Chats (Básico): Envío manual o automático

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TaxDomete permite comunicarte con tus clientes de forma segura y en tiempo real. Utilízala para programar citas o pedir a los clientes la información que les falta. Además, Chats te permite configurar recordatorios, adjuntar archivos, asignar tareas a los clientes y mucho más.

Chats, explicados

Lo principal que hay que saber sobre los Chats:

Los hilos de chat son un lugar seguro para hacer preguntas, solicitar archivos y asignar tareas.
Los clientes reciben notificaciones sobre nuevos chats y preguntas pendientes.
Cuando alguien responde a un chat, crea un nuevo chat, realiza cambios en las tareas del cliente o carga un documento, recibes una notificación y un correo electrónico en tu inbox+.
Cuando agregas tareas para clientes dentro de un chat, se muestran como listas de tareas pendientes con casillas de verificación. El progreso de esas tareas pendientes se puede seguir en una página aparte.
Si necesita información rápida del cliente, puede enviar una solicitud desde un chat. cadena .
Utilice @ antes del nombre de un miembro del equipo para llamar su atención dentro de un chat.
Puedes configurar recordatorios automáticos para los chats.
Una vez que tengas lo que necesitas, archiva el chat para evitar el desorden.
Para enviar mensajes idénticos a varios clientes, utilice plantillas de chat.
La función Chats también está disponible en la aplicación móvilTaxDome .

Para acceder a los chats, vaya a la pestaña Comunicación del perfil del cliente.

Crear nuevos chats

Un chat cadena puede ser creado por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas.

Nota: Los clientes que no hayan activado su cuenta de TaxDome no pueden recibir mensajes. Para poder utilizar los chats, los clientes deben tener habilitado el acceso al portal desde el lado de empresa y una cuenta activada desde su lado.

Hay tres formas diferentes de enviar un mensaje de chat:

Iniciar un chat con un cliente

Para iniciar un chat , haga clic en el botón Nuevo de la parte superior izquierda, seleccione Chat en el menú desplegable, escriba una nota, haz clic el botón Crear chat. También puede ir a la cuenta del cliente, abrir la pestaña Comunicación y hacer clic en Nuevo chat.

A continuación explicamos las secciones numeradas de la pantalla Nuevo Chat donde se crean nuevos hilos:

1. Para: Seleccione el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.

2. Plantilla: Elija una plantilla para un mensaje enviado con frecuencia. Para más detalles sobre las plantillas, vaya aquí. Seleccione una plantilla sólo cuando cree un nuevo chat, no cuando responda a uno.

3. Asunto: Introduzca el asunto; se mostrará en la lista de chat. Cuando utilice una plantilla de chat, se rellenará automáticamente. Haga clic en + Añadir shortcode para individualizarlo: Shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre de un cliente o la fecha. Para más información sobre shortcodesvaya al artículo detallado.

4. Mensaje: Redacta el mensaje: utiliza formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y enlaces. Al aplicar una plantilla, el mensaje se rellena automáticamente. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre, o haz clic en Adjuntar para añadir archivos desde tu computador o TaxDome (más detalles a continuación).

5. 5. Recordatorios: Activa si quieres que se envíe un correo electrónico recordatorio al cliente cuando no responda en un plazo determinado o no haya completado sus tareas (más detalles a continuación).

6. Tareas: Añada listas de comprobación para sus clientes. Para más detalles, vaya aquí.

7. Crear chat: Haga clic para enviar su mensaje al cliente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.

8. Enlace a trabajos: Seleccione trabajos para enlazar, haz clic Guardar.

Iniciar chats con varios clientes

Si necesita enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utilice nuestra función de envío masivo de mensajes.

Vaya a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione las casillas junto a los clientes a los que desea enviar el mensaje, haga clic en Más acciones en la barra de menú superior, haz clic Enviar mensaje en el desplegable. Seleccione una plantilla de chat o escriba el asunto del chat (opcional), añada su texto, haz clic Crear chats.

Añade documentos y tareas a un chat cadena más tarde si es necesario.

Establecer recordatorios

Cada vez que se envía algo en el chat a los clientes, éstos reciben una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas en la columna Notificar de la lista de cuentas.

Si los destinatarios tardan demasiado en leer/responder tu mensaje o en completar la tarea en cadena, tienes dos opciones:

Cuando configure un recordatorio, aparecerá una notificación con el número de recordatorios y su intervalo en su chat cadena. Tu cliente también recibirá una notificación en su chat cadena, indicando qué acción es necesaria para detener los recordatorios:

Establecer recordatorios automáticos

Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes no leídos/no respondidos y tareas de clientes no completadas, active Recordatorios en la plantilla de chat, cuando cree el chat manualmente o a través de la automatización de proyecto . También puede hacerlo en cualquier momento posterior directamente desde cadena.

Cómo configurar los Recordatorios:

Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación sobre un nuevo mensaje haya sido enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que quieras.
Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Los recordatorios también pueden activarse y desactivarse en cualquier momento accediendo a un chat cadena. Abra la pestaña Recordatorios, active Enviar recordatorios a los clientes y realice los ajustes necesarios, haz clic Guardar.

Nota: Los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.

Los recordatorios se detienen para cualquier cadena cuando:

Si hay tareas de cliente en el chat cadena:
- Tareas marcadas como incompletas: Los recordatorios se detienen cuando todas las tareas del cliente en cadena se marcan como completadas y se leen todos los mensajes.
- Tareas marcadas como completadas: Los recordatorios se detienen cuando se leen todos los mensajes.
Si no hay tareas en el chat cadena: Los recordatorios se detienen una vez que el cliente responde al último mensaje.
Independientemente de la presencia de la tarea en el chat cadena, los recordatorios también se detienen si:
- ... archivaste el chat cadena.
- ...has desactivado Recordatorios.
- ...se ha enviado el número de recordatorios establecido.

Nota: Si archiva un chat cadena pero luego lo vuelve a abrir, los Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.

Adjuntar archivos en los chats

Un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos puede adjuntar archivos a los hilos de chat. Para ello, puede utilizar archivos de su computador o de carpetas de nivel superior con:

El cliente puede ver y editar el acceso.

El cliente puede ver acceso.

Para adjuntar archivos al crear un chat:

Haga clic en 📎 Adjuntar en la parte superior izquierda del campo de mensaje tanto al crear un chat como al ver el chat existente cadena.
Seleccione Desde Mi computador y localice los archivos que desea cargar desde tu computador. De lo contrario, seleccione Desde TaxDome y elija los documentos que desee adjuntar.
Seleccione la carpeta para cargar el documento y haga clic en Guardar.

Consejo Puedes cargar archivos zip desde tu computador y se descomprimirán automáticamente. Aquí tienes más información sobre cómo subir archivos zip.

Cuando usted o su cliente cargar al menos un documento a un chat cadena, aparece una pestaña Documentos en su interior con el icono del clip en el nombre del chat:

1,2. Pestaña Documentos y el icono del clip: sólo se muestran si hay documentos adjuntos al chat.

3. + Añadir documentos: cargar nuevos documentos a la cadena.

4. documentos cargado por cliente: descargarlos, verlos o borrarlos. Al borrar documentos también se eliminan del chat cadena.

Cuando un cliente u otro miembro del equipo sube un documento, recibes una notificación en el chat cadena y en Inbox+.

Incluir vídeos en los chats

¿Quieres añadir un toque visual a tus mensajes a los clientes? Incluye clips de Loom, Vimeo, YouTube y Google Drive cuando sea más fácil mostrar que contar. Haz clic en el icono de vídeo de la barra de herramientas de formato de texto y, a continuación, pega un enlace en la ventana emergente de vídeo de inserta .

Tu cliente verá el vídeo dentro de tu chat compartido cadena.

Añadir imágenes a los chats

Puedes enviar imágenes y capturas de pantalla a los chats desde tu dispositivo o desde cualquier sitio web. Abre un chat cadena y utiliza una de las opciones disponibles:

cargar una imagen desde tu dispositivo mediante el botón 📎 Adjuntar
Pega cualquier imagen de la web en el campo de mensaje

Formas de añadir imágenes no admitidas:

Arrastre y suelte una imagen en el campo de mensaje.
Pega un archivo con la imagen en el campo de mensaje desde tu dispositivo.

Lo que ven los clientes cuando envías mensajes

Los clientes ven y responden a un mensaje que les has enviado haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico o yendo a la sección Chats y Tareas de su portal. Las tareas de los clientes también se muestran dentro de las notificaciones.

Por defecto, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo de la notificación del correo electrónico (el cliente tendrá que navegar hasta su portal para verlo). Sin embargo, si el contenido no es sensible, muéstralo en el correo electrónico.

Nota Si tus clientes responden a un mensaje no en un chat cadena sino respondiendo al correo electrónico de notificación, el mensaje no se entrega y reciben un correo electrónico al respecto. Sin embargo, si no reciben el correo electrónico sobre el error y se preguntan por qué no se ha recibido su respuesta cadena , ese podría ser el motivo.

Si no desactiva esta función específicamente, sus clientes también pueden iniciar un chat cadena ellos mismos haciendo clic en Nuevo chat en la página de inicio del portal de clientes o en la sección Chats y tareas o haciendo clic en Mensaje empresa en la aplicación móvil.

Si desea ver TaxDome desde el lado del cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.