proyectos (Básico): Cómo funcionan las automatizaciones de etapas

Las automatizaciones te ahorran tiempo activando automáticamente acciones en el momento adecuado en tu flujo de trabajo. A medida que mueves un trabajo a través de diferentes etapas, el siguiente paso se inicia sin esfuerzo manual.

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Automatizaciones, explicadas

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Una automatización es un mecanismo que hace que tu flujo de trabajo funcione automáticamente. Las automatizaciones de TaxDome inician acciones para ti, los miembros de tu equipo o tus clientes durante las diferentes etapas o estados personalizados de trabajo de tus procedimientos de trabajo:

A medida que un trabajo avanza por las distintas etapas de un proyecto, las automatizaciones que configures desencadenan acciones que deben realizarse para que trabajo se complete.
Cuando asignas un estado personalizado a trabajo , las automatizaciones que configuras desencadenan acciones que permiten a tu trabajo pasar de un estado personalizado (por ejemplo, Falta información) al estado Activo.

Además, las automatizaciones incluyen la función trabajos autoavanzar . Puedes establecer desencadenantes de causa y efecto, de modo que un trabajo pase automáticamente a la etapa siguiente cuando se cumplan todos los requisitos de la etapa actual.

Cuando un cliente paga una factura y envía un formulario, por ejemplo, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el proyecto, donde se activa una nueva automatización (por ejemplo, se crea una tarea para tu equipo).

Por ejemplo, su empresa tiene un proceso de Impuestos Personales. Es posible que desee tener un correo electrónico de introducción y un formulario personalizado para ser enviado automáticamente al cliente. Entonces, cuando el cliente envía el formulario, el trabajo para su cuenta se mueve automáticamente a la siguiente etapa, por ejemplo, Preparación de Impuestos. A continuación, es posible que desee iniciar una tarea para que la complete un miembro del equipo, y así sucesivamente.

He aquí cómo puede ser un proceso de muestra para su cliente. Puede ver que cada etapa puede tener automatizaciones que simplifiquen su rutina.

Consejo Consulta proyectos (Básico): Tu primer tutorial de proyecto con automatizaciones, donde explicamos cómo se crea un proyecto típico con plantillas, estados personalizados y automatizaciones, y qué ocurre cuando le añades un trabajo y lo mueves más allá.

Para empezar, sigue estos pasos:

1. Descargue un proyecto de la página Marketplace. Esto también copiará todas las plantillas utilizadas dentro de las automatizaciones.

2. Seleccione una etapa, añada o edite automatización(es) como seguimiento y, a continuación, seleccione una plantilla.

3. Decida si desea utilizar la trabajos autoavanzar función. Puedes activarla o desactivarla para cada etapa excepto para la última.

4. proyecto Una vez añadida la automatización, puede verla accediendo a la página proyecto y haciendo clic en el icono de automatización situado encima del escenario.

Añade automatizaciones

Atención. Las automatizaciones recién añadidas no se activarán para trabajos que se movieron a una etapa antes de que se creara la automatización.

Antes de crear automatizaciones, piense en las distintas etapas de su proceso de trabajo que requieren un tipo de seguimiento específico:

Cuando tengas un encargo, anota las distintas fases del proceso de trabajo.
Marque con un círculo las etapas que requieren acciones de seguimiento.
Defina cuáles son estas acciones para poder añadirlas como automatizaciones al crear un nuevo proyecto en TaxDome.

Una vez que sepa qué automatizaciones desea crear, el siguiente paso es añadirlas a proyecto:

1. Cuando edites las etapas de proyecto o los estados personalizados de trabajo , selecciona la etapa a la que quieras vincular la automatización, haz clic en Añadir automatizaciones o haz clic en Editar automatizaciones en cualquier automatización si ya tienes una:

A continuación, selecciona el tipo de automatización:

Aplicar plantilla de carpetas: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, la estructura de carpetas de su documentos se cambia a la de una plantilla seleccionada.
Actualizar cuenta etiquetas: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, un etiqueta seleccionado se aplica automáticamente a su cuenta o se elimina de ella. También puede decidir borrar toda la cuenta etiquetas.
Crear factura: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se le envía una factura basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Crear formulario: Una vez que el trabajo de un cliente entra en esta fase, se le envía un formulario basado en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Crear tarea: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta fase, se crea una tarea basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Enviar solicitud de cliente: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta fase, se le envía una solicitud de cliente basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Enviar propuesta: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta fase, se le envía una propuesta basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Enviar correo electrónico: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se le envía un correo electrónico basado en una plantilla seleccionada.
Enviar mensaje: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se le envía un mensaje basado en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente a trabajo.
Actualizar el acceso a la cuenta: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, se actualizan los permisos de acceso a la cuenta para los miembros del equipo que tienen acceso a la cuenta.
Actualizar trabajo asignado a : Una vez que trabajo para un cliente entra en esta etapa, los miembros del equipo se asignan automáticamente a trabajo y/o se desasignan.
Actualizar el estado de trabajo de cara al cliente: Una vez que trabajo para un cliente entra en esta fase, los estados de cara al cliente se actualizan en consecuencia.

2. Selecciona una plantilla para tu automatización o haz clic en Nueva plantilla para crear una nueva. Una vez creada y guardada la plantilla, podrás seleccionarla de la lista.

3. Si quieres que se envíen correos electrónicos adicionales a tus clientes cuando no respondan en un plazo determinado, activa la funciónRecordatorios . Estas automatizaciones funcionan para las formularios, solicitudes de clientes, propuestas, facturas y mensajes.

4. Si quieres que tu automatización se active sólo para determinados clientes, haz clic en Añadir condiciones o en Editar condiciones (si el logis ya está configurado), y luego añade una condición. Aquí tienes más información sobre las etapas condicionales y las automatizaciones.

5. Añada tantas automatizaciones para cada etapa como sean necesarias.

6. Decida si desea que su trabajos pase automáticamente a la siguiente fase una vez que se hayan realizado todas las acciones asociadas, por ejemplo, se haya completado el formulario , se haya pagado la factura, etc. Más información sobre la automatización de trabajos.

7. Pulse el botón Guardar para guardar los cambios.

El orden de las automatizaciones

Normalmente, no debes tener en cuenta el orden de las automatizaciones dentro de una etapa o del estado personalizado trabajo . Se activan uno a uno una vez que un trabajo entra en la etapa o se le asigna un estado. Así, si se envía un mensaje al cliente junto con formulario, estos dos eventos se producen casi simultáneamente.

Sin embargo, en algunos casos, el orden de la automatización importa porque algunas automatizaciones pueden depender de otras. Por ejemplo, si tienes la automatización Actualizar cuenta etiquetas que borra todas las etiquetas de las cuentas de los clientes, y la automatización condicional que envía formularios sólo a las cuentas con una etiqueta específica aplicada, debes comprobar el orden cuidadosamente. En este último ejemplo, puede que quieras colocar la automatización Actualizar cuenta etiquetas en segundo lugar, o la automatización condicional no funcionará.

Puede cambiar el orden de las automatizaciones. Para acceder a la barra lateral de automatizaciones , haga clic en cualquier automatización dentro del escenario, pase el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrela y suéltela.

Borrar automatizaciones

Puede eliminar automatizaciones mientras edita un proyecto.

1. Cuando edites el proyecto en la pestaña Etapas, selecciona la etapa o un estado personalizado trabajo con la automatización. Puedes ver el número de automatizaciones de una etapa en el centro.

2. haz click en cualquier automatización dentro del escenario o el enlace Editar automatizaciones para acceder a la barra lateral Automatizaciones .

3. haz click en el icono de la papelera a la derecha de la automatización, haz clic Guardar.

Ver automatizaciones en proyectos

Siempre puede saber qué automatizaciones se están utilizando en un proyecto. También puede añadir o eliminar automatizaciones rápidamente.

Encima de cada etapa hay un icono de automatización con el contador. Haga clic en el icono para explorar los detalles: qué automatizaciones tiene la etapa y qué plantillas se utilizan. Si hay automatizaciones condicionales, se marcarán en consecuencia. Apunte con el cursor para ver el etiqueta que activa la automatización.
Si hay una etapa condicional, verás el enlace Condiciones de etapa encima de ella. Haga clic para explorar qué etiquetas se utilizan como desencadenantes.
Para realizar cambios en proyecto, haga clic en el enlace Añadir automatizaciones o Añadir etiquetas . Se abrirá la ventana Editar proyecto.