CRM lista de cuentas (Básica): Filtrar, exportar, activación pendiente

Tu lista de cuentas en la nube te permite echar un vistazo rápido a todo lo que necesitas saber: el estado de documentos, facturas, tareas, correos electrónicos... ¡y mucho más! Además, filtra y ordena para encontrar rápidamente cualquier cosa. 

Cubierto aquí:

Su lista de clientes

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TaxDome te permite hacer un seguimiento sencillo de tus clientes, para que siempre estés al tanto de lo que necesitan. Para obtener una visión general de sus cuentas, vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda.

Toda la lista de cuentas de clientes está a disposición de empresa Propietario de la Empresa , administrador o de cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para ver todas las cuentas. De lo contrario, los miembros del equipo sólo ven las cuentas que tienen asignadas.

La página Cuentas es totalmente personalizable. Puede ver columnas para:

  • ID: el cliente único ID (lea más sobre los ID de cliente a continuación)
  • Nombre: nombre y apellidos del cliente o nombre de su empresa.
  • Seguir: si sigues la cuenta o no (más información sobre los seguidores de la cuenta)
  • Tipo: las cuentas pueden ser de una empresa o de un particular. La diferencia es que para una empresa, puede rellenar el nombre y la dirección de la empresa.
  • Facturas: el número total de facturas que el cliente ha recibido desde que empezó a utilizar sus servicios.
  • Propuestas: número de propuestas enviadas al cliente
  • Chats: número de mensajes no resueltos, tanto en estado no leído como activo.
  • etiquetas: código de colores etiquetas que le ayuda a filtrar su lista de cuentas
  • Firmas pendientes: número de solicitudes de firma pendientes enviadas al cliente.
  • Pendiente formularios: el número de formularios pendientes enviados al cliente.
  • Última Iniciar Sesión: la fecha y hora en que el cliente se conectó por última vez a TaxDome. Si la cuenta tiene varios usuarios, muestra la fecha y hora en que se conectó el último usuario.
  • Créditos: dinero disponible que puede aplicarse a las nuevas facturas del cliente.
  • Tareas: número de tareas del cliente
  • Equipo: las personas que tienen acceso a la cuenta
  • QuickBooks: el estado de sincronización de la cuenta QuickBooks
  • Campos personalizados: puede añadir todos los campos personalizados de su cuenta a la tabla. Todos los campos personalizados recién añadidos se habilitarán por defecto

La columna del nombre de la cuenta siempre permanece bloqueada en su lugar mientras se desplaza por las tablas, de forma similar a la función de panel congelado de Excel. Los nombres de las columnas permanecen a la vista en todo momento mientras se desplaza.

Haga clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna que desea ordenar.

Personalizar la lista de cuentas

Puede personalizar su lista de cuentas de diferentes maneras. Puede cambiar el tamaño, activar, desactivar y mover columnas a su gusto.

Puede personalizar el tamaño de cada columna, excepto la ID y Columnas Nombre. El tamaño de estas columnas solo se puede personalizar juntas. Para personalizar todas las demás columnas, haga clic y mantenga presionado el divisor entre los nombres de las columnas y cambie su tamaño moviendo el mouse.

Para configurar las columnas que desea que se muestren en la sección de la lista de cuentas, haga clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la tabla.

Aquí puede seleccionar las columnas que desea que se muestren. Puede activar, desactivar o mover las columnas que desee, excepto la columna Nombre. Tras hacer clic en Aplicar, la tabla se reconstruirá con las nuevas columnas.

Al hacer clic en Restablecer, se mostrarán todas las columnas, exceptoID.

Búsqueda de cuentas

Para buscar una cuenta específica utilizando una palabra clave o un valor de campo personalizado:

  • Para utilizar la búsqueda global desde cualquier página, haga clic en el botón de búsqueda situado en la parte superior izquierda de la pantalla, escriba en el campo de búsqueda y, a continuación, vaya a Cuentas.

  • También puede utilizar el campo de búsqueda situado en la parte superior derecha de la página Cuentas. Escriba una palabra clave y pulse Intro en el teclado. Haga clic en la x del campo de búsqueda para borrarlo.

consejo

Nota. No puede buscar campos personalizados de los tipos Usuario y Fecha. Más información sobre los tipos de campos personalizados.

Filtrar la lista de cuentas

Los filtros le ayudan a encontrar cuentas específicas dentro de su lista de cuentas basándose en ciertos criterios. Por ejemplo, puede encontrar todas las cuentas gestionadas por un miembro específico del equipo, o todas las cuentas que tienen facturas vencidas. Más información sobre filtros.

Para filtrar la lista de cuentas, haga clic en el menú desplegable + Filtro situado en la parte superior izquierda de la página Cuentas y seleccione el filtro y el parámetro:

  • Al seleccionar es/en se mostrarán las cuentas que contengan el valor seleccionado en el filtro
  • Si seleccionano está/noestá, se mostrarán todas las cuentas que no contengan el valor seleccionado en el filtro.

Aquí tienes los distintos filtros que puedes aplicar:

  • Tipo de cliente muestra todas las cuentas con el tipo seleccionado:
    • Individual muestra las cuentas que son individuales
    • Empresa muestra las cuentas que son empresas
    • Otros muestra las cuentas sin un tipo de cuenta seleccionado
  • etiquetas muestra sólo las cuentas con etiquetas
  • Equipo muestra las cuentas asignadas a uno o más miembros específicos del equipo
  • proyecto y etapa muestra las cuentas con trabajos en/no en una o más proyectos específicas. Seleccione una o más etapas para acotar aún más los resultados.
  • Facturas le permite ver las cuentas con facturas Pagadas no pagada o Vencidas. Si selecciona no pagadatambién puede elegir ver los estados Vencidos .
  • Chats:
    • Activo muestra las cuentas con hilos de mensajes activos
    • Unread muestra cuentas con hilos de mensajes no leídos
    • Archivado muestra las cuentas con hilos de mensajes archivados
  • Importado en le permite seleccionar la fecha y hora en que se importaron las cuentas. Puede seleccionar uno de los parámetros sugeridos o establecer una fecha personalizada.
  • Última Iniciar Sesión le permite seleccionar Hoy, Última semana, Último mes, Último trimestre, Último año o Nunca. También puede establecer una fecha personalizada. Además, puede filtrar los clientes que están en línea o fuera de línea en este momento.
  • Aprobaciones le permite seleccionar Pendiente de pago, Pendiente de aprobación, Aprobado o Rechazado.
  • Organizadores:
    • Pendientes muestra las cuentas con pendientes formularios
    • Activa muestra las cuentas con formularios que se han completado parcial o totalmente
    • Finalizado muestra las cuentas con formularios
    • Archivadas muestra las cuentas con formularios que están parcial o totalmente finalizadas
  • Propuestas y ELs:
    • Pendientes muestra las cuentas con propuestas pendientes
    • Parcialmente firmado: muestra las cuentas con propuestas firmadas por al menos una persona. 
    • Cuentas de espectáculos firmadas con propuestas firmadas
  • Firmas:
    • Firmado muestra las cuentas con documentos totalmente firmados
    • Parcialmente firmado muestra las cuentas con documentos firmados por al menos una persona
    • Pendiente de firma muestra las cuentas con documentos pendientes de firma
    • Preparado para firma muestra las cuentas con documentos pendientes de firma que aún no se han enviado al cliente o clientes.
    • Opted out muestra las cuentas con documentos que los usuarios se han negado a firmar.
    • Pendiente KBA muestra las cuentas con documentos que requieren al menos una persona para proporcionar una firma con KBA.
    • KBA fallido muestra las cuentas con documentos para los que al menos un firmante falló KBA y/o un firmante se negó a firmar.
    • Anulado muestra las cuentas con documentos que fueron firmados fuera de línea y anulados por su empresa
  • La fecha de creación muestra las cuentas creadas hoy, la semana pasada, el mes pasado, el trimestre pasado, el año pasado o en cualquier fecha personalizada.
  • La fecha de actualización muestra las cuentas cuya información se ha actualizado hoy, la semana pasada, el mes pasado, el trimestre pasado, el año pasado o en cualquier fecha personalizada.
  • Usuario muestra las cuentas que tienen un determinado usuario añadido a los campos personalizados
  • Fecha muestra las cuentas que tienen el campo personalizado Fecha con un valor que corresponde a Hoy, Última semana, Último mes, Último trimestre, Último año o cualquier fecha personalizada.

Imprimir su lista de cuentas

Para imprimir una lista de cuentas, haga clic en Imprimir en la parte superior derecha de la página.

Cuentas pendientes de activación y reenvío de invitaciones

Una vez que invitas a alguien a su portal TaxDome , o añades un usuario a una cuenta, TaxDome le envía automáticamente un correo electrónico solicitándole que active su cuenta.

Hasta que un usuario activa su cuenta y crea una contraseña, su dirección de correo electrónico permanece en la pestaña Pendiente de activación . Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, seleccione la pestaña Pendiente de activación para ver quién no ha activado aún su cuenta.

Aquí también verá...

  • EMAIL: la dirección de correo electrónico de la persona que aún no ha activado su cuenta. Un signo de exclamación rojo al lado significa que la dirección no es válida.
  • CUENTA(S): el nombre de la cuenta. Si un usuario tiene varias cuentas, se muestran todas.
  • INVITACIÓN ENVIADA: fecha en la que se envió la invitación para activar la cuenta. Haz clic en la flecha arriba-abajo para ordenar la columna por fecha.
  • INVITADO POR: el nombre de la persona (ya sea el miembro del equipo o el cliente) que ha invitado a la persona

Si un usuario lleva mucho tiempo en la pestaña Pendiente de activación, vuelva a enviarle una invitación. O si desactivó la opción de enviar una invitación, envíe una en cualquier momento:

1. Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, a la pestaña Activación pendiente.

2. Seleccione las casillas de verificación situadas a la izquierda de los usuarios a los que desea reenviar invitaciones, haz clic Reenviar a seleccionados.

También puede cancelar las invitaciones si ya no las necesita. Para ello, haga clic en Cancelar invitaciones a seleccionadas.

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