CRM (Básico): Sincronización de contactos (Iniciar Sesión, notificar, correo electrónico)

TaxDome proporciona flexibilidad en su CRM, de la misma manera que sus clientes están configurados en el mundo real. Cada cuenta puede estar vinculada a varios contactos y cada contacto puede tener varios correos electrónicos. Al crear una cuenta o importar clientes, puedes configurar los permisos y las notificaciones. Además, puede actualizar los permisos de forma masiva en cualquier momento en el futuro. Este artículo explicará cómo puede configurar el acceso y las notificaciones para el correo electrónico de cada contacto dentro de cada cuenta.

Los interruptores de contacto, explicados

Los botones de contacto modifican la configuración básica de las interacciones con los clientes:

• Iniciar Sesión - define si el cliente tiene acceso al portal
• Notify - define si el cliente recibirá notificaciones del sistema y cuáles.
• La sincronización del correo electrónico define si recibirá correos electrónicos de clientes dentro de TaxDome. 

Cada cuenta de cliente puede estar vinculada a varios contactos, pero puede configurar los conmutadores de contacto para cada contacto vinculado por separado. Esto le permite proporcionar acceso al portal y otros ajustes a un contacto específico vinculado a la cuenta de cliente sin dárselo a los demás contactos. Los conmutadores de contacto siempre están vinculados al correo electrónico del contacto, por lo que si su contacto tiene dos o más correos electrónicos, puede seleccionar ajustes diferentes para cada uno.

Puedes acceder a los contactos:

• en la pestaña Información de una cuenta de cliente  
• al crear una nueva cuenta de cliente 
• durante la importación de la lista de clientes
• en su lista de cuentas.

Consejo Puede agilizar la gestión de clientes y establecer alternancias de contactos en bloque. Más información en la sección siguiente.

Iniciar Sesión, explicado: gestionar el acceso al portal

Cuando Iniciar Sesión en la pestaña Info del perfil del cliente está activada, el contacto puede acceder al portal de clientes TaxDome . Normalmente, cuando se activa el Iniciar Sesión activada, es posible que desee enviar la invitación al cliente. Sin embargo, puede activar la opción Iniciar Sesión activarlo, pero elegir invitar a los clientes más tarde. De esta forma, la cuenta estará activa pero marcada como Pendiente de activación.

• Habilitar el acceso al portal
• Eliminar el acceso al portal

Habilitar el acceso al portal

Puede activar Iniciar Sesión en la pestaña Información de la página de la cuenta de cliente para dar acceso al portal a la persona a la que pertenece esta dirección de correo electrónico.

Para qué sirve:

• El usuario recibe por correo electrónico una invitación al portal de clientes TaxDome .
• Una vez que acepten la invitación, podrán iniciar sesión en el portal de clientes.

Una vez que haya añadido el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, se le pedirá que envíe una invitación por correo electrónico a ese usuario. Al hacer clic en Enviar, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, la persona acepta la solicitud y crea una contraseña. A continuación, el nuevo usuario se vincula automáticamente a la cuenta. Cada usuario tiene sus propias credenciales Iniciar Sesión para una cuenta.

Consejo Si desea activar la función Iniciar Sesión pero enviar la invitación más tarde, considere la posibilidad de actualizar los contactos de la lista de cuentas.

Eliminar el acceso al portal

Si alguien ya no quiere tener acceso a una cuenta, elimínelo. En la pestaña Información del perfil de la cuenta, desactive la opción Iniciar Sesión a la derecha de la dirección de correo electrónico del usuario. La cuenta permanecerá intacta; sin embargo, el usuario ya no podrá acceder a ella.

Notificar, explicado

El conmutador Notificar de la pestaña Información del perfil del cliente ayuda a gestionar las notificaciones del sistema enviadas al cliente específico. Puede desactivarla por completo o decidir qué tipos de notificaciones recibirá el cliente.  

Consejo Puede recibir copias de todos los correos electrónicos de TaxDome enviados a los clientes. Así es como puede configurar la recepción de las notificaciones del sistema TaxDome envía a los clientes.

Seleccione las notificaciones que recibirán los clientes

Para decidir qué notificaciones debe recibir el usuario, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la dirección de correo electrónico y seleccione Preferencias de notificación.

Qué significan los interruptores:

Documentos: Expediente cargar

• Notificaciones sobre nuevos documentos empresa-cargado

Documentos: Solicitudes de firma

• Solicitudes de documentos pendientes de firma
• Recordatorios sobre documentos pendientes de firma

Documentos: Homologaciones

• Solicitudes de documentos pendientes de aprobación
• Recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación

Mensajes y tareas del cliente

• Notificaciones sobre nuevos mensajes, incluidas las tareas del cliente
• Notificaciones sobre nuevas respuestas en los hilos del chat

Propuestas

• Solicitud de nuevas propuestas
• Recordatorios sobre propuestas pendientes

Organizadores

• Solicitudes de nuevos formularios
• Recordatorios sobre pendientes formularios

Facturas y pagos

• Solicitud de nuevas facturas
• Recordatorio de facturas pendientes
• Confirmaciones de pago de facturas
• Notificaciones sobre devoluciones emitidas

Peticiones de los clientes

• Solicitudes de nuevos clientes
• Recordatorios sobre solicitudes pendientes

Sincronización del correo electrónico

Cuando esta opción está activada, usted y su equipo pueden ver y responder a los correos electrónicos del cliente directamente desde TaxDome. 

Para qué sirve:

• Si la sincronización del correo electrónico está activada, aparecerá la pestaña Correo electrónico en el portal del cliente. 
• Todos los miembros del equipo ven todos los correos electrónicos recibidos de esa dirección en la sección Inbox+ y en la pestaña Email del perfil de la cuenta y poder responder desde TaxDome.
• Todo el historial entre los correos electrónicos sincronizados y los correos electrónicos del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome.
• Si la opción Guardar archivos adjuntos automáticamente está activada, todos los correos electrónicos futuros con archivos adjuntos guardarán automáticamente los documentos en la sección documentos de la cuenta del cliente.

Consejo Active la sincronización de correo electrónico para futuros clientes que aún no tengan acceso al portal (su Iniciar Sesión todavía no se ha activado), para que también pueda recibir correos electrónicos de ellos.

Actualización masiva de los contactos

Actualizar los contactos en bloque agiliza la gestión de clientes y ahorra tiempo. De este modo, puede modificar la configuración de todos los contactos vinculados a las cuentas seleccionadas. Para configurar los contactos en bloque, ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y sigue estos pasos:

1. Elija los clientes seleccionando las casillas de verificación situadas a la izquierda de los mismos.

2. Haga clic en Más acciones y seleccione Editar Iniciar Sesión, notificar, sincronizar correo electrónico.

3. Seleccione una acción en el desplegable situado a la derecha de cada ajuste:

• No hacer nada: la configuración no se actualizará.
• Activar para todos los contactos: La configuración se activará para todos los contactos vinculados a las cuentas.
  • Iniciar Sesión: Activar Iniciar Sesión le permite seleccionar la casilla Enviar invitaciones y añadir un mensaje para el correo electrónico de invitación(opcional).
  • Notificar: Activar Notificar le permite activar Personalizar preferencias de notificación y seleccionar los tipos de notificación del sistema que recibirán sus clientes(opcional).
• Desactivar para todos los contactos: La configuración se desactivará para todos los contactos vinculados a las cuentas.

Una vez hecho esto, recibirá una notificación enInbox+ con un breve informe sobre el resultado de la actualización masiva y una lista de errores (si los hay).

¿Tienen acceso mis clientes?

Puede comprobar fácilmente la configuración de Iniciar Sesiónde sus clientes. Para ello, vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda:

• Iniciar Sesión: En ID de su lista de clientes indica si al menos un contacto vinculado a la cuenta tiene portal. 
  • El color verde significa que la cuenta cliente está activa, es decir, que tiene al menos un usuario que puede conectarse. Las cuentas pendientes de activación también aparecen activas. 
  • Beige significa que la cuenta cliente está desconectada. Existe en TaxDome pero no tiene usuarios que puedan conectarse (aún no se han enviado invitaciones).

• Notificar y sincronizar correo electrónico: las columnas Notificar y Sincronizar correo electrónico de la lista de cuentas indican si la configuración está activada para al menos un contacto vinculado a la cuenta de cliente.

Nota Personalice su lista de cuentas de clientes en caso de que algunas de las columnas estén ocultas.

Añadir varias direcciones de correo electrónico

Debido a que un contacto es una persona, es natural que un contacto pueda tener varias direcciones de correo electrónico (personales, laborales, etc.). De forma predeterminada, cada contacto tiene un campo de dirección de correo electrónico, pero puede crear manualmente más CRM o agregue algunos mientras crea nuevos contactos manualmente o los importa.

En el perfil de la cuenta, abra la pestaña Información y, a continuación, revise la sección Contactos. Aquí verás todas las direcciones de correo electrónico de los contactos vinculados a la cuenta. Si quieres añadir direcciones de correo electrónico que no aparecen en la lista, puedes añade otro contacto vinculado o añada otra dirección de correo electrónico al contacto que ya está vinculado.

Sigue estos pasos:

1. Crear CRM Campos de correo electrónico para almacenar las direcciones de correo electrónico adicionales.
2. Actualice el contacto existente para incluir una dirección de correo electrónico adicional.
3. Activa los botones Iniciar Sesión, Notificar y/o Sincronizar correo electrónico para la dirección de correo electrónico si es necesario (más información sobre los botones a continuación).

Notificaciones y correos electrónicos para clientes pendientes de activación

Si has activado los contactos vinculados a una cuenta, pero aún no la han activado, seguirán recibiendo notificaciones por correo electrónico y del sistema a través de TaxDome :

• Todos los correos electrónicos normales que envíes desde TaxDome llegarán al destinatario independientemente de si su cuenta está activada o no. También puede recibir Inbox+ notificaciones sobre nuevos correos electrónicos de ese contacto vinculado a la cuenta (configúralo en tus opciones deNotificación ).
• Todas las notificaciones del sistema irán a la dirección de correo electrónico del contacto e incluirán el banner Activación de la cuenta en la parte superior del correo electrónico hasta que hayan activado la cuenta.

Siempre puedes volver a enviar una invitación.

Cambiar la dirección de correo electrónico de un cliente

Cuando cambie la dirección de correo electrónico de un cliente, añada su nueva dirección de correo electrónico como si fuera un usuario más.

Atención Asegúrese de no eliminar inmediatamente la dirección de correo electrónico obsoleta.

En su lugar, sigue estos pasos:

1. Actualice el contacto del cliente para incluir la nueva dirección de correo electrónico en lugar de la antigua.

2. Active el Iniciar Sesión y espera a que el usuario acepte la invitación enviada a la nueva dirección de correo electrónico, para que no pierda el acceso a su cuenta. 

3. Una vez que el cliente haya aceptado la invitación, elimine su dirección de correo electrónico anterior de la sección Correos electrónicos no vinculados activando la opción Iniciar Sesión desactivar.

Nota Si cambia la dirección de correo electrónico antes de que la persona invitada haga clic en el enlace de invitación, se desactivará por motivos de seguridad. Se enviará un nuevo correo electrónico de invitación a la dirección de correo electrónico actualizada.

Cómo pueden los clientes cambiar de cuenta en el portal del cliente

Dado que un contacto puede estar vinculado a varias cuentas, algunos de sus clientes pueden tener acceso a diferentes cuentas con un solo correo electrónico (por ejemplo, a su cuenta familiar y a la de empresa). Al iniciar sesión, verán la ventana emergente para seleccionar la cuenta deseada y la notificación con la cuenta con la que iniciaron sesión en la parte superior de la pantalla. La notificación de la parte superior puede cerrarse hasta la próxima Iniciar Sesión haciendo clic en la X situada en el extremo derecho de la misma.

Pueden acceder a la ventana emergente en cualquier momento más tarde haciendo clic en el enlace de la cuenta Switch en la parte inferior de la barra lateral azul o a la derecha de la notificación en la parte superior.