CRM (Básico): Invitar a clientes
Aunque es posible invitar a los clientes durante la importación, la mayoría de TaxDome empresas prefiere hacerlo después de que todo esté configurado y listo. Averigüe aquí sus opciones para conceder a los clientes acceso al portal (de forma masiva o individual) y enviar invitaciones, determinar si los clientes ya tienen acceso y cómo volver a enviar invitaciones en caso necesario.
Antes de empezar
Conceder acceso al portal a los clientes es diferente de invitarles al portal. Cuando concedes acceso a tus clientes activando la casilla de contacto Iniciar Sesión , puedes añadir un mensaje personalizado a una invitación por correo electrónico. Esto puede hacerse en cualquier momento posterior.
Una vez que un cliente recibe una invitación por correo electrónico a su portal TaxDome , tendrá que activar la cuenta. El cliente hace clic en el enlace del correo electrónico y crea una contraseña.
Tenga en cuenta lo siguiente antes de invitar a sus clientes al portal de clientes:
- Invite siempre primero a su cliente de prueba para probar usted mismo todas las funciones del portal del cliente. Más información sobre las cuentas de prueba.
- Al añadir el acceso al portal de forma masiva, se aplicará la misma configuración a todos los contactos vinculados a las cuentas seleccionadas. Por ejemplo, si una cuenta tiene dos contactos y concedes el acceso al portal de forma masiva, ambos recibirán las invitaciones.
- Si desea conceder acceso a los contactos de cuenta seleccionados, hágalo individualmente a través del perfil de cliente.
- Puede configurar su portal para permitir determinadas acciones -comover, firmar, cargar documentos, pagar facturas y completar solicitudes de clientes- sin necesidad de acceder al portal.
Añadir acceso al portal
Puede añadir acceso al portal de clientes e invitar a sus clientes de forma masiva o individual para clientes específicos:
En bloque para todos los contactos
Para añadir acceso al portal de Clientes en bloque, vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y siga estos pasos:
1. Filtre la lista de cuentas haciendo clic en Filtro, seleccione Última Iniciar Sesión y, a continuación, elija Sin conexión. Sólo verá los clientes sin acceso al portal.
2. Elija los clientes, haga clic en Más acciones y, a continuación, seleccione Editar Iniciar Sesión, notificar, sincronizar correo electrónico.
3. Seleccione Activar para todos los contactos en el desplegable situado a la derecha de Iniciar Sesión para habilitar el acceso al portal. Seleccione los otros conmutadores de contacto si es necesario. Más información sobre los conmutadores de contacto.
4. Seleccione la casilla Enviar invitaciones.
5. Añada un mensaje para el correo electrónico de invitación ( opcional).
6. Haga clic en Guardar para invitar a sus clientes de forma masiva. Las invitaciones se enviarán a todos los contactos de las cuentas seleccionadas.
Individualmente para los contactos seleccionados
A veces, no es necesario habilitar el acceso al portal para todos los usuarios de las cuentas; de este modo, puede hacerlo directamente desde el perfil de cliente para los contactos seleccionados. Para ello
1. Vaya a la pestaña Información del perfil del cliente (disponible una vez que haya creado una cuenta).
2. Si ya has vinculado la cuenta a uno o varios contactos, los verás en la sección Contactos . Active el botón Iniciar Sesión junto a cada contacto al que desee dar acceso al portal.
3. Para añadir un mensaje personalizado a su invitación, escriba en el campo Mensaje personalizado de la ventana emergente, haz clic Enviar.
Nota Si un contacto está vinculado a varias cuentas, deberá dar acceso al portal a cada una de ellas por separado. De este modo, podrán cambiar de una cuenta a otra una vez que hayan iniciado sesión.
Enviar invitaciones a los usuarios pendientes de activación
Se considera que el usuario está pendiente de activación si:
- La opción Iniciar Sesión se ha activado, pero no se ha enviado la notificación
- si la notificación se ha enviado pero el usuario aún no ha iniciado sesión
Siempre puede comprobar si el usuario está pendiente de activación en la pestaña Información del perfil del cliente. Haga clic en el icono de tres puntos situado en el extremo derecho del correo electrónico del usuario, haz clic Enviar invitación para enviar/reenviar el correo electrónico.
Otra forma de definir los usuarios que aún no han activado sus cuentas es ir a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, seleccionar la pestaña Activación pendiente.
Aquí también verá...
- Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de la persona que aún no ha activado su cuenta. Un signo de exclamación rojo al lado significa que la dirección no es válida.
- Cuenta(s): el nombre de la cuenta. Si un usuario tiene varias cuentas, se muestran todas.
- Invitación enviada: fecha en la que se envió la invitación para activar la cuenta. Haz clic en la flecha arriba-abajo para ordenar la columna por fecha.
- Invitado por: nombre de la persona (miembro del equipo o cliente) que ha invitado a la persona.
Si se envió una invitación pero el usuario aún no la ha aceptado, puede volver a enviar una invitación: seleccione las casillas de verificación situadas a la izquierda de los usuarios, haz clic Reenviar para seleccionar. También puede utilizar la pestaña Activación pendiente para encontrar los clientes para los que se activó el conmutador Iniciar Sesión activada pero no se han enviado invitaciones. Ordene la lista por la columna Invitación enviada y seleccione las cuentas para las que la columna esté vacía; a continuación, haga clic en Reenviar a seleccionados.
También puede cancelar las invitaciones si ya no las necesita. Para ello, haga clic en Cancelar invitaciones a seleccionados. De este modo, el usuario no podrá iniciar sesión utilizando el enlace del correo electrónico de invitación.
¿Tienen mis clientes acceso al portal?
Puede comprobar fácilmente si el cliente ha sido invitado a utilizar su portal accediendo a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda. La columna ID de su lista de cuentas indica si el cliente ha activado su cuenta.
- El color verde significa que la cuenta cliente está activa, es decir, que tiene al menos un usuario que puede conectarse. Las cuentas pendientes de activación también aparecen activas.
- Beige significa que la cuenta cliente está desconectada. Existe en TaxDome pero no tiene usuarios que puedan conectarse (aún no se han enviado invitaciones).
Si desea comprobar si el contacto específico tiene acceso al portal, vaya a la pestaña Información del perfil del cliente. El cliente no tiene acceso si:
- El conmutador Iniciar Sesión está desactivado
- El botón Iniciar Sesión está activado, pero aún está pendiente de activación (la invitación se ha enviado pero no ha sido aceptada por el cliente).
