Recordatorios manuales y automáticos
Los recordatorios avisan a los clientes cuando no han completado una acción en una fecha determinada. Tanto si automatizas los recordatorios como si los envías manualmente, mantienen a los clientes al día sin que tengas que darles un codazo personalmente.
Recordatorios, explicados
Cada vez que envías algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.
Cuando los destinatarios tardan demasiado en completar una acción, o se olvidan de hacerlo, tiene dos opciones:
- Vuelva a enviar manualmente un recordatorio sobre la formulario, propuesta, factura o documento pendiente.
- Establezca recordatorios automáticos.
Recordatorios manuales
Para reenviar manualmente un recordatorio, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento que el cliente necesita recordar y, a continuación, pulseReenviar. Puedes hacerlo incluso si los recordatorios automáticos están activados.
Para reenviar manualmente una factura pagada o no pagada , en la lista Facturas o en el perfil de cliente de la cuenta, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del número de factura y, a continuación, seleccione Enviar factura por correo electrónico en el menú desplegable.
Para reenviar manualmente una notificación sobre un documento pendiente de aprobación, abre la subpestaña Aprobaciones, desplázate hasta el final de los documentos pendientes, haz clic Solicitar aprobación para Pendiente en la parte inferior derecha.
Esto es lo que ocurre:
- Se envía un recordatorio adicional por correo electrónico al cliente.
- Una notificación del portal para el elemento de acción se traslada a la parte superior de las tareas pendientes del cliente.
- La información sobre el reenvío se añade al Registro de auditoría.
Recordatorios automáticos
Para activar o desactivar los Recordatorios automáticos , abre primero el formulario pendiente , solicitud de cliente, propuesta, chat, factura, documento pendiente de firma o documento pendiente de aprobación. Activa los Recordatorios mientras los envías manualmente o mediante la automatización de proyecto .
Elige cómo quieres que se configuren los recordatorios automáticos:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puede cambiarlo a lo que prefiera.
Establezca recordatorios a través de las automatizaciones de proyecto
Tendrá que realizar cambios en proyecto para configurar recordatorios para formularios, propuestas, facturas y automatizaciones de mensajes.
Con las automatizaciones Enviar factura, Crear formulario, Enviar solicitud de cliente, Enviar propuesta/EL y Enviar mensaje , el interruptor Recordatorios está debajo del campo Seleccionar plantilla. Activa Recordatorios y elige cómo quieres configurar los recordatorios automáticos:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
¡Nota! Desactivación de recordatorios para el proyecto La automatización solo afectará trabajos Al introducir el proyecto etapa en el futuro. No desactivará los recordatorios de las automatizaciones activadas anteriormente, como las ya enviadas formularios o facturas.
Recordar a los clientes
Recordar a los clientes lo que tienen pendiente formularios
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Para enviar un recordatorio manualmente sobre un formulario pendiente : Vaya a la pestaña Organizadores de la cuenta, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del formulario en la lista o dentro del propio formulario y, a continuación, seleccione Reenviar.
Para configurar recordatoriosautomáticos sobre formularios: Activa los Recordatorios cuando envíes un formulario manualmente o mediante la automatización proyecto . Para enviar recordatorios sobre formularios que se envían a través de la automatización proyecto , activa Recordatorios para la automatización Crear formulario al editar las etapas proyecto .
La opción Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la ventana de pendientes formulario. No olvides hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de Recordatorios.
Los recordatorios del organizador se detienen cuando:
- El cliente no ha enviado el formulario, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- El cliente ha presentado el formulario.
- El formulario está sellado.
- Se archiva la página trabajo con el enlace formulario .
Recordatorio de solicitudes pendientes de clientes
Puede enviar recordatorios para solicitudes de clientes en estado Pendiente o En curso.
Para enviar manualmente un recordatorio sobre una solicitud de un cliente Ve a la pestaña Solicitudes de la cuenta, haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la solicitud en la lista o en la propia solicitud y, a continuación, selecciona Reenviar.
Para configurar recordatorios automáticos sobre solicitudes de clientes: Activa los Recordatorios cuando envíes o edites una solicitud de cliente manualmente o cuando configures la automatización Enviar solicitudes de cliente en proyecto.
El conmutador Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la solicitud no enviada. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices cambios en la configuración de los Recordatorios.
Los recordatorios de solicitud de cliente se detienen cuando:
- El cliente responde a todas las preguntas requeridas y envía la solicitud.
- Has cambiado el estado de la solicitud a Completada.
- El cliente no ha enviado la solicitud de cliente, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
- Se archiva el trabajo con la solicitud del cliente vinculada a él.
Recordar a los clientes las propuestas pendientes
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Para enviar un recordatorio manualmente sobre una propuesta pendiente: Vaya a Propuestas y EL de la barra lateral izquierda o a la pestaña del mismo nombre de la cuenta del cliente, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la propuesta y, a continuación, seleccione Reenviar.
Para configurar recordatorios automáticos sobre las propuestas: Active Recordatorios en la parte inferior del paso General cuando cree una propuesta o plantilla de propuesta.
También puede activarlas cuando configure la automatización Enviar propuesta/EL.
El conmutador de recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la propuesta pendiente.
Los recordatorios de propuestas se detienen cuando...
- ...el cliente no ha firmado la propuesta, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
- ...el cliente ha firmado la propuesta.
- ...se archiva la página trabajo con la propuesta enlazada.
Recordar a los clientes las facturas pendientes
Para enviar recordatorios sobre facturas pendientes: Activa Recordatorios cuando envíes una factura manualmente o a través de la automatización proyecto . Para enviar recordatorios sobre facturas enviadas a través de la automatización de proyecto , active Recordatorios para la automatización Enviar factura al editar las etapas de proyecto . La opción Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento editando la factura no pagada .
Otra forma de configurar recordatorios automáticos para las facturas pendientes es hacerlo dentro de la plantilla de factura. Para ello, activa Enviar recordatorios a los clientes, establece los días hasta el siguiente recordatorio y el número de recordatorios, y haz clic en Guardar o en Guardar y salir.
Los recordatorios de facturas se detienen cuando:
- El cliente no ha pagado la factura, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- El cliente ha pagado la factura.
- Se archiva la página trabajo con la factura vinculada.
Los recordatorios de facturas no se detienen cuando el cliente ha pagado parcialmente.
Nota: También puede reenviar manualmente las facturas a los clientes. Para más detalles, vaya aquí.
Recordar acciones a los clientes en los hilos de chat
Para configurar recordatorios automáticos sobre accionespendientes dentro de un chat cadena: Active Recordatorios cuando envíe un mensaje de chat manualmente o mediante la automatización de proyecto .
Para enviar recordatorios sobre los mensajes de chat enviados a través de la automatización de proyecto , activa Recordatorios para la automatización Enviar mensaje al editar las etapas de proyecto , establece los días hasta el siguiente recordatorio y el número de recordatorios, y haz clic en Guardar.
Otra forma de configurar recordatorios automáticos para los mensajes no leídos es hacerlo dentro de la plantilla de chat.
Para más detalles sobre cómo funcionan los recordatorios para chats, ve al artículo sobre recordatorios para chats.
Recordar a los clientes las firmas pendientes
Para enviar manualmente un recordatorio sobre un documento pendiente de firma: Vaya a la pestaña Cuenta de cliente documentos haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista o en el propio documento y seleccione Reenviar.
Para configurar recordatorios automáticos sobre documentos pendientes de firma: Activa los Recordatorios cuando solicites la firma de un documento.
El conmutador de Recordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (incluso si uno de los firmantes lo ha firmado electrónicamente). Abre el perfil de cliente y pasa a la subpestaña documentos > Firmas para hacerlo. Busca un documento y haz clic en su nombre. A continuación, haz clic en Mostrar firmantes y actualiza la configuración del recordatorio. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices los cambios.
Los recordatorios de firma se detienen cuando...
- ...el cliente no ha firmado el documento, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
- ...el cliente ha firmado el documento.
- ...se archiva el trabajo con el documento pendiente de firma vinculado.
Recordar a los clientes las aprobaciones pendientes
Para enviar manualmente un recordatorio sobre un documento pendiente de aprobación: Vaya a la pestaña documentos del perfil de la cuenta de cliente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista o dentro del propio documento y, a continuación, seleccione Reenviar aprobación.
Para enviar un recordatorio manualmente sobre todos los documentos pendientes de aprobación: Vaya a documentos en el menú de la barra lateral izquierda, abra la pestaña Aprobaciones , haga clic en Solicitar aprobación para pendientes, revise y edite el mensaje para el cliente (opcional), haz clic Enviar solicitud.
Para configurar recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación: Active Recordatorios cuando solicite la aprobación de un documento.
Los recordatorios de aprobación se detienen cuando...
- ...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente ha aprobado el documento.
- ...se archiva el trabajo con el documento pendiente de aprobación vinculado.
