Cómo funcionan las automatizaciones de etapas en los proyectos

Las automatizaciones te ahorran tiempo activando automáticamente acciones en el momento adecuado en tu flujo de trabajo. A medida que mueves un trabajo a través de diferentes etapas, el siguiente paso se inicia sin esfuerzo manual.

Automatizaciones, explicadas

Una automatización es un mecanismo que hace que tu flujo de trabajo funcione automáticamente. Las automatizaciones TaxDome inician acciones para ti, los miembros de tu equipo o tus clientes durante las diferentes etapas o en estados de trabajo personalizados de tus procedimientos de trabajo:

• As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.

• As you assign a custom job status , the automations you set up trigger actions that allow your job to move from a custom status (e.g., Missing information) to the Active status. 

Además, las automatizaciones incluyen la función trabajos autoavanzar . Puedes establecer desencadenantes de causa y efecto, de modo que un trabajo pase automáticamente a la etapa siguiente cuando se cumplan todos los requisitos de la etapa actual. 

Cuando un cliente paga una factura y envía un formulario, por ejemplo, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el proyecto, donde se activa una nueva automatización (por ejemplo, se crea una tarea para tu equipo).

Por ejemplo, su empresa tiene un proceso de Impuestos Personales. Es posible que desee tener un correo electrónico de introducción y un formulario personalizado para ser enviado automáticamente al cliente. Entonces, cuando el cliente envía el formulario, el trabajo para su cuenta se mueve automáticamente a la siguiente etapa, por ejemplo, Preparación de Impuestos. A continuación, es posible que desee iniciar una tarea para que la complete un miembro del equipo, y así sucesivamente.

He aquí cómo puede ser un proceso de muestra para tu cliente. Puedes ver que cada etapa puede tener automatizaciones que simplifiquen tu rutina.

Para empezar, sigue estos pasos:

1. Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.

2. Selecciona una etapa, añade o edita automatización(es) como seguimiento, y luego selecciona una plantilla.

3. Decide if you want to use the jobs automove feature. You can turn it on or off for each stage except for the last one.

4. Guarda el proyecto. Una vez añadida la automatización, puedes verla yendo a la página del proyecto y haciendo clic en el icono de automatización situado encima del escenario.

   

Añade automatizaciones

Advertencia

Las automatizaciones recién añadidas no se activarán para los trabajos que se movieron a una etapa antes de que se creara la automatización.

Antes de crear automatizaciones, piense en las distintas etapas de su proceso de trabajo que requieren un tipo de seguimiento específico:

1. Cuando tengas un encargo, anota las distintas fases del proceso de trabajo.

2. Marque con un círculo las etapas que requieren acciones de seguimiento.

3. Defina cuáles son estas acciones para poder añadirlas como automatizaciones al crear un nuevo proyecto en TaxDome.

Una vez que sepa qué automatizaciones desea crear, el siguiente paso es añadirlas a proyecto:

1. When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

   

   A continuación, selecciona el tipo de automatización:

• Apply folder template: Once a job for a client enters this stage, the folder structure of their docs is changed to that of a selected template.

• Update account tags: Once a job for a client enters this stage, a selected tag is automatically applied to their account or deleted from it. You can also decide to clear all account tags.

• Send invoice: Once a job for a client enters this stage, an invoice based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Create organizer: Once a job for a client enters this stage, an organizer based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Create task: Once a job for a client enters this stage, a task based on a selected template is created. It is also automatically linked to the job.

• Send client request: Once a job for a client enters this stage, a client request based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job. 

• Send proposal/EL: Once a job for a client enters this stage, a proposal based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Send email: Once a job for a client enters this stage, an email based on a selected template is sent to them.

• Send message: Once a job for a client enters this stage, a message based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Update account access: Once a job for a client enters this stage, account access permissions for the team members who have access to the account are updated.

• Update job dates : Once a job for a client enters this stage, the intake date and/or internal deadline are automatically updated according to your configuration (e.g., date job entered stage or other reference date).

• Update job assignees:  Once a job for a client enters this stage, team members are automatically assigned to the job and/or become unassigned.

• Add wiki page: Once a job for a client enters this stage, a published wiki page with instructions is automatically linked to the job, making it easily accessible for your team members.

• Update client-facing job status : Once a job for a client enters this stage, client-facing statuses are updated accordingly.

2. Selecciona una plantilla para tu automatización o haz clic en Nueva plantilla para crear una nueva. Una vez creada y guardada la plantilla, podrás seleccionarla de la lista.

   

3. If you want additional emails to be sent to your clients when they don’t respond within a certain time frame, enable the Reminders feature . These automations work for the organizers, client requests, proposals, invoices and messages.

   

4. If you want your automation to be triggered only for certain clients, click Add conditions or Edit conditions (if the logis is already set up), then add a condition. Here’s more on conditional stages and automations .

   

5. Añade tantas automatizaciones para cada etapa como necesites. 

   

6. Decide if you want your jobs to be moved automatically to the next stage once all associated actions are done, e.g., the organizer is completed, the invoice is paid, etc. Read more on automoving jobs .

   

7. Pulsa el botón Guardar para guardar los cambios.

El orden de las automatizaciones

Normalmente, no debes conocer el orden de las automatizaciones dentro de una etapa o estado de trabajo personalizado. Se activan una a una cuando un trabajo entra en la etapa o se le asigna un estado. Así, si se envía un mensaje al cliente junto con el formulario, estos dos eventos ocurren casi simultáneamente.

Sin embargo, en algunos casos, el orden de automatización importa porque algunas automatizaciones pueden depender de otras. Por ejemplo, si tienes la automatización AutomatizaciónActualizar etiquetas cuenta que borra todas las etiquetas de las cuentas de los clientes, y la Automatización condicional que envía formularios sólo a las cuentas con una etiqueta específica aplicada, debes comprobar el orden cuidadosamente. En el último ejemplo, puede que quieras colocar la automatización Actualizar etiquetas cuenta en segundo lugar, o la automatización condicional no funcionará.

Puedes cambiar el orden de las automatizaciones. Para acceder a la barra barra lateral deAutomatizaciones, haz clic en cualquier automatización dentro del escenario, pasa el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrala y suéltala. 

Borrar automatizaciones

Puede eliminar automatizaciones mientras edita un proyecto.

1. Al editar el proyecto en la pestaña pestañaEtapas, selecciona la etapa o un estado de trabajo personalizado con la automatización. Puedes ver el número de automatizaciones de una etapa en el centro.

2. haz click en cualquier automatización dentro del escenario o en el enlace Editar automatizaciones para acceder a la barra lateral Automatizaciones.

3. haz click en el icono de la papelera a la derecha de la automatización, haz clic Guardar.

   

Ver automatizaciones en proyectos

Siempre puede saber qué automatizaciones se están utilizando en un proyecto. También puede añadir o eliminar automatizaciones rápidamente.

• Encima de cada etapa hay un icono de automatización con el contador. Haga clic en el icono para explorar los detalles: qué automatizaciones tiene la etapa y qué plantillas se utilizan. Si hay automatizaciones condicionales, se marcarán en consecuencia. Apunte con el cursor para ver el etiqueta que activa la automatización.

• Si hay una etapa condicional, verás el enlace Condiciones de la etapa encima de ella. Haz clic para explorar qué etiquetas se utilizan como desencadenantes.

• Para realizar cambios en el proyecto, haz clic en el enlace Añadir automatizaciones o Añadir etiquetas. Se abrirá la ventana Editar proyecto.

  

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