Iniciar una conversación a través de los chats de los clientes

Índice

Crear una nueva cadena de chat
Recordar a los clientes los mensajes no leídos
- Recordatorios automáticos
- Cuando dejan de aparecer los recordatorios
Vista del cliente

Utiliza la función Chats con clientes TaxDomepara enviar mensajes en tiempo real con el fin de programar citas y solicitar documentos. Aquí descubrirás cómo crear nuevos hilos de chat e iniciar recordatorios.

Crear una nueva cadena de chat

cadena de chat cadena ser creada por elPropietario de la Empresa, un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas .

Iniciar una cadena un cliente

Hay diferentes maneras de crear manualmente una nueva cadena de chat cadena un cliente:

Ve a Comunicaciones > Chat o a Clientes > Cuentas > Comunicación > Chat y haz clic en Nuevo chat.

Haz clic en el botón Nuevo situado en la parte superior izquierda, seleccionaChat, rellena el formulario y haz clic en Crear chat.

Puedes crear nuevos hilos de chat desde la pantallaBandeja de entrada o navegando a Cuentas > Seleccionar una cuenta > Chats.

Nueva vista general de la pantalla de chat

A continuación, explicamos las secciones de la pantalla Nuevo chat en las que se crea una nueva cadena:

a. Plantilla: elige una plantilla para los mensajes que envías con frecuencia . Al hacerlo, los campos Asunto y Mensaje se rellenarán automáticamente. Solo puedes seleccionar una plantilla cuando creas un chat nuevo, no cuando respondes a uno.

b. De: Miembro del equipo en cuyo nombre se enviará el mensaje. Por defecto, el remitente eres tú, pero puedes elegir a otro miembro del equipo.

c. cadena asignado a: Selecciona quién será asignado automáticamente para gestionar esta conversación. Esto determina quién es responsable de dar seguimiento a las respuestas de los clientes. Los miembros del equipo deben tener acceso a la cuenta para ser asignados a los hilos.

d. Para: Selecciona el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.

e. Asunto: Introduce el asunto. Se mostrará en la lista de chat. Haz clic en Añadir shortcode personalizar el asunto (shortcode datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha).

f. Mensaje: redacta el mensaje. Utiliza formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas y enlaces. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre, o haz clic en Adjuntar para añadir documentos desde tu computador TaxDome.

g. Enlace a trabajos: Selecciona trabajos enlazar y haz clic en Guardar.

h. Recordatorios: Activa esta opción si deseas que se envíe un correo electrónico de recordatorio al cliente cuando no responda en un plazo determinado o no haya completado sus tareas (más detalles a continuación) .

i. Tareas: Añade listas de verificación para tus clientes.

j. Crear chat: haz clic para enviar tu mensaje al cliente. De lo contrario, haz clic en Cancelar.

Iniciar subprocesos con varios clientes

Si necesitas enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utiliza nuestra función de mensajería masiva.

Ve a Clientes > Cuentas en el menú lateral izquierdo.
Selecciona las casillas de verificación junto a los clientes a los que deseas enviar el mensaje.
Haz clic en Más acciones en la barra de menú superior y, a continuación, haz clic Enviar mensaje en el menú desplegable.
Selecciona una plantilla de chat o escribe un asunto para el chat (opcional), añade tu texto y tareas si es necesario. No puedes añadir documentos en mensajes masivos, pero puedes enviarlos individualmente después.
Haz clic en Crear chats.

También puedes crear hilos de chat de forma masiva tal y como lo haces para un cliente: solo tienes que añadir más destinatarios.

Al crear chats de forma masiva, puedes asignar hilos a un miembro del equipo. Si el asignado a tiene acceso a algunas cuentas, estos hilos se crearán pero permanecerán sin asignar.

Nota

Puedes crear una cadena de chat cadena con clientes que aún no hayan activado su TaxDome . Si tus contactos tienen correo electrónico, recibirán notificaciones por correo electrónico. Cuando empiecen a utilizar el portal, podrán leer los mensajes de chat que les hayas enviado anteriormente.

Recordar a los clientes los mensajes no leídos

Cada vez que envíes algo en el chat, todos los usuarios vinculados a la cuenta con la opción Notificar activada recibirán una notificación por correo electrónico. También puedes configurar recordatorios automáticos adicionales para evitar retrasos.

Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes sin responder y tareas sin completar, activa Recordatorios cuando crees un chat . También puedes hacerlo en cualquier momento más tarde, directamente desde la cadena

Cómo configurar Recordatorios:

Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación sobre un nuevo mensaje haya sido enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que quieras.
Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.

Cuando configures un recordatorio, aparecerá una notificación en tu cadena de chat que mostrará el número de recordatorios y su intervalo. Tu cliente también recibirá una notificación en su cadena de chat, indicando qué acción debe realizar para detener los recordatorios.

Nota

Los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.

Aunque los recordatorios solo se pueden configurar en el portal web, puedes ver si están activos para un chat en la aplicación móvil. Cuando un recordatorio está habilitado, aparece un icono de campana junto al nombre del chat; tócalo para ver el calendario y los recordatorios restantes.

Recordatorios automáticos

Los recordatorios se pueden activar y desactivar en cualquier momento. Para hacerlo:

Ve a un chat cadena.
Haz clic en el icono de la campana para abrir la sección Recordatorios. Aquí puedes activar o desactivar la opción Enviar recordatorios a los clientes o cambiar los detalles de los recordatorios.
Haga clic en Guardar.

Cuando dejan de aparecer los recordatorios

Los recordatorios se detendrán si:

Todas las tareas de los clientes en la cadena marcadas como completadas.
Se responde a todos los mensajes (si no hay tareas incompletas del cliente).
El chat cadena archiva o se elimina.
Se ha enviado el número establecido de recordatorios.
Has desactivado los recordatorios.

Nota

Si archivas una cadena chat pero luego la vuelves a abrir, el conmutador se activa como si el mensaje fuera nuevo.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informará de los nuevos mensajes o de los nuevos hilos de chat. Tus clientes pueden ver y abrir los mensajes de chat de diferentes maneras:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: haz clic en la notificación debajo de la página de inicio en la lista de tareas pendientes o directamente desde la página de chats.
Desde la notificación por correo electrónico: Haz clic en Ver chat en el correo electrónico. De forma predeterminada, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo de la notificación por correo electrónico. Sin embargo, si el contenido no es confidencial, puedes mostrarlo en el correo electrónico .

Nota

Si tus clientes responden a un mensaje que no está en una cadena de chat, cadena responden al correo electrónico de notificación, el mensaje no se entrega y reciben un correo electrónico al respecto. Sin embargo, si no ven el correo electrónico sobre el error y se preguntan por qué no se recibió su cadena , esa podría ser la razón.

Tus clientes pueden interactuar con tu cadena de chat cadena su portal: responder, marcar tareas como completadas, cargar y crear nuevos chats (si lo has permitido) .