Tareas (básicas): Crear Tareas y Tareas Pendientes

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Nuestra función Tareas te ayuda a gestionar tus tareas pendientes para asegurarte de que todo el mundo -incluido tú- se mantiene al día, lo cual es crucial para cualquier despacho fiscal. Las tareas no sólo te permiten saber qué es lo que sigue en tu agenda, sino también lo que está gestionando el resto de tu equipo. Además, puedes automatizar las tareas dentro de proyectos; de esta manera, se generan automáticamente exactamente cuando las necesitas.

Explicamos aquí:

• Creación de Tareas
  • Hacer una Tarea Independiente
  • Hacer una Tarea para múltiples Clientes
  • Agregar detalles a una Tarea
  • Hacer una Tarea a partir de un Correo Electrónico
  • Automatizar Tareas dentro de proyectos
• Creación de Subtareas
• Añadir Archivos a las Tareas
• Creación de Tareas Recurrentes

Creación de Tareas

En TaxDome, vemos las tareas como los pasos que hay que dar para completar un trabajo. Un trabajo puede implicar una variedad de tareas tanto para tu equipo como para el cliente: mensajes, facturas, registros de tiempo, contratos, etc. Lee más sobre la diferencia entre nuestras funciones de Proyectos, Trabajos y Tareas.

Debido a que hay tantas partes móviles en una empresa fiscal, hemos diseñado un sistema en el que se pueden automatizar las tareas dentro de sus proyectos. De este modo, las tareas se generan automáticamente a medida que un trabajo pasa de una etapa a otra dentro de un proyecto. Si quieres crear manualmente una tarea, también puedes vincularla a un trabajo específico. Hay mucha flexibilidad.

Las tareas pueden ser creadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le haya dado acceso a la cuenta o derechos de acceso para ver todas las cuentas.

Se pueden crear tareas de varias maneras:

• Hacer una Tarea Independiente
• Hacer una Tarea para múltiples Clientes
• Agregar detalles a una Tarea
• Hacer una Tarea a partir de un Correo Electrónico
• Automatizar Tareas dentro de proyectos

Hacer una Tarea Independiente

Para crear una tarea única, siga estos pasos:

1. Haz clic en el botón +NUEVO del menú de la barra lateral izquierda y a continuación, selecciona Tarea en el menú desplegable.

2. Introduce el nombre de la tarea en el campo requerido.

3. ¡Eso es todo!. Haz clic en el botón CREAR TAREA.

Hacer una Tarea para múltiples Clientes

Si necesitas crear la misma tarea para un grupo diferente de clientes, utiliza nuestra función de volumen:

1. Ve a Clientes, seleccione las casillas de verificación junto a las cuentas de clientes y a continuación, haz clic en el botón Crear tarea.

2. Introduce el nombre de la tarea (por ejemplo, Preparar IRPF) en el campo requerido.

3. ¡Eso es todo! Haz clic en el botón CREAR TAREA.

Agregar detalles a una Tarea

Agrega más detalles a la tarea si es necesario. Puede...

1. Cuenta(s). Añade una cuenta de cliente o deja el campo Cliente en blanco si la tarea no es para un cliente específico.

2. Trabajo. Si has seleccionado una sola cuenta en el paso anterior, podrás seleccionar el trabajo al que deseas vincular la tarea. Una tarea sólo puede estar vinculada a un trabajo.

3. Plantilla. Completa la tarea con una de sus plantillas previamente guardadas. Haz clic en la lista de Plantillas para seleccionar una plantilla (lee más sobre las plantillas de tareas aquí).

4. Asignado(s). Asigna la tarea a un miembro del equipo o a varios si el proyecto requiere más de uno. Cuando se asigna una tarea, ésta se hace visible automáticamente para los miembros del equipo asignados. Lee más sobre los asignados en el artículo.

5. Prioridad. Elige el nivel de prioridad: BAJO, ALTO, MEDIO o URGENTE. La prioridad predeterminada es MEDIA.

6. Nombre de la tarea. Completar este campo es obligatorio y será el nombre que verá en la lista de tareas y dentro del trabajo.

7. Estado. Los estados le ayudan a controlar en qué etapa se encuentra una tarea. Una vez que la tarea se ha completado, tu o el miembro del equipo asignado pueden cambiar el estado a COMPLETADO.

8. Descripción. Utiliza la descripción para documentar el progreso actual o los elementos abiertos. De este modo, cuando abras la lista de tareas, podrás ver en qué estado se encuentran las tareas. Puedes utilizar formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y también insertar enlaces. También puedes mencionar a los miembros de tu equipo para que sean notificados de la tarea sin tener que asignárselas.

9. Etiquetas. Ayudan a clasificar sus tareas y a ordenarlas. Para saber más, ve a Utilizar las etiquetas de cuentas y tareas.

10. Fecha de inicio, fecha de vencimiento. Establecer fechas es opcional, pero puede ser una herramienta útil para la gestión del tiempo. Recibirás un recordatorio por correo electrónico tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea. Y podrás identificar qué tareas están atrasadas por el icono del signo de exclamación que aparece junto a sus nombres en la lista de tareas.

11. Repetir. Haz que tu tarea se repita automáticamente (para ver cómo, ve aquí). Por ejemplo, procede a crear una tarea "¡No te olvides de pagar la factura de la luz!" Aunque puedas configurar una tarea para que se repita cada mes, sacarás aún más provecho de la incorporación de tareas en trabajos (ve Automatización de tareas dentro de proyectos).

12. Vincular las notas de la cuenta. Vincula las notas de la cuenta que puedan ayudar a tus compañeros de equipo a completar la tarea. Una vez que la nota esté vinculada, puedes verla en las Notas de la Cuenta. (detalles en el artículo).

13. Adjuntar documentos. Tu tarea puede incluir documentos en los que tu otros miembros del equipo deban trabajar (detalles a continuación).

14. Subtareas. Tu tarea puede incluir tareas más pequeñas (detalles a continuación).

15. Comentarios. Escribe recordatorios útiles sobre la tarea. Cuando ya no sea relevante, elimínalo.

Hacer una Tarea a partir de un Correo Electrónico

Es posible que quieras crear una tarea a partir de un correo electrónico que has recibido de un cliente. Esto se hace fácilmente desde el centro de notificación de tu Inbox+. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. En la sección Inbox+, haz clic en la barra de notificaciones de correo electrónico para ampliarla y, a continuación, haz clic en el enlace Crear tarea. Si la dirección de correo electrónico está vinculada a varias cuentas, podrás seleccionar la que desee.

2. Se abrirá la página de Creación de Tareas . Los campos ya estarán completados desde el correo electrónico del cliente:

• Cliente: el cliente que ha enviado el correo electrónico.
• Nombre de la tarea: el asunto del correo electrónico.
• Descripción: el cuerpo del correo electrónico.

3. Pulsa el botón CREAR TAREA para guardar la tarea. Una vez creada la tarea, la notificación se moverá automáticamente a la pestaña Archivado del Inbox+.

Automatizar tareas dentro de una cadena de producción

Para saber cómo automatizar tareas dentro de proyectos, ve aquí en la página de Tareas en Trabajos.

Creación de Subtareas

Una tarea puede tener subtareas. Éstas son parecidas a las listas de tareas pendientes. Tus subtareas deberán realizarse para que la tarea global se complete. Las subtareas se agregan al crear o editar una tarea.

1. Una vez hayas activado el botón de subtareas , aparecerá una casilla con un campo para un elemento de la tarea. Completa el nombre de la subtarea o de la tarea.

2. Haz click en Agregar subtarea para crear más elementos en la lista de verificación o checklist.

3. Haz clic en CREAR TAREA o GUARDA para conservar los cambios.

Una vez se ha completado una subtarea, puedes marcar la casilla junto a ella.

Verás el número de subtareas completadas y el número total de subtareas restantes en la columna SUBTAREAS de la lista de tareas.

Añadir Archivos a las Tareas

Puedes adjuntar archivos a una tarea para un cliente específico (no puedes hacerlo para más de un cliente a la vez).

• Para adjuntar archivos desde tu computador, haz click en ADJUNTAR DOCUMENTOS, selecciona Desde mi computador y, a continuación, localiza los archivos que desea cargar. Puedes cargar archivos PDF, archivos de Word, archivos de Excel o imágenes. Para más detalles, ve aquí. Los archivos adjuntos a las tareas se guardan en la carpeta seleccionada en la pestaña Documentos de la subpestaña Privado .
• Para adjuntar archivos desde TaxDome, haz click en ADJUNTAR DOCUMENTOS, selecciona Desde TaxDome, luego haz click en la carpeta y selecciona los archivos. Puedes agregar cualquier archivo que ya esté cargado en TaxDome.

Creación de Tareas Recurrentes

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
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Las tareas recurrentes son las que realiza regularmente: Por ejemplo, llamar por teléfono a un cliente una vez a la semana, revisar el correo cada tres días, preparar ciertos formularios fiscales anualmente.

Cuando se crea una tarea recurrente, los siguientes atributos son copiados de la primera tarea:

• El nombre del cliente
• El nombre de la Tarea
• La descripción de la Tarea
• Las etiquetas de la tarea
• El historial de la tarea
• Los asignados para la tarea
• Las subtareas (con todas las casillas de verificación desactivadas)
• El calendario de repeticiones (número de repeticiones elegidas menos una)

Nota. El estado, los comentarios y los archivos adjuntos no se copian de la primera tarea.

Para configurar una tarea recurrente, sigue los mismos pasos que para crear una tarea, pero activa el interruptor de repetición. Entonces podrás crear un programa de tareas.

1. Selecciona la frecuencia con la que deseas que se repita la tarea. Por defecto, una tarea se repite una vez a la semana. Puede repetirse cada X cantidad de días, semanas, meses o años.

2. Decide cuándo quieres que la tarea expire. Puedes seleccionar una fecha concreta o el número de veces que quieres que se repita.

Una vez configurada una tarea recurrente, podrás visualizar las fechas de inicio y límite de la misma y cuántas hay en la cola.

También podrás identificar qué tareas se repetirán por el ícono del reloj que aparece junto a los nombres en la lista de tareas.