Chats (Básico): Enviar manual o automáticamente

La función Chats deTaxDome te permite comunicarte con tus clientes de forma segura y en tiempo real. Utilízala para programar citas o pedir a los clientes la información que les falta. Aquí, descubre cómo enviar mensajes a través de Chats a los clientes.

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Crear nuevos chats

Un chat cadena puede ser creado por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas.

Nota: Puedes enviar mensajes de chat a clientes que aún no hayan activado su cuenta TaxDome . Si sus contactos tienen correo electrónico, recibirán notificaciones por correo electrónico sobre los mensajes de chat aunque no utilicen el portal. Cuando alguno de tus clientes empiece a utilizar el portal, podrá leer los mensajes de chat que le hayas enviado antes.

Hay tres formas diferentes de enviar un mensaje de chat:

Iniciar chat con el cliente

Hay varias formas de iniciar un chat:

Haz clic en Nuevo en la parte superior, selecciona Chat, rellénalo y haz clic en Crear chat.

Ve a la cuenta del cliente, abre la pestaña Comunicación y haz clic en Nuevo chat.

A continuación, explicamos las secciones de la Nuevo сhat pantalla donde creas nuevos hilos/chats:

a. Para: Selecciona el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.

b. Plantilla: Elige una plantilla para los mensajes enviados con frecuencia. Selecciona una plantilla sólo cuando crees un nuevo chat, no cuando respondas a uno.

c. Asunto: Introduce el asunto. Se mostrará en la lista de Chat. Se rellenará automáticamente una plantilla de chat. Haz clic en Añadir shortcode para individualizar el asunto (shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha).

d. Mensaje: Redacta el mensaje. Utiliza formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas y enlaces. Cuando apliques una plantilla, el mensaje se rellenará automáticamente. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre, o haz clic en Adjuntar para añadir archivos desde tu computador o TaxDome.

e. Recordatorios: Activa si quieres que se envíe un correo electrónico recordatorio al cliente cuando no responda en un plazo determinado o no haya completado sus tareas (más detalles a continuación).

g. Tareas: Añade listas de control para tus clientes.

h. Enlaza con trabajos: Selecciona trabajos para enlazar, haz clic Guardar.

f. Crear chat: Haz clic para enviar tu mensaje al cliente. Si no, haz clic en Cancelar.

Iniciar chats con varios clientes

Si necesitas enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utiliza nuestra función de mensajería masiva.

Ve a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona las casillas junto a los clientes a los que quieras enviar el mensaje, haz clic en Más acciones en la barra de menú superior, haz clic Enviar mensaje en el desplegable. Selecciona una plantilla de chat o escribe el asunto del chat (opcional), añade tu texto y haz clic en Crear chats.

Añade documentos y tareas a un chat cadena más tarde si es necesario.

Enviar mensajes internos

Dentro de cualquier cadena chat, puedes enviar mensajes internos que sólo sean visibles para los miembros del equipo, no para los clientes. Para hacer que un mensaje sea interno, basta con activar la opción en el área del editor. Los mensajes internos se distinguen por el color: los mensajes normales visibles para los clientes son azules, mientras que los mensajes internos son naranjas.

Para una comunicación eficaz, combina los mensajes internos con @mentions para avisar a compañeros concretos. Esto garantiza que los miembros de tu equipo estén avisados y puedan colaborar sin problemas.

Editar, borrar y responder mensajes

Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de un mensaje (público o interno) para elegir entre las siguientes acciones:

Edición: La edición está disponible en las 24 horas siguientes al envío.
Borrar: Borrar será permanente, lo que significa que el mensaje no podrá restaurarse.
Responder: Si el mensaje al que respondes era interno, las respuestas de también serán internas.

Establecer recordatorios

Cada vez que se envía algo en el chat a los clientes, éstos reciben una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas en la columna Notificar de la lista de cuentas.

Si los destinatarios tardan demasiado en leer/responder tu mensaje o en completar la tarea en cadena, tienes dos opciones:

Cuando configure un recordatorio, aparecerá una notificación con el número de recordatorios y su intervalo en su chat cadena. Tu cliente también recibirá una notificación en su chat cadena, indicando qué acción es necesaria para detener los recordatorios:

Establecer recordatorios automáticos

Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes no leídos/no respondidos y tareas de clientes no completadas, active Recordatorios en la plantilla de chat, cuando cree el chat manualmente o a través de la automatización de proyecto . También puede hacerlo en cualquier momento posterior directamente desde cadena.

Cómo configurar los Recordatorios:

Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación sobre un nuevo mensaje haya sido enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que quieras.
Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Los recordatorios también pueden activarse y desactivarse en cualquier momento accediendo a un chat cadena. Abre la pestaña Recordatorios, activa Enviar recordatorios a los clientes y realiza los ajustes necesarios, haz clic Guardar.

Nota: Los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.

Los recordatorios se detienen para cualquier cadena cuando:

Si hay tareas de cliente en el chat cadena:
- Tareas marcadas como incompletas: Los recordatorios se detienen cuando todas las tareas del cliente en cadena se marcan como completadas y se leen todos los mensajes.
- Tareas marcadas como completadas: Los recordatorios se detienen cuando se leen todos los mensajes.
Si no hay tareas en el chat cadena: Los recordatorios se detienen una vez que el cliente responde al último mensaje.
Independientemente de la presencia de la tarea en el chat cadena, los recordatorios también se detienen si:
- ... archivaste el chat cadena.
- ...has desactivado los recordatorios.
- ...se ha enviado el número de recordatorios establecido.

Nota: Si archiva un chat cadena pero luego lo vuelve a abrir, los Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.

Adjuntar archivos en los chats

Un empresa Propietario de la Empresa , un administrador, o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos puede adjuntar archivos a los hilos de chat. Para ello, puedes utilizar archivos de tu computador o de carpetas de nivel superior con:

El cliente puede ver y editar el acceso.

El cliente puede ver acceso.

Para adjuntar archivos al crear un chat:

Haz clic en 📎 Adjuntar en la parte superior izquierda del campo de mensaje tanto al crear un chat como al ver el chat existente cadena.
Selecciona Desde mi computador y localiza los archivos que quieras cargar desde tu computador. Si no, selecciona Desde TaxDome y elige los documentos que quieras adjuntar.
Seleccione la carpeta para cargar el documento y haga clic en Guardar.

Consejo Puedes cargar archivos zip desde tu computador y se descomprimirán automáticamente. Aquí tienes más información sobre cómo subir archivos zip.

Cuando tú o tus clientes cargar enviáis al menos un documento a un chat cadena, aparece en su interior una pestaña Documentos con el icono del clip en el nombre del chat.

a, b. Pestaña Documentos y el icono del clip: Sólo se muestran si hay documentos adjuntos al chat.

c. + Añadir documentos: cargar nuevos documentos a la cadena.

d. documentos cargado por cliente: Descargarlos, verlos o borrarlos. Borrar documentos también los elimina del chat cadena.

Cuando un cliente u otro miembro del equipo sube un documento, se te notifica en el chat cadena y en Inbox+.

Incluir vídeos en los chats

¿Quieres añadir elementos visuales a tus mensajes a los clientes? Incluye clips de Loom, Vimeo, YouTube y Google Drive cuando sea más fácil mostrar que contar. Haz clic en el icono de vídeo de la barra de herramientas de formato de texto y, a continuación, pega un enlace en la ventana emergente de vídeo de inserta . Tu cliente verá el vídeo justo dentro de tu chat compartido cadena.

Añadir imágenes a los chats

Puedes enviar imágenes y capturas de pantalla a los chats desde tu dispositivo o desde cualquier sitio web. Abre un chat cadena y utiliza una de las opciones disponibles:

cargar una imagen de tu dispositivo utilizando 📎 Adjuntar.
Pega cualquier imagen de la web en el campo de mensaje.

Formas de añadir imágenes no admitidas:

Arrastre y suelte una imagen en el campo de mensaje.
Pega un archivo con la imagen en el campo de mensaje desde tu dispositivo.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informa al recibir un nuevo mensaje o al iniciar una nueva cadena chat. Tus clientes pueden ver y abrir los mensajes de chat de distintas formas:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación bajo la lista de tareas de la página de inicio o en la sección Esperando acción. También pueden abrirla directamente desde la página de Chats.
Desde la notificación por correo electrónico: Haz clic en Ver chat en el correo electrónico.

Por defecto, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo de la notificación del correo electrónico. Sin embargo, si el contenido no es sensible, muéstralo en el correo electrónico.

Luego, tus clientes interactúan con tu cadena chat.

Para ver el mensaje enviado desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de sólo lectura.

Si no desactivas esta función específicamente, tus clientes también pueden iniciar ellos mismos una cadena chat haciendo clic en Nuevo chat en la página de inicio del portal de clientes o en la sección Chats y tareas , o haciendo clic en Mensaje empresa en la aplicación móvil.

Nota Si tus clientes responden a un mensaje no en un chat cadena sino respondiendo al correo electrónico de notificación, el mensaje no se entrega y reciben un correo electrónico al respecto. Sin embargo, si no reciben el correo electrónico sobre el error y se preguntan por qué no se ha recibido su respuesta cadena , ese podría ser el motivo.