Equipo (Básico): Acceso a la cuenta
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Hay tres formas diferentes de conceder a los empleados acceso a las cuentas. Puede concederles acceso por defecto a todas las cuentas, asignarles solo a cuentas seleccionadas o asignarles cuentas en etapas específicas de trabajo utilizando nuestras automatizaciones de proyecto .
Explicamos aquí:
- Acceso a la cuenta
- Acceso a la cuenta por defecto
- Dar a un empleado acceso a una cuenta
- Dar acceso a un empleado a varias cuentas
- Dar a un empleado acceso a todas las cuentas
- Acceso a las cuentas de los empleados a través de la automatización de proyecto
- Solicitar/otorgar acceso a la cuenta
- Ver las cuentas de un empleado
- Ver las estadísticas de las cuentas de los empleados
- Eliminar el acceso de un empleado a una cuenta
- Quién puede conceder a un empleado acceso a una cuenta
Acceso a la cuenta
Al menos un miembro del equipo debe tener acceso a todas las cuentas. Cuando lo hacen, pueden ver y editar la información de cualquier cliente, cargar documentos y crear facturas. También reciben notificaciones sobre toda la actividad de la cuenta.
Nota: Los miembros del equipo pueden ser asignados a cuentas sin recibir notificaciones. Aquí tienes más información sobre Seguidores de cuentas.
Por defecto, una vez que un empleado tiene acceso a la cuenta de cliente, puede hacer todo esto:
- Ver la información de la cuenta
- Ver y descargar el cliente documentos
- Ver todas las conversaciones de chat de las cuentas asignadas y responder a ellas.
- Ver todos los correos electrónicos de empresa para sus cuentas asignadas y responder a ellos.
- Ver todas las notas de la empresa para sus cuentas asignadas y crear otras nuevas.
- Ver los registros de tiempo de empresa para sus cuentas asignadas y crear nuevos registros de tiempo.
- Ver todas las tareas de la empresa para sus cuentas asignadas.
- Crear tareas para las cuentas asignadas
- Ver los contactos vinculados a sus cuentas asignadas
Para hacerse una idea de lo que puede hacer un empleado, visita una vista de sólo lectura de su portal.
Acceso a la cuenta por defecto
Un empresa Propietario de la Empresa tiene acceso a la cuenta por defecto. Sin embargo, un empresa Propietario de la Empresa o administrador también puede querer dar a uno o varios miembros del equipo acceso automático a todas las cuentas nuevas creadas manualmente o a los clientes que se registren por su cuenta.
Para configurar el acceso a la cuenta por defecto de un miembro del equipo:
Ve a Configuración y, a continuación, abre la pestaña Configuración de empresa . Busca la sección Acceso predeterminado a la cuenta , selecciona uno o varios miembros del equipo de la lista, haz clic GUARDAR.
Dar a un empleado acceso a una cuenta
Hay varias maneras de dar acceso a la cuenta de un empleado:
- Configurándolos con acceso a la cuenta por defecto
- Al crear una nueva cuenta
- Editando una cuenta existente en cualquier momento
- Utilizando la función de gestión del acceso del equipo en cualquier momento
- Mediante una automatización proyecto
Para dar acceso a un empleado a una cuenta nueva, seleccione su nombre al crear la cuenta manualmente o al importar los datos del cliente.
Para dar acceso a un empleado a una cuenta existente:
1. Ve a Clientes, haz clic en el nombre del cliente en la lista. También puedes encontrar instantáneamente al cliente yendo al menú de la barra lateral izquierda en cualquier página e introduciendo su nombre en el campo de búsqueda.
2. Vaya a la sección Información y haga clic en el enlace Editar situado a la derecha de Detalles de la cuenta. 3. Añada los empleados a los que desea dar acceso a la cuenta en el campo Miembros del equipo. Cada cuenta debe tener asignado al menos un miembro del equipo. Por defecto, el acceso a la cuenta se concede a empresa Propietario de la Empresa .
3. Pulsa el botón Continuar y haz clic Guardar.
Dar acceso a un empleado a varias cuentas
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Para asignar empleados a muchas cuentas diferentes a la vez:
1. Ve a Clientes y selecciona las casillas de verificación situadas junto a las cuentas que desea asignar a los empleados. Para seleccionar todas las cuentas, haz clic en la casilla superior.
2. Haz clic en Gestionar Equipo.
3. Verás una lista de los miembros del equipo de la empresa. Para cada miembro del equipo, selecciona una de las siguientes opciones:
- No hacer nada: El miembro del equipo no se asignará a las cuentas; sin embargo, si el miembro del equipo ya está asignado a cuentas, seguirá estando asignado a esas cuentas.
- Asignar a todos: El miembro del equipo será asignado a todas las cuentas seleccionadas.
- Eliminar de todos: El miembro del equipo ya no será asignado a ninguna de las cuentas seleccionadas.
4. Haz clic en ASIGNAR.
Dar a un empleado acceso a todas las cuentas
Para asignar un empleado a todas las cuentas:
1. Ve a Configuración, selecciona Equipo y Planes en la barra de menús, navega hasta Miembros activos del equipo, haz clic en el nombre del empleado.
2. Haz clic en el icono del lápiz Editar derechos de acceso y, a continuación, activa la opción Ver todas las cuentas.
3. Haz clic en Guardar. Ahora el empleado podrás ver todas las cuentas de empresa en lugar de sólo las que se le han asignado.
Acceso a las cuentas de los empleados a través de la automatización de proyecto
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Para el personal temporal, puedes optar por conceder un acceso limitado a las cuentas. Por ejemplo, un empleado temporal podría necesitar acceder a un documento cargado a una cuenta, pero sólo durante una etapa específica del proceso de trabajo.
Esto puede ser fácilmente configurado y automatizado dentro de un proyecto. A continuación se explica cómo:
1. Decida en qué momento necesita que el trabajador temporal acceda a las cuentas de los clientes. (Puede obtener más información sobre las automatizaciones).
2. Ve a la configuración deproyecto, elige la etapa a la que deseas añadir la automatización, haz clic en el enlace Añadir automatizaciones y, a continuación, elige Actualizar acceso a la cuenta en el menú desplegable. Elige el/los miembro(s) del equipo en la lista de cuentas.
La automatización puede configurarse de diferentes maneras:
- Sustituir asignados por usuarios por defecto en + Añadir acceso a la cuenta vacía:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados quedan sin asignar, y en su lugar se asignan a la cuenta los que tienen Acceso a Cuentapor Defecto. - Sustituir asignados por usuarios por defecto en + Añadir Acceso a Cuenta a cuenta rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados se desasignan, y en su lugar se asignan a la cuenta los que aparecen en el campo Añadir Accso a Cuenta . - Sustituir asignados por usuarios por defecto desactivado + campo Añadir Acceso a Cuenta rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta fase, los empleados asignados permanecen asignados a la cuenta, y los que aparecen en el campo Añadir Acceso a Cuenta también. - Sustituir asignados por usuarios por defecto desactivado + Eliminar Acceso a Cuenta rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Eliminar Acceso a Cuenta quedan sin asignar. - Añadir acceso a cuenta completado + Eliminar acceso a cuenta completado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Añadir Acceso a Cuenta son asignados a la cuenta, y los listados en Eliminar Acceso a Cuenta son desasignados.
Solicitar/otorgar acceso a la cuenta
Si un empleado de empresa sin acceso a la cuenta del cliente hace clic en cualquier página del perfil del cliente, verá un error 401. Esto podría ocurrir:
- Si un miembro del equipo menciona a un empleado en un chat cadena con un cliente a cuya cuenta el empleado no tiene acceso
- Si un miembro del equipo menciona a un empleado en un trabajo para un cliente a cuya cuenta el empleado no tiene acceso o en un trabajo que se encuentra dentro del proyecto que no está disponible para el empleado.
Para solicitar acceso a una cuenta de cliente y/o a proyecto, el empleado debe hacer clic en Solicitar acceso en la notificación de Inbox+ o en la página de error.
El Propietario de la Empresa y los empleados con permiso para asignar compañeros de equipo será notificado vía Inbox+. Una vez que hagan clic en el enlace Conceder acceso de la notificación Inbox+ notificación, el empleado tendrá acceso.
Ver las cuentas de un empleado
Filtra tu lista de cuentas para ver qué cuentas de clientes están asignadas a empleados específicos:
1. Ve a Clientes, haz clic Filtro en la parte superior derecha.
2. Selecciona los miembros del equipo en la sección Equipo, haz clic Aplicar.
Ver las estadísticas de las cuentas de los empleados
empresa Propietario de la Empresa y los administradores pueden ver las estadísticas de cualquier empleado para sus cuentas asignadas. Estas estadísticas se encuentran en el widget de actividad de clientes pendientes de la página Insights de la página.
Este widget muestra las facturasformulariosfirmas, contratos y aprobaciones pendientes de la acción del cliente para un empleado específico.
Si quieres hacer un seguimiento de la actividad de los clientes de dos o más miembros del equipo, puedes añadir tantos widgets de actividad de clientes pendientes como necesites. Aquí tienes más información sobre el widget Actividad de cliente pendiente.
Otra forma de ver las estadísticas de la cuenta es la página Clientes actuales del empleado. Para encontrarla, ve a Configuración, luego a Equipo y Plan. Haz clic en el nombre del empleado y vaya a la pestaña Clientes . Las estadísticas están disponibles para las cuentas actuales y pasadas de ese empleado.
Verás esta información:
- ID: identificador único de la cuenta
- Nombre: nombre y apellidos del cliente
- Asignado: la fecha en que el empleado fue asignado a una cuenta
- Facturas contabilizadas: número de facturas contabilizadas
- Ingresos: el importe total de las facturas pagadas
- Documentos cargados: el número de documentos cargados
- Aprobados: número de documentos aprobados
Eliminar el acceso de un empleado a una cuenta
Digamos que tienes una cuenta personal en tu empresa y no quieres que otros miembros del equipo la vean. O tienes algunos cambios en las funciones y deberes de tus empleados y no quieres que todos ellos tengan acceso a todas las cuentas.
Puedes eliminar empleados de cualquier cuenta de cliente. (O puedes hacerlo al revés: eliminar cuentas de la lista de clientes asignados a un empleado). Consulta las opciones que aparecen a continuación.
Atención: Si tiene empleados con el derecho de acceso Ver todas las cuentas activado, primero tendrá que desactivar ese derecho de acceso. Sin embargo, esto no funciona para los administradores, ya que siempre tienen acceso a todas las cuentas.
Para eliminar empleados de una cuenta de cliente:
- Ve a la sección Información del perfil del cliente y haz clic en el enlace Editar situado a la derecha de Detalles de cuenta. Todos los empleados con acceso a la cuenta aparecen en el campo Miembros del equipo.
- Haz clic en × a la derecha de un miembro del equipo para eliminar su acceso a una cuenta de cliente.
- Pulsa el botón Continuar y haz clic Guardar.
Nota Una cuenta no se puede desasignar. Si eliminas a todos los empleados, la cuenta se asigna automáticamente a cualquier persona con acceso a la cuenta por defecto.
También puedes eliminar una cuenta de la lista de clientes asignados a un empleado:
- Ve a Configuración,luego a Equipo y Planes, haz clic en el nombre del miembro del equipo y ve a la pestaña Clientes .
- Haz clic en el símbolo rojo de eliminación situado a la derecha del nombre de la cuenta.
- Haz clic en Eliminar en la ventana emergente de Confirmación de eliminación . La cuenta seleccionada se traslada a la pestaña Pasado del empleado.
Quién puede conceder a los empleados acceso a las cuentas
empresa Propietario de la Empresa y los administradores siempre pueden dar a los empleados derechos de acceso a las cuentas. También pueden dar a los empleados la capacidad de asignar clientes a los miembros del equipo. Si eres empresa Propietario de la Empresa o administrador y quieres que otra persona del equipo asigne cuentas, sigue estos pasos:
1. Ve a Ajustes, selecciona Equipo y Planes en la barra de menú, navega hasta Miembros Activos del Equipo y haz clic en el nombre del empleado.
2. Haz clic en el icono del lápiz de Editar derechos de acceso y, a continuación, activa la opción de Asignar compañeros de equipo.
3. Haz clic en Guardar.
