Create and apply chat templates

Chat templates are useful for communications you regularly send to clients . They are also used in pipelines as automations to send automatic notifications to clients. They keep you from having to write the same messages from scratch repeatedly. So you have them ready whenever you need.

Crear plantillas de chat

A chat template can be created by a firm owner, an admin or any employee with access rights to manage templates .

To create a chat template, go to Templates > Firm templates > Chats, then click Create template.

O accede a esta página añadiendo el botón Automatización deenvío de mensajes mientras editas un proyecto, y luego haciendo clic en el botón Nueva plantilla.

Chat template screen overview

A continuación, te explicamos las secciones numeradas de la ventana VentanaCrear plantilla de mensaje, donde creas plantillas de mensaje:

a. Name: Enter a name for the template—what you will see when you select the template.

b. From: Select the team member on whose behalf the message will be sent. This is the name the recipient will see as the sender, no matter who has moved the job to the next stage.

A team member can be selected here if they are assigned to the account or have access rights to view all accounts .

c. Asunto: Introduce un asunto; aparecerá como nombre de la comunicación en la lista de mensajes del destinatario.

d. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

e. Body: Compose the message using formatting, emojis, links, and videos .

f. Send reminders to clients: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don’t have their tasks completed. Learn more about reminders in chats .

g. Attach a document: You can attach files to a chat template by either dragging and dropping the document or clicking Browse files to upload it. The attached document will automatically be included in every chat message where you apply this template.

h. Client tasks: Add client tasks. Tasks are displayed as a to-do list with checkboxes. Click Add task to add more to-do items. Once a task is completed, either you or the client can check it off. Here’s more about managing client tasks .

Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template, or Cancel to exit without saving.

Añade plantillas de chat predeterminadas de nuestra biblioteca

Le ofrecemos plantillas de chat de muestra que puede editar fácilmente. Para añadir una plantilla de chat de nuestra biblioteca:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona la pestaña Chats, haz clic Copiar de la biblioteca.

2. Haz clic en el icono de copia situado en el extremo derecho de la plantilla que quieras añadir. Edita la plantilla haciendo clic en su nombre.

   

Editar plantillas de chat

Para realizar cambios en una plantilla de chat, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral, selecciona Chats, haz clic en el nombre de la plantilla de chat.

2. Haz cambios en la plantilla de chat, haz clic Guardar y salir.

Apply chat template

Once you’ve made a chat template, use it to speed up sending any new message or for sending automatic messages within the pipelines . Here’s how:

1. Choose the option to create a new chat thread:

• Haz clic en Nuevo y selecciona Chat.

• Click New chat in the Communication section.

• Select one or more recipients in your Accounts list, click More actions and select Send message in the drop-down menu.

2. Click on the Templates field, then select the template from the drop-down menu.

3. Edita el texto existente o redacta algo nuevo, y luego configura las opciones del mensaje.

Nota

Los cambios que hagas en el mensaje no alteran la plantilla seleccionada.

Publish chat templates to the marketplace

Puedes publicar tu plantilla en marketplace si crees que puede beneficiar a otros miembros de la comunidad.

Advertencia

You will not see Publish to marketplace unless you have registered as a creator .

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda y selecciona Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Publish to marketplace.

3. Complete the steps as instructed in the Creators hub article.

Plantillas de chat duplicadas

Para crear nuevas plantillas de chat basadas en las existentes:

1. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar and select Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Duplicate. When creating a duplicate, the chat template will be added with the same name as the original, followed by a sequential number in parentheses. For example: In review (original), In review (2) (the duplicate).

Borrar plantillas de chat

Para eliminar completamente una plantilla de chat:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral y selecciona Chats.

2. Click the three dots at the far right of the chat template’s name and select Delete. 

3. Confirma la acción.

   

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