Acciones masivas con documentos

Las acciones masivas le permiten simplificar su flujo de trabajo. Puedes gestionar fácilmente varios documentos y carpetas a la vez compartiéndolos, moviéndolos, descargándolos, marcándolos como leídos, así como sellándolos, fusionándolos y eliminándolos. 

Cómo realizar acciones masivas

Para empezar a realizar una acción masiva, ve a la sección Documentos en el menú de la barra lateral izquierda. Abre los documentos para ver tu lista de clientes y, a continuación, selecciona el cliente deseado. Si buscas una cuenta de cliente determinada, introduce su nombre en el campo de búsqueda de clientes. Una vez seleccionado el cliente, verás los documentos y carpetas de ese cliente. Elige los documentos o carpetas que quieras incluir en la acción masiva y, a continuación, selecciona la opción adecuada en la barra de menú superior.

Compartir documentos y carpetas

Comparta documentos y carpetas con colegas o usuarios a través del correo electrónico. Para ello:

1. Seleccione los documentos o carpetas que desea compartir.

2. Pulsa el botón Compartir.

3. Los destinatarios se configurarán automáticamente a partir de las cuentas de cliente asociadas, y podrás ver sus direcciones de correo electrónico en la sección Elegir destinatarios.

4. Revisa la lista de documentos seleccionados y destinatarios. Si es necesario, haz clic en Añadir otra dirección de correo electrónico para incluir destinatarios externos.

5. Haz clic en Guardar para compartir los documentos y carpetas seleccionados por correo electrónico.

   

Nota

No puedes compartir carpetas y archivos con Privado acceder. Más información compartir documentos con terceros o clientes sin acceso al portal .

Mover documentos y carpetas

Para mover documentos y carpetas, sigue estos pasos:

1. Seleccione los documentos y carpetas que desea mover.

2. Haz clic en el botón Mover.

3. Selecciona la cuenta de destino (opcional). Déjalo sin cambios para mover documentos dentro de la misma cuenta.

4. Elija la carpeta o subcarpeta de destino a la que desea mover los archivos.

5. Haz clic en Mover para reubicar los documentos y carpetas seleccionados.

   

Si es necesario, puedes crear una nueva carpeta haciendo clic en el menú de tres puntos situado a la derecha de cualquier carpeta y seleccionando Nueva carpeta. Introduce el nuevo nombre de la carpeta y haz clic en cualquier lugar dentro de la ventana Mover a. Tu nueva carpeta ya está lista para ser utilizada. Más información sobre cómo crear carpetas .

Descargar documentos y carpetas

Si necesitas una copia local de documentos y carpetas, sigue estos pasos:

1. Seleccione los documentos y carpetas que desea descargar.

2. Pulsa el botón Descargar.

3. Los documentos y la carpeta seleccionados se comprimirán en un archivo llamado archive.zip y se descargarán en tu dispositivo. Más información sobre cómo descargar documentos .

   

Marcar documentos y carpetas como leídos para el cliente

Si quieres indicar a tu cliente que has visto documentos y archivos cargado , sigue estos pasos:

1. Seleccione los documentos y carpetas que desea marcar como leídos para el cliente.

2. Haga clic en Marcar como leído para el cliente.

   

Nota

No puedes marcar como leídos las carpetas y archivos del cliente con Acceso privado. Más información marcar documentos como leídos .

Marcar documentos y carpetas como leídos por ti

Si has visualizado un documento o carpeta y quieres eliminar el icono verde junto a él, sigue estos pasos:

1. Seleccione los documentos y carpetas que desea marcar como leídos.

2. Haz clic en Marcar como leído.

   

Nota

No puedes marcar como leídos carpetas y archivos con Acceso privado. Más información marcar documentos como leídos por ti .

Sella documentos y carpetas

Para sellar documentos y carpetas para evitar cambios desde un cliente, siga estos pasos:

1. Selecciona los documentos y carpetas que quieras sellar en la carpeta El cliente puede ver y editar el acceso.

2. Haga clic en Sello.

   

Ahora, el cliente no puede realizar cambios en esos documentos o carpetas. Más información sobre cómo sellar archivos .

Fusionar documentos

Si desea combinar varios PDF en uno solo, siga estos pasos:

1. Seleccione los PDF que desea fusionar.

2. Haga clic en Fusionar.

3. Coloca los archivos en el orden deseado arrastrándolos y soltándolos.

4. Si necesitas eliminar algún archivo de la lista, haz clic en el icono de la papelera situado a la derecha.

5. Por último, haz clic en Combinar para unir los archivos PDF seleccionados. Más información sobre cómo combinar y dividir PDF .

   

Eliminar documentos y carpetas

Si quieres eliminar documentos o carpetas concretos, esto es lo que tienes que hacer:

1. Seleccione los documentos y carpetas que desea eliminar.

2. Haz clic en Eliminar.

3. Confirma la eliminación en la ventana emergente que aparece. Obtén más información sobre cómo eliminar y restaurar archivos.

Nota

No puedes eliminar la carpeta predeterminada del cliente. Si la incluyes en la lista de eliminación masiva, no podrás continuar con la operación.

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