos los trabajos de un proyecto se repitan diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anualmente. Añada repeticiones de trabajo para cada servicio que preste y ajuste fácilmente la configuración de las repeticiones si es necesario.

Explicamos aquí:

• Activación de la recurrencia por defecto en proyecto settings 
• Añadir recurrencias trabajo
• Ajustes de recurrencia
• Horarios personalizados
• Edición de recurrencias
• Eliminación de las repeticiones de una planificación en trabajo
• ¿Cómo puedo saber cuándo se crea un trabajo programado?
• Derechos de acceso para gestionar las recurrencias de trabajo

Activación de la recurrencia por defecto en proyecto settings

Para utilizar trabajos recurrente, primero debe activar la recurrencia en los ajustes de proyecto . (Es imposible añadir trabajos recurrentes a proyecto para los que la recurrencia no está habilitada). Debe configurar los ajustes de recurrencia por defecto; tenga en cuenta que pueden cambiarse fácilmente más adelante para cada trabajo recurrente que añada.

Abra la página de configuración deproyecto , active el conmutadorRecurrencia predeterminada , seleccione la frecuencia con la que trabajo debe repetirse por defecto y, a continuación, establezca las fechas de inicio y fin. Guarde los cambios.

Consulte los ajustes en detalle y los ejemplos a continuación.

Nota Las horas de inicio de los servicios recurrentes de trabajos se ven afectadas por la configuración de su zona horaria, así que compruebe que los ha configurado correctamente.

Añadir recurrencias trabajo

Una vez activada la recurrencia por defecto en los ajustes de proyecto , puede añadir recurrencias de trabajo para cuentas de clientes. Se pueden añadir de diferentes maneras:

• En la pestaña trabajo recur rences de la página flujo de trabajo (la forma más fácil porque desde aquí puedes añadir recurrencias para cualquier proyecto y cliente) 
• Desde la vista kanban de proyecto (utilice el enlace Manage Recurrence , luego siga los pasos a continuación excluyendo la selección de proyecto )
• Desde la sección flujo de trabajo sección en el perfil del cliente (utilice el enlace Manage Recurrence, haz clic New trabajo recurrence y guarde)

Para añadir la recurrencia trabajo de la lista de recurrenciastrabajo :

1. Haga clic en Nueva recurrencia trabajo en la parte superior de la lista.

2. Seleccione las cuentas que desea añadir a la recurrencia y haga clic en Continuar. 

Para facilitar la búsqueda de cuentas, puedes

• Ordene la lista por nombre de cuenta o por el número de recurrencias trabajo de una cuenta. 
• Haga clic en el botón de búsqueda situado en la parte superior izquierda de la barra lateral de recurrencias de New trabajo , comience a introducir el nombre de la cuenta en el campo de búsqueda y, a continuación, pulse Intro con el teclado. La lista de cuentas se reducirá en consecuencia. Haga clic en la X del campo de búsqueda para borrarlo.
• Filtre su lista de cuentas haciendo clic en el botón Filtro situado en el extremo derecho de la barra de menús. (Aquí encontrará más información sobre el uso de filtros para seleccionar cuentas).

3. Seleccione la dirección proyecto donde se añadirá la nueva recurrencia. 

Cuando se seleccione proyecto , se mostrarán los ajustes de recurrencia por defecto de proyecto . Si necesita utilizar otros ajustes para las recurrencias que añada, puede cambiarlos. Éstos también podrían modificarse posteriormente.

4. Haga clic en Crear.

Ahora, cada vez que se produce una fecha de inicio, se añade automáticamente una trabajo para la cuenta seleccionada a la proyecto.

Consejo Puede añadir tantas recurrencias trabajo como sean necesarias para la misma cuenta en caso de que necesite personalizarlas de forma diferente. Por ejemplo, si necesita preparar diferentes formularios para el mismo cliente, puede tenerlos en trabajos separados, con una recurrencia establecida para cada uno.

Una vez añadidas las recurrencias trabajo a la planificación, estarán disponibles en la lista de recurrenciastrabajos . También verá el número de cuentas con trabajos recurrente bajo el nombre de proyecto .

Ajustes de recurrencia

Ajustes de recurrencia en detalle:

• Repite el periodo: la frecuencia con la que el trabajo se repite dentro del proyecto
  • Diario
  • Semanal
  • Quincenalmente
  • Mensualmente
  • Anualmente
  • Personalizado (véase más abajo)
• Fecha de inicio: el primer día en que trabajo aparece en el proyecto
• Fecha de finalización: el último día en que el trabajo aparece en el proyecto

Ten en cuenta:

• La fecha actual no puede coincidir con la fecha de inicio.
• El horario de trabajos comienza a las 12 de la mañana (para su zona horaria).
• En Fecha final es la última fecha en la que se creará la trabajo programada.
• Aunque una planificación siempre tiene una recurrencia por defecto que se configura editando un proyecto, puede cambiarla al añadir una recurrencia o más tarde al editarla.

Estos son algunos ejemplos de lo que obtendrá seleccionando diferentes configuraciones de programación :

Cuando necesite ver la configuración predeterminada de recurrencia de proyecto , vaya a su lista dePipelines .

Para ver la configuración de determinadas recurrencias de trabajo , vaya a la lista derecurrencias detrabajo .

Horarios personalizados

Los calendarios personalizados le permiten ajustar aún más los calendarios de recurrencia de trabajo , en función de la frecuencia de los servicios que preste. Programe trabajos para que se repita con la frecuencia que desee: cada dos meses, cada martes, el último día de cada mes, el día 25 cada 4 meses, etc.

1. Días: Configure trabajo para que se repita cada varios días, por ejemplo, cada dos días.

2. Días de la semana: Configure trabajo para que se repita en días específicos de la semana, por ejemplo, todos los lunes, martes y/o miércoles.

3. Días del mes: Configure trabajo para que se repita en un día concreto del mes, por ejemplo, cada 10 y 20 días del mes, o cada último día del mes. 

La opción Último día puede utilizarse junto con días específicos. En caso de que esté activado y el último día coincida con un día seleccionado (por ejemplo, todos los viernes), trabajos no se duplicará.

Edición de recurrencias

Cuando añada una nueva recurrencia trabajo a proyecto, siempre podrá decidir si desea utilizar los ajustes de recurrencia por defecto establecidos para proyecto o seleccionar los individuales para ella. Los ajustes de recurrencia de cualquier recurrencia añadida a proyecto también pueden editarse en cualquier momento, uno a uno o en bloque.

Gracias a ella, puedes, por ejemplo, tener a todos tus clientes de nóminas o contabilidad en un mismo proyecto, pero cada uno con su propio horario (por ejemplo, semanal, quincenal o mensual). O puede tener diferentes plantillas de trabajo para diferentes clientes (lea más en el artículo).

Para cualquier recurrencia, puede cambiar: 

• El periodo de repetición
• La primera fecha recurrente
• La última fecha recurrente
• La plantilla trabajo
• trabajo asignado a (Nota: los asignatarios elegidos aquí anulan los seleccionados previamente en la plantilla trabajo )

Para modificar la configuración de las recurrencias, en la lista trabajo recurrencias de la sección flujo de trabajo seleccione una o más recurrencias y haga clic en Editar.

Para modificar los ajustes desde proyecto o desde el perfil del cliente, haga clic en Gestionar recurrencia, seleccione una o más recurrencias y haga clic en el enlace Ajustes de recurrencia.

Tenlo en cuenta:

• Los ajustes de recurrencia individuales anulan los ajustes de recurrencia de proyecto.
• Si a una recurrencia añadida a trabajo no se le asigna un horario individual, se aplicará el horario por defecto.
• Al editar los ajustes de recurrencia en bloque, sólo se rellenarán los que sean iguales entre las cuentas que seleccione. Las demás quedarán vacías.
• Los cambios futuros realizados en la recurrencia predeterminada en la configuración de proyecto no se aplicarán a las recurrencias de trabajo que ya se hayan añadido. Modifique siempre los ajustes de recurrencia a través de programaciones individuales.
• La desactivación de un miembro del equipo con recurrencias trabajo asignadas reasigna esas recurrencias trabajos a empresa Propietario de la Empresa .

Puede encontrar las fechas recurrentes más próximas al gestionar sus recurrencias: 

Nota: Si intenta salir de la ventana Configuración de recurrencia sin hacer clic en Guardarrecibirá una advertencia. Haga clic en Seguir editando en la ventana emergente de alerta si desea seguir haciendo cambios, o haga clic en Descartar cambios si desea descartar cualquier edición que haya realizado. Evita marcar la casilla Evitar que esta página cree cuadros de diálogo adicionales si prefieres ver esta útil alerta emergente.

Eliminación de las repeticiones de una planificación en trabajo

Si desea eliminar las recurrencias que ya no necesita, selecciónelas en la lista de recurrenciastrabajo , haga clic en Eliminar, haz clic Confirmar.

Esto también puede hacerse desde la sección Gestionar Recurrencia dentro de proyecto.

¿Cómo puedo saber cuándo se ha creado una trabajo programada?

Cuando se cree un nuevo trabajo dentro de un proyecto, recibirá una notificación en su Inbox+ sobre ello. También recibirás un enlace. Si algo impide que se cree un trabajo , también recibirás una notificación al respecto que te explicará por qué. Aquí tienes más información sobre las notificaciones del sistema acerca de los problemas de automatización de trabajo .

Derechos de acceso para gestionar las recurrencias de trabajo

El empresa Propietario de la Empresa y el administrador tienen derechos de acceso para gestionar la Recurrencia por defecto de proyectos, así como los calendarios individuales de cada cliente.

Si quieres que un empleado también tenga acceso, tendrás que darle los derechos de acceso:

1. Vaya a Configuración, seleccione Equipo y planes en la barra de menús, navegue hasta Miembros activos del equipo y haga clic en el nombre del miembro del equipo en la lista, haz clic el icono del lápiz Editar derechos de acceso.

2. Encienda los ajustes deseados (ambos o sólo uno): 

• El conmutador Gestionar proyectos concede derechos de acceso para establecer y cambiar los ajustes de proyectos , incluida la recurrencia Predeterminada.
• La opción Gestionar la recurrencia trabajo concede derechos de acceso para añadir nuevas recurrencias y editar las existentes, así como para acceder a la lista de recurrenciastrabajo .

3. 3. Haga clic en Guardar.

Nota La opción Gestionar trabajo permite establecer horarios individuales sólo para las cuentas de clientes a las que el empleado ya tiene acceso.