documentos (Beta): Acceso a documentos individuales y por defecto

En TaxDome, puedes gestionar el acceso a los documentos tanto a nivel de carpeta como de documento. Aquí encontrarás más información sobre cómo configurar los permisos de acceso a los documentos para cada miembro del equipo o usuario de la cuenta de cliente.

¡Beta! La funcionalidad de acceso individual a los documentos se está desarrollando y actualmente está disponible para los usuarios Beta. Se están preparando documentos sobre el uso de la funcionalidad. Más información sobre el acceso a los documentos para los usuarios no Beta. 

El acceso a los documentos, explicado

El sofisticado sistema de acceso a documentos de TaxDome aporta una flexibilidad y seguridad sin precedentes a tu flujo de trabajo documental. Piensa en ello como un enfoque de dos niveles:

• Nivel 1. Acceso por defecto: Establece permisos básicos basados en la estructura de carpetas y asignaciones de cuentas
  • Para los clientes: Crea estructuras de carpetas intuitivas con distintos niveles de visibilidad (privada, sólo visible o editable).
  • Para los miembros del equipo: Controla el acceso mediante asignaciones de cuentas de cliente y derechos de acceso específicos

Así es como funciona el acceso por defecto: 

• Nivel 2. Acceso individual (granular): Ajusta los permisos para casos especiales que anulen la configuración por defecto
  • Concede o restringe selectivamente el acceso a documentos concretos sin tener en cuenta la carpeta en la que se encuentran.
  • Crea excepciones sin alterar la organización general de tus carpetas

Puedes configurar el acceso por usuario para cada documento, para permitir la visualización, la edición o restringir totalmente el acceso a los miembros del equipo y a los clientes. 

Estos permisos individuales anulan cualquier configuración de carpeta, dándote un control total. Por ejemplo:

• Concede a un miembro del equipo acceso a un único documento aunque no tenga acceso a toda la cuenta del cliente
• Ocultar un documento concreto a un cliente, aunque esté en una carpeta visible
• Compartir un documento de tu carpeta Privada con un cliente sin moverlo

Este doble enfoque te permite mantener un sistema organizativo coherente a la vez que gestionas casos especiales sin problemas. 

¡Próximamente! En un futuro próximo, ¡también será posible configurar el acceso individual a las carpetas!

Acceso a documentos para un cliente

Hay dos tipos de acceso para los clientes:

• Por defecto
• Individual

Acceso al documento por defecto para un cliente 

El acceso por defecto de un cliente a un documento siempre viene determinado por el tipo de carpeta de nivel superior en la que se encuentra el documento.

Cada carpeta de nivel superior que crees tiene permisos predeterminados de acceso a los documentos, que son heredados por todas las subcarpetas y documentos colocados en su interior. Los iconos de visibilidad ayudan a identificarla:

El cliente puede ver y editar: Los documentos de estas carpetas permiten a los clientes ver, editar, borrar y mover archivos.

El cliente puede ver: Los documentos de estas carpetas son visibles para los clientes, pero no se pueden editar, borrar ni mover.

Privado: Los documentos de estas carpetas son invisibles para los clientes: perfectas para hojas de trabajo internas, borradores o archivos privados.

Nota: Cada cuenta de cliente debe tener al menos una carpeta con acceso El cliente puede ver y editar para garantizar que los clientes siempre tengan un lugar donde cargar y descargar documentos. Puedes cambiar el nombre de la carpeta, pero no puedes eliminarla.

Acceso individual a los documentos de un cliente

Por defecto, los clientes pueden acceder a todos los documentos almacenados en carpetas con los tipos El cliente puede ver y El cliente puede ver y editar. Puedes personalizar el acceso por documento para cada contacto de una cuenta de cliente, independientemente del tipo de acceso a la carpeta de nivel superior. 

Así es como puedes utilizarlo:

• Pon a disposición de un cliente algunos documentos almacenados en la carpeta Privada .
• Restringe el acceso de edición u oculta el documento almacenado en la carpeta El cliente puede ver y editar de un cliente.
• Revocar el acceso a un documento concreto al cónyuge del cliente.

Para ello:

1. Haz clic en los tres puntos a la derecha de un documento y selecciona Gestionar acceso. 

Atención. No puedes gestionar el acceso individual de los clientes a los documentos pendientes de firma, aprobación o pago.

2. En la pestaña Nombre de cuenta del cliente, elige acceso individual para el contacto en el desplegable de la columna Acceso:

• Por defecto: Se aplican el acceso a la carpeta de nivel superior y el icono. Si está establecido el derecho de acceso Sin acceso, Puede ver o Puede editar, haz clic en X para restablecer los permisos a los predeterminados.

Puede ver: El contacto podrá ver el documento en la carpeta, independientemente del acceso predeterminado a la carpeta.

Puede editar: El contacto podrá ver, eliminar y mover el documento a la otra carpeta. 

Sin acceso: El contacto no podrá ver el documento en la carpeta, independientemente del acceso predeterminado a la carpeta.

Si la cuenta tiene correos electrónicos desvinculados, se marcarán con"-" en la columna Contacto, pero aún podrás gestionar su acceso al documento.

Una vez hecho esto, pasa el ratón por encima del icono de acceso al documento para ver el acceso individual establecido para los contactos del cliente. 

Acceso a documentos para un miembro del equipo

Hay dos tipos de acceso a los documentos para los miembros del equipo: 

• Por defecto
• Individual

Acceso al documento por defecto para un miembro del equipo

El acceso por defecto de los miembros del equipo a los documentos del cliente se controla mediante:

• Asignación de cuentas de clientes: Los miembros del equipo pueden ver los documentos de los clientes que tienen asignados.
• Acceso a todos los clientes: Miembros del equipo con Ver todas las cuentas derecho de acceso pueden ver todos los documentos de los clientes
• Derechos de gestión de documentos: Gestionar documentos se necesitan derechos de acceso para subir, mover, editar y eliminar documentos y carpetas, así como para aplicar plantillas de carpetas.

Acceso individual a documentos para un miembro del equipo 

Puedes personalizar el acceso por documento para cada miembro del equipo individualmente. Esto puede ser útil para:

• Pon algunos documentos a disposición de un miembro del equipo que no tenga acceso a toda la cuenta.
• Restringe el acceso de edición u oculta el documento por completo para un miembro del equipo que tenga acceso a los demás documentos de la cuenta.

El acceso individual al documento anula cualquier permiso concedido por el derecho de acceso Gestionar documentos o por el acceso a la cuenta.

Sigue los pasos:

1. Haz clic en los tres puntos a la derecha de cualquier documento y selecciona Gestionar acceso.

2. En la pestaña del nombre de tu empresa, elige los permisos de acceso para el miembro del equipo en el desplegable de la columna Acceso:

• Por defecto: Permisos estándar basados en el acceso a la cuenta. Si está establecido el derecho de acceso Sin acceso, Puede ver o Puede editar, haz clic en X para restablecer los permisos al valor predeterminado.
• Puede ver: Concede acceso de sólo visualización (incluso sin asignación de cuenta). 
• Puede editar: Permite ver, eliminar y mover el documento (incluso sin asignación de cuenta), así como establecer permisos de acceso individuales a este documento para otros empleados o contactos del cliente.
• Sin acceso: Impide el acceso al documento. Si se selecciona esta opción, el miembro del equipo no verá el documento.

Una vez concedido el acceso a un documento a un miembro del equipo que no tiene acceso al cliente, es necesario compartir con él un enlace al archivo. Abre el documento, luego copia el enlace en la barra de direcciones y envíaselo al miembro de tu equipo (por ejemplo, utilizando el chat de equipo).

¿Quién puede gestionar el acceso a los documentos?

La gestión del acceso a los documentos depende del tipo de permiso:

• Acceso predeterminado a los documentos para clientes: empresa Propietario de la Empresa, administrador y miembros del equipo a los que se hayan concedido derechos de acceso a Gestionar documentos pueden crear carpetas de nivel superior, aplicar plantillas de carpetas y mover documentos entre carpetas.
• Acceso a documentos individuales para clientes: los propietarios de empresa , los administradores y los miembros del equipo asignados a la cuenta de cliente a los que se hayan concedido derechos de acceso a Gestionar documentos, pueden establecer el acceso a documentos individuales para los contactos del cliente. Además, si un miembro del equipo tiene acceso a una cuenta de cliente y se le ha permitido editar el documento individual, podrá cambiar los permisos para este documento a los usuarios de la cuenta de cliente. 
• Acceso predeterminado a los documentos para los miembros del equipo: los propietarios de empresa , los administradores y los miembros del equipo que hayan recibido derechos de acceso a Asignar compañeros de equipo pueden asignar clientes a los miembros del equipo y, de este modo, dar acceso a la visualización de sus documentos. Sólo los propietarios de empresa y los administradores pueden dar a un miembro del equipo acceso de edición de documentos y permitir la visualización de todas las cuentas.
• Acceso individual a los documentos para los miembros del equipo: los propietarios de empresa , los administradores y los miembros del equipo a los que se hayan concedido derechos de acceso a Asignar compañeros de equipo pueden establecer el acceso por documento de cada miembro del equipo. Además, si a un miembro del equipo se le ha permitido editar un documento individual, podrá cambiar los permisos de este documento a los demás miembros del equipo.