CRM (Básico): Acceso al portal, notificaciones, sincronización de correo electrónico

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Tanto si prepara declaraciones de la renta para un particular, una familia o una empresa, cada entidad necesita su propia cuenta. Sin embargo, diferentes personas (piense: miembros de la familia o socios comerciales) pueden tener diferentes configuraciones dentro de la cuenta. Obtenga más información sobre cómo configurar el acceso de Iniciar Sesión a sus clientes, notificaciones y correo electrónico.

Explicamos aquí:

• Cómo añadir varias direcciones de correo electrónico
• El conmutador Iniciar Sesión , explicado
• Explicación del botón EMAIL SYNC
• El botón NOTIFY, explicado
• Notificaciones y correo electrónico para los clientes pendientes de activación
• Eliminar el acceso de un usuario a una cuenta
• Cambiar una dirección de correo electrónico
• Cambio de cuenta en el portal del cliente

Cómo añadir varias direcciones de correo electrónico

Dado que un contacto es una persona, es natural que un contacto pueda tener varias direcciones de correo electrónico (personal, de trabajo, etc.). Por defecto, cada contacto tiene un campo de dirección de correo electrónico, pero puedes crear manualmente campos de CRM adicionales o añadir otros mientras creas nuevos contactos manualmente o los importas.

Un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier empleado con derechos de acceso para gestionar cuentas puede añadir usuarios adicionales (direcciones de correo electrónico) a una cuenta.

En el perfil de la cuenta, abra la pestaña Información y, a continuación, revise la sección Contactos. Aquí verás todas las direcciones de correo electrónico de los contactos vinculados a la cuenta. Si quieres añadir direcciones de correo electrónico que no aparecen en la lista, puedes añade otro contacto vinculado o añada otra dirección de correo electrónico al contacto que ya está vinculado.

Sigue estos pasos:

1. Cree campos de correo electrónico CRM personalizados para almacenar las direcciones de correo electrónico adicionales.
2. Actualice el contacto existente para incluir una dirección de correo electrónico adicional.
3. Activa los conmutadores Iniciar Sesión, NOTIFY y/o EMAIL SYNC para la dirección de correo electrónico si es necesario (más información sobre los conmutadores a continuación).

Nota Si cambias la dirección de correo electrónico antes de que la persona invitada haga clic en el enlace de invitación, se desactivará por motivos de seguridad. Se enviará un nuevo correo electrónico de invitación a la dirección de correo electrónico actualizada. 

El conmutador Iniciar Sesión , explicado

Cuando indique una dirección de correo electrónico dentro de un contacto, puede activar Iniciar Sesión para dar acceso al portal a la persona a la que pertenece esta dirección de correo electrónico.

Lo que hace esto:

• El usuario recibe una invitación al portal de clientes TaxDome para que pueda acceder a su cuenta.
• Todos los contactos vinculados a una cuenta con Iniciar Sesión activada junto a su dirección de correo electrónico pueden iniciar sesión.

Una vez que haya añadido el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, se le pedirá que envíe una invitación por correo electrónico a ese usuario. Al hacer clic en Enviar, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, la persona acepta la solicitud y crea una contraseña. A continuación, el nuevo usuario se vincula automáticamente a la cuenta. Cada usuario tiene sus propias credenciales Iniciar Sesión para una cuenta.

Explicación del botón EMAIL SYNC

Cuando añades un usuario a una cuenta, también puedes activar la sincronización de correo electrónico para su dirección.

Lo que hace esto:

• Verá todos los correos electrónicos recibidos de esa dirección en la sección Inbox+ y en la pestaña Correo electrónico del perfil de la cuenta y podrá responder desde TaxDome.
• Todo el historial entre los correos electrónicos sincronizados y los correos electrónicos del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome.
• Si la opción Guardar archivos adjuntos automáticamente está activada, todos los correos electrónicos futuros con archivos adjuntos guardarán automáticamente los documentos en la sección documentos de la cuenta del cliente.

Consejo Active EMAIL SYNC para futuros clientes que aún no tengan acceso al portal (su Iniciar Sesión todavía no se ha activado), para que también pueda recibir correos electrónicos de ellos.

El botónNOTIFY, explicado

Cuando se activa NOTIFY para una dirección de correo electrónico en la sección de contactos , la persona a la que pertenece el correo electrónico recibe notificaciones. Puede activar NOTIFY cuando añada acceso al portal o una nueva dirección de correo electrónico a una cuenta, o cuando lo desee.

Ese usuario recibirá:

• Todos los correos electrónicos enviados a la cuenta desde TaxDome
• Todos los correos masivos enviados a la cuenta desde TaxDome
• Todos los correos electrónicos enviados a la cuenta a través de la automatizaciónproyecto
• Notificaciones del sistema (todas o las seleccionadas)

Consejo Puede recibir copias de todos los correos electrónicos de TaxDome enviados a los clientes. Así es como puede configurar la recepción de las notificaciones del sistema TaxDome envía a los clientes.

Decida qué notificaciones debe recibir el usuario haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de la dirección de correo electrónico y seleccionando Preferencias de notificación.

Qué significan los botones:

Documentos: Carga de Archivo

• Notificaciones sobre nuevos documentos cargados por la empresa

Documentos: Solicitudes de firma

• Solicitudes de documentos pendientes de firma
• Recordatorios sobre documentos pendientes de firma

Documentos: Aprobaciones

• Solicitudes de documentos pendientes de aprobación
• Recordatorios sobre documentos pendientes de aprobación

Chats y tareas para clientes

• Notificaciones sobre nuevos mensajes, incluidas las tareas del cliente
• Notificaciones sobre nuevas respuestas en los hilos del chat

Contratos

• Solicitud de Nuevos Contratos
• Recordatorios sobre contratos pendientes

Formularios

• Solicitudes de nuevos formularios
• Recordatorios sobre los pendientes formularios

Facturas y pagos

• Solicitudes de nuevas facturas
• Recordatorio de facturas pendientes
• Confirmaciones para el pago de facturas
• Notificaciones sobre Devoluciones Emitidas

Notificaciones y correo electrónico para los clientes pendientes de activación

Si ha activado Iniciar Sesióny la sincronización del correo electrónico para un contacto vinculado a una cuenta, pero aún no ha activado su cuenta, seguirá recibiendo el correo electrónico TaxDome y las notificaciones del sistema:

• Todos los correos electrónicos regulares que envíes desde TaxDome llegarán al destinatario independientemente de si su cuenta está activada o no. También puede recibir Inbox+ notificaciones sobre nuevos correos electrónicos de ese contacto vinculado a la cuenta (configúralo en tus ajustes denotificaciones ).
• Todas las notificaciones del sistema irán a la dirección de correo electrónico del contacto e incluirán el banner de activación de la cuenta en la parte superior del correo electrónico hasta que hayan activado la cuenta.

Siempre puedes volver a enviar una invitación.

Eliminar el acceso de un usuario a una cuenta

Si alguien ya no quiere tener acceso a una cuenta, elimínelo. En la pestaña Información del perfil de la cuenta, desactive la opción Iniciar Sesión a la derecha de la dirección de correo electrónico del usuario. La cuenta permanecerá intacta; sin embargo, el usuario ya no podrá acceder a ella.

Cambiar una dirección de correo electrónico

Cuando cambie la dirección de correo electrónico de un cliente, añada su nueva dirección de correo electrónico como si fuera un usuario más.

Atención. Asegúrese de no eliminar inmediatamente la dirección de correo electrónico obsoleta.

En su lugar, sigue estos pasos:

1. Actualice el contacto del cliente para incluir la nueva dirección de correo electrónico en lugar de la antigua.

2. Active el Iniciar Sesión y espera a que el usuario acepte la invitación enviada a la nueva dirección de correo electrónico, para que no pierda el acceso a su cuenta. 

3. Una vez que el cliente haya aceptado la invitación, elimine su dirección de correo electrónico anterior de la sección Correos electrónicos no vinculados activando la opción Iniciar Sesión desactivar.

Cambio de cuenta en el portal del cliente

Al iniciar sesión, los usuarios que tengan acceso a más de una cuenta verán la ventana emergente para seleccionar la cuenta deseada y la notificación con la cuenta con la que iniciaron sesión en la parte superior de la pantalla. La notificación de la parte superior puede cerrarse hasta la próxima Iniciar Sesión pulsando X en el extremo derecho de la misma.

Pueden acceder a la ventana emergente en cualquier momento más tarde haciendo clic en el enlace de la cuenta Switch en la parte inferior de la barra lateral azul o a la derecha de la notificación en la parte superior.