autoavanzar (Básico): Enviar mensajes y enlace a trabajos

You can have your messages sent automatically. Also, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline once the client checks off all the client tasks inside the chat. In this article, you will find out how you can use automated messages, either with the automove option or without it.

Cubierto aquí:

• Utilice mensajes automáticos para notificar a los clientes el progreso de su trabajo
• Habilitar autoavanzar para solicitar la confirmación del cliente al "Terminar de cargar"/rellenar los formularios.
• Enlace manual del chat cadena a trabajo

Utilice mensajes automáticos para notificar a los clientes el progreso de su trabajo

empresas que utilizan la automatización de mensajes tienden a enviar múltiples mensajes dentro de cada trabajo, alertando a los clientes de updates a medida que el trabajo se mueve a través del empresa flujo de trabajo . Así, sus clientes pueden recibir mensajes como: "¡Eh, Lisa! Necesito que rellenes este formulario" o "¡Eh, Bart! Tu declaración está siendo revisada". 

El proceso suele ser el siguiente:

1. Si quieres que tus mensajes se envíen automáticamente, siempre necesitas tener primero una plantilla. Si no tienes ninguna, puedes crearla haciendo clic en Nueva plantilla cuando añadas la automatización.

2. Añada la automatización Enviar mensaje para cada etapa en la que desee informar al cliente de lo que está ocurriendo. Una vez que trabajo entra en esta etapa, se envía automáticamente un mensaje al cliente. Al mismo tiempo, se vincula automáticamente a trabajo. 

3. Decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. As a rule, you will want to select Create new thread option for the first stage (when your new work cycle has started), and Reply to the latest thread option for the other stages (when you have already created a chat thread for this job). 

Nota Si su plantilla de chat no incluye tareas de cliente, el mensaje automatizado no requiere la acción del usuario. Por lo tanto, la función autoavanzar trabajos no tiene en cuenta esta automatización. Por lo tanto, no importa si el autoavanzar trabajos esté activada o desactivada. (Aquí hay más información sobre cómo manejar elementos inacabados al mover trabajos). 

Habilitar autoavanzar para solicitar la confirmación del cliente al "Terminar de cargar"/rellenar los formularios.

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TaxDome Loschats pueden incluir listas de tareas pendientes para sus clientes. Esta función se utiliza a menudo para crear una lista de comprobación de los documentos que se necesitan para la preparación de impuestos, solicitar una confirmación de que se ha completado la acción necesaria por parte del cliente, etc. 

Y si sus mensajes automatizados incluyen este tipo de tareas, puede utilizarlo con la función autoavanzar trabajos para que trabajo pase automáticamente a la siguiente fase cuando el cliente marque todas las tareas. 

Consejo Aquí, tenemos un ejemplo de uso de tareas de cliente para solicitar la confirmación del cliente de "Terminado de subir" los documentos necesarios para la preparación de impuestos. Sin embargo, se puede utilizar para la confirmación del cliente para cuando hayan terminado de rellenar los formularios de nómina, etc. Por favor, vea el video al final de la sección.

Veamos cómo podemos configurarlo:

1. Siempre necesitas tener una plantilla con tareas para todos tus mensajes automatizados. Si no tienes una, puedes crearla haciendo clic en Nueva plantilla cuando añadas la automatización. Tu plantilla puede tener este aspecto:

2. Depending on your processes, you can add a separate "Docs uploaded" confirmation stage to your pipeline, confirming that the client has sent all the needed information before their job moves into the In prep stage.

3. Add the  Send message automation for this stage, then decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. 

As a rule, you will want to choose the  Reply to the latest thread option for this particular case because you may already have an automatic chat thread created for this job. Adding new tasks to the same chat thread will update the previously created task list that appears in the chat thread (if any).

Una vez que trabajo entra en esta fase, el mensaje se envía automáticamente al cliente. Al mismo tiempo, se vincula automáticamente a trabajo. 

4. Asegúrese de que autoavanzar trabajos de la etapa esté activada. De esta manera, una vez que el cliente comprueba las tareas pendientes en un chat cadena, el trabajo se mueve automáticamente a la siguiente etapa.

Aquí puede ver otro ejemplo de uso de esta función para automatizar la cumplimentación de los formularios de nómina:

Enlace manual del chat cadena a trabajo

Los hilos de chat pueden ser vinculados a trabajos por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier empleado con derechos de acceso para ver todas las cuentas o que esté asignado a la cuenta del cliente. 

Una vez vinculado manualmente el chat cadena , la funciónautomove trabajos funciona igual que para los mensajes enviados y vinculados automáticamente: 

• Si hay tareas del cliente en un chat, trabajo pasa a la siguiente fase cuando el cliente las marca todas.
• Si no hay tareas cliente en un chat, la función autoavanzar trabajos función no funciona para el chat vinculado.

To manually link a chat thread, go to the pipeline, make sure that the job is at the right stage, open the job card, click  Link in the Linked section, select Chats, and then choose the chat threads. Or, click New in the Linked section, select Chats and create a new thread.

You can also link a job when creating a new chat.

• By default, only active threads are displayed when you select a chat to link. To see all or only archived threads, click Filter and select either All or Archived.
• Un trabajo puede tener tantos hilos enlazados como sea necesario.

Nota. Si las tareas del cliente en un chat cadena no están marcadas y usted mueve manualmente el trabajo a otra etapa, se le pedirá que decida qué hacer con el chat pendiente cadena (aquí encontrará más información sobre el manejo de elementos inacabados al mover trabajos).