Acceso a la cuenta para los miembros del equipo

Hay muchas opciones para conceder a los empleados acceso a las cuentas. Puede concederles acceso por defecto a todas las cuentas, asignarles solo a cuentas seleccionadas, asignarles cuentas en etapas específicas de trabajo utilizando nuestra automatización proyecto , y mucho más.

Explicación del acceso a la cuenta

Al menos un miembro del equipo debe tener acceso a la cuenta del cliente. Cuando el miembro del equipo esté asignado, podrá hacer lo siguiente:

• Ver la información de la cuenta.
• Ver y descargar el cliente documentos.
• View and send client requests to their assigned accounts.
• Ver todos los hilos de chat de sus cuentas asignadas y responder a ellos.
• Ver todos los hilos de SMS de sus cuentas asignadas y enviar SMS.
• Ver y responder a todos los correos electrónicos de la empresapara sus cuentas asignadas.
• Visualiza todas las notas de empresapara sus cuentas asignadas y crea otras nuevas.
• Ver las entradas de tiempo de empresapara sus cuentas asignadas y crear nuevas entradas de tiempo.
• Ver todas las tareas de empresapara sus cuentas asignadas.
• Crea tareas para las cuentas asignadas.
• Ver los contactos que están vinculados a sus cuentas asignadas.
• Add jobs for pipelines that are available for them .

Nota

La asignación y eliminación de miembros del equipo se reflejará en la página de feed de Actividad.

You can assign an account role (e.g., bookkeeper or reviewer) to a team member. This automatically gives them access to the client’s account and clearly defines their responsibilities within the team.

To get a sense of what an employee can do, visit a read-only view of their portal .

empresa Los miembros asignados a la cuenta también reciben notificaciones sobre toda la actividad de la cuenta.

Nota

Los miembros del equipo pueden ser asignados a cuentas sin recibir notificaciones. Aquí tienes más información sobre los Seguidores de cuenta.

Explicación del acceso a cuentas por defecto

El acceso a cuentas por defecto significa que un miembro del equipo se asigna automáticamente a todas las cuentas recién creadas.

Un empresa Propietario de la Empresa tiene acceso a la cuenta por defecto. Sin embargo, también es posible dar acceso a la cuenta por defecto a cualquier miembro del equipo.

Para configurar el acceso a la cuenta por defecto para un miembro del equipo:

Ve a Configuración > Configuración de empresa en la barra de menú de la izquierda. Busca la sección Acceso predeterminado a la cuenta, selecciona uno o varios miembros del equipo de la lista, haz clic Guardar.

Nota

Todos los cambios realizados en la configuración predeterminada de acceso a la cuenta se reflejarán en la página "Feed de actividad".

Dar acceso a un empleado

Hay varias maneras de dar acceso a la cuenta de un empleado:

• By setting them up with default account access

• Al crear una nueva cuenta 

• Editando una cuenta existente en cualquier momento

• By using the manage team access feature at any point

• Asignación de miembros del equipo durante la importación

• Mediante una automatización proyecto

• Dándoles un derecho de acceso para ver todas las cuentas

Dar acceso a una cuenta específica

Para dar acceso a un empleado a una cuenta nueva, seleccione su nombre al crear la cuenta.

Para dar acceso a un empleado a una cuenta existente:

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el nombre del cliente en la lista. También puedes encontrar instantáneamente al cliente introduciendo su nombre en el campo de búsqueda.

2. Go to the Info section and click Edit to the right of Account info. Add employees you want to give account access to in the Team members field. Each account needs to have at least one team member assigned to it. By default, account access is given to the firm owner. 

3. Haz clic en Continuar y haz clic Guardar.

Gestionar el acceso de equipos en bloque

Para asignar empleados a muchas cuentas diferentes a la vez:

1. Ve a Clientes > Cuentas en el menú de la barra lateral y, a continuación, selecciona las casillas de verificación situadas junto a las cuentas que quieras asignar a los empleados. Para seleccionar todas las cuentas, haz clic en la casilla superior.

2. Click Manage team.

3. Verás una lista de los miembros del equipo de la empresa. Para cada miembro del equipo, selecciona una de las siguientes opciones:

• No hacer nada: El miembro del equipo no será asignado a las cuentas; sin embargo, si ya está asignado a cuentas, seguirá estándolo.

• Asignar a todos: El miembro del equipo se asignará a todas las cuentas seleccionadas.

• Eliminar de todos: El miembro del equipo ya no estará asignado a ninguna de las cuentas seleccionadas.

4. Haz clic en Asignar.

Asignar miembros del equipo durante la importación

La importación de cuentas de clientes le ofrece dos opciones para asignar miembros al equipo:

• Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet .

• Assign team members during import — this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.

Incluya a los miembros de su equipo en la hoja de cálculo

Este método le ahorrará mucho tiempo, ya que podrá asignar diferentes miembros del equipo a diferentes cuentas. 

1. Al preparar un archivo CSV para la importación, añade la columna Miembros del equipo e incluye a los miembros del equipo apropiados. Si quieres varios miembros del equipo asignados a una cuenta, separa sus nombres con comas.

2. Inicia el proceso de importación. En el segundo paso de la importación (mapear cuentas), la columna La columnaMiembros del equipo de tu CSV se asignará automáticamente a la propiedad TaxDome . 

Si no es así, compruebe el nombre de la columna en la hoja de cálculo e inicie de nuevo la importación. 

Ya está. Cuando se complete la importación, tendrás a los miembros de tu equipo asignados a las cuentas especificadas.

Advertencia

Comprueba dos veces los nombres de los miembros del equipo. Si hay un empleado inexistente en la hoja de cálculo, no se creará la cuenta correspondiente.

Asignar miembros del equipo durante la importación

Si no quieres añadir miembros del equipo a tu hoja de cálculo, puedes asignarlos a las cuentas mientras realizas la importación. Para ello

Inicie el proceso de importación. En el tercer paso de la importación (configuración), seleccione los miembros del equipo que desea asignar a las cuentas que va a trasladar a TaxDome.

Nota

Los miembros del equipo que selecciones se asignarán a todas las cuentas importadas, por lo que si quieres utilizar diferentes miembros del equipo para diferentes cuentas, es mejor que incluyas los miembros del equipo en tu hoja de cálculo o que cambies los asignados en bloque una vez finalizada la importación.

Dé a los empleados acceso temporal a la cuenta a través de la automatización de proyecto

Para el personal temporal, puede optar por conceder un acceso limitado a las cuentas. Por ejemplo, un empleado temporal podría necesitar acceder a un documento cargado a una cuenta, pero sólo durante una etapa específica del proceso de trabajo.

Esto puede configurarse fácilmente y automatizarse dentro de proyecto. He aquí cómo:

1. Decide at what stage you need the temporary worker to access client accounts. (You can read more about automations .)

2. When editing pipeline stages , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update account access in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

La automatización puede configurarse de distintas maneras:

• Sustituir Asignados por Usuarios por Defecto en + Añadir Cuenta Acceso vacía: Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados se desasignan, y en su lugar se asignan los que tienen Acceso a Cuenta por Defecto se asignan a la cuenta en su lugar.

• Sustituir Asignados por Usuarios por Defecto en + Añadir Cuenta Acceso rellenado: Cuando un trabajo entra en esta fase, los empleados asignados se desasignan, y en su lugar se asignan los que aparecen en el campo Añadir acceso a cuenta.

• Sustituir Asignados a Usuarios por Defecto desactivado + campo Añadir Acceso a Cuenta rellenado: Cuando un trabajo entra en esta fase, los empleados asignados permanecen asignados a la cuenta, y los que aparecen en el campo Añadir acceso a cuenta.

• Sustituir Asignados a Usuarios por Defecto desactivado + Eliminar Acceso a Cuenta rellenado: Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Eliminar acceso a cuenta se desasignan.

• Añadir acceso a cuenta completado + Eliminar acceso a cuenta completado: Cuando un trabajo entra en esta fase, los empleados que aparecen en el campo Añadir acceso a cuenta se asignan a la cuenta, y los que aparecen en Eliminar acceso a cuenta se desasignan.

Dar a un empleado acceso a todas las cuentas

Para asignar un empleado a todas las cuentas (tanto las existentes como las que se añadan en el futuro):

1. En el menú de la barra lateral, ve a Configuración > Equipo y Planes, navega hasta Miembros del equipo > Miembros activos, y haz clic en el nombre del empleado.

2. Haz clic en los tres puntos junto al nombre del empleado, selecciona Editar, y luego activa Ver todas las cuentas.

3. Pulsa . Guardar. Ahora, el empleado puede ver todas las cuentas de la empresaen lugar de sólo las que se le han asignado.

Ver las cuentas de un empleado

Filtre su lista de cuentas para ver qué cuentas de clientes están asignadas a empleados concretos:

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic Filtro.

2. Selecciona los miembros del equipo en la sección secciónEquipo.

Ver las estadísticas de las cuentas de los empleados

Propietario de la Empresa y los administradores pueden ver las estadísticas de cualquier empleado para sus cuentas asignadas. Estas estadísticas se encuentran en el widget Widget deactividad de clientes pendientes en la sección Insights de la página Perspectivas. 

Este widget muestra facturas, formularios, firmas, propuestas y aprobaciones que esperan la acción del cliente para un empleado concreto. 

If you want to track client activity for two or more team members, you can add as many Pending client activity widgets as you need. Here’s more about the Pending client activity widget .

Otra forma de ver las estadísticas de la cuenta es la página declientes actuales del empleado. Para encontrarla, ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda. haz click en el nombre del empleado, y luego ve a la pestaña Clientes. Las estadísticas están disponibles para las cuentas actuales y pasadas de ese empleado.

Verás esta información:

• ID: el número único de la cuenta ID

• Nombre: nombre y apellidos del cliente

• Asignado: la fecha en que el empleado fue asignado a una cuenta

• Facturas contabilizadas: número de facturas contabilizadas

• Ingresos: el importe total de las facturas pagadas

• documentos cargado: el número de documentos cargado

• Aprobados: número de documentos aprobados

Eliminar el acceso de un empleado a una cuenta

If you have a personal account or need to adjust team members’ roles and responsibilities, you can remove employees from a client account. Alternatively, you can remove accounts from an employee’s list of assigned clients.

Nota

If you have employees with Ver todas las cuentas access right turned on, you’ll first need to toggle off that access right. However, this doesn’t work for your admins, as they always have access to all accounts.

Para eliminar empleados de una cuenta de cliente:

1. Go to the Info section of the client’s profile and click on the Edit link to the right from Account info. All employees with account access are displayed in the Team members field.

2. haz click en × a la derecha de un miembro del equipo para eliminar su acceso a una cuenta de cliente.

3. haz clic haz click en el botón Continuar y haz clic Guardar.

   

Nota

Una cuenta no se puede desasignar. Si eliminas a todos los empleados, la cuenta se asigna automáticamente a cualquier persona con acceso a la cuenta por defecto.

También puede eliminar una cuenta de la lista de clientes asignados a un empleado:

1. Ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el nombre del miembro del equipo y ve a la pestaña Clientes.

2. haz click en el símbolo rojo de eliminar situado a la derecha del nombre de la cuenta.

3. Haz clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación de Eliminación. La cuenta seleccionada se mueve a la pestaña Pasado del empleado.

   

Nota

If a team member is removed from a client account, any account roles accocated to them for that account are automatically cleared.

Quién puede conceder a los empleados acceso a las cuentas

empresa Propietario de la Empresa y los administradores siempre pueden dar a los empleados derechos de acceso a las cuentas. También pueden dar a los empleados la capacidad de asignar clientes a los miembros del equipo. Si eres empresa Propietario de la Empresa o administrador y quieres que otra persona del equipo asigne cuentas, sigue estos pasos:

1. Ve a Configuración > Equipo y Planes en la barra de menú de la izquierda, navega hasta Miembros activos del equipo, haz clic en el nombre del empleado.

2. haz click en el icono Editar derechos de acceso y, a continuación, activa el conmutador Asignar compañeros de equipo.

3. Pulsa . Guardar.

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