Iniciar una conversación a través de los chats de los clientes
Utiliza la función Chats con clientes TaxDomepara enviar mensajes en tiempo real con el fin de programar citas y solicitar documentos. Aquí descubrirás cómo crear nuevos hilos de chat e iniciar recordatorios.
Crear una nueva cadena de chat
cadena de chat cadena ser creada por elPropietario de la Empresa, un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas .
Iniciar una cadena un cliente
Hay diferentes maneras de crear manualmente una nueva cadena de chat cadena un cliente:
- Ve a Comunicaciones > Chat o a Clientes > Cuentas > Comunicación > Chat y haz clic en Nuevo chat.
- Haz clic en el botón Nuevo situado en la parte superior izquierda, seleccionaChat, rellena el formulario y haz clic en Crear chat.
Puedes crear nuevos hilos de chat desde la pantallaBandeja de entrada o navegando a Cuentas > Seleccionar una cuenta > Chats.
Nueva vista general de la pantalla de chat
A continuación, explicamos las secciones de la pantalla Nuevo chat en las que se crea una nueva cadena:
a. Plantilla: elige una plantilla para los mensajes que envías con frecuencia . Al hacerlo, los campos Asunto y Mensaje se rellenarán automáticamente. Solo puedes seleccionar una plantilla cuando creas un chat nuevo, no cuando respondes a uno.
b. De: Miembro del equipo en cuyo nombre se enviará el mensaje. Por defecto, el remitente eres tú, pero puedes elegir a otro miembro del equipo.
c. cadena asignado a: Selecciona quién será asignado automáticamente para gestionar esta conversación. Esto determina quién es responsable de dar seguimiento a las respuestas de los clientes. Los miembros del equipo deben tener acceso a la cuenta para ser asignados a los hilos.
d. Para: Selecciona el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.
e. Asunto: Introduce el asunto. Se mostrará en la lista de chat. Haz clic en Añadir shortcode personalizar el asunto (shortcode datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha).
f. Mensaje: redacta el mensaje. Utiliza formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas y enlaces. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre, o haz clic en Adjuntar para añadir documentos desde tu computador TaxDome.
g. Enlace a trabajos: Selecciona trabajos enlazar y haz clic en Guardar.
h. Recordatorios: Activa esta opción si deseas que se envíe un correo electrónico de recordatorio al cliente cuando no responda en un plazo determinado o no haya completado sus tareas (más detalles a continuación) .
i. Tareas: Añade listas de verificación para tus clientes.
j. Crear chat: haz clic para enviar tu mensaje al cliente. De lo contrario, haz clic en Cancelar.
Nota
This message can also be scheduled for later instead of sent now—see Schedule messages when creating a chat (Beta) below.Iniciar subprocesos con varios clientes
Si necesitas enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utiliza nuestra función de mensajería masiva.
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Ve a «Clientes > Cuentas» en el menú lateral.
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Selecciona las casillas de verificación junto a los clientes a los que deseas enviar el mensaje.
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Haz clic en Más acciones en la barra de menú superior y, a continuación, haz clic Enviar mensaje en el menú desplegable.
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Selecciona una plantilla de chat o escribe un asunto para el chat (opcional), añade tu texto y tareas si es necesario. No puedes añadir documentos en mensajes masivos, pero puedes enviarlos individualmente después.
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Haz clic en Crear chats.
También puedes crear hilos de chat de forma masiva tal y como lo haces para un cliente: solo tienes que añadir más destinatarios.
Al crear chats de forma masiva, puedes asignar hilos a un miembro del equipo. Si el asignado a tiene acceso a algunas cuentas, estos hilos se crearán pero permanecerán sin asignar.
Nota
Puedes crear una cadena de chat cadena con clientes que aún no hayan activado su TaxDome . Si tus contactos tienen correo electrónico, recibirán notificaciones por correo electrónico. Cuando empiecen a utilizar el portal, podrán leer los mensajes de chat que les hayas enviado anteriormente.Schedule messages when creating a chat (Beta)
Trabajo en curso
La funcionalidad se está desarrollando y actualmente está disponible para los usuarios Beta. Se están preparando documentos el uso de la función.
You can schedule a message instead of sending it right away when creating a chat—this works whether you’re messaging a single recipient or several at once.
To schedule the message:
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Fill out the New Chat screen as usual.
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Click the dropdown arrow next to Create chat(s) and select Schedule message.
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Pick a date and time in the picker that opens, then click Schedule.
TaxDome creates a separate scheduled thread for each recipient, hidden from clients until the message is actually sent. The From, Thread assignee, Subject, and Tasks you set are locked once that thread is created, and Reminders can’t be toggled or adjusted until the message goes out—at which point reminders work as usual, with the countdown starting from the send date rather than from when you scheduled it. To change any locked field, delete the scheduled message and start over.
Learn how to manage scheduled messages , including editing, rescheduling, or deleting them before they go out.
Nota
Enlace trabajos isn’t available for scheduled messages; TaxDome warns you if a job is already linked when you select Schedule message.Configurar recordatorios de chat
Los recordatorios son correos electrónicos automáticos de seguimiento que sirven para dar un empujoncito a los clientes que no han respondido a un mensaje de chat o no han completado una tarea en la cadena.
Para activarlos, marca la casilla «Recordatorios» al crear un chat y, a continuación , configura:
- Días hasta el próximo recordatorio: cada cuánto se repite el recordatorio (por defecto: 3)
- Número de recordatorios: cuántos recordatorios se enviarán en total (por defecto: 1)
El calendario de recordatorios aparece en el chat tanto cadena ti como cadena el cliente, quien puede ver qué acción detendrá los recordatorios.
Para actualizar o desactivar los recordatorios más adelante, abre la cadena de chat, haz clic en el icono de la campana y ajusta el interruptor «Enviar recordatorios a los clientes ».
Los recordatorios solo se pueden configurar en el portal web, pero puedes ver si están activos para un chat en la aplicación móvil. Cuando un recordatorio está activado, aparece un icono de campana junto al nombre del chat: tócalo para ver el calendario y los recordatorios pendientes.
Consejo
Más información sobre los recordatorios: valores predeterminados exactos de los campos, condiciones de detención y la acción del menú para cada reenvío manual.
Vista del cliente
Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informará de los nuevos mensajes o de los nuevos hilos de chat. Tus clientes pueden ver y abrir los mensajes de chat de diferentes maneras:
- Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: haz clic en la notificación debajo de la página de inicio en la lista de tareas pendientes o directamente desde la página de chats.
- Desde la notificación por correo electrónico: Haz clic en Ver chat en el correo electrónico. De forma predeterminada, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo de la notificación por correo electrónico. Sin embargo, si el contenido no es confidencial, puedes mostrarlo en el correo electrónico .
Nota
Si tus clientes responden a un mensaje que no está en una cadena de chat, cadena responden al correo electrónico de notificación, el mensaje no se entrega y reciben un correo electrónico al respecto. Sin embargo, si no ven el correo electrónico sobre el error y se preguntan por qué no se recibió su cadena , esa podría ser la razón.Tus clientes pueden interactuar con tu cadena de chat cadena su portal: responder, marcar tareas como completadas, cargar y crear nuevos chats (si lo has permitido) .
Consejo
Puedes ver el mensaje enviado desde la perspectiva del cliente.
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