trabajo Recurrencias (Avanzado): Crear, editar, eliminar

TaxDome le permite hacer que trabajos se repita según sea necesario, generándolos automáticamente en su proyectos. Puede configurar un calendario por defecto para todos los trabajos que añada a un proyecto o configurarlo por separado para cada repetición. Haga que su trabajos se repita diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anualmente. Añada recurrencias de trabajo para cada servicio que preste y ajuste fácilmente la configuración de las recurrencias si es necesario.

Añade trabajo recurrencias

Hay tres formas sencillas de añadir recurrencias a trabajo :

• Accediendo a flujo de trabajo > trabajo recurrencias desde la barra de menú de la izquierda (esta es la forma más sencilla porque desde aquí puede añadir recurrencias para cualquier proyecto y cliente). 
• Desde la vista kanban del proyecto (utiliza el enlace Gestionar recurrencia , luego sigue los pasos que se indican a continuación, excluyendo la selección de proyecto )
• Desde la pestaña flujo de trabajo en el perfil del cliente (utiliza el enlace Gestionar recurrencia y sigue los pasos que se indican a continuación, excluyendo proyecto y la selección de cuentas)

Para añadir la recurrencia trabajo de la lista de recurrenciastrabajo :

1. Haga clic en Nueva recurrencia trabajo en la parte superior de la página.

2. Seleccione las cuentas que desea añadir a la recurrencia y haga clic en Continuar.

Para facilitar la búsqueda de cuentas, puedes:

• Ordene la lista por nombre de cuenta o por el número de recurrencias trabajo de una cuenta. 
• Haga clic en el botón de búsqueda situado en la parte superior izquierda de la barra lateral de recurrencias de New trabajo , comience a introducir el nombre de la cuenta en el campo de búsqueda y, a continuación, pulse Intro con el teclado. La lista de cuentas se reducirá en consecuencia. Haga clic en la X del campo de búsqueda para borrarlo.
• Filtre su lista de cuentas haciendo clic en el botón Filtro situado en el extremo derecho de la barra de menús. (Aquí encontrará más información sobre el uso de filtros para acotar su lista de cuentas).

3. Seleccione la dirección proyecto en la que debe añadirse la nueva recurrencia. 

4. Configure los ajustes de recurrencia. 

Puede acelerar el proceso de creación configurando la recurrencia por defecto. Una vez añadida la recurrencia por defecto, se aplica automáticamente a todas las nuevas recurrencias y puede ajustarse fácilmente si es necesario. 

5. Configure los parámetros detrabajo seleccionando una plantilla trabajo y los responsables de trabajo, haz clic Crear.

Ahora, cada vez que se produce una fecha de inicio, la trabajo de la cuenta seleccionada se añade automáticamente a la proyecto.

Consejo Puede añadir tantas recurrencias trabajo como necesite para la misma cuenta. Por ejemplo, si necesita preparar diferentes formularios para el mismo cliente, puede tenerlos en trabajos separados y personalizar cada trabajo de la forma que necesite, con una recurrencia establecida para cada trabajo.

Una vez añadidas las recurrencias trabajo a la planificación, estarán disponibles en la lista de recurrenciastrabajo . También verás el número de cuentas con trabajos recurrentes bajo el nombre proyecto .

Cuando necesites revisar la configuración de las recurrencias, ve a flujo de trabajo > trabajo recurrencias. 

Ajustes de recurrencia

Ajustes de recurrencia en detalle:

• Periodo de recurrencia: Las fechas de inicio y fin (opcional) de la recurrencia. Son el primer y el último día en que trabajo aparece en proyecto.
• Repite cada: Elige la periodicidad personalizada y las fechas/días de la semana de repetición en el desplegable, como cada año, cada 3 meses, etc.
• trabajo parámetros: Selecciona una plantilla trabajo y los asignados responsables de la trabajo. Ten en cuenta que los asignados trabajo configurados manualmente anulan los asignados en la plantillatrabajo . 

Tenlo en cuenta:

• La fecha de inicio no puede ser anterior o igual a la fecha actual.
• El horario de trabajos comienza a las 12 de la mañana. Las horas de inicio dependen de la configuración de su zona horaria, así que asegúrese de que lo ha hecho correctamente.
• La Fecha final es la última fecha en la que se creará la trabajo programada.
• Si elige el día 31 como fecha de repetición, su trabajos sólo se iniciará en los meses con esa fecha.
• Puede cambiar los ajustes de la recurrencia que añada más adelante.

Estos son algunos ejemplos de lo que obtendrá seleccionando diferentes configuraciones de programación :

Configurar la recurrencia por defecto

Si configura los ajustes de recurrencia por defecto (que es opcional), se utilizarán para rellenar previamente los campos cuando configure las recurrencias para ahorrar tiempo.

Para ello, ve a la página de configuraciónproyecto y selecciona la frecuencia con la que debe repetirse trabajo , luego establece las fechas de inicio y fin (opcionales) y el día de repetición. Para más detalles, ve a la sección sobre ajustes de repetición.

Editar recurrencias

Cuando añades una nueva recurrencia trabajo a proyecto, siempre puedes decidir si utilizas los ajustes predeterminados de la recurrencia proyecto (si los hay) o seleccionas ajustes individuales para la recurrencia. Los ajustes de recurrencia de cualquier recurrencia añadida al proyecto también pueden editarse en cualquier momento, uno a uno o en bloque.

Por ejemplo, esto le permite tener todos sus clientes de nóminas o contabilidad en un proyecto, pero cada uno con su propio horario (por ejemplo, semanal, quincenal o mensual). O puede tener diferentes plantillas trabajo para diferentes clientes (aquí encontrará más información sobre el uso de recurrencias con plantillas trabajo ).

Para cualquier recurrencia, puede cambiar: 

• El periodo de repetición 
• La primera y la última fecha recurrente
• La plantilla trabajo
• trabajo asignado a (los asignatarios elegidos aquí sustituyen a los seleccionados previamente en la plantilla trabajo )

Para modificar la configuración de una recurrencia, vaya a flujo de trabajo > trabajo recurrencias en la barra de menú de la izquierda, seleccione una o varias recurrencias y haga clic en Editar.

Para modificar los ajustes desde proyecto o desde el perfil de cliente, haz clic en Gestionar recurrencia, selecciona una o más recurrencias y haz click en el enlace Ajustes de recurrencia.

Tenlo en cuenta:

• Los ajustes de recurrencia individuales anulan los ajustes de recurrencia por defecto proyecto .
• Al editar la configuración de las recurrencias en bloque, sólo se rellenarán las que sean iguales entre las cuentas que seleccione. Los demás quedarán vacíos. (Por ejemplo, si varias recurrencias tienen la misma fecha pero diferentes asignatarios, se rellenará el campo de fecha y el campo asignado a quedará en blanco).
• Los futuros cambios realizados en la configuración predeterminada de la recurrencia proyecto no se aplicarán a las recurrencias de trabajo que ya se hayan añadido. Modifique siempre los ajustes de recurrencia a través de programaciones individuales.
• La desactivación de un miembro del equipo con recurrencias trabajo asignadas reasigna esas recurrencias trabajos a empresa Propietario de la Empresa .

Puede encontrar las fechas recurrentes más próximas al gestionar sus recurrencias: 

Nota: Si intentas salir de la Ajustes de recurrencia sin hacer clic en Guardarrecibirás una advertencia. Haz clic en Seguir editando en la alerta emergente si quieres seguir haciendo cambios, o Descartar cambios si quieres descartar las ediciones que hayas realizado. Evita seleccionar la casilla Evitar que esta página cree diálogos adicionales si prefieres ver esta útil alerta emergente.

Eliminación de las repeticiones de una planificación en trabajo

Si desea eliminar las recurrencias que ya no necesita, selecciónelas en la lista de recurrenciastrabajo , haga clic en Eliminar, haz clic Confirmar.

Esto también puede hacerse desde la sección Gestionarrecurrencia dentro de proyecto.

¿Cómo puedo saber cuándo se ha creado una trabajo programada?

Cuando se cree un nuevo trabajo programado dentro de un proyecto, recibirá una notificación con el enlace al proyecto. Si algo impide que se cree un trabajo , también recibirá una notificación explicando el motivo. Aquí tienes más información sobre las notificaciones del sistema acerca de los problemas de automatización de trabajo .

Por defecto, las notificaciones se envían a su Inbox+ y por correo electrónico. Puede cambiar sus preferencias de notificación en cualquier momento.

Derechos de acceso para gestionar las recurrencias de trabajo

El empresa Propietario de la Empresa y el administrador tienen derechos de acceso para gestionar los ajustes de recurrencia.

Si quieres que un empleado también tenga acceso, tendrás que darle los derechos de acceso:

1. Ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda, abre la pestaña Miembros del equipo, haz clic tres puntos junto al nombre del miembro del equipo en la lista. 2. Selecciona Editar.

2. En la sección Derechos de acceso, activa los ajustes deseados (ambos o sólo uno): 

• La opción Gestionar trabajo otorga derechos de acceso para añadir nuevas recurrencias y editar las existentes, así como para acceder a la lista de recurrenciastrabajo . Concede derechos para establecer horarios sólo para las cuentas de cliente a las que el empleado ya tiene acceso.
• La opción Gestionar proyectos otorga derechos de acceso para establecer y modificar los ajustes de proyectos , incluidos los ajustes deRecurrencia por defecto proyecto . Concede derechos para cambiar los ajustes de proyecto sólo para los proyectos a los que el empleado tiene acceso.

3. 3. Haga clic en Guardar.