Configuración de contacto (Iniciar Sesión, notificar, sincronización de correo electrónico, firmante)

TaxDome proporciona flexibilidad en tu CRM, de la misma manera que tus clientes están configurados en el mundo real. Cada cuenta puede estar vinculada a varios contactos y cada contacto puede tener varios correos electrónicos. Al crear una cuenta o importar clientes, puedes configurar los permisos y las notificaciones. Además, puedes actualizar los permisos de forma masiva en cualquier momento futuro. Este artículo explicará cómo configurar el acceso y las notificaciones para el correo electrónico de cada contacto dentro de cada cuenta.

Configuración de contactos, explicada

La configuración de contactos controla los permisos básicos y las notificaciones para tus interacciones con los clientes:

• Iniciar Sesión define si el cliente tiene acceso al portal.

• Notificardefine si el cliente recibirá notificaciones del sistema y cuáles.

• La sincronización del correo electrónicodefine si recibirás correos electrónicos de los clientes dentro de TaxDome. 

• El firmantedefine si el contacto puede firmar propuestas y EL o facturas recurrentes .

Cada cuenta de cliente se puede vincular a varios contactos, pero puedes configurar los ajustes de contacto para cada contacto vinculado por separado. Esto te permite proporcionar acceso al portal y otros ajustes a un contacto específico vinculado a la cuenta de cliente sin concedérselos a los demás contactos. Los ajustes de contacto siempre están vinculados al correo electrónico del contacto, por lo que si tu contacto tiene dos o más correos electrónicos, puedes seleccionar diferentes ajustes para cada uno.

Puedes acceder a la configuración de contacto:

• en la pestañaInformación de una cuenta de cliente  

• al crear una nueva cuenta de cliente 

• durante la importación de la lista de clientes

• en su lista de cuentas.

Consejo

Puedes optimizar la gestión de clientes y actualizar los ajustes de contacto de forma masiva. Más información en el sección siguiente .

Iniciar Sesión, explicado: gestionar el acceso al portal

Cuando Iniciar Sesión en la pestañaInformación del perfil del cliente, el contacto puede acceder al portal TaxDome . Por lo general, cuando marcas la casilla Iniciar Sesión , es posible que desees enviar la invitación al cliente. Sin embargo, puedes marcar Iniciar Sesión pero optar por invitar a los clientes más tarde. De esta manera, la cuenta estará activa pero marcada comoPendiente de activación.

Puedes configurar tu portal para permitir ciertas acciones, como ver, firmar, cargar documentos, pagar facturas y completar solicitudes de clientes, sin necesidad de acceder al portal.

Habilitar el acceso al portal

Puedes comprobar Iniciar Sesión en la pestañaInformación de la página de la cuenta del cliente para dar acceso al portal a la persona a la que pertenece esta dirección de correo electrónico.

Para qué sirve:

• El usuario recibe por correo electrónico una invitación al portal de clientes TaxDome .
• Una vez que acepten la invitación, podrán iniciar sesión en el portal de clientes.

Una vez que hayas añadido el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, se te pedirá que envíes una invitación por correo electrónico a ese usuario. Cuando hagas clic en Enviar, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, la persona acepta la solicitud y crea una contraseña. A continuación, el nuevo usuario se vincula automáticamente a la cuenta. Cada usuario tiene sus propias credenciales de Iniciar Sesión para una cuenta.

Consejo

Si deseas Iniciar Sesión pero enviar la invitación más tarde, considera actualizar la configuración de contacto. desde la lista de cuentas .

Eliminar el acceso al portal

Si alguien ya no desea tener acceso a una cuenta, elimínala. En la pestañaInformación del perfil de la cuenta, desmarca la casilla Iniciar Sesión situada a la derecha de la dirección de correo electrónico del usuario. La cuenta permanecerá intacta, pero el usuario ya no podrá acceder a ella.

Notificar, explicado

La configuraciónNotificar en la pestañaInformacióndel perfil del cliente ayuda a gestionar las notificaciones del sistema enviadas a ese cliente específico. También afecta a la función de envío masivo de correos electrónicos: los contactos con la opción Notificar desactivada no se seleccionan por defecto enviar correos electrónicos masivos .  

Seleccione las notificaciones que recibirán los clientes

Decide qué notificaciones debe recibir el usuario haciendo clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la dirección de correo electrónico y seleccionando Preferencias de notificación.

Qué significan los interruptores:

• Documentos: Archivo cargar:

  • Notificaciones sobre nuevos documentos empresa-cargado

• Documentos: Solicitudes de firma:

  • Solicitudes de documentos pendientes de firma
  • Recordatorios sobre documentos pendientes de firma

• Documentos: Homologaciones:

  • Solicitudes de documentos pendientes de aprobación
  • Recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación

• Mensajes y tareas del cliente:

  • Notificaciones sobre nuevos mensajes, incluidas las tareas de los clientes.
  • Notificaciones sobre nuevas respuestas en los hilos del chat

• Propuestas:

  • Solicitud de nuevas propuestas
  • Recordatorios sobre propuestas pendientes

• Organizadores:

  • Solicitudes de nuevos formularios
  • Recordatorios sobre pendientes formularios

• Facturas y pagos:

  • Solicitud de nuevas facturas
  • Recordatorio de facturas pendientes
  • Confirmaciones de pago de facturas
  • Notificaciones sobre devoluciones emitidas

• Peticiones de los clientes:

  • Solicitudes de nuevos clientes
  • Recordatorios sobre solicitudes pendientes

• Transacciones:

  • El usuario recibirá un correo electrónico semanal de recordatorio todos los lunes a las 9:00 a. m. (en tu zona horaria) con preguntas sin responder sobre transacciones .

Sincronización del correo electrónico

Cuando esta función está habilitada, tú y tu equipo pueden ver y responder a los correos electrónicos del cliente directamente desde TaxDome. 

Para qué sirve:

• Si la sincronización del correo electrónicoestá habilitada, la pestaña Correo electrónico aparece debajo de la pestaña Comunicación en la cuenta del cliente. 

• Todos los miembros del equipo ven todos los correos electrónicos recibidos desde esa dirección en la Inbox+ y en la pestaña Comunicación del perfil de la cuenta, y pueden responder desde TaxDome.

• Todo el historial entre tus correos electrónicos sincronizados y los correos electrónicos del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome.

• Si la opción Guardar archivos adjuntos automáticamente está activada, todos los correos electrónicos futuros con archivos adjuntos guardarán automáticamente los documentos en la carpeta documentos de la cuenta.

Consejo

Comprueba Sincronización del correo electrónico para futuros clientes que aún no tienen acceso al portal (tu Iniciar Sesión sigue sin estar marcado), por lo que también podrás recibir correos electrónicos de ellos.

Signatario, explicaste

El firmante define si el contacto tiene autoridad para firmar propuestas y EL o facturas recurrentes. Cuando está habilitado, los contactos pueden firmar propuestas, introducir los datos de pago de las facturas incluidas en las propuestas y firmar facturas recurrentes con los datos de pago.

Esta configuración resulta útil cuando tienes varios contactos vinculados a una cuenta, pero solo deseas que determinados contactos (como los titulares principales de la cuenta) tengan autoridad para firmar.

Para obtener más información, lee el artículo Gestionar firmantes y autoridad de firma para propuestas .

Actualizar la configuración de los contactos de forma masiva

La actualización masiva de la configuración de los contactos agiliza la gestión de los clientes y ahorra tiempo. De esta forma, puedes modificar la configuración de todos los contactos vinculados a las cuentas seleccionadas. Para actualizar la configuración de los contactos de forma masiva, ve a Clientes > Cuentasen la barra de menú de la izquierda y sigue estos pasos:

1. Selecciona los clientes marcando las casillas situadas a la izquierda de cada uno de ellos.

2. Haz clic en Más acciones y, a continuación, selecciona Editar Iniciar Sesión, notificar, sincronizar correo electrónico.

3. Selecciona una acción del desplegable situado a la derecha de cada ajuste:

• No hacer nada: la configuración no se actualizará.

• Activar para todos los contactos: La configuración se activará para todos los contactos vinculados a las cuentas.

• Iniciar Sesión: Al habilitar Iniciar Sesión seleccionar la casilla Enviar invitaciones y añadir un mensaje al correo electrónico de invitación (opcional).

• Notificar: Al habilitar Notificar, podrás activar Personalizar preferencias de notificación y seleccionar los tipos de notificaciones del sistema que recibirán tus clientes (opcional).

• Desactivar para todos los contactos: La configuración se desactivará para todos los contactos vinculados a las cuentas.

Una vez hecho esto, recibirás una Inbox+ con un breve informe sobre el resultado de la actualización masiva y una lista de errores (si los hubiera).

¿Tienen acceso mis clientes?

Puedes comprobar rápidamente si tus clientes tienen acceso al portal y ver sus Iniciar Sesión, Notificar y Sincronización de correo electrónico en la sección Clientes > Cuentas del menú de la izquierda:

• Iniciar Sesión: El ID de tu lista de clientes indica si al menos un contacto vinculado a la cuenta tiene acceso al portal. Los estados están codificados por colores para que puedas identificarlos de un vistazo en tu lista de cuentas: 

  • Verde significa que la cuenta del cliente está ActivadoLa cuenta tiene al menos un usuario que puede iniciar sesión.

  • Amarillo significa que la cuenta del cliente está Pendiente de activaciónSe ha enviado la invitación, pero el cliente aún no ha activado tu cuenta.

  • Gris significa que la cuenta del cliente está No activadoLa cuenta existe en TaxDome, pero no se envió la invitación y la cuenta no tiene usuarios que puedan iniciar sesión.

• Notificar y Sincronizar correo electrónico:las columnas Notificar y Sincronizar correo electrónico indican si la configuración está habilitada para al menos un contacto vinculado a la cuenta del cliente.

Nota

Si no ves estas columnas, personalizar la lista de cuentas de tus clientes para mostrarlos.

Añadir varias direcciones de correo electrónico

Dado que un contacto es una persona, es natural que un contacto pueda tener varias direcciones de correo electrónico (personal, laboral, etc.). De forma predeterminada, cada contacto tiene un campo de dirección de correo electrónico, pero puedes crear manualmente CRM adicionales o añadirlos mientras creas nuevos contactos manualmente o los importas .

En el perfil de la cuenta, abre la pestaña Información y revisa la sección Contactos. Aquí puedes ver todas las direcciones de correo electrónico y números de teléfono de los contactos vinculados a la cuenta. Si deseas añadir direcciones de correo electrónico que no aparecen en la lista, añade otro contacto vinculado o añade otra dirección de correo electrónico al contacto que ya está vinculado.

Sigue estos pasos:

• Crea campos CRM personalizados para almacenar las direcciones de correo electrónico adicionales.

• Actualiza el contacto existente para incluir una dirección de correo electrónico adicional.

• Activa los ajustes Iniciar Sesión, notificaciones y/o sincronización de correo electrónico para la dirección de correo electrónico si lo necesitas.

Notificaciones y correos electrónicos para clientes pendientes de activación

Si has activado la configuración de contacto para un contacto vinculado a una cuenta, pero aún no han activado su cuenta, seguirán recibiendo TaxDome y notificaciones del sistema TaxDome :

• Todos los correos electrónicos habituales que envíes desde TaxDome enviarán al destinatario independientemente de si su cuenta está activada o no. También puedes recibir Inbox+ sobre los nuevos correos electrónicos de ese contacto vinculado a la cuenta (configúralo en tus Ajustes de notificaciones ) .

• Todas las notificaciones del sistema irán a la dirección de correo electrónico del contacto e incluirán el banner Activación de la cuenta en la parte superior del correo electrónico hasta que hayan activado la cuenta.

Siempre puedes volver a enviar una invitación .

Cambiar la dirección de correo electrónico de un cliente

Cuando cambie la dirección de correo electrónico de un cliente, añada su nueva dirección de correo electrónico como si fuera un usuario más.

Nota

Asegúrate de no eliminar inmediatamente la dirección de correo electrónico obsoleta.

En su lugar, sigue estos pasos:

1. Actualiza el contacto del cliente para incluir la nueva dirección de correo electrónico en lugar de la antigua.

2. Comprueba el Iniciar Sesión y espera a que el usuario acepte la invitación enviada a la nueva dirección de correo electrónico, para que no pierda el acceso a su cuenta. 

3. Una vez que el cliente haya aceptado la invitación, elimina su dirección de correo electrónico anterior de la sección secciónCorreos electrónicos no vinculados activando el botón Iniciar Sesión desactivado.

Consejo

Si cambias la dirección de correo electrónico antes de que la persona invitada haga clic en el enlace de invitación, se desactivará por motivos de seguridad. Se enviará un nuevo correo electrónico de invitación a la dirección de correo electrónico actualizada.

Cómo pueden los clientes cambiar entre cuentas en el portal del cliente

Pueden cambiar a la otra cuenta en cualquier momento posterior haciendo clic en las tareas pendientes de las otras cuentas en la parte inferior de la página de inicio o seleccionando la otra cuenta en la parte superior derecha de la página.

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