Chats (Básico): Enviar manual o automáticamente

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TaxDomete permite comunicarte de forma segura y en tiempo real con tus clientes. Utilízala para programar citas o pedir a los clientes la información que les falta. Además, Chats te permite configurar recordatorios, adjuntar archivos, asignar tareas a los clientes y mucho más.

Explicamos aquí:

Chats, explicados
Crear nuevos chats

Configuración de Recordatorios
Adjuntar archivos dentro de los chats
Incluir vídeos dentro de los chats
Añadir imágenes a los chats
Qué ven los clientes cuando les envías mensajes

Chats, explicados

Lo principal que hay que saber sobre los Chats:

Al igual que Slack o los mensajes de texto, los Chats te permiten enviar mensajes en tiempo real a tus clientes.
Las cadenas del chat son un lugar seguro para hacer preguntas, solicitar archivos y asignar tareas.
Utiliza @ antes del nombre de un miembro del equipo para llamar su atención dentro de un chat.
Los clientes reciben notificaciones sobre nuevos chats y preguntas pendientes.
Cuando alguien responde a un chat, crea un nuevo chat, realiza cambios en las tareas del cliente o carga un documento, recibes una notificación y un correo electrónico en tu Inbox+.
Cuando se añaden tareas para los clientes dentro de un chat, éstas se muestran como listas de tareas con casillas de verificación.
El progreso de esas tareas pendientes puede seguirse en una página aparte.
Puedes configurar recordatorios automáticos para los chats.
Una vez que tengas lo que necesitas, archiva el chat para evitar el desorden.
Para enviar mensajes idénticos a varios clientes, utilice plantillas de chat.
La función Chats también está disponible en la aplicación móvilTaxDome .

Para acceder a los chats, vaya a la pestaña Comunicación del perfil del cliente.

Crear nuevos chats

Un chat cadena puede ser creado por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas.

Nota: Los clientes que no hayan activado su cuenta de TaxDome no pueden recibir mensajes. Para poder utilizar los chats, los clientes deben tener habilitado el acceso al portal desde el lado de empresa y una cuenta activada desde su lado.

Hay tres formas diferentes de enviar un mensaje de chat:

Iniciar un chat con un cliente

Para iniciar un chat , haga clic en el botón + NUEVO del menú de la barra lateral izquierda, seleccione Chat en el menú desplegable, escriba una nota, haz clic el botón Crear chat. También puede ir a la cuenta del cliente, abrir la pestaña Comunicación y hacer clic en Nuevo chat.

A continuación explicamos las secciones numeradas de la pantalla Nuevo Chat donde se crean nuevos hilos:

1. Para: Selecciona el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.

2. Plantilla: Elija una plantilla para un mensaje enviado con frecuencia. Para más detalles sobre las plantillas, vaya aquí. Seleccione una plantilla sólo cuando cree un nuevo chat, no cuando responda a uno.

3. Asunto: Introduzca el asunto; se mostrará en la lista de chat. Si utiliza una plantilla de chat, se rellenará automáticamente.

4. Mensaje: Redacta el mensaje: utiliza formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y enlaces. Al aplicar una plantilla, el mensaje se rellena automáticamente. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre.

5. Recordatorios: Activa si deseas que se envíe un correo electrónico de recordatorio al cliente cuando no respondas dentro de un plazo determinado (más detalles a continuación).

6. Documentos: Adjunta archivos desde tu escritorio o TaxDome (más detalles a continuación).

7. Tareas: Añade listas de control para tus clientes. Para más detalles, ve aquí.

8. Crear chat: Haga clic para enviar su mensaje al cliente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.

Iniciar chats con varios clientes

Si necesitas enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utiliza nuestra función de envío masivo.

Vaya a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione las casillas junto a los clientes a los que desea enviar el mensaje, haga clic en Más acciones en la barra de menú superior, haz clic Enviar mensaje en el desplegable. Seleccione una plantilla de chat o escriba el asunto del chat (opcional), añada su texto, haz clic Crear chats.

Añade documentos y tareas a un chat cadena más tarde si es necesario.

Configuración de Recordatorios

Cada vez que envías un mensaje, se emite una notificación. Los usuarios vinculados a la cuenta que tienen activada la función de Notificar la reciben. Puedes comprobar qué usuarios tienen activado el servicio de Notificar en la pestaña de información de la cuenta y en la sección de contactos .

Si los destinatarios tardan demasiado en realizar la acción solicitada, tienes dos opciones:

Configurar recordatorios automáticos

Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes pendientes y tareas de clientes, active Recordatorios en la plantilla de chat, cuando cree el chat manualmente o mediante la automatización de proyecto . También puede hacerlo en cualquier momento posterior directamente desde cadena.

Cómo configurar los Recordatorios:

Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación para el elemento de acción fue enviada al cliente, pero puedes cambiar esto a lo que quieras.
Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Los recordatorios también pueden activarse y desactivarse en cualquier momento accediendo a un chat cadena. Abra la pestaña Recordatorios, active Enviar recordatorios a los clientes y realice los ajustes necesarios, haz clic Guardar.

Nota: Los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.

Los recordatorios de chat se detienen cuando...

...el cliente no ha respondido al mensaje, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
...el cliente ha respondido al último mensaje de la cadena
...todas las tareas de los clientes en cadena fueron marcadas como completadas.
...has archivado la cadena del chat.
...has desactivado los recordatorios.

Nota: Si archiva un chat cadena pero luego lo vuelve a abrir, el Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.

Adjuntar archivos dentro de los chats

Un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso a gestionar documentos puede adjuntar archivos a los hilos de chat. Para ello puede utilizar archivos de su computador o de una carpeta de nivel superior con El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar acceso.

Para adjuntar archivos al crear un chat:

Haga clic en el enlace + Adjuntar documentos situado en la parte inferior de la página de creación del chat.
Seleccione Desde Mi computador, haz clic + Añadir Documentos y localice los archivos que desee cargar desde su computador o haga clic en + Añadir carpeta para cargar una carpeta. De lo contrario, seleccione Desde TaxDome y elija los documentos que desea adjuntar.
En caso de que haya seleccionado Desde Mi computador, escriba los nombres de los archivos y las descripciones de los mismos (opcionalmente), y active Notificar a los seguidores cuando el cliente abra el documento, si es necesario.
En caso de que haya seleccionado Desde mi computador, haga clic en cargar (cargar Todo).

Consejo Puedes cargar archivos zip desde tu computador y se descomprimirán automáticamente. Aquí tienes más información sobre cómo subir archivos zip.

Para adjuntar archivos al chat existente cadena:

Haz clic en el botón 📎 Adjuntar en la parte inferior del chat cadena.
Seleccione Desde mi dispositivo y localice los archivos que desea cargar desde su computador. O bien, seleccione Desde TaxDome, elija los documentos que desea adjuntar, haz clic Guardar.

Cuando usted o su cliente cargar al menos un documento a un chat cadena, aparece una pestaña Documentos en su interior con el icono del clip en el nombre del chat:

1,2. Pestaña Documentos y el icono del clip: sólo se muestran si hay documentos adjuntos al chat.

3. + Añadir documentos: cargar nuevos documentos a la cadena.

4. documentos cargado por cliente: descargarlos, visualizarlos o eliminarlos.

Los archivos cargados a los chats se guardan en la carpeta por defecto del cliente ( "Documentos Cargados por el Cliente").

Cuando un cliente u otro miembro del equipo carga un documento, recibes una notificación en el chat cadena y en Inbox+.

Incluir vídeos dentro de los chats

¿Quieres añadir un toque visual a tus mensajes a los clientes? Incluye clips de Loom, Vimeo, YouTube y Google Drive cuando sea más fácil mostrar que contar. Haz clic en el icono de vídeo de la barra de herramientas de formato de texto y, a continuación, pega un enlace en la ventana emergente Insertar vídeo.

Tu cliente verá el vídeo dentro de tu cadena de chat compartida.

Añadir imágenes a los chats

Puedes enviar imágenes y capturas de pantalla a los chats desde tu dispositivo o desde cualquier sitio web. Abre un chat cadena y utiliza una de las opciones disponibles:

cargar una imagen desde tu dispositivo mediante el botón 📎 Adjuntar o Añadir imagen.
Pegar una imagen del portapapeles directamente en el campo de mensaje
Pega cualquier imagen de la web en el campo de mensaje

Formas de añadir imágenes no admitidas:

Arrastre y suelte una imagen en el campo de mensaje.
Pega un archivo con la imagen en el campo de mensaje desde tu dispositivo.

Nota. Sólo subir una imagen con el botón 📎 Adjuntar la guarda en la carpeta predeterminada del cliente y permite que la imagen se muestre en la pestaña Documentos del chat cadena.

Lo que ven los Clientes cuando envían Mensajes

Un cliente ve y responde a un mensaje que le has enviado haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico o accediendo a la sección Chats y tareas de su portal. Las tareas de los clientes también se muestran dentro de las notificaciones.

Consejo: Por defecto, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo del correo electrónico (el cliente tendrá que navegar por tu portal para verlo). Sin embargo, si el contenido no es sensible, muéstralo en el correo electrónico.

Si desea ver TaxDome desde la vista del cliente, acceda a una vista de "sólo lectura" de su portal.