Invita a los clientes

Aunque es posible invitar a los clientes durante la importación, la mayoría de TaxDome empresas prefiere hacerlo después de que todo esté configurado y listo. Averigüe aquí sus opciones para conceder a los clientes acceso al portal (de forma masiva o individual) y enviar invitaciones, determinar si los clientes ya tienen acceso y cómo volver a enviar invitaciones en caso necesario.

Antes de empezar

Conceder acceso al portal a los clientes es diferente a invitarlos al portal. Cuando concedes acceso a tus clientes marcando la casilla Iniciar Sesión, también puedes enviar una invitación por correo electrónico. 

Una vez que un cliente recibe una invitación por correo electrónico a su portal TaxDome , tendrá que activar la cuenta. El cliente hace clic en el enlace del correo electrónico y crea una contraseña.

Tenga en cuenta lo siguiente antes de invitar a sus clientes al portal de clientes:

• Invita siempre primero a tu cliente de prueba para que pruebes tú mismo todas las funciones del portal del cliente. Más información sobre las cuentas de prueba .

• Al añadir el acceso al portal de forma masiva, se aplicará la misma configuración a todos los contactos vinculados a las cuentas seleccionadas. Por ejemplo, si una cuenta tiene dos contactos y concedes el acceso al portal de forma masiva, ambos recibirán las invitaciones. 

• Si desea conceder acceso a los contactos de cuenta seleccionados, hágalo individualmente a través del perfil de cliente.

• Puedes configurar tu portal para permitir ciertas acciones, como ver, firmar, cargar documentos, pagar facturas y completar solicitudes de clientes, sin necesidad de acceder al portal.

Añadir acceso al portal

Puedes añadir acceso al portal de clientes e invitar a tus clientes de forma masiva o individual para clientes específicos:

• En bloque para todos los contactos

• Individualmente para los contactos seleccionados

Nota

Todas las acciones de añadir/cambiar el acceso al portal se reflejarán en el Feed de actividad página.

En bloque para todos los contactos

Para añadir acceso al portal de Clientes de forma masiva, ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y sigue estos pasos:

1. Filtra tu lista de cuentas haciendo clic en Filtro, selecciona Última Iniciar Sesión y, a continuación, elige Fuera de línea. Sólo verás los clientes sin acceso al portal.

2. Selecciona los clientes, haz clic en Más acciones y, a continuación, selecciona Editar Iniciar Sesión, notificar, sincronizar correo electrónico.

3. Selecciona Habilitar para todos los contactosen el menú desplegable situado a la derecha de Iniciar Sesión para habilitar el acceso al portal. Selecciona la otra configuración de contacto si es necesario. Más información sobre la configuración de contacto.   

4. Selecciona la casilla Enviar invitaciones.

5. Añade un mensaje para el correo electrónico de invitación (opcional).

6. Haz clic en Guardar para invitar a tus clientes en bloque. Las invitaciones se enviarán a todos los contactos de las cuentas seleccionadas.

   

Individualmente para los contactos seleccionados

A veces, no necesitas habilitar el acceso al portal para todos los usuarios de las cuentas; de esta forma, puedes hacerlo directamente desde el perfil de cliente para los contactos seleccionados. Para ello

1. Ve a la pestaña Información del perfil de cliente (disponible una vez que hayas creado una cuenta).

2. Si ya has vinculado la cuenta a uno o más contactos, los verás en la sección Contactos. Marca la casilla Iniciar Sesión junto a cada contacto al que quieras dar acceso al portal.

3. Para añadir un mensaje personalizado a tu invitación, escribe en el campo Mensaje personalizado de la ventana emergente, haz clic Enviar. 

   

Nota

Si un contacto está vinculado a varias cuentas, tendrás que dar acceso al portal a cada una de esas cuentas por separado. Entonces podrán pasar de una cuenta a otra una vez que se conecten.

Enviar invitaciones a los usuarios pendientes de activación

Se considera que el usuario está pendiente de activación si:

• El Iniciar Sesión está marcado, pero no se ha enviado la notificación. 

• si se ha enviado la notificación pero el usuario aún no se ha conectado

Siempre puedes comprobar si el usuario está pendiente de activación en la pestaña Información del perfil del cliente. haz clic en el icono de tres puntos situado en el extremo derecho del correo electrónico del usuario, haz clic Enviar invitación para enviar/reenviar el correo electrónico.

Otra forma de definir a los usuarios que aún no han activado sus cuentas es ir a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, seleccionar la pestaña Activación pendiente.

Aquí también verás...

• Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de la persona que aún no ha activado su cuenta. Un signo de exclamación rojo al lado significa que la dirección no es válida.

• Cuenta(s): el nombre de la cuenta. Si un usuario tiene varias cuentas, se muestran todas.

• Invitación enviada: fecha en la que se envió la invitación para activar la cuenta. Haz clic en la flecha arriba-abajo para ordenar la columna por fecha.

• Invitado por: nombre de la persona (miembro del equipo o cliente) que ha invitado a la persona.

Si se ha enviado una invitación pero el usuario aún no la ha aceptado, puedes volver a enviarla: selecciona las casillas de verificación situadas a la izquierda de los usuarios y haz clic en Reenviar para seleccionar.

También puedes utilizar la pestaña Activación pendiente para buscar clientes para los que la Iniciar Sesión , pero no se les han enviado invitaciones. Ordena la lista por la columnaInvitación enviaday selecciona las cuentas para las que la columna está vacía; a continuación, haz clic enReenviar a los seleccionados.

También puedes cancelar las invitaciones si ya no son necesarias. Para ello, haz clic en Cancelar invitaciones a seleccionados. De esta forma, el usuario no podrá iniciar sesión utilizando el enlace del correo electrónico de invitación.

¿Cómo puedo saber si se han registrado nuevos clientes en TaxDome?

Una vez que un cliente crea una TaxDome en TaxDome , todos los miembros del equipo asignados reciben una notificación en su Inbox+ y un correo electrónico. haz click en enlace Ir apara revisar el perfil del nuevo cliente.

Nota

Todas las altas de nuevos clientes se reflejarán en el Feed de actividad página.

¿Tienen mis clientes acceso al portal?

Puedes comprobar fácilmente si el cliente ha sido invitado a utilizar su portal navegando a Clientes > Cuentas desde la barra de menú de la izquierda. El ID de tu lista de cuentas indica si el cliente ha activado su cuenta. 

• Verde significa que la cuenta del cliente está ActivadoLa cuenta tiene al menos un usuario que puede iniciar sesión.

• Amarillo significa que la cuenta del cliente está Pendiente de activaciónSe ha enviado la invitación, pero el cliente aún no ha activado tu cuenta.

• Gris significa que la cuenta del cliente está No activadoLa cuenta existe en TaxDome, pero no se envió la invitación y la cuenta no tiene usuarios que puedan iniciar sesión.

Si deseas comprobar si un contacto específico tiene acceso al portal, ve a la pestañaInformación del perfil del cliente. El cliente no tiene acceso si: 

• El Iniciar Sesión no está marcado. 

• El Iniciar Sesión está marcada, pero aún está pendiente de activación (la invitación se envió, pero el cliente no la aceptó).

  

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