Correos electrónicos generados por el sistema para los clientes

Dependiendo del destinatario, hay varios tipos de correos electrónicos generados por el sistema en TaxDome. Aquí te explicamos cómo tratar los correos generados por el sistema a los clientes.

You can also learn more about system-generated emails to team members and firm owner .

Correos electrónicos generados por el sistema para los clientes, explicados

Los correos generados por el sistema a los clientes son correos automáticos que se envían en dos casos:

• Your firm requests actions from clients. For example, you can ask clients to pay the invoice, approve the document, e-sign it, etc., by creating the corresponding entities in the TaxDome portal. Your clients will receive automatic emails from your firm.

• You set reminders about pending actions . If your clients don’t complete some actions in time, they will receive email notifications about it.   

Consejo

If clients aren’t receiving system-generated emails, ask them to whitelist TaxDome addresses. You can share this guide with them: How to whitelist emails from your firm .

Los correos electrónicos generados por el sistema para los clientes tienen varios aspectos importantes que debes conocer: 

• Remitente (De)

• Destinatarios (a)

• Apariencia

Remitente (De)

Your firm’s name will appear as the sender in the recipient’s inbox, while the email address will be notifications@taxdome.com . We cannot replace the sender’s email with yours, as this violates the policies of email providers like Gmail, iCloud, and others.

Destinatarios (a)

Automatic emails are account-based. However, since inside accounts you always have one or more linked contactcs, the system sends emails to the email addresses of those contacts. You can decide if each contact will receive automatic emails or not, by turning on the Notify toggle. 

Comprueba si las notificaciones están activadas para al menos un contacto de la cuenta en la columna columnaNotificar de la lista Clientes > Cuentas. 

Nota

Si un contacto está vinculado a varias cuentas, el nombre de la cuenta aparece junto al nombre de tu empresa en el correo electrónico.

Apariencia

Los correos electrónicos TaxDomeDome enviados a tus clientes no llevan la marca TaxDome : 

a) El nombre de tu empresa aparece en la parte superior.

b) El enlace del botón leads a la cuenta del portal del cliente. 

с) Los iconos de las redes sociales enlazan con tus cuentas en las redes sociales. 

d) Los datos de tu empresa(dirección, teléfono y página web) aparecen en el pie de página. 

Personalizar los correos electrónicos a los clientes

Puedes cambiar a tu gusto la apariencia de los correos electrónicos generados por el sistema. He aquí cómo hacerlo: 

1. Navega hasta Ajustes > Ajustes de empresa .

2. Desplázate hacia abajo y activa/desactiva las opciones de la sección Correos electrónicos generados por el sistema:

   

   a)  Show firm contact details: Hide or display your firm’s address and phone number. You can set the information on the same page in the Contact details section.

   b) Show links (website & social media): Hide or display your website and social media links. You can set them up in the Social media links section.

   c) Show firm logo: The logo is displayed at the top of the message. You can upload it in the Logo upload section.

   d) Show item names in client notifications: When activated, system emails will display the name of the chat or request, but not the text of a message.

   e) Show message context in client notifications. When activated, system emails sent to the client will display the text of the specific message. When the toggle is turned off, the client will see only a generic “You have a new message.”

This is how the email notification appears to the client: the left example includes the message content, while the right one shows chat name only.

Nota

Sólo propietarios o administradores de empresa puedes cambiar estos ajustes. El cambio de estos ajustes se reflejará en el Feed de actividad página.

Set an email address for the client replies

By default, client replies to system emails go to the firm owner’s email, but you can set a different address to receive them. Here’s how:

1. Navigate to Settings > Firm settings.

2. In the Contact details section, configure the reply-to address for system emails.

3. Haga clic en Guardar.

See system emails sent to clients

To stay informed about which emails your clients receive, you can review the list of system messages in the System emails section of the client’s profile. For full access to the content of these emails, enable the option to receive copies in your inbox:

1. Navigate to Settings > Firm settings.

2. In the Contact details section, enable the toggle Receive copies (BCC) of system emails sent to clients.

3. Specify the email to receive copies of system emails.

4. Haga clic en Guardar.

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