Contact settings (login, notify, email sync, signatory)

TaxDome proporciona flexibilidad en tu CRM, de la misma manera que tus clientes están configurados en el mundo real. Cada cuenta puede estar vinculada a varios contactos y cada contacto puede tener varios correos electrónicos. Al crear una cuenta o importar clientes, puedes configurar los permisos y las notificaciones. Además, puedes actualizar los permisos de forma masiva en cualquier momento futuro. Este artículo explicará cómo configurar el acceso y las notificaciones para el correo electrónico de cada contacto dentro de cada cuenta.

Contact settings, explained

Contact settings control the basic permissions and notifications for your client interactions:

• Login defines if the client has portal access .

• Notify defines if the client will receive system notifications and which ones.

• Email sync defines if you will receive emails from clients inside TaxDome. 

• Signatory defines whether the contact can sign proposals & ELs or recurring invoices .

Each client account can be linked to multiple contacts, but you can configure contact settings for each linked contact separately. This allows you to provide portal access and other settings to specific contact linked to the client account without giving it to the other contacts. Contact settings are always linked to contact email, so if your contact has two or more emails, you can select different settings for each.

You can access contact settings:

• in the Info tab of a client account  

• when creating a new client account 

• during client list import

• en su lista de cuentas.

Consejo

You can streamline client management and update contact settings in bulk. Learn more in the section below .

Iniciar Sesión, explicado: gestionar el acceso al portal

When Login in the Info tab of the client profile is checked, the contact can access the TaxDome client portal. Usually, when you check the Login box, you may want to send the invitation to the client. However, you can check Login but choose to invite the clients later. This way, the account will be active but marked as Pending activation.

You can configure your portal to allow certain actions —such as viewing, signing, uploading documents, paying invoices and completing client requests—without requiring portal access.

Habilitar el acceso al portal

You can check Login in the Info tab of the client account page to give portal access to the person to whom this email address belongs.

Para qué sirve:

• El usuario recibe por correo electrónico una invitación al portal de clientes TaxDome .
• Una vez que acepten la invitación, podrán iniciar sesión en el portal de clientes.

Una vez que hayas añadido el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, se te pedirá que envíes una invitación por correo electrónico a ese usuario. Cuando hagas clic en Enviar, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, la persona acepta la solicitud y crea una contraseña. A continuación, el nuevo usuario se vincula automáticamente a la cuenta. Cada usuario tiene sus propias credenciales de Iniciar Sesión para una cuenta.

Consejo

If you want to turn the Login on but send the invite later, consider updating contact settings from account list .

Eliminar el acceso al portal

If someone no longer wants to have access to an account, go ahead and remove them. Under the Info tab of the account profile, uncheck the Login box to the right of the user’s email address. The account will remain intact; however, the user will no longer be able to access it.

Notificar, explicado

The Notify setting in the Info tab of the client profile helps manage the system notifications sent to the specific client. You can turn it off completely or decide which types of notifications the client will receive.  

Seleccione las notificaciones que recibirán los clientes

Decide which notifications the user should get by clicking the three dots to the far right of the email address, then selecting Notification preferences.

Qué significan los interruptores:

• Documents: File upload:

  • Notificaciones sobre nuevos documentos empresa-cargado

• Documentos: Solicitudes de firma:

  • Solicitudes de documentos pendientes de firma
  • Recordatorios sobre documentos pendientes de firma

• Documentos: Homologaciones:

  • Solicitudes de documentos pendientes de aprobación
  • Recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación

• Mensajes y tareas del cliente:

  • Notifications about new messages, including client tasks
  • Notificaciones sobre nuevas respuestas en los hilos del chat

• Propuestas:

  • Solicitud de nuevas propuestas
  • Recordatorios sobre propuestas pendientes

• Organizadores:

  • Solicitudes de nuevos formularios
  • Recordatorios sobre pendientes formularios

• Facturas y pagos:

  • Solicitud de nuevas facturas
  • Recordatorio de facturas pendientes
  • Confirmaciones de pago de facturas
  • Notificaciones sobre devoluciones emitidas

• Peticiones de los clientes:

  • Solicitudes de nuevos clientes
  • Recordatorios sobre solicitudes pendientes

• Transactions:

  • The user will receive a weekly reminder email every Monday at 9:00 AM (in their time zone) with unanswered transaction questions.

Sincronización del correo electrónico

When this is enabled, you and your team can see and reply to the client’s emails right from TaxDome. 

Para qué sirve:

• If Email sync is enabled, the Email tab appears under the Communication tab in the client account. 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• Todo el historial entre tus correos electrónicos sincronizados y los correos electrónicos del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome.

• If Automatically save attachments is enabled , all future emails with attachments will automatically save the documents to the Docs section of the account.

Consejo

Check Sincronización del correo electrónico for future clients who don’t yet have portal access (their Iniciar Sesión is still unchecked), so you can receive emails from them, too.

Signatory, explained

Signatory defines whether the contact has authority to sign proposals & ELs or recurring invoices. When enabled, contacts can sign proposals, enter payment details for invoices included in proposals, and sign recurring invoices with payment details.

This setting is useful when you have multiple contacts linked to an account but only want specific contacts (such as primary account holders) to have signing authority.

For more information, read the Manage signers & signature authority for proposals article.

Update contact settings in bulk

Updating contact settings in bulk streamlines client management and saves time. This way, you can modify settings for all contacts linked to your selected accounts. To update contact settings in bulk, go to Clients > Accounts from the left menu bar and follow these steps:

1. Choose the clients by selecting checkboxes to the left of them.

2. Click More Actions and then select Edit login, notify, email sync.

3. Selecciona una acción del desplegable situado a la derecha de cada ajuste:

• No hacer nada: la configuración no se actualizará.

• Activar para todos los contactos: La configuración se activará para todos los contactos vinculados a las cuentas.

• Login: Enabling Login allows you to select the Send invitations checkbox and add a message for the invitation email (optional).

• Notify: Enabling Notify allows you to toggle on Customize notification preferences and select the system notification types your clients will receive (optional).

• Desactivar para todos los contactos: La configuración se desactivará para todos los contactos vinculados a las cuentas.

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

¿Tienen acceso mis clientes?

You can quickly check whether your clients have portal access and view their Login, Notify, and Email sync settings in the Clients > Accounts section of the left menu:

• Login: The ID column in your client list indicates whether at least one contact linked to the account has portal access. Statuses are color-coded so you can identify them at a glance in your accounts list: 

  • Verde means the client account is Activated. The account has at least one user that can log on.

  • Yellow means the client account is Pending activation. The invitation was sent, but the client hasn’t activated their account yet.

  • Gray means the client account is Not activated. The account exists on TaxDome, but the invitation was not sent, and the account doesn’t have users that can log in.

• Notify and Email sync: the Notify and Email sync columns indicate whether the setting is enabled for at least one contact linked to the client account.

Nota

If you don’t see these columns, customize your client account list to display them.

Añadir varias direcciones de correo electrónico

Because a contact is a person, it’s natural that one contact might have several email addresses (personal, work, etc.). By default, each contact has one email address field, but you can manually create extra CRM fields or add ones while you’re creating new contacts manually or importing them .

In the account profile, open the Info tab, then review the Contacts section. Here, you can view all email addresses and phone numbers for the contacts linked to the account. If you want to add email addresses that aren’t listed, either add another linked contact or add another email address to the contact that is already linked.

Sigue estos pasos:

• Create custom CRM email fields to store the additional email addresses.

• Update the existing contact to include an additional email address.

• Turn on the Login, Notify and/or Email sync settings for the email address if you need to.

Notificaciones y correos electrónicos para clientes pendientes de activación

If you’ve turned on contact settings for a contact linked to an account, but they haven’t yet activated their account, they’ll still receive TaxDome email and system notifications:

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• Todas las notificaciones del sistema irán a la dirección de correo electrónico del contacto e incluirán el banner Activación de la cuenta en la parte superior del correo electrónico hasta que hayan activado la cuenta.

You can always resend an invitation .

Cambiar la dirección de correo electrónico de un cliente

Cuando cambie la dirección de correo electrónico de un cliente, añada su nueva dirección de correo electrónico como si fuera un usuario más.

Nota

Asegúrate de no eliminar inmediatamente la dirección de correo electrónico obsoleta.

En su lugar, sigue estos pasos:

1. Update the client contact to include the new email address instead of the old one.

2. Check the Login box and wait for the user to accept the invitation sent to the new email address, so that they don’t lose access to their account. 

3. Una vez que el cliente haya aceptado la invitación, elimina su dirección de correo electrónico anterior de la sección secciónCorreos electrónicos no vinculados activando el botón Iniciar Sesión desactivado.

Consejo

Si cambias la dirección de correo electrónico antes de que la persona invitada haga clic en el enlace de invitación, se desactivará por motivos de seguridad. Se enviará un nuevo correo electrónico de invitación a la dirección de correo electrónico actualizada.

How clients can switch between accounts in the client portal

Pueden cambiar a la otra cuenta en cualquier momento posterior haciendo clic en las tareas pendientes de las otras cuentas en la parte inferior de la página de inicio o seleccionando la otra cuenta en la parte superior derecha de la página.

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