Crea y aplica plantillas de carpetas

Las plantillas de carpetas agilizan el proceso de creación de conjuntos de carpetas para organizar los documentos de sus clientes. Tenga listas las plantillas de carpetas para aplicarlas rápidamente a cuentas nuevas y existentes. Incluso puedes ser muy proactivo e incluir en ellas los documentos y formularios que necesitarán tus clientes.

Nota

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Plantillas de carpetas por defecto

Cuando añades nuevas cuentas a TaxDome (manualmente o mediante importación), cada una recibe automáticamente una plantilla de carpeta llamada Años Fiscales por Defecto.

Querrás editar la plantilla de carpeta predeterminada o crear una carpeta nueva para establecerla como predeterminada, de modo que tengas la estructura de carpetas que deseas para organizar los documentos de cada cuenta de cliente. Tanto empresa como los administradores tienen acceso para hacer esto.

Hay tres formas de manejar la plantilla de carpetas por defecto:

• Edita la plantilla Años Fiscales por Defecto: Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, abre la pestaña Carpetas, haz clic en Años Fiscales por Defecto. Realiza cambios en la plantilla editando, eliminando y añadiendo carpetas y subcarpetas. Haz clic en Guardar y Salir cuando hayas terminado.

• Crea una nueva plantilla de carpeta para utilizarla como predeterminada: Ve a Configuración > empresa configuración en la barra de menú de la izquierda, y luego elige la plantilla que quieras utilizar como predeterminada en la sección Plantilla de carpeta predeterminada. Haz clic en Guardar y Salir.

Mientras editas la plantilla, puedes conservar los cambios y continuar editando haciendo clic en Guardar.

Nota

El cambio de la plantilla de carpeta predeterminada se reflejará en el Feed de actividad página.

• Crear cuentas nuevas sin plantillas de carpetas predeterminadas: Ve a Configuración >empresa en el menú lateral, haz clic X en la sección Plantilla de carpeta predeterminada. Haz clic en Guardar.

Nota

Todas las cuentas nuevas incluyen un dominio de nivel superior. cargado el cliente carpeta con el El cliente puede ver y editar nivel de acceso. Esta carpeta está codificada con esta ortografía exacta y siempre se añade, incluso si la plantilla ya contiene una carpeta similar. Si se cambia el nombre de esta carpeta, ya sea en una plantilla o en una cuenta de cliente, no se reconocerá como la misma carpeta al aplicar las plantillas. Para que las carpetas se fusionen, tanto el nombre como el nivel de acceso deben coincidir exactamente.

Crear plantillas de carpetas

Las plantillas de carpetas son creadas porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas .

1. Para crear una plantilla de carpeta, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, abre la subpestaña Carpetas, haz clic Crear plantilla.

O accede a esta página añadiendo el botón Aplicar automatizaciónde plantilla de carpetas mientras creas o editas un proyecto, y luego haciendo clic en Nueva plantilla.

2. A continuación, crea una estructura de carpetas. En la ventana ventanaCrear plantilla de carpetas, verás tres carpetas de nivel superior(Documentos cargado el cliente, documentos compartidos porempresa con el cliente y Privado). Puedes renombrarlas, editarlas y eliminarlas, y crear tantas carpetas de nivel superior como necesites.

Tus opciones en la ventana Crear plantilla de carpeta:

• Crea una nueva carpeta de nivel superior: haz clic en Crear carpeta, asigna un nombre a la carpeta, selecciona el nivel de privacidad/acceso (Privado, El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar) y haz clic en Enviar. Obtén más información sobre los niveles de privacidad aquí .

• Crea una subcarpeta: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la carpeta de nivel superior, haz clic en Nueva carpeta, asigna un nombre a la carpeta y, a continuación, pulsa Intro en el teclado.

• Cambia la visibilidad de una carpeta de nivel superior: Haz clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta, haz clic clic en Editar, selecciona el nivel de privacidad/acceso, haz clic Guardar.

• Cambia el nombre de una carpeta/subcarpeta: Haz clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta, haz clic clic en Editar, asigna un nombre a la carpeta, haz clic Guardar.

• Eliminar carpetas: Pulsa los tres puntos a la derecha de la carpeta y, a continuación, Eliminar.

3. Ahora puedes añadir documentos y formularios a las carpetas. Si deseas que los clientes tengan documentos específicos, añádelos a las carpetas. Arrástralos y suéltalos o haz clic en cargar . También cargar documentos desde una carpeta haciendo clic cargar (para obtener más información sobre cómo TaxDome las carpetas, ve aquí ) .

Añade tantos documentos como necesites a las distintas carpetas de nivel superior. Por ejemplo, añade plantillas de contabilidad, teneduría de libros o impuestos a la carpeta Carpetaprivada y un acuerdo de servicio a la carpeta con acceso El cliente puede ver.

Nota

Los documentos pueden ser añadidos a las carpetas por unPropietario de la Empresa, administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

4. Haz clic en Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas o Guardar para conservar tus cambios y continuar editando la plantilla.

Aplicar plantillas de carpetas

Ahora que has creado una plantilla de carpeta, ¿qué sigue?

• Para aplicar una plantilla de carpeta, debes serPropietario de la Empresa, administrador miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos .

• Puedes aplicar plantillas de carpetas manualmente mientras creas una cuenta o mientras importas una lista de clientes a TaxDome.

• Las plantillas de carpetas pueden aplicarse tanto a las cuentas nuevas como a las ya existentes.

• Una vez que hayas aplicado una plantilla de carpetas, aún puedes hacer cambios en la estructura de carpetas. Para ello, ve a la sección documentos o a la vista de árbol mientras subes documentos.

Qué ocurre cuando se aplica una plantilla de carpeta a una cuenta:

• Si las carpetas y los documentos ya existen en la cuenta del cliente, no se duplicarán si los tiene una plantilla de carpetas.
• Si hay carpetas y documentos en la cuenta del cliente que faltan en la plantilla, permanecen en su lugar.
• Si hay carpetas y documentos en la plantilla que faltan en la cuenta del cliente, se crean.
• Si realiza varios servicios para el mismo cliente, puede aplicar varias plantillas una a una, y se crearán las carpetas y documentos que falten en el perfil de la cuenta de cliente.

Hay varias formas de aplicar plantillas de carpetas:

• A una cuenta

• A varias cuentas

• Automatización

• A las cuentas nuevas

A una cuenta

1. En la cuenta del cliente documentos abre la página documentoshaz clic Aplicar plantilla de carpeta.

2. Haz clic en el campo Plantilla de carpetas para seleccionar una plantilla del menú desplegable (por ejemplo, Nuevos clientes), haz clic Aplicar para cambiar la estructura de carpetas de la cuenta seleccionada.

A varias cuentas

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, selecciona las casillas de verificación de las cuentas a las que quieras aplicar laplantilla de carpetas, haz clic haz click en los tres puntos a la izquierda de Más acciones en la barra de menú, haz clic Aplicar plantilla de carpetas.

2. Añade más cuentas si es necesario escribiendo un nombre, ID o dirección de correo electrónico en el campo de búsqueda.

3. Haz clic en el campo CampoPlantilla de carpetas para seleccionar una de las plantillas del menú desplegable (por ejemplo, Nuevos clientes), haz clic Aplicar para cambiar la estructura de carpetas de las cuentas seleccionadas.

A las cuentas nuevas

Puede aplicar una plantilla de carpeta personalizada al crear nuevas cuentas manualmente o mediante importación.

Si deseas que una plantilla específica se aplique automáticamente, configúrala como predeterminada . De esta manera, se aplicará a todas las cuentas nuevas creadas manualmente o mediante importación.

Editar plantillas de carpetas (añadir una subcarpeta Nuevo año fiscal, etc.)

1. Para hacer cambios en una plantilla, ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral. Navega hasta Carpetas, haz clic en el nombre de la plantilla de la carpeta.

2. Haz cambios en la plantilla de carpetas y pulsa Guardar y Salir. Puedes añadir o eliminar carpetas en cualquiera de las tres ubicaciones(Privado,documentos empresa compartidos con cliente y Documentos de cliente cargado ).

Nota

Los cambios que realices en una plantilla de carpeta no se reflejarán en ningún otro lugar. Tendrás que aplicar la plantilla actualizada al perfil de la cuenta del cliente para ver los cambios. Y las carpetas creadas anteriormente no se eliminarán.

Eliminar plantillas de carpetas

Elimina una plantilla de carpeta si ya no la necesitas. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de carpetas, selecciona Eliminar en el menú desplegable, haz clic Eliminar para confirmar. Todas las estructuras de carpetas creadas para tus cuentas con esa plantilla permanecerán.

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