Cómo funcionan las automatizaciones de etapas en los proyectos

Índice

Automatizaciones, explicadas
Añade automatizaciones
El orden de las automatizaciones
Borrar automatizaciones
Ver automatizaciones en proyectos

Las automatizaciones te ahorran tiempo activando automáticamente acciones en el momento adecuado en tu flujo de trabajo. A medida que mueves un trabajo a través de diferentes etapas, el siguiente paso se inicia sin esfuerzo manual.

Automatizaciones, explicadas

Una automatización es un mecanismo que hace que tu flujo de trabajo funcione automáticamente. Las automatizaciones TaxDome inician acciones para ti, los miembros de tu equipo o tus clientes durante las diferentes etapas o en estados de trabajo personalizados de tus procedimientos de trabajo:

A medida que un trabajo por las diferentes etapas de un proyecto , las automatizaciones que configuras activan las acciones que deben realizarse para que el trabajo complete.
Al asignar un trabajo personalizado, las automatizaciones que hayas configurado activan acciones que permiten trabajo tu trabajo pase de un estado personalizado (por ejemplo, Información faltante) al estado Activo.

Además, las automatizaciones incluyen la función trabajos autoavanzar . Puedes establecer desencadenantes de causa y efecto, de modo que un trabajo pase automáticamente a la etapa siguiente cuando se cumplan todos los requisitos de la etapa actual.

Cuando un cliente paga una factura y envía un formulario, por ejemplo, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el proyecto, donde se activa una nueva automatización (por ejemplo, se crea una tarea para tu equipo).

Por ejemplo, su empresa tiene un proceso de Impuestos Personales. Es posible que desee tener un correo electrónico de introducción y un formulario personalizado para ser enviado automáticamente al cliente. Entonces, cuando el cliente envía el formulario, el trabajo para su cuenta se mueve automáticamente a la siguiente etapa, por ejemplo, Preparación de Impuestos. A continuación, es posible que desee iniciar una tarea para que la complete un miembro del equipo, y así sucesivamente.

He aquí cómo puede ser un proceso de muestra para tu cliente. Puedes ver que cada etapa puede tener automatizaciones que simplifiquen tu rutina.

Para empezar, sigue estos pasos:

Descarga un proyecto el Marketplace . Esto también copiará todas las plantillas utilizadas dentro de las automatizaciones.
Selecciona una etapa, añade o edita automatización(es) como seguimiento, y luego selecciona una plantilla.
Decide si deseas utilizar los trabajos autoavanzar . Puedes activarla o desactivarla en cada etapa, excepto en la última.
Guarda el proyecto. Una vez añadida la automatización, puedes verla yendo a la página del proyecto y haciendo clic en el icono de automatización situado encima del escenario.

Añade automatizaciones

Advertencia

Las automatizaciones recién añadidas no se activarán para los trabajos que se movieron a una etapa antes de que se creara la automatización.

Antes de crear automatizaciones, piense en las distintas etapas de su proceso de trabajo que requieren un tipo de seguimiento específico:

Cuando tengas un encargo, anota las distintas fases del proceso de trabajo.
Marque con un círculo las etapas que requieren acciones de seguimiento.
Defina cuáles son estas acciones para poder añadirlas como automatizaciones al crear un nuevo proyecto en TaxDome.

Una vez que sepa qué automatizaciones desea crear, el siguiente paso es añadirlas a proyecto:

Al editar proyecto o trabajo personalizados trabajo , selecciona la etapa a la que deseas vincular la automatización, haz clic enAñadir automatizacioneso haz clic en Editar automatizaciones en cualquier automatización si ya tienes una:

A continuación, selecciona el tipo de automatización:

Aplicar plantilla de carpeta: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, la estructura de carpetas de sus documentos cambia a la de una plantilla seleccionada.
Actualizar etiquetas de cuenta: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, etiqueta aplica automáticamente una etiqueta seleccionada a su cuenta o se elimina de ella. También puedes decidir borrar todas etiquetas de la cuenta.
Enviar factura: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se te envía una factura basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Crear formulario: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se te envía un formulario en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Crear tarea: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se crea una tarea basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Enviar solicitud del cliente: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se te envía una solicitud basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Enviar propuesta/EL: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se te envía una propuesta basada en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Enviar correo electrónico: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se te envía un correo electrónico basado en una plantilla seleccionada.
Enviar mensaje: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se te envía un mensaje basado en una plantilla seleccionada. También se vincula automáticamente al trabajo.
Actualizar el acceso a la cuenta: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se actualizan los permisos de acceso a la cuenta para los miembros del equipo que tienen acceso a ella.
Actualizar trabajo : una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, la fecha de recepción y/o la fecha límite interna se actualizan automáticamente según tu configuración (por ejemplo, la fecha trabajo la fase u otra fecha de referencia).
Actualizar trabajo : Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, los miembros del equipo se asignan automáticamente al trabajo dejan de estar asignados.
Añadir página wiki: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, se vincula automáticamente al trabajo una página wiki publicada con instrucciones, lo que facilita el acceso a los miembros de tu equipo.
Actualizar trabajo frente al cliente: Una vez que un trabajo un cliente entra en esta fase, los estados frente al cliente se actualizan en consecuencia.

Selecciona una plantilla para tu automatización o haz clic en Nueva plantilla para crear una nueva. Una vez creada y guardada la plantilla, podrás seleccionarla de la lista.
Si deseas que se envíen correos electrónicos adicionales a tus clientes cuando no respondan en un plazo determinado, activa la función Recordatorios . Estas automatizaciones funcionan para los formularios, solicitudes de clientes, propuestas, facturas y mensajes.
Si deseas que tu automatización se active solo para determinados clientes, haz clic en Añadir condiciones oEditar condiciones(si la lógica ya está configurada) y, a continuación, añade una condición. Aquí encontrarás más información sobre etapas y automatizaciones condicionales .
Añade tantas automatizaciones para cada etapa como necesites.
Decide si deseas trabajos tus trabajos pasen automáticamente a la siguiente etapa una vez que se hayan completado todas las acciones asociadas, por ejemplo, formulario rellenado el formulario , se haya pagado la factura, etc. Más información sobre el traslado automático trabajos
Pulsa el botón Guardar para guardar los cambios.

El orden de las automatizaciones

Normalmente, no debes conocer el orden de las automatizaciones dentro de una etapa o estado de trabajo personalizado. Se activan una a una cuando un trabajo entra en la etapa o se le asigna un estado. Así, si se envía un mensaje al cliente junto con el formulario, estos dos eventos ocurren casi simultáneamente.

Sin embargo, en algunos casos, el orden de automatización importa porque algunas automatizaciones pueden depender de otras. Por ejemplo, si tienes la automatización AutomatizaciónActualizar etiquetas cuenta que borra todas las etiquetas de las cuentas de los clientes, y la Automatización condicional que envía formularios sólo a las cuentas con una etiqueta específica aplicada, debes comprobar el orden cuidadosamente. En el último ejemplo, puede que quieras colocar la automatización Actualizar etiquetas cuenta en segundo lugar, o la automatización condicional no funcionará.

Puedes cambiar el orden de las automatizaciones. Para acceder a la barra barra lateral deAutomatizaciones, haz clic en cualquier automatización dentro del escenario, pasa el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrala y suéltala.

Borrar automatizaciones

Puede eliminar automatizaciones mientras edita un proyecto.

Al editar el proyecto en la pestaña pestañaEtapas, selecciona la etapa o un estado de trabajo personalizado con la automatización. Puedes ver el número de automatizaciones de una etapa en el centro.
haz click en cualquier automatización dentro del escenario o en el enlace Editar automatizaciones para acceder a la barra lateral Automatizaciones.
haz click en el icono de la papelera a la derecha de la automatización, haz clic Guardar.

Ver automatizaciones en proyectos

Siempre puede saber qué automatizaciones se están utilizando en un proyecto. También puede añadir o eliminar automatizaciones rápidamente.

Encima de cada etapa hay un icono de automatización con el contador. Haga clic en el icono para explorar los detalles: qué automatizaciones tiene la etapa y qué plantillas se utilizan. Si hay automatizaciones condicionales, se marcarán en consecuencia. Apunte con el cursor para ver el etiqueta que activa la automatización.
Si hay una etapa condicional, verás el enlace Condiciones de la etapa encima de ella. Haz clic para explorar qué etiquetas se utilizan como desencadenantes.
Para realizar cambios en el proyecto, haz clic en el enlace Añadir automatizaciones o Añadir etiquetas. Se abrirá la ventana Editar proyecto.