Las automatizaciones explicadas

Las automatizaciones te ahorran tiempo al activar acciones automáticamente en el momento adecuado de tu flujo de trabajo. A medida que vas avanzando con un trabajo las distintas etapas, el siguiente paso se inicia sin que tengas que hacer nada manualmente. En este artículo se explica cómo funcionan las automatizaciones; si quieres instrucciones paso a paso sobre cómo añadirlas, editarlas o eliminarlas, consulta la guía práctica correspondiente.

Las automatizaciones en proyectos un vistazo

Una automatización es un mecanismo que optimiza tu flujo de trabajo funcione de forma automática. TaxDome inician acciones para ti, los miembros de tu equipo o tus clientes durante diferentes proyecto o trabajo personalizados trabajo :

• proyecto de automatizacionesproyecto : activa acciones a medida que un trabajo por las etapas de un proyecto .

• Automatizaciones trabajo personalizadas: activa acciones que devuelvan un trabajo un trabajo personalizado ( por ejemplo, «Falta información») al estado «Activo».

• autoavanzartrabajos : pasa automáticamente un trabajo la siguiente fase cuando se cumplen todos los requisitos de la fase actual.

Por ejemplo, su empresa tiene un proceso de Impuestos Personales. Es posible que desee tener un correo electrónico de introducción y un formulario personalizado para ser enviado automáticamente al cliente. Entonces, cuando el cliente envía el formulario, el trabajo para su cuenta se mueve automáticamente a la siguiente etapa, por ejemplo, Preparación de Impuestos. A continuación, es posible que desee iniciar una tarea para que la complete un miembro del equipo, y así sucesivamente.

Para diseñar tus propias automatizaciones, lo primero es definir el flujo de trabajo . Trazá las etapas de un proceso, identificá los puntos que requieren una acción de seguimiento —enviar un documento, crear una tarea, actualizar el acceso a una cuenta— y cada una de esas acciones de seguimiento se convierte en una posible automatización.

He aquí cómo puede ser un proceso de muestra para tu cliente. Puedes ver que cada etapa puede tener automatizaciones que simplifiquen tu rutina.

Cómo funcionan las automatizaciones

Una automatización de escenario tiene dos partes: un disparador que la activa y una acción que realiza sobre el trabajo. Para cualquier trabajo concreto, la secuencia es la siguiente:

1. El trabajo una fase del proyecto o se le asigna un trabajo personalizado.
2. Todas las automatizaciones configuradas para esa etapa o estado se ejecutan en orden. Las automatizaciones condicionales solo se ejecutan cuando el cliente cumple la condición.

3. Cada automatización genera una acción en el trabajo: un formulario el cliente lo envíe, una tarea a la espera de que un miembro del equipo la complete, una factura a la espera de que se pague, y así sucesivamente.
4. Si trabajos autoavanzar está activada, el trabajo a la siguiente etapa (o un estado personalizado vuelve a Activo) en cuanto se resuelven todas las tareas de la etapa. Si autoavanzar desactivada, el trabajo donde está hasta que alguien lo mueva a mano.

Automatizaciones frente trabajo autoavanzar trabajo

Las automatizaciones y trabajo autoavanzar juntas, pero se encargan de partes diferentes del flujo de trabajo. Las automatizaciones configuran lo que ocurre dentro de una etapa; autoavanzar cuándo trabajo el trabajo a la siguiente.

• Las automatizaciones activan acciones en cuanto un trabajo una fase o trabajo un trabajo personalizado: enviar un formulario cliente, crear una tarea para un miembro del equipo, enviar una factura o un presupuesto, aplicar una plantilla de carpeta, actualizar el acceso a la cuenta y mucho más. Definen el trabajo que hay que realizar en cada fase.
• trabajo autoavanzar avanza el trabajo la siguiente etapa automáticamente una vez que se han completado todas las tareas de la etapa actual, o cambia trabajo personalizado trabajo a Activo una vez que se cumplen las condiciones configuradas. autoavanzar activar o desactivar por etapa, excepto en la última etapa de un proyecto.

Estas dos funciones forman una cadena de causa y efecto. Por ejemplo, la automatización «Enviar formulario envía un formulario el trabajo la fase correspondiente, y autoavanzar el trabajo autoavanzar trabajo la siguiente fase en cuanto el cliente lo envía. No todas las automatizaciones activan autoavanzar; consulta el desglose completo en el artículo dedicado a este tema.

Acceso y permisos

Propietario de la Empresa los administradores pueden añadir y gestionar automatizaciones en el proyecto por defecto. El resto de miembros del equipo necesitan el derecho de acceso «Gestionar proyectos ».

Nota

Concesión Gestione proyectos también concede derechos de edición a todos proyecto miembro del equipo tenga acceso. Usa el Disponible para menú desplegable para seleccionar a qué proyectos aplica.

Vista del cliente

Las automatizaciones se ejecutan íntegramente en empresa . Los clientes no ven proyectos, las fases ni los desencadenantes de las automatizaciones, y no tienen forma de saber si un formulario, una factura, un presupuesto o un correo electrónico lo ha enviado manualmente un miembro del equipo o se ha generado automáticamente al trabajo un trabajo a una nueva fase. Desde el punto de vista del cliente, cada acción automatizada se ve como una notificación normal en el portal del cliente, la aplicación móvil o la bandeja de entrada.

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