Plantillas de carpetas (básicas): Crear y aplicar

Las plantillas de carpetas agilizan el proceso de creación de conjuntos de carpetas para organizar los documentos de sus clientes. Tenga listas las plantillas de carpetas para aplicarlas rápidamente a las cuentas nuevas y existentes. Incluso puedes ser súper proactivo e incluir en ellas los documentos y formularios que tus clientes necesitarán.

Explicamos aquí:

• Plantillas de carpetas por defecto
• Creación de Plantillas de Carpetas
• Aplicación de plantillas de carpetas
  • Aplicar una plantilla de carpetas a una cuenta
  • Aplicar una plantilla de carpetas a varias cuentas
  • Aplicar plantillas de carpetas a las nuevas cuentas
  • Aplicar plantillas de carpetas a las cuentas mediante la automatización
• Edición de plantillas de carpetas (adición de una nueva subcarpeta de ejercicio fiscal, etc.)
• Cómo eliminar las Plantillas de Carpetas
• Carga automática de documentos en cuentas con plantillas de carpetas

Plantillas de carpetas por defecto

Cuando se añaden nuevas cuentas a TaxDome (manualmente o a través de la importación), cada una recibe automáticamente una plantilla de carpeta llamada Años Fiscales por Defecto. 

Deberás editar la plantilla de carpetas predeterminada o crear una carpeta nueva para establecerla como predeterminada, de modo que tengas la estructura de carpetas que deseas para organizar los documentos de cada cuenta de cliente. Tanto los propietarios como los administradores deempresa tienen acceso para hacer esto.

Hay tres formas de manejar la plantilla de carpetas por defecto:

• Edite la plantilla Años Fiscales por Defecto: Vaya a Configuración en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Plantillas en la barra de menú, vaya a Carpetas, haz clic en Años Fiscales por Defecto. Realice cambios en la plantilla editando, eliminando y añadiendo carpetas y subcarpetas. Haga clic en GUARDAR cuando haya terminado.
• Crea una nueva plantilla de carpeta para utilizarla como predeterminada: Ve a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona la pestaña Configuración de la empresa y, a continuación, elige la plantilla que deseas utilizar como predeterminada en la sección Plantilla de carpeta predeterminada. Haz clic en GUARDAR.

• Crear nuevas cuentas sin plantillas de carpetas por defecto: Ir a Ajustes, selecciona la opción Ajustes de Empresa y, a continuación, haz clic en la pestaña x en el Plantilla de Carpetas por defecto sección. Haz clic en GUARDAR.
  
  

Nota: Una cuenta nueva siempre tendrá una carpeta de documentos de nivel superior Cliente cargado . Para saber más sobre la configuración de la visibilidad y los niveles de acceso (quién puede ver y/o editar los documentos dentro de una carpeta), vaya aquí. 

Creación de Plantillas de Carpetas

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.

Las plantillas de carpetas son creadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

1. Para crear una plantilla de carpeta, ve a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona la pestaña Plantillas, abre la subpestaña Carpetas y haz clic en CREAR PLANTILLA.

O accede a esta página añadiendo la automatización Aplicar plantilla de carpeta mientras creas o editas un proyecto y, a continuación, haciendo clic en Nueva plantilla.

2. A continuación, cree una estructura de carpetas. En la ventana Crear plantilla de carpetas, verás tres carpetas de nivel superior(Documentos del cliente cargado , empresa documentos compartida con el cliente y Privada). Puedes renombrarlas, editarlas y eliminarlas y crear tantas carpetas de nivel superior como necesites.

Sus opciones en la ventana de Crear Plantilla de Carpeta:

• Cree una nueva carpeta de nivel superior: Haga clic en Crear carpeta, asigne un nombre a la carpeta, seleccione el nivel de privacidad/acceso(Privado, El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar), haz clic Enviar. Más información sobre los niveles de privacidad aquí.
• Cree una subcarpeta: Haz clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta de nivel superior, haz clic en Nueva carpeta, dale un nombre a la carpeta y pulsa intro en el teclado.
• Cambiar la visibilidad de una carpeta de nivel superior: Haga clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta, haga clic en Editar, seleccione el nivel de privacidad/acceso, haz clic Guardar.
• Cambiar el nombre de una carpeta/subcarpeta: Haga clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta, haga clic en Editar, asigne un nombre a la carpeta, haz clic Guardar.
• Eliminar carpetas: Haz clic en los tres puntos a la derecha de la carpeta y luego en Eliminar.

3. Ahora puede añadir documentos y formularios a las carpetas. Si quieres que los clientes tengan documentos específicos, añádelos a las carpetas. Arrastre y suéltelos o haga clic en cargar documentos. O cargar varios documentos de una carpeta haciendo clic en cargar carpeta (para más detalles sobre cómo TaxDome procesa las carpetas, vaya aquí).

Añada tantos documentos como necesite a las diferentes carpetas de nivel superior. Por ejemplo, añada plantillas de contabilidad, teneduría de libros o impuestos a la carpeta Privado y un acuerdo de servicio a la carpeta con El cliente puede ver acceso.

Nota: Los documentos pueden ser añadidos a carpetas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

4. Una vez que haya terminado de crear la plantilla de la carpeta, haga clic en Guardar.

Aplicación de plantillas de carpetas

Ahora que has creado una plantilla de carpetas, ¿qué es lo siguiente? 

• Para aplicar una plantilla de carpeta, debe ser un usuario de empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

• Puede aplicar las plantillas de carpetas manualmente mientras crea una cuenta o mientras importa una lista de clientes a TaxDome. 

• Las plantillas de carpetas pueden aplicarse tanto a las cuentas nuevas como a las existentes.

• Una vez que haya aplicado una plantilla de carpetas, aún puede realizar cambios en la estructura de carpetas. Para ello, vaya a la sección documentos o a la vista en árbol mientras carga los documentos.

Qué ocurre cuando se aplica una plantilla de carpetas a una cuenta:

• Si hay carpetas y documentos con los mismos nombres en la cuenta del cliente, las carpetas y los documentos del cliente siguen siendo los mismos.
• Si hay carpetas y documentos en la cuenta del cliente que faltan en la plantilla, las carpetas y los documentos siguen siendo los mismos.
• Si hay carpetas y documentos en la plantilla que faltan en la cuenta del cliente, se crean.
• Si se cambia el nombre de la carpeta Documentos del cliente cargado en la plantilla, se cambia el nombre en la cuenta del cliente.
• Si realizas varios servicios para un mismo cliente, puedes aplicar varias plantillas una a una, y se crean las carpetas y documentos que faltan en el perfil de la cuenta del cliente.

Hay varias formas de aplicar las plantillas de carpetas:

• Aplicar una plantilla de carpetas a una cuenta
• Aplicar una plantilla de carpetas a varias cuentas
• Aplicar plantillas de carpetas a las cuentas mediante la automatización
• Aplicar plantillas de carpetas a las nuevas cuentas

Aplicar una plantilla de carpetas a una cuenta

1. En la página Documentos de la cuenta de cliente, abra la pestaña documentos y haga clic en Aplicar plantilla de carpeta.

2. Haga clic en el campo Plantilla de carpetas para seleccionar una plantilla del menú desplegable (por ejemplo, Nuevos clientes), haz clic Aplicar para cambiar la estructura de carpetas de la cuenta seleccionada.

Aplicar una plantilla de carpetas a varias cuentas

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.

1. Vaya a Clientes, seleccione las casillas de verificación de las cuentas a las que desea aplicar la plantillade carpetas, haga clic en los tres puntos a la izquierda de Más acciones en la barra de menú, haz clic Aplicar plantillas de carpetas.

2. Añade más cuentas si es necesario escribiendo un nombre, un ID o una dirección de correo electrónico en el campo de búsqueda.

3. Haz clic en el campo Plantilla de carpetas para seleccionar una de las plantillas del menú desplegable (por ejemplo, Nuevos clientes) y, a continuación, haz clic en APLICAR para cambiar la estructura de carpetas de las cuentas seleccionadas.

Aplicar plantillas de carpetas a las cuentas mediante la automatización

Esta sección es sólo para usuarios de TaxDome.

Las plantillas de carpetas pueden añadirse utilizando automatizaciones dentro de un proyecto. De este modo, cuando un trabajo de un cliente pasa a una nueva etapa en el proyecto, se aplica automáticamente una nueva estructura de carpetas a su cuenta. He aquí cómo:

1. Vaya a Configuración en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione proyectos, haz clic en el nombre proyecto o Crear proyecto.

2. Elija la etapa a la que desea añadir la automatización, haga clic en el enlace Añadir automatizaciones y, a continuación, elija Aplicar plantilla de carpeta en el menú desplegable.

3. Haga clic dentro del campo Aplicar plantilla de carpeta, seleccione la plantilla en el menú, haz clic Guardar para conservar los cambios. Una vez añadida la automatización, la verás yendo a la página proyecto y haciendo clic en el icono de automatización encima del escenario.

Una vez que trabajo se mueva a un escenario con una automatización de plantilla de carpeta Aplicar, aparecerá una ventana emergente mostrando la automatización a punto de activarse. Si no desea que se creen carpetas automáticamente, anule la selección de la acción, haz clic Mover.

Aplicar plantillas de carpetas a las nuevas cuentas

Puede aplicar una plantilla de carpetas personalizada al crear nuevas cuentas manualmente o mediante importación.

Si desea que una plantilla específica se aplique automáticamente, establézcala como predeterminada. De este modo, se aplicará a todas las cuentas nuevas creadas manualmente o mediante importación.

Edición de plantillas de carpetas (adición de una nueva subcarpeta de ejercicio fiscal, etc.)

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
.

1. Para realizar cambios en una plantilla, ve a Configuración en el menú de la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Plantillas en la barra de menús. Navega hasta Carpetas, haz clic en el nombre de la plantilla de carpeta.

2. Realice cambios en la plantilla de carpetas, haz clic GUARDAR. Puede añadir o eliminar carpetas en cualquiera de las tres ubicaciones(Privada, empresa documentos compartida con cliente y Cliente cargado documentos).

Nota: Los cambios que realices en una plantilla de carpeta no se reflejarán en ningún otro lugar. Tendrás que aplicar la plantilla actualizada al perfil de la cuenta del cliente para ver los cambios. Y las carpetas creadas anteriormente no se eliminarán.

Cómo eliminar las Plantillas de Carpetas

Elimine una plantilla de carpeta si ya no la necesita: Haga clic en los tres puntos a la derecha del nombre de la plantilla de carpetas, seleccione Eliminar en el menú desplegable, haz clic ELIMINAR para confirmar. Todas las estructuras de carpetas creadas para sus cuentas con esa plantilla permanecerán.