proyectos (Básico): Cómo funcionan las automatizaciones

Las automatizaciones le ayudan a ahorrar tiempo. Se añaden para que una acción se inicie automáticamente como paso siguiente en el proceso de flujo de trabajo a medida que se desplaza un trabajo por las distintas etapas de su flujo de trabajo.

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Cubierto aquí:

Automatizaciones, explicadas
Añadir automatizaciones
El orden de las automatizaciones
Borrar automatizaciones
Ver automatizaciones en proyectos

Automatizaciones, explicadas

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En caso de que se esté rascando la cabeza, una automatización es un mecanismo que hace que un sistema funcione automáticamente. TaxDomeLas automatizaciones de inician acciones para usted, los miembros de su equipo o sus clientes durante las distintas etapas de sus procedimientos de trabajo. A medida que un trabajo se desplaza por las distintas etapas de un proyectolas automatizaciones que configures desencadenan acciones que deben llevarse a cabo para que trabajo se complete.

Además, las automatizaciones incluyen la trabajos autoavanzar función. Puedes configurar desencadenantes de causa y efecto, de modo que un trabajo pase automáticamente a la siguiente etapa cuando se cumplan todos los requisitos de la etapa actual. Cuando un cliente paga una factura y envía un formulario, por ejemplo, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el proyecto, donde se activa una nueva automatización (por ejemplo, se crea una tarea para tu equipo).

Por ejemplo, su empresa tiene un proceso de Impuestos Personales. Es posible que desee tener un correo electrónico de introducción y un formulario personalizado para ser enviado automáticamente al cliente. Entonces, cuando el cliente envía el formulario, el trabajo para su cuenta se mueve automáticamente a la siguiente etapa, por ejemplo, Preparación de Impuestos. A continuación, es posible que desee iniciar una tarea para que la complete un miembro del equipo, y así sucesivamente.

He aquí cómo puede ser un proceso de muestra para su cliente. Puede ver que cada etapa puede tener automatizaciones que simplifiquen su rutina.

Consejo Consulte proyectos (Básico): Tu primer tutorial de proyecto con automatizaciones, donde explicamos cómo se crea un proyecto típico con plantillas y automatizaciones, y qué ocurre cuando le añades un trabajo y lo mueves más allá.

Para empezar, sigue estos pasos:

1. Descargue un proyecto de la página Marketplace. Esto también copiará todas las plantillas utilizadas dentro de las automatizaciones.

2. Seleccione una etapa, añada o edite automatización(es) como seguimiento y, a continuación, seleccione una plantilla.

3. Decida si desea utilizar la trabajos autoavanzar función. Puedes activarla o desactivarla para cada etapa excepto para la última.

4. proyecto Una vez añadida la automatización, puede verla accediendo a la página proyecto y haciendo clic en el icono de automatización situado encima del escenario.

Añadir automatizaciones

Atención. Las automatizaciones recién añadidas no se activarán para trabajos que se movieron a una etapa antes de que se creara la automatización.

Antes de crear automatizaciones, piense en las distintas etapas de su proceso de trabajo que requieren un tipo de seguimiento específico:

Cuando tengas un encargo, anota las distintas fases del proceso de trabajo.
Marque con un círculo las etapas que requieren acciones de seguimiento.
Defina cuáles son estas acciones para poder añadirlas como automatizaciones al crear un nuevo proyecto en TaxDome.

Una vez que sepa qué automatizaciones desea crear, el siguiente paso es añadirlas a proyecto:

1. Cuando edites las etapas de proyecto , selecciona la etapa a la que quieres vincular la automatización, haz click en el botón Añadir automatizaciones o en cualquier automatización si ya tienes una, y luego selecciona el tipo de automatización:

Aplicar plantilla de carpetas: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, la estructura de carpetas de su documentos se cambia a la de una plantilla seleccionada.
Actualizar cuenta etiquetas: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, un etiqueta seleccionado se aplica automáticamente a su cuenta o se elimina de ella. También puede decidir borrar toda la cuenta etiquetas.
Crear factura: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se le envía una factura basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Crear formulario: Una vez que el trabajo de un cliente entra en esta fase, se le envía un formulario basado en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Crear tarea: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta fase, se crea una tarea basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Enviar propuesta: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta fase, se le envía una propuesta basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Enviar correo electrónico: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se le envía un correo electrónico basado en una plantilla seleccionada.
Enviar mensaje: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se le envía un mensaje basado en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Actualizar el acceso a la cuenta: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se actualizan los permisos de acceso a la cuenta para los miembros del equipo que tienen acceso a la cuenta.
Actualizar trabajo asignado a : Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, los miembros del equipo se asignan automáticamente a trabajo y/o se desasignan.
Actualización del estado de trabajo de cara al cliente: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, los estados de cara al cliente se actualizan en consecuencia.

2. Seleccione una plantilla para su automatización o haga clic en el botón Nueva plantilla para crear una nueva. Una vez creada y guardada la plantilla, podrá seleccionarla de la lista.

3. Si desea que se envíen correos electrónicos adicionales a sus clientes cuando no respondan en un plazo determinado, active la función Recordatorios (estas automatizaciones funcionan para las formularios, propuestas, facturas y mensajes). Más información sobre los recordatorios.

4. Si quieres que tu automatización se active sólo para determinados clientes, haz click en el botón Editar condiciones, y luego añade una condición. Aquí tienes más información sobre las etapas condicionales.

5. Añada tantas automatizaciones para cada etapa como sean necesarias.

6. Decida si desea que su trabajos pase automáticamente a la siguiente fase una vez que se hayan realizado todas las acciones asociadas, por ejemplo, se haya completado el formulario , se haya pagado la factura, etc. Más información sobre la automatización de trabajos.

7. Pulse el botón Guardar para guardar los cambios.

El orden de las automatizaciones

Normalmente, no debe conocer el orden de las automatizaciones dentro de una etapa. Se desencadenan uno a uno una vez que un trabajo entra en la etapa. Así, si se envía un mensaje al cliente junto con formulario, estos dos eventos se producen casi simultáneamente.

Sin embargo, en algunos casos, el orden de automatización importa porque algunas automatizaciones pueden depender de otras. Por ejemplo, si tiene la automatización Actualizar cuenta etiquetas que borra todas las etiquetas de las cuentas de clientes, y la automatización condicional que envía formularios sólo a las cuentas con una etiqueta específica aplicada, debe comprobar el orden cuidadosamente. En este último ejemplo, es posible que desee colocar la automatización Actualizar cuenta etiquetas en segundo lugar, o la automatización condicional no funcionará.

Puede cambiar el orden de las automatizaciones. Para acceder a la barra lateral de automatizaciones , haga clic en cualquier automatización dentro del escenario, pase el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrela y suéltela.

Borrar automatizaciones

Puede eliminar automatizaciones mientras edita un proyecto.

1. Cuando edite las etapas de proyecto , seleccione la etapa con la automatización. Puede ver el número de automatizaciones de una etapa en el centro.

2. haz click en cualquier automatización dentro del escenario o el enlace Editar automatizaciones para acceder a la barra lateral Automatizaciones .

3. haz click en el icono de la papelera a la derecha de la automatización, haz clic Guardar.

Ver automatizaciones en proyectos

Siempre puede saber qué automatizaciones se están utilizando en un proyecto. También puede añadir o eliminar automatizaciones rápidamente.

Encima de cada etapa hay un icono de automatización con el contador. Haga clic en el icono para explorar los detalles: qué automatizaciones tiene la etapa y qué plantillas se utilizan. Si hay automatizaciones condicionales, se marcarán en consecuencia. Apunte con el cursor para ver el etiqueta que activa la automatización.
Si hay una etapa condicional, verás el enlace Condiciones de etapa encima de ella. Haga clic para explorar qué etiquetas se utilizan como desencadenantes.
Para realizar cambios en proyecto, haga clic en el enlace Añadir automatizaciones o Añadir etiquetas . Se abrirá la ventana Editar proyecto.