Recordatorios manuales y automáticos
Esta página es sólo para usuarios de TaxDome Pro . Si utiliza TaxDome Lite, por favor cambie a este artículo.
Los recordatorios notifican a los clientes cuando no han completado una acción en una fecha determinada. Tanto si automatizas los recordatorios como si los envías manualmente, mantienen a los clientes al día sin que tengas que darles un empujón personalmente.
Explicamos aquí:
- Recordatorios
- Configuración de recordatorios a través de proyecto Automation
- Recordar a los clientes sobre los formularios pendientes
- Recordar a los Clientes sobre Contratos Pendientes
- Recordar a los Clientes las Facturas Pendientes
- Recordar a los clientes los mensajes de chat no leídos
- Recordar a los clientes sobre las firmas pendientes
- Recordar a los Clientes sobre las Aprobaciones Pendientes
Recordatorios
Cada vez que se envía algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con NOTIFY activado- reciben una notificación por correo electrónico. Para comprobar qué usuarios reciben la notificación, vaya a la pestaña de información de la cuenta del cliente y vea los interruptores de NOTIFY en la sección de contactos.
Cuando los destinatarios tardan demasiado en completar una acción -o se olvidan de hacerlo-, tienes dos opciones:
- Vuelva a enviar manualmente un recordatorio sobre el formulario, contrato, factura o documento pendiente.
- Establecer recordatorios automáticos.
Recordatorios manuales
Para reenviar manualmente un recordatorio, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento que el cliente necesita recordar, y luego pulseReenviar. Puedes hacerlo incluso cuando los recordatorios automáticos están activados.
Para reenviar manualmente una factura pagada o ino pagada, en la lista de facturas o en el perfil de cliente de la cuenta, haga clic en el icono del ojo situado en el extremo derecho de la factura, y se mostrará en una ventana emergente. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del número de la factura y selecciona Enviar factura por correo electrónico en el menú desplegable.
Para reenviar manualmente una notificación sobre un documento pendiente de aprobación, abre la subpestaña Aprobaciones, desplázate hasta el final de los documentos pendientes y haz clic en Solicitar aprobación para pendientes en la parte inferior derecha.
Esto es lo que ocurre:
- Se envía un recordatorio adicional por correo electrónico al cliente.
- Una notificación del portal para el elemento de acción se traslada a la parte superior de las tareas pendientes del cliente.
- La información sobre el reenvío se añade al registro de auditoría.
Recordatorios Automáticos
Para activar o desactivar los recordatorios automáticos , abra primero el documento pendiente formulario, contrato, chat, factura, documento pendiente de firma o documento pendiente de aprobación. Active los recordatorios mientras los envía manualmente o mediante la automatización de proyecto .
Elige cómo quieres que se configuren los recordatorios automáticos:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Configuración de recordatorios a través de proyecto Automations
Tendrá que realizar cambios en proyecto para configurar recordatorios para formularios, contratos, facturas y automatizaciones de mensajes.
En las automatizaciones Crear factura, Crear organizador, Enviar contrato y Enviar mensaje , el botón de Recordatorios está debajo del campo Seleccionar plantilla. Activa los recordatorios y elige cómo quieres configurar los recordatorios automáticos:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Recordar a los clientes sobre los formularios pendientes
Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.
Para enviar un recordatorio manualmente sobre un formulario pendiente: Vaya a la pestaña Organizadores de la cuenta, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de formulario en la lista o dentro del propio formulario , y seleccione Reenviar.
Para configurar recordatorios sobre formularios: Activa Recordatorios cuando envíes un formulario manualmente o a través de la automatización proyecto . Para enviar recordatorios sobre formularios que se envían a través de la automatización proyecto , active Recordatorios en la configuración de proyecto para la automatización Crear organizador.
El interruptor de Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la página de pendientes formulario. No olvide hacer clic en Guardar cuando realice cambios en la configuración de los Recordatorios.
Los recordatorios del organizador se detienen cuando...
- ...el cliente no ha presentado el formulario, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha presentado al formulario.
Recordar a los Clientes sobre Contratos Pendientes
Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.
Para enviar un recordatorio manualmente sobre un contrato pendiente: Vaya a la pestaña Contratos en el perfil de la cuenta del cliente, haga clic en los tres puntos a la derecha del contrato en la lista o dentro del propio contrato, y luego seleccione Reenviar.
Para configurar recordatorios automáticos sobre contratos: Activa Recordatorios cuando envíes un contrato manualmente o a través de la automatización proyecto . Para enviar recordatorios sobre contratos enviados a través de la automatización proyecto , activa Recordatorios en los ajustes de proyecto para la automatización Enviar contrato .
El interruptor de recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el contrato pendiente. No olvide hacer clic en Guardar cuando realice cambios en la configuración de los Recordatorios .
Los recordatorios de contrato se detienen cuando...
- ...el cliente no ha firmado el contrato, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha firmado el contrato.
Recordar a los Clientes las Facturas Pendientes
Para enviar recordatorios sobre facturas pendientes: Activa los recordatorios cuando envíes una factura o a través de la automatización del proyecto. Para enviar recordatorios sobre las facturas enviadas a través de la automatización del proyecto, active los recordatorios en la configuración del proyecto para la automatización de Crear factura. La opción de recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento editando la factura no pagada.
Otra forma de configurar recordatorios automáticos para las facturas pendientes es hacerlo dentro de la plantilla de factura. Para ello, activa Enviar recordatorios a los clientes, establece los días hasta el siguiente recordatorio y el número de recordatorios, y haz clic en Guardar o en Guardar y salir.
Los recordatorios de facturas se detienen cuando...
- ...el cliente no ha pagado la factura, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha pagado la factura.
Nota: ¡También puede reenviar manualmente las facturas a los clientes! Para más detalles, vaya aquí.
Recordar a los clientes los mensajes de chat no leídos
Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes pendientes: Activa los record atorios cuando envíes un mensaje de chat manualmente o a través de la automatización proyecto . Para enviar recordatorios sobre mensajes de chat enviados a través de la automatización proyecto , activa Recordatorios en los ajustes de proyecto para la automatización Enviar mensaje .
Otra forma de configurar recordatorios automáticos para mensajes no leídos es configurarlos dentro de la plantilla de chat. Para ello, active Enviar recordatorios a los clientes, establezca los días hasta el próximo recordatorio y el número de recordatorios, y haga clic en Guardar.
Los recordatorios también pueden activarse y desactivarse en cualquier momento accediendo al chat cadena.
Nota: los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.
Los recordatorios de mensajes se detienen cuando:
- El cliente no ha respondido al mensaje, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- El cliente ha respondido al último mensaje de cadena.
- Todas las tareas de los clientes en cadena se marcaron como completadas.
- Ha archivado el chat cadena.
- Has desactivado Recordatorios.
Nota: Si archiva un chat cadena pero luego lo vuelve a abrir, los Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.
Recordar a los clientes sobre las firmas pendientes
Para enviar manualmente un recordatorio sobre un documento pendiente de firma: Vaya a la pestaña Cuenta de cliente documentos haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista o dentro del propio documento y seleccione Reenviar firma.
Para configurar recordatorios automáticos sobre los documentos pendientes de firma: Activa los recordatorios cuando solicites la firma de un documento. La opción de recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma, incluso si ya se ha firmado. No olvides hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de los Recordatorios.
Los recordatorios de firma se detienen cuando...
- ...el cliente no ha firmado el documento, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha firmado el documento.
Recordar a los Clientes sobre las Aprobaciones Pendientes
Para enviar manualmente un recordatorio sobre un documento pendiente de aprobación: Vaya a la pestaña documentos del perfil de la cuenta de cliente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista o dentro del propio documento y seleccione Reenviar aprobación.
Para enviar un recordatorio manualmente sobre todos los documentos pendientes de aprobación: Vaya a documentos en el menú de la barra lateral izquierda, abra la pestaña Aprobaciones , haga clic en Solicitar aprobación para pendientes, revise y edite el mensaje para el cliente (opcional), haz clic Enviar solicitud.
Para establecer recordatorios sobre los documentos pendientes de aprobación: Active los recordatorios cuando solicite la aprobación de un documento.
Los Recordatorios de Aprobación se detienen cuando...
- ...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha aprobado el documento.
