Gestionar equipo (Básico): Acceso a la cuenta
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Hay muchas opciones para conceder a los empleados acceso a las cuentas. Puede concederles acceso por defecto a todas las cuentas, asignarles solo a cuentas seleccionadas, asignarles cuentas en etapas específicas de trabajo utilizando nuestra automatización proyecto , y mucho más.
Explicación del acceso a la cuenta
Al menos un miembro del equipo debe tener acceso a la cuenta del cliente. Cuando el miembro del equipo esté asignado, podrá hacer lo siguiente:
- Ver la información de la cuenta.
- Ver y descargar el cliente documentos.
- Ver y enviar solicitudes de clientes a sus cuentas asignadas.
- Ver todos los hilos de chat de sus cuentas asignadas y responder a ellos.
- Ver todos los hilos de SMS de sus cuentas asignadas y enviar SMS.
- Ver y responder a todos los correos electrónicos de empresa para sus cuentas asignadas.
- Visualiza todas las notas de empresapara sus cuentas asignadas y crea otras nuevas.
- Ver las entradas de tiempo de empresapara sus cuentas asignadas y crear nuevas entradas de tiempo.
- Ver todas las tareas de empresapara sus cuentas asignadas.
- Crea tareas para las cuentas asignadas.
- Ver los contactos que están vinculados a sus cuentas asignadas.
- Añade trabajos para proyectos que estén disponibles para ellos.
Nota La asignación y eliminación de miembros del equipo se reflejará en la página de feed de Actividad.
Para hacerse una idea de lo que puede hacer un empleado, visite una vista de sólo lectura de su portal.
empresa Los miembros asignados a la cuenta también reciben notificaciones sobre toda la actividad de la cuenta.
Nota: Los miembros del equipo pueden ser asignados a cuentas sin recibir notificaciones. Aquí tienes más información sobre Seguidores de cuenta.
Explicación del acceso a cuentas por defecto
El acceso a cuentas por defecto significa que un miembro del equipo se asigna automáticamente a todas las cuentas recién creadas.
Un empresa Propietario de la Empresa tiene acceso a la cuenta por defecto. Sin embargo, también es posible dar acceso a la cuenta por defecto a cualquier miembro del equipo.
Para configurar el acceso a la cuenta por defecto para un miembro del equipo:
Vaya a Configuración > empresa settings en la barra de menú de la izquierda. Busque la sección Acceso predeterminado a la cuenta , seleccione uno o varios miembros del equipo de la lista, haz clic Guardar.
Nota Todos los cambios realizados en la configuración predeterminada de acceso a la cuenta se reflejarán en la página de feed de Actividad.
Dar acceso a un empleado
Hay varias maneras de dar acceso a la cuenta de un empleado:
- Configurándolos con acceso a la cuenta por defecto
- Al crear una nueva cuenta
- Editando una cuenta existente en cualquier momento
- Utilizando la función de gestión del acceso del equipo en cualquier momento
- Asignación de miembros del equipo durante la importación
- Mediante una automatización proyecto
- Dándoles un derecho de acceso para ver todas las cuentas
Dar acceso a una cuenta específica
Para dar acceso a un empleado a una cuenta nueva, seleccione su nombre al crear la cuenta.
Para dar acceso a un empleado a una cuenta existente:
1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic sobre el nombre del cliente en la lista. También puedes encontrar instantáneamente al cliente introduciendo su nombre en el campo de búsqueda.
2. Vaya a la sección Información y haga clic en Editar a la derecha de Detalles de la cuenta. 3. Añada los empleados a los que desea dar acceso a la cuenta en el campo Miembros del equipo. Cada cuenta debe tener asignado al menos un miembro del equipo. Por defecto, el acceso a la cuenta se concede a empresa Propietario de la Empresa .
3. Pulse Continuar y haz clic Guardar.
Gestionar el acceso de equipos en bloque
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Para asignar empleados a muchas cuentas diferentes a la vez:
1. Vaya a Clientes > Cuentas en el menú de la barra lateral y, a continuación, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las cuentas que desea asignar a los empleados. Para seleccionar todas las cuentas, haga clic en la casilla superior.
2. Haga clic en Gestionar equipo.
3. Verá una lista de los miembros del equipo de empresa. Para cada miembro del equipo, seleccione una de las siguientes opciones:
- No hacer nada: El miembro del equipo no se asignará a las cuentas; sin embargo, si el miembro del equipo ya está asignado a cuentas, seguirá estando asignado a esas cuentas.
- Asignar a todos: El miembro del equipo se asignará a todas las cuentas seleccionadas.
- Eliminar de todos: El miembro del equipo ya no será asignado a ninguna de las cuentas seleccionadas.
4. Haga clic en Asignar.
Asignar miembros del equipo durante la importación
La importación de cuentas de clientes le ofrece dos opciones para asignar miembros al equipo:
- Defina qué miembros del equipo deben asignarse a cada cuenta: para ello, debe incluir a los miembros del equipo en su hoja de cálculo.
- Asignar miembros del equipo durante la importación -- de esta forma, podrá asignar los mismos miembros del equipo a todos los clientes importados.
Incluya a los miembros de su equipo en la hoja de cálculo
Este método le ahorrará mucho tiempo, ya que podrá asignar diferentes miembros del equipo a diferentes cuentas.
1. Al preparar un archivo CSV para la importación, añada la columna Miembros del equipo e incluya los miembros del equipo correspondientes. Si desea asignar varios miembros del equipo a una cuenta, separe sus nombres con comas.
2. Inicie el proceso de importación. En el segundo paso de la importación (mapear cuentas), la columna Miembros del equipo de su CSV se mapeará automáticamente con la propiedad TaxDome .
Si no es así, compruebe el nombre de la columna en la hoja de cálculo e inicie de nuevo la importación.
Ya está. Una vez finalizada la importación, tendrá a los miembros de su equipo asignados a las cuentas especificadas.
Atención. Por favor, compruebe dos veces los nombres de los miembros del equipo. Si hay un empleado inexistente en la hoja de cálculo no se creará la cuenta correspondiente.
Asignar miembros del equipo durante la importación
Si no desea añadir miembros del equipo a su hoja de cálculo, puede asignarlos a cuentas mientras realiza la importación. Para ello
Inicie el proceso de importación. En el tercer paso de la importación (configuración), seleccione los miembros del equipo que desea asignar a las cuentas que va a trasladar a TaxDome.
Nota Los miembros del equipo que seleccione se asignarán a todas las cuentas importadas, por lo que si desea utilizar diferentes miembros del equipo para diferentes cuentas, es mejor que incluya los miembros del equipo en su hoja de cálculo o que cambie los asignados en bloque una vez finalizada la importación.
Dé a los empleados acceso temporal a la cuenta a través de la automatización de proyecto
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Para el personal temporal, puede optar por conceder un acceso limitado a las cuentas. Por ejemplo, un empleado temporal podría necesitar acceder a un documento cargado a una cuenta, pero sólo durante una etapa específica del proceso de trabajo.
Esto puede configurarse fácilmente y automatizarse dentro de proyecto. He aquí cómo:
1. Decida en qué momento necesita que el trabajador temporal acceda a las cuentas de los clientes. (Puede obtener más información sobre las automatizaciones).
2. Cuando edites las etapas de proyecto , elige la etapa a la que quieras añadir la automatización, haz click en el enlace Añadir automatizaciones, y luego elige Actualizar acceso a cuenta en el menú desplegable. Elige el miembro o miembros del equipo en la lista de cuentas.
La automatización puede configurarse de distintas maneras:
- Sustituir asignados por usuarios por defecto en + Añadir acceso a cuenta vacía:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados se desasignan, y en su lugar se asignan a la cuenta los que tienen Acceso a Cuenta por Defecto. - Sustituir asignados por usuarios por defecto en + Añadir acceso a cuenta rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados se desasignan, y en su lugar se asignan a la cuenta los que aparecen en el campo Añadir acceso a cuenta . - Sustituir asignados por usuarios por defecto desactivado + campo Añadir acceso a cuenta rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta fase, los empleados asignados permanecen asignados a la cuenta, y los que aparecen en el campo Añadir acceso a cuenta también. - Sustituir asignados por usuarios por defecto desactivado + Eliminar acceso a cuenta rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Quitar Acceso a Cuenta quedan sin asignar. - Añadir acceso a cuenta completado + Eliminar acceso a cuenta completado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Añadir Acceso a Cuenta son asignados a la cuenta, y los listados en Eliminar Acceso a Cuenta son desasignados.
Dar a un empleado acceso a todas las cuentas
Para asignar un empleado a todas las cuentas (tanto las existentes como las que se añadan en el futuro):
1. En el menú de la barra lateral, vaya a Configuración > Equipo y planes, navegue hasta Miembros del equipo > Miembros activos y haga clic en el nombre del empleado.
2. Haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del empleado, seleccione Editar y, a continuación, active Ver todas las cuentas.
3. 3. Haga clic en Guardar. Ahora, el empleado puede ver todas las cuentas de empresaen lugar de sólo las que se le han asignado.
Ver las cuentas de un empleado
Filtre su lista de cuentas para ver qué cuentas de clientes están asignadas a empleados concretos:
1. Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic Filtro.
2. Seleccione los miembros del equipo en la sección Equipo .
Ver las estadísticas de las cuentas de los empleados
empresa Propietario de la Empresa y los administradores pueden ver las estadísticas de cualquier empleado para sus cuentas asignadas. Estas estadísticas se encuentran en el widget de actividad de clientes pendientes de la página Insights página.
Este widget muestra las facturasformularios, firmas, propuestas y aprobaciones que esperan la acción del cliente para un empleado específico.
Si quieres hacer un seguimiento de la actividad de los clientes de dos o más miembros del equipo, puedes añadir tantos widgets de actividad de clientes pendientes como necesites. Aquí tienes más información sobre el widget Actividad de cliente pendiente.
Otra forma de ver las estadísticas de la cuenta es la página Clientes actuales del empleado. Para encontrarla, ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda. haz click en el nombre del empleado, y luego ve a la pestaña Clientes . Las estadísticas están disponibles para las cuentas actuales y pasadas de ese empleado.
Verás esta información:
- ID: el número único de la cuenta ID
- Nombre: nombre y apellidos del cliente
- Asignado: la fecha en que el empleado fue asignado a una cuenta
- Facturas contabilizadas: número de facturas contabilizadas
- Ingresos: el importe total de las facturas pagadas
- documentos cargadoel número de documentos cargado
- Aprobados: número de documentos aprobados
Eliminar el acceso de un empleado a una cuenta
Digamos que tienes una cuenta personal en tu empresa y no quieres que otros miembros del equipo la vean. O tienes algunos cambios en las funciones y deberes de tus empleados y no quieres que todos ellos tengan acceso a todas las cuentas.
Puede eliminar empleados de cualquier cuenta de cliente. (O puede hacerlo al revés: eliminar cuentas de la lista de clientes asignados a un empleado). Consulte las opciones que aparecen a continuación.
Atención: Si tiene empleados con el derecho de acceso Ver todas las cuentas activado, primero tendrá que desactivar ese derecho de acceso. Sin embargo, esto no funciona para los administradores, ya que siempre tienen acceso a todas las cuentas.
Para eliminar empleados de una cuenta de cliente:
- Ve a la sección Información del perfil del cliente y haz click en al enlace Editar situado a la derecha de Detalles de cuenta. Todos los empleados con acceso a la cuenta aparecen en el campo Miembros del equipo.
- haz click en × a la derecha de un miembro del equipo para eliminar su acceso a una cuenta de cliente.
- haz click en el botón Continuar y haz clic Guardar.
Nota Una cuenta no se puede desasignar. Si elimina a todos los empleados, la cuenta se asigna automáticamente a cualquier persona con acceso a la cuenta por defecto.
También puede eliminar una cuenta de la lista de clientes asignados a un empleado:
- Ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el nombre del miembro del equipo y ve a la pestaña Clientes .
- haz click en el símbolo rojo de eliminar situado a la derecha del nombre de la cuenta.
- Haga clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación de eliminación . La cuenta seleccionada se traslada a la pestaña Pasado del empleado.
Quién puede conceder a los empleados acceso a las cuentas
empresa Propietario de la Empresa y los administradores siempre pueden dar a los empleados derechos de acceso a las cuentas. También pueden dar a los empleados la capacidad de asignar clientes a los miembros del equipo. Si eres empresa Propietario de la Empresa o administrador y quieres que otra persona del equipo asigne cuentas, sigue estos pasos:
1. Ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda, navega hasta Miembros activos del equipo, haz clic en el nombre del empleado.
2. haz click en el icono del lápiz Editar derechos de acceso y, a continuación, activa el conmutador Asignar compañeros de equipo.
3. 3. Haga clic en Guardar.
