Crear tareas y deberes

Índice

Crear tareas
- Añadir tareas independientes
Añadir tareas para varios clientes
Añadir detalles a las tareas
- Hacer tareas a partir de correos electrónicos
- Automatiza tareas dentro de las etapas de proyecto
Crear subtareas
Añadir archivos a las tareas
Crear tareas recurrentes

Nuestra función Tareas te ayuda a gestionar tus tareas pendientes para asegurarte de que todo el mundo -incluido tú- se mantiene al día, lo que es crucial para cualquier asesoría fiscal. Las tareas no sólo te permiten saber qué es lo siguiente en tu agenda, sino también qué está gestionando el resto de tu equipo. Además, puedes automatizar tareas dentro de proyectos; de este modo, se generan automáticamente exactamente cuando lo necesitas.

Nota

Descubre cómo gestionar tus procesos, mejorar la eficiencia y seguir el progreso de tu trabajo automatizando la mayoría de tus tareas repetitivas con Apalancamiento flujo de trabajo Automatización en TaxDome

Crear tareas

En TaxDome, consideramos que las tareas son los pasos que debes seguir para completar un trabajo . Un trabajo implicar una variedad de tareas tanto para tu equipo como para el cliente: mensajes, facturas, entradas de tiempo, propuestas, etc. Lee más sobre la diferencia entre nuestras funciones proyectos, trabajos y tareas.

Dado que hay tantas partes móviles en una práctica fiscal, hemos diseñado un sistema en el que puede automatizar tareas dentro de su proyectos. De este modo, las tareas se generan automáticamente a medida que un trabajo pasa de una etapa a otra dentro de un proyecto. Y si desea crear manualmente una tarea, también puede vincularla a un trabajo específico. Hay mucha flexibilidad.

Las tareas pueden ser creadas porPropietario de la Empresa, administrador o cualquier empleado al que se le haya dado acceso a la cuenta o derechos de acceso para ver todas las cuentas .

Puede crear tareas de varias maneras:

Añadir tareas independientes
Añadir tareas para varios clientes
Añadir detalles a las tareas
Hacer tareas a partir de correos electrónicos
Automatiza tareas dentro de las etapas de proyecto

Añadir tareas independientes

Para crear una tarea única, siga estos pasos:

Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda, y luego selecciona Tarea en el desplegable.
Añade detalles a la tarea en la barra lateral derecha.
Ya está. Haz clic en Crear tarea.

Añadir tareas para varios clientes

Si necesita crear la misma tarea para un grupo de clientes diferentes, utilice nuestra función masiva:

Ve a Clientes > Cuentas, selecciona las casillas junto a las cuentas de cliente, haz clic Más acciones y selecciona Crear tarea en el desplegable.
Añade detalles a la tarea en la barra lateral derecha.
Ya está. Haz clic en Crear tarea.

Añadir detalles a las tareas

Añade más detalles a la tarea si es necesario:

a. Cuenta(s). Añade una cuenta de cliente o deja el campo Cliente en blanco si la tarea no es para un cliente concreto.

b. trabajo. Si sólo has seleccionado una cuenta en el paso anterior, podrás seleccionar un trabajo al que quieras vincular la tarea. Una tarea sólo puede vincularse a un trabajo .

c. Plantilla. Rellena la tarea con una de tus plantillas guardadas anteriormente. Haz clic en la lista Plantillas para seleccionar una plantilla (más información sobre las plantillas de tareas aquí ) .

d. Asignatarios: Selecciona uno o más asignatarios de tareas. Puedes seleccionar miembros del Equipo o Roles:

Miembros del equipo: Selecciona el nombre de un miembro del equipo o varios nombres.
Roles: Selecciona uno o varios roles de cuenta . Una vez trabajo el trabajo a partir de la plantilla, todos los miembros del equipo asignados a los roles pertinentes en una cuenta de cliente serán asignados al trabajo.

e. Nombre de la tarea. Rellenar este campo es obligatorio y será el nombre que veas en la lista de tareas y dentro del trabajo.

f. Estado. Los estados te ayudan a controlar en qué fase se encuentra una tarea. Una vez completada la tarea, tú o el miembro del equipo asignado podéis cambiar el estado a Completada.

g. Prioridad. Elige el nivel de prioridad: Baja, Alta, Media o Urgente. La prioridad por defecto es Media.

h. Descripción. Utiliza la descripción para documentar el progreso actual o los elementos pendientes. De esta manera, cuando abras la lista de tareas , podrás ver en qué estado se encuentran. Puedes utilizar formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas y también insertar enlaces. También puedes mencionar a los miembros de tu equipo para que reciban una notificación de la tarea sin tener que asignársela.

i. etiquetas. Estas te ayudan a categorizar tus tareas y ordenarlas. Para obtener más información, ve a Uso de etiquetas de cuentas y tareas etiquetas

j. Fecha de inicio, Fecha de vencimiento. Establecer fechas es opcional, pero puede ser una útil herramienta de gestión del tiempo. Recibirás un recordatorio por correo electrónico tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea. Las tareas vencidas o cuya fecha de vencimiento se aproxime aparecerán marcadas en rojo y con iconos amarillos de exclamación junto a sus nombres en la lista de tareas.

k. Repetir. Haz que tu tarea se repita automáticamente (para ver cómo, ve aquí ) . No disponible si la tarea está asignada a un rol. Aunque puedes configurar una tarea para que se repita cada mes, sacarás aún más partido si incorporas las tareas a trabajos consulta Automatizar tareas dentro proyectos .

l. Adjuntar documentos. Si solo has seleccionado una cuenta en el paso 1, puedes adjuntar los documentos en los que tú u otros miembros del equipo debéis trabajar (más detalles a continuación ) .

m. Subtareas. Tu tarea puede incluir tareas más pequeñas (detalles a continuación ) .

n. Vincular notas de la cuenta. Si has seleccionado solo una cuenta en el paso 1, puedes vincular notas de la cuenta que podrían ayudar a tus compañeros de equipo a completar la tarea. Una vez vinculada la nota, podrás verla en Notas de la cuenta. (más detalles en el artículo ) .

o. Crear tarea. Pulsa para completar la creación de la tarea.

Hacer tareas a partir de correos electrónicos

Puede que quieras crear una tarea a partir de un correo electrónico que has recibido de un cliente. Esto se hace fácilmente desde tu Inbox+ centro de notificaciones. He aquí cómo hacerlo:

Desde la Inbox+haz click en la barra de notificaciones de correo electrónico para expandirla, haz clic en el enlace Crear tarea. Si la dirección de correo electrónico está vinculada a varias cuentas, podrás seleccionar la que desees.
Se abrirá la barra lateral Crear tarea. Los campos ya estarán rellenados a partir del correo electrónico del cliente:

Cliente: el cliente que ha enviado el correo electrónico.
Nombre de la tarea: el asunto del correo electrónico.
Descripción: el cuerpo del correo electrónico.

Pulsa el botón Crear tarea para guardarla. Una vez creada la tarea, la notificación se mueve automáticamente a la pestaña Archivados de Inbox+.

Automatiza tareas dentro de las etapas de proyecto

Para saber cómo automatizar tareas dentro de proyectos, ve aquí a la página Tareas en trabajos.

Crear subtareas

Una tarea puede tener subtareas, que funcionan como una lista de tareas pendientes. Puedes añadir subtareas al crear o editar una tarea.

Nota

Las subtareas incompletas no impiden que la tarea se marque como completada.

Para crear una subtarea, sigue estos pasos:

Cuando actives el conmutador Subtareas, aparecerá una casilla con un campo para un elemento de tarea. Introduce el nombre de la subtarea o de la tarea.
Haz clic en Añadir subtarea para crear más elementos en la lista de control.
Haz clic en Crear tarea o en Guardar para conservar los cambios.

Una vez completada una subtarea, puede marcar la casilla situada junto a ella.

Verás el número de subtareas completadas y el número total de subtareas restantes en la columna SUBTAREAS de la lista de tareas.

Añadir archivos a las tareas

Necesitarás una carpeta con nivel de acceso privado para adjuntar archivos a una tarea para un cliente específico (no puedes hacerlo para más de un cliente a la vez).

Para adjuntar archivos desde tu computador, haz clic en Adjuntar documentos, selecciona Desde mi computador y, a continuación, localiza los archivos que deseas cargar. Puedes cargar , Word, Excel o imágenes. Para obtener más detalles, ve aquí . Los archivos adjuntos a las tareas se guardan en la carpeta seleccionada en la sección documentos en la subpestaña Privado.
Para adjuntar archivos desde TaxDome, haga clic en Adjuntar, seleccione De TaxDome, haz clic la carpeta y seleccione los archivos. Puede agregar cualquier archivo que ya esté cargado Para TaxDome.

Crear tareas recurrentes

Las tareas recurrentes son las que se realizan con regularidad: Por ejemplo, llamar por teléfono a un cliente una vez a la semana, revisar el correo cada tres días, preparar determinados formularios fiscales anualmente.

Cuando se crea una tarea recurrente, los siguientes atributos se copian de la primera tarea:

El nombre del cliente
El nombre de la tarea
Descripción de la tarea
La tarea etiquetas
Historia de la tarea
Los asignatarios de la tarea
Las subtareas (con todas las casillas desmarcadas)
El programa de repeticiones (número de repeticiones elegidas menos una)

Nota
El estado, los comentarios y los anexos son no copiado de la primera tarea.

Para configurar una tarea recurrente, sigue los mismos pasos que para crear una tarea, pero activa el botón Repetir. Entonces podrás crear un programa de tareas.

Selecciona la frecuencia con la que quieres que se repita la tarea. Por defecto, una tarea se repite una vez a la semana. Puede repetirse cada x cantidad de días, semanas, meses o años.
Decide cuándo quieres que caduque la tarea. Puedes seleccionar una fecha concreta o el número de veces que quieres que se repita.

Una vez configurada una tarea recurrente, verás las fechas de inicio y vencimiento de la misma y cuántas hay en la cola.