Enviar mensajes a los clientes automáticamente y enlazar con trabajos

TaxDome varias herramientas para automatizar tu trabajo con los chats de los clientes, de modo que no tengas que enviar los mismos mensajes manualmente una y otra vez, y tus clientes siempre reciban la información que necesitan. En este artículo, descubrirás cómo utilizar los mensajes automatizados dentro de proyectos, con o sin la autoavanzar .

Automatización del envío de mensajes, explicada

Dentro de un proyecto, puedes crear nuevos hilos de chat o enviar mensajes a los ya existentes.empresas TaxDome utilizanempresas los chats para automatizar la comunicación por texto:

• Advertir a los clientes sobre las acciones necesarias (por ejemplo, firmar electrónicamente el formulario 8879 o la factura).
• Proporciona instrucciones (por ejemplo, explica cómo rellenar formularios).
• Proporciona una lista de documentos o elementos de acción necesarios para completar el servicio.
• Informar sobre el estado actual del trabajo por ejemplo, informar a los clientes sobre la revisión de su declaración).

Configurar la automatización para enviar mensajes

En cuanto a los mensajes automáticos, el proceso suele ser el siguiente:

1. If you want your messages to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it.

2. Por lo general, es posible que no desees tener una etapa separada en tu proyecto enviar mensajes. En su lugar, puedes añadir la automatización Enviar mensaje a diferentes etapas para mantener informados a los clientes durante todo el proceso.

3. Decide si el mensaje se enviará a la cadena de chat existente cadena a una nueva. Por regla general, es mejor seleccionar la opción Crear nueva cadena para la primera etapa y la opción Responder a la última cadena para las demás etapas.

Una vez que el trabajo esta etapa, el mensaje se envía automáticamente al cliente y se vincula al trabajo.

Configurar remitente y cadena asignado a

Al añadir la automatización Enviar mensaje, puedes configurar quién envía el mensaje y quién gestiona la cadena. Normalmente, estos parámetros se establecen en la plantilla de chat. Al añadir la automatización, verás los miembros del equipo seleccionados como remitentes y como cadena asignado a

Si deseas cambiar algo, tienes dos opciones:

• Haz clic en Ir a la plantilla en la configuración de automatización para editar rápidamente cualquier detalle de la plantilla.
• Haz clic en Personalizar para ver las demás opciones de remitente. Puedes seleccionar a otro miembro del equipo o enviar mensajes desde el empleado establecido como trabajo asignado a desde aquel que tenga asignada la función.

Opciones del remitente

Elige quién enviará el mensaje:

• Miembro del equipo: selecciona otro miembro del equipo. El mensaje se enviará desde el miembro del equipo especificado en la plantilla de chat.

• trabajo asignado a: El mensaje se enviará desde el trabajo asignado a . Si hay varios destinatarios, el mensaje se enviará desde el primer asignado a en el asignado a de la trabajo .

• Función: El mensaje se enviará desde el miembro del equipo asignado a la función seleccionada para esta cuenta de cliente (por ejemplo, preparador de impuestos, gestor de cuentas, revisor).

Nota

Si seleccionas trabajo asignado a como remitente y no hay nadie asignado al trabajo, el mensaje se enviará desde el remitente especificado en la plantilla. Lo mismo se aplica cuando se utiliza el Función opción: si no hay ningún miembro del equipo asignado a esa función para la cuenta, se utilizará el remitente predeterminado de la plantilla.

Personalizar el remitente y cadena asignado a /mover trabajos

Las opciones que elijas en la proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes personalizar el remitente y cadena asignado a tus trabajos oasignado a añadirlos al proyecto.

Cuando mueves un trabajo una etapa que tiene una automatización de envío de mensajes, los detalles de la automatización aparecen en la ventana emergente. Si has activado Personalizar, puedes modificarasignado a remitente y cadena asignado a :

Consejo

Esta flexibilidad resulta especialmente útil cuando necesitas enviar mensajes de otro miembro del equipo a clientes o en situaciones específicas, sin cambiar la configuración de automatización en sí.

Enlazar hilos de chat a trabajos

Los hilos de chat creados automáticamente se vinculan a trabajos , pero también puedes vincularlos manualmente.

Los hilos de chat se pueden vincular a trabajos empresa Propietario de la Empresa, administrador o cualquier empleado con derechos de acceso para ver todas las cuentas o que esté asignado a la cuenta del cliente. Vincular los hilos de chat a trabajos te trabajos acceder fácilmente a las conversaciones relacionadas desde proyectos revisar rápidamente los detalles, las solicitudes de los clientes y las tareas pendientes, así como añadir automatización para el envío de mensajes.

Un trabajo puede tener tantos hilos enlazados como sea necesario.

Hay dos formas de vincular una cadena de chat cadena un trabajo:

• Del chat cadena
• De la trabajo

Del chat cadena

1. Abre el chat cadena ve a la sección trabajos vinculados.

2. Haz clic en el enlace para acceder al trabajo.

3. Selecciona uno o más trabajos clic trabajos las casillas de verificación de la izquierda. Utiliza el campo de búsqueda para encontrar un trabajo concreto trabajo haz clic en las flechas arriba-abajo para ordenar trabajos su nombre o proyectos.

4. Haga clic en Guardar.

Todos trabajos vinculados trabajos muestran en la sección trabajos vinculados. Haz clic en la X situada a la derecha del trabajo para desvincularlo, o haz clic en el trabajo para ver sus detalles en una nueva página.

Nota

También puedes vincular un trabajo creando un nuevo chat.

De la trabajo

1. Asegúrate de que el trabajo en la fase correcta y abre la trabajo .

2. Haz clic en Enlace en la sección Enlazado, selecciona Chats y, a continuación, elige los hilos de chat. O bien, haz clic en Nuevo en la sección Enlazado, selecciona Chats y crea una nueva cadena.

De forma predeterminada, solo se muestran los hilos activos cuando seleccionas un chat para vincularlo. Para ver todos los hilos o solo los archivados, haz clic en Filtro y selecciona Todos o Archivado.

Cómo autoavanzar para la automatización del envío de mensajes y los hilos vinculados

Cada proyecto incluye un autoavanzar trabajos . Permite trabajos pasen automáticamente a la siguiente etapa una vez que todas las acciones de la etapa actual hayan sido completadas por un miembro del equipo o por un cliente.

Así es como autoavanzar con la automatización de envío de mensajes y los hilos de chat vinculados:

• Si las tareas del cliente están vinculadas a la cadena de chat vinculada, el trabajo autoavanzar el cliente marque todas las tareas como completadas.

• Si no hay tareas de cliente asociadas a la cadena de chat vinculada, el mensaje no requiere ninguna acción por parte del usuario. Por lo tanto, latrabajos autoavanzar trabajos no tiene en cuenta esta automatización.

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