CRM (Básico): Aplicar acciones masivas
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Una acción masiva implica realizar la misma acción para muchos clientes a la vez; es la solución rápida para realizar la acción de un cliente a la vez. Con la función de acción masiva de TaxDome, primero se marcan los clientes que necesitan que se haga lo mismo y luego se activa la acción. Es mucho más eficiente que el método de un cliente a la vez, por no mencionar que es mucho más rápido.
- Cómo Realizar Acciones Masivas
- Envío de un Formulario como Acción Masiva
- Agregar un Trabajo a un Proyecto como Acción Masiva
- Gestión de los Miembros del Equipo como Acción Masiva
- Envío de un correo electrónico como Acción Masiva
- Cancelación de correos electrónicos programados como acción masiva
- Gestión de Etiquetas como Acción Masiva
- Creación de una factura como acción masiva
- Creación de una Tarea como Acción Masiva
- Aplicación de una Plantilla de Carpetas como Acción Masiva
- Envío de un Mensaje como Acción Masiva
- Envío de un Contrato como Acción Masiva
- Seguir/dejar de seguir cuentas como acción masiva
- Archivar cuentas como acción masiva
- Eliminación de cuentas como acción masiva
Cómo Realizar Acciones Masivas
Para empezar a realizar una acción masiva, ve a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, abre la pestaña de Cuentas para ver tu lista de Activos y, a continuación, selecciona los clientes a los que va dirigida la acción. Si busca un tipo determinado de cuenta de cliente, utiliza los filtros avanzados y selecciona los clientes en la lista filtrada.
Una vez que hayas seleccionado los clientes, elige la acción masiva en la barra de menú situada encima de la lista de Activos. Para ver acciones adicionales, haz clic en Más acciones en la barra de menús.
Envío de un Formulario como Acción Masiva
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Los formularios personalizados de TaxDome te ayudan a reunir la información del cliente que necesitas para realizar tu trabajo. Para enviar un formulario a varios clientes, primero tendrás que crear una plantilla de formulario, si aún no lo has hecho.
A continuación, selecciona los clientes a los que deseas enviar el formulario en la lista Activa, haz clic en Enviar Formulario en la barra de menús y, a continuación, haz clic dentro del campo Plantilla de organizador para elegir el formulario en el menú desplegable. Haz clic en el botón CREAR, y habrás terminado.
Agregar un Trabajo a un Proyecto como Acción Masiva
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Con esta acción masiva, agregas un tipo de trabajo -por ejemplo, una declaración IRPF- a un proyecto para varios clientes. El proyecto muestra el progreso de esos trabajos para diferentes clientes en un solo lugar, a medida que cada uno pasa de una etapa a otra dentro del proyecto hasta su finalización.
En la lista Activa, selecciona los clientes a los que va dirigido el trabajo, haz clic en Añadir trabajo en la barra de menús y, a continuación, haz clic dentro del campo Proyecto para elegir el proyecto en el menú desplegable. Haz clic en el botón AÑADIR, y ya está.
Si la adición masiva del trabajo no fue del todo exitosa, recibirá una notificación en tu Inbox+ explicando el motivo. A partir de ahí podrás solucionar el problema. Para más detalles, ve aquí.
Gestión de los Miembros del Equipo como Acción Masiva
Mientras que el propietario y el administrador de la empresa tienen derechos de acceso total a todas las cuentas de los clientes, los empleados deben tener derechos de acceso o ser asignados al cliente. Con la acción masiva Gestionar equipo, puedes asignar empleados a varias cuentas de clientes de una sola vez. Se evitará el largo proceso de navegar a cada perfil de cliente individualmente, y luego asignar a los empleados uno por uno.
En la lista de Activos, selecciona las cuentas de clientes que deben ser asignadas a los empleados, luego haz clic en Gestionar Equipo en la barra de menú. A continuación, verás una lista de tus empleados. Para cada empleado, selecciona uno de los siguientes:
- No hacer nada: El empleado no tendrá acceso a ninguna cuenta. Si este empleado ya ha sido asignado a esta cuenta, permanecerá en su lugar actual.
- Asignar a todos: El empleado tendrá acceso a todas las cuentas seleccionadas.
- Eliminar de todo: Si este empleado ya tiene acceso a alguna de las cuentas seleccionadas se eliminará.
Envío de un correo electrónico como Acción Masiva
Aunque su Inbox+ en TaxDome es específico para cada cliente, a veces puedes necesitar enviar el mismo correo electrónico a muchos clientes a la vez. Por ejemplo, quieres notificar a tus clientes sobre un próximo plazo o una actualización en tu empresa. Con la acción masiva @Enviar Correo Electrónico, puedes enviar un correo electrónico personalizado a varios destinatarios a la vez (hasta 400 correos electrónicos al día) y utilizar plantillas de correo electrónico para agilizar las cosas. Para saber más sobre el envío masivo de correos electrónicos, ve aquí.
Cancelación del correo electrónico programado como acción masiva
A veces es necesario cancelar todos los correos electrónicos programados de una cuenta. Para ello, selecciona las cuentas para las que deseas cancelar los correos electrónicos programados, haz clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, selecciona Cancelar correos electrónicos programados en el menú desplegable.
Gestión de Etiquetas como Acción Masiva
De dos a tres palabras y codificadas por colores para un rápido reconocimiento, etiquetas ayudan a filtrar sus cuentas de clientes. Cuando necesites asignar etiquetas a varias cuentas de clientes, utiliza la acción masiva Gestionar etiquetas.
En la lista de Activos, selecciona las cuentas de clientes que deben ser etiquetadas, y luego haz clic en Gestionar etiquetas en la barra de menú. A continuación, verás una lista de todas las cuentas disponibles en etiquetas. Para cada etiqueta, selecciona una de las siguientes opciones:
- Hacer nada: La etiqueta no se asignará a ninguna de las cuentas de clientes seleccionadas. Si una cuenta ya tiene esa etiqueta, se mantendrá.
- Asignar a todos: El etiqueta se asignará a todas las cuentas de los clientes seleccionados.
- Eliminar de todos: Si alguna de las cuentas de clientes seleccionadas ya tiene esta etiqueta, se eliminará.
Creación de una factura como acción masiva
Si necesita crear la misma factura para varios clientes, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las cuentas de los clientes en la lista Activos, haga clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, seleccione Crear factura en el menú desplegable. Utiliza plantillas de facturas para agilizar el proceso. Más información sobre la creación de facturas en bloque.
Consejo Puede incluir datos dinámicos para individualizar sus facturas. Puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados, así como la fecha shortcodes. Aquí tiene más información sobre shortcodes.
Creación de una Tarea como Acción Masiva
Si necesitas crear la misma tarea para varios clientes, selecciona las casillas de verificación junto a las cuentas de los clientes en la lista Activa, haz clic en Más acciones en la barra de menús y luego selecciona Crear tarea en el menú desplegable. Para más detalles sobre la creación masiva de tareas, ve aquí.
Aplicación de una Plantilla de Carpetas como Acción Masiva
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Las plantillas de carpetas te ayudan a acelerar el proceso de creación de carpetas para la sección Documentos de tus cuentas de cliente. Puedes crear plantillas de carpetas y luego aplicarlas a una cuenta específica. Con esta opción, también puedes cargar documentos que no son específicos de un cliente.
En la lista Activa, selecciona las cuentas de cliente a las que deseas aplicar una plantilla de carpeta, haz clic en Más acciones en la barra de menú y, a continuación, selecciona Aplicar plantillas de carpeta en el menú desplegable. Haz clic en el campo Plantilla de carpetas para seleccionar la que deseas aplicar en el menú desplegable.
Envío de un Mensaje como Acción Masiva
Con la acción Enviar mensaje masivo, puede enviar el mismo mensaje seguro a varios clientes. Por ejemplo, es posible que desee notificar a todos sus clientes acerca de un próximo plazo o una actualización en su empresa. Utilice plantillas de chat para agilizar las cosas.
En la lista Activos, seleccione las cuentas de cliente a las que desea enviar un mensaje, haga clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, seleccione Enviar mensaje en el menú desplegable. Haga clic en el campo Plantilla para seleccionar la plantilla de chat que desea utilizar en el menú desplegable. Haz clic en el botón ENVIAR y se enviará un mensaje personalizado a las cuentas de cliente seleccionadas.
Envío de un Contrato como Acción Masiva
Un contrato, como una carta compromiso o una propuesta, define el alcance del compromiso entre una empresa y un cliente. Con la acción masiva Enviar Contrato, puede enviar el mismo contrato a varios clientes. Utiliza plantillas de contratos para agilizar el proceso.
En la lista Activa, selecciona las cuentas de clientes a las que deseas enviar el contrato, haz clic en Más acciones en la barra de menú y, a continuación, selecciona Enviar contrato en el menú desplegable. Haz clic en el campo Nombre del contrato para darle un nombre, luego haz clic en el campo Plantilla de contrato para seleccionar la plantilla en el menú desplegable. Haz clic en el botón ENVIAR cuando estés listo para enviar el contrato.
Seguir/dejar de seguir cuentas como acción masiva
Los miembros del equipo que siguen una cuenta reciben notificaciones sobre toda su actividad. Puedes seguir o dejar de seguir una cuenta tanto si estás asignado a ella y tienes acceso como si no. Lee más sobre los seguidores de cuentas en el artículo.
En la lista Activa , selecciona las cuentas de clientes que deseas seguir o dejar de seguir, haz clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, selecciona Seguir cuentas o Dejar de seguir cuentas en el menú desplegable.
Archivar cuentas como acción masiva
Cuando ya no necesitas una cuenta pero quieres mantener toda su información a mano, una gran opción es archivarla. Una vez que lo haces, desaparece de la pestaña Activa y pasa a la pestaña Archivada, donde no se puede editar. Con la acción masiva de Archivar Cuentas, puedes archivar varias a la vez. Cuando archiva una cuenta, siempre puede restaurarla.
En la lista de Activos, selecciona las cuentas de clientes que deseas archivar, haz clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, selecciona Archivar cuentas en el menú desplegable.
Si has archivado varias cuentas pero más tarde descubres que las necesitas de nuevo, puedes volver a activarlas fácilmente en bloque.
En la lista de archivados, selecciona las cuentas de clientes que deseas restaurar, haz clic en Más acciones en la barra de menú y, a continuación, selecciona Cuentas activas en el menú desplegable.
Eliminación de cuentas como acción masiva
Atención. Sólo puedes eliminar las cuentas archivadas.
Es posible que tengas que eliminar cuentas de clientes, ya sea porque las creó como pruebas o porque ya no son clientes. Con la acción de Eliminación masiva, puedes eliminar varias a la vez. Recuerda que una vez que eliminas una cuenta, no puedes restaurarla. Y una vez se elimina una cuenta, todos sus archivos y datos también se eliminan permanentemente, por lo que tampoco podrás recuperarlos.
En la lista de archivados, selecciona las cuentas de clientes que deseas eliminar, haz clic en Más acciones en la barra de menús y, a continuación, selecciona Eliminar en el menú desplegable. Haz clic en CONFIRMAR en la ventana emergente de Confirmación de eliminación si deseas seguir adelante con la eliminación, y luego haz clic en Aceptar.
