Recordatorios manuales y automáticos

Los recordatorios avisan a los clientes cuando no han completado una acción en una fecha determinada. Tanto si automatizas los recordatorios como si los envías manualmente, mantienen a los clientes al día sin que tengas que darles un codazo personalmente.

Recordatorios, explicados

Cada vez que envías algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.   

Cuando los destinatarios tardan demasiado en completar una acción, o se olvidan de hacerlo, tiene dos opciones:

• Reenvía manualmente un recordatorio sobre el formulario, la propuesta, la factura o el documento pendiente.

• Configura recordatorios automáticos.

Recordatorios manuales

Para reenviar manualmente un recordatorio, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento que el cliente necesita recordar y, a continuación, pulsa Reenviar. Puedes hacerlo incluso si los recordatorios automáticos están activados.

Para reenviar manualmente una factura pagada o no pagada , en la lista Facturas o en el perfil de cliente de la cuenta, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del número de factura y, a continuación, selecciona Enviar factura por correo electrónico en el menú desplegable.

Para reenviar manualmente una notificación sobre un documento pendiente de aprobación, abre la subpestaña SubpestañaAprobaciones, desplázate hasta el final de los documentos pendientes, haz clic Solicitar aprobación para Pendiente en la parte inferior derecha.

Esto es lo que ocurre:

Se envía un recordatorio adicional por correo electrónico al cliente.

• Una notificación del portal para la acción se mueve a la parte superior de las tareas pendientes del cliente.

• La información sobre el reenvío se añade al Registro de auditoría.

Recordatorios automáticos

Para activar o desactivar los Recordatorios automáticos, abre primero el formulario pendiente, la solicitud de cliente, la propuesta, el chat, la factura, el documento pendiente de firma o el documento pendiente de aprobación. Activa los Recordatorios mientras los envías manualmente o mediante la automatización proyecto .

Elige cómo quieres que se configuren los recordatorios automáticos:

• Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.

• Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Establezca recordatorios a través de las automatizaciones de proyecto

Tendrás que realizar cambios en el proyecto configurar recordatorios para formularios, propuestas, facturas y automatizaciones de mensajes.

Con las automatizaciones AutomatizacionesEnviar factura, Crear formulario, Enviar solicitud de cliente, Enviar propuesta/EL y Enviar mensaje, el interruptor Recordatorios está debajo del campo Seleccionar plantilla. Activa Recordatorios y elige cómo quieres configurar los recordatorios automáticos:

• Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.

• Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Nota

Desactivar los recordatorios para la automatización del proyecto sólo afectará a trabajos que entren en la fase de proyecto en el futuro. No desactivará los recordatorios de automatizaciones activadas anteriormente, como formularios o facturas ya enviados.

Recordar a los clientes

Recordar a los clientes lo que tienen pendiente formularios

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• Para enviar manualmente un recordatorio sobre un formulario pendiente: Ve a la pestaña Organizadores de la cuenta, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del formulario en la lista o dentro del propio formulario y, a continuación, selecciona Reenviar.

  

• Para configurar recordatorios automáticos sobre formularios: ActivaRecordatorios cuando envíes un formulario o a través de proyecto . Para enviar recordatorios sobre formularios se envían a través de proyecto , activaRecordatoriospara la automatización Crear formulario al editar proyecto . El botónRecordatorios se puede activar o desactivar en cualquier momento abriendo el formulario pendiente. No olvides hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de Recordatorios.

  

Los recordatorios del organizador se detienen cuando:

• El cliente no ha enviado el formulario, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
• El cliente ha presentado el formulario.
• El formulario está sellado.
• Se archiva la página trabajo con el enlace formulario .

Recordatorio de solicitudes pendientes de clientes

Puedes enviar recordatorios para las solicitudes de los clientes en estado Pendiente o En curso .

• Para enviar manualmente un recordatorio sobre una solicitud de un cliente Ve a la pestaña Solicitudes de la cuenta, haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la solicitud en la lista o en la propia solicitud y, a continuación, selecciona Reenviar.

  

• Para configurar recordatorios automáticos sobre las solicitudes de los clientes: ActivaRecordatorioscuando envíes o edites una solicitud de cliente manualmente o cuando configures la automatización Enviar solicitudes de clientes en el proyecto.

  El conmutador Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la solicitud no enviada. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de los Recordatorios.

  

Los recordatorios de solicitud de cliente se detienen cuando:

• El cliente responde a todas las preguntas requeridas y envía la solicitud.

• Has cambiado el estado de la solicitud a Completada.

• El cliente no ha enviado la solicitud de cliente, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.

• Se archiva el trabajo con la solicitud del cliente vinculada a él.

Recordar a los clientes las propuestas pendientes

• Para enviar manualmente un recordatorio sobre una propuesta pendiente Ve a Propuestas y EL de la barra lateral izquierda o a la pestaña del mismo nombre de la cuenta del cliente, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la propuesta y, a continuación, selecciona Reenviar.

• Para configurar recordatorios automáticos sobre propuestas: ActivaRecordatoriosen la parte inferior del paso General cuando crees una propuesta o una plantilla de propuesta.

También puedes activarlas cuando configures la opción Enviar propuesta/Automatización EL.

El conmutador de recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la propuesta pendiente. 

Los recordatorios de propuestas cesan cuando:

• El cliente no ha firmado la propuesta, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.

• El cliente ha firmado la propuesta.

• El trabajo con la propuesta vinculada a él está archivado.

  

Recordar a los clientes las facturas pendientes

Para enviar recordatorios sobre facturas pendientes:activala opción Recordatorios cuando envíes una factura manualmente o mediante proyecto . Para enviar recordatorios sobre facturas enviadas mediante proyecto , activala opción Recordatoriospara la automatización Enviar factura al editar proyecto . La opción Recordatoriosse puede activar o desactivar en cualquier momento editando la no pagada .

Otra forma de configurar recordatorios automáticos para las facturas pendientes es hacerlo dentro de la plantilla de factura. Para ello, activa Enviar recordatorios a los clientes, establece los días hasta el próximo recordatorio y el número de recordatorios, y haz clic en Guardar o en Guardar y Salir.

Los recordatorios de facturas se detienen cuando:

• El cliente no ha pagado la factura, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.

• El cliente ha pagado la factura.

• Se archiva la página trabajo con la factura vinculada.

  Los recordatorios de factura no se detienen cuando el cliente ha pagado parcialmente.

  

Nota

¡También puedes reenviar manualmente las facturas a los clientes! Para más detalles, ve aquí.

Recordar acciones a los clientes en los hilos de chat

• Para configurar recordatorios automáticos sobre acciones pendientes dentro de una cadena de chat: ActivaRecordatorios cuando envíes un mensaje de chat, ya sea manualmente o mediante proyecto . 

• Para enviar recordatorios sobre los mensajes de chat enviados a través de la automatización del proyecto , activa Recordatorios para la automatización Enviar mensaje al editar las etapas del proyecto , establece los días hasta el próximo recordatorio y el número de recordatorios, y haz clic en Guardar.

• Otra forma de configurar recordatorios automáticos para los mensajes no leídos es hacerlo dentro de la plantilla de chat. 

  Para obtener más información sobre cómo funcionan los recordatorios en los chats, consulta el artículo sobre recordatorios de chat .

  

Recordar a los clientes las firmas pendientes

• Para enviar manualmente un recordatorio sobre un documento pendiente de firma: Ve a la cuenta de cliente documentos haz clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista o dentro del propio documento y selecciona Reenviar.

  

• Para configurar recordatorios automáticos sobre documentos pendientes de firma: ActivaRecordatorios cuando solicites una firma para un documento.  

El conmutador de Recordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (aunque uno de los firmantes lo haya firmado electrónicamente). Para ello, abre el perfil de cliente y pasa a la subpestaña documentos > Firmas. Busca un documento y haz clic en su nombre. A continuación, haz clic en Mostrar firmantes y actualiza la configuración del recordatorio. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices los cambios.

Los recordatorios de firma se detienen cuando:

• El cliente no ha firmado el documento, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
• El cliente ha firmado el documento.
• Se archiva el trabajo con el documento pendiente de firma vinculado a él.

Recordar a los clientes las aprobaciones pendientes

• Para enviar manualmente un recordatorio sobre un documento pendiente de aprobación: Ve a la pestaña documentos del perfil de la cuenta de cliente, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista o dentro del propio documento, y selecciona Reenviar aprobación.

  

• Para enviar un recordatorio manualmente sobre todos los documentos pendientes de aprobación: Ve a documentos en el menú de la barra lateral izquierda, abre la pestaña Aprobaciones, haz clic Solicitar aprobación para pendientes, revisa y edita el mensaje para el cliente (opcional), haz clic Enviar solicitud.

  

• Para configurar recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación: activa la opciónRecordatorios cuando solicites la aprobación de un documento.

Los recordatorios de aprobación cesan cuando:

• El cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.

• El cliente ha aprobado el documento.

• Se archiva el trabajo con el documento pendiente de aprobación vinculado a él.

  

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