Big empresas (Básico): Procesos regulares de auditoría

Si tiene o trabaja en una gran empresa con cientos o incluso miles de clientes, probablemente tenga un administrador que audita regularmente sus procesos automatizados para asegurarse de que todo funciona correctamente. Aquí te mostramos lo que un administrador podría comprobar y hacer con regularidad.

Consejo: Crea tareas recurrentes para tu administrador para cada proceso de auditoría que deseas que realice.

Explicamos aquí:

• Verificación de Etiqueta
• Verificación de la sincronización del correo electrónico
• Verificación de la cuenta del asignado
• Verificación de disponibilidad de proyectos
• Verificación de la prioridad de la firma

Verificación de Etiqueta

Creas un nuevo perfil de cuenta de cliente... ¡pero te olvidas de etiqueta! Si tus automatizaciones dependen de etiqueta, eso podría estropear todo tu proyecto. Para evitar este tipo de problemas, un administrador podría revisar todas las cuentas de perfil una vez al mes para asegurarse de que todas tienen etiquetas.

Para encontrar rápidamente las cuentas sin etiquetas:

1. Ir a Clientes.
2. Haz clic en Filtro.
3. En la sección Etiqueta, selecciona Contiene y desplázate hasta la opción Sin Etiquetas.
4. Haz clic en Aplicar.

Esto muestra una lista de todas las cuentas sin etiquetas-es decir, si hay alguna. El administrador podría entonces etiquetar apropiadamente lo que necesita ser etiquetado. Para saber más sobre etiquetas, consulta esta página. 

Verificación de la sincronización del correo electrónico

Todos los clientes deben tener activada la Sincronización del correo electrónico para que cualquier correo que envíen esté disponible en el perfil de su cuenta para todos los miembros del equipo asignados. 

Incluso si el miembro del equipo a cargo se fuera de vacaciones, otro miembro del equipo podría revisar el correo electrónico de la cuenta.

Para asegurarse de que los clientes tienen la sincronización del correo electrónico activada:

1. Dirígete la pestaña de Información en el perfil de la cuenta.
2. Verifica que la sincronización del correo electrónico está activada.

Para saber más sobre la sincronización del correo electrónico, dirígete aquí. 

Verificación de la cuenta del asignado

Los miembros del equipo están limitados en cuanto a lo que pueden hacer en TaxDome hasta que tengan acceso a una o más cuentas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que los miembros del equipo tengan el acceso a las cuentas y los derechos de acceso que necesitan para hacer su trabajo.

Por lo general, los miembros del equipo se asignan a las cuentas a medida que se crean las nuevas. Sin embargo, si necesitas asignar un miembro del equipo a una cuenta existente, aquí tienes cómo hacerlo: 

1. Dirígete a la pestaña de Información de la cuenta del cliente y selecciona la subpestaña de Equipo .
2. Agrega aquí el acceso al equipo a uno o más miembros del equipo.

Para más detalles sobre el acceso a la cuenta, dirígete aquí. 

Si utiliza la automatización Actualizar acceso a cuentas en proyectos para asignar cuentas a los miembros del equipo, esas proyectos deben comprobarse con regularidad. El personal temporal, por ejemplo, podría estar procesando declaraciones de impuestos durante la temporada de impuestos y necesitaría ser añadido a la automatización. 

Verificación de disponibilidad de proyectos

Un miembro del equipo no tiene necesariamente acceso a una canalización que contenga un trabajo para una de sus cuentas de cliente; primero debe añadirse al proyecto en el campo Disponible para. Cada vez que una empresa consigue nuevos miembros del equipo, deben ser añadidos a todos los proyectos a los que necesitarán acceder. 

Así es como se hace: Abre el proyecto al que deseas añadir uno o más miembros del equipo, y luego añádelos en el campo Disponible para. Para más detalles, dirígete aquí.

Consejo:Cuando quieras que los miembros del equipo tengan acceso a una plantilla de tarea o trabajo, añádelos al campo Asignados.

Verificación de la prioridad de la firma

Si utilizas la firma electrónica para las declaraciones de impuestos o cualquier otro documento que requiera dos firmantes, asegúrate de que los clientes tengan la prioridad de firma adecuada. Esto es especialmente importante para los nuevos clientes que declaran conjuntamente. 

1. Dirígete a la pestaña de Información de la cuenta del cliente y haz clic en el enlace de Prioridad del Firmante en la sección de Contactos .
2. Revisa la prioridad de la firma, realiza los cambios necesarios y haz clic en Enviar.

Para más detalles sobre la prioridad de la firma, dirígete aquí.