documentos (Básico): Previsualizar, editar, descargar, imprimir y filtrar
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la gestión de los documentos de sus clientes. Te mostramos cómo previsualizar, descargar, filtrar, imprimir... y mucho más. ¿Sabías que también puedes editar un PDF dentro de una cuenta y luego vincularlo a un trabajo? Sigue leyendo para saber más sobre cómo trabajar con documentos.
Vista previa de documentos
TaxDome te permite previsualizar archivos PDF, archivos de Office Word/Excel (documento, DOCX, XLS, XLSX) y los populares archivos de imagen (JPG, JPEG, PNG, GIF).
Haz clic en el nombre del documento para previsualizarlo. Dependiendo del tipo de archivo, tienes diferentes opciones de previsualización.
- Cambia a la vista de pantalla completa haciendo clic en el icono de expansión de la parte superior derecha.
Pulsa de nuevo el icono de expandir o el botón Esc para volver al modo de vista previa. El sistema recuerda el estado del visor de documentos. De este modo, cuando abras cualquier otro documento, se abrirá en el modo de vista previa o en el de pantalla completa, según tu última elección.
- Gira en el sentido de las agujas del reloj o amplía o reduce la imagen haciendo clic en los iconos de la parte superior.
- Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha para acceder al menú emergente que te permite...
- Haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Mostrar más información para ver la descripción del documento, o los motivos de la desaprobación del documento o de la anulación de la firma (el botón no está disponible si no hay ninguno). Haga clic en la X de la derecha o seleccione Ocultar más información en el menú de los tres puntos para cerrar la información adicional.
- Si hay dos o más documentos en una carpeta, alterna entre ellos utilizando Anterior y Siguiente en la parte superior derecha. Pulse Cerrar en la parte inferior para volver a la lista de documentos.
- Puede cambiar la orientación del documento en el modo de vista previa. Haga clic en Editor de documentos, seleccione las páginas, haz clic Girar a la izquierda o Girar a la derecha y, a continuación, Guardar. Aquí tienes más información sobre nuestro editor integrado PDF .
Imprimir documentos
Puede acceder a la opción de impresión desde el documento o desde el visor PDF . Para imprimir PDF e imágenes (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) desde una cuenta, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre del documento y, a continuación, seleccioneImprimir.
Descargar documentos
Para descargar documentos, de uno en uno o en bloque, siga estos pasos:
1. Seleccione los documentos o carpetas que desea descargar, haz clic Descargar en la barra de menús o acceda a Descargar desde el visor de documentos haciendo clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de la página.
2. Elija dónde desea guardar el archivo. 3. Haga clic en Guardar.
3. Cuando finalice la descarga, haz click en el nombre del archivo del documento descargado para abrirlo. Si se seleccionan varios documentos o carpetas, los documentos se empaquetan en un archivo zip. (Para más detalles sobre cómo elegir dónde quieres que se descarguen los archivos, ve aquí).
Nota: La descarga de varios documentos está limitada a 250 Mbytes. Si el tamaño total de los archivos seleccionados es superior, anule la selección de algunos de los documentos o carpetas y, a continuación, descárguelos en un lote independiente.
Duplicar documentos
Puede que quieras crear una copia del documento para hacer ediciones conservando el documento original o para transferir la copia a otra cuenta de cliente.
Para crear una copia del documento, haz clic en los tres puntos a la derecha del documento y selecciona Duplicar. La copia del documento se guardará con un sufijo (por ejemplo, f1040 (2)).
Vincular documentos a trabajos
Esta sección se trasladó aquí.
Cambiar las propiedades del documento/etiquetas
Las propiedades de los documentos pueden ser modificadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.
Para editar el nombre, la descripción o etiquetas de un documento, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y selecciona Editar info.
Con documentos en carpetas de nivel superior con El cliente puede ver 
de acceso, decida si desea activar Solicitar la aprobación de la cuenta del cliente o Bloquee este documento en una factura no pagada.
Filtrar documentos
Los filtros le ayudan a limitar una lista de documentos a los que se ajustan a un criterio específico. Puedes filtrar una lista de documentos...
- ...dentro de la pestaña Documentos en la subpestaña documentos subpestaña (seleccione primero el cliente)
- ...dentro de la pestaña Documentos dentro de la subpestaña Recientes (para más detalles, vaya aquí)
- ...dentro de la cuenta cliente en la documentos pestaña
Para filtrar una lista de documentos, haga clic en Filtro en la esquina superior derecha, seleccione uno o más filtros, haz clic Aplicar.
Guarde sus combinaciones de filtros como plantillas para utilizarlas en el futuro. Para más detalles sobre el uso de filtros, vaya aquí.
Formas de filtrar documentos:
- Cuenta: Ver sólo los documentos pertenecientes a cuentas específicas.
- cargado por: Seleccione Cliente, empresa, Yo o Todos para ver sólo los documentos cargado por su cliente, los miembros de su equipo, usted o todos.
- Última acción: Ver sólo los documentos que han sufrido una acción en el último número determinado de días.
- Tipos de archivo: Seleccione PDF Word, Excel, Imágenes o Todos.
- Firmas (elige una):
- Todos los documentos están pendientes de firma.
- Firmado muestra todos los documentos firmados por todos los usuarios de la cuenta.
- Parcialmente firmado muestra todos los documentos firmados por al menos un usuario de la cuenta.
- Pendiente de firma muestra todos los documentos a los que les falta la firma de al menos un usuario de la cuenta.
- Preparado para firmar muestra todos los documentos listos para firmar que aún no se han enviado.
- Opted Out muestra todos los documentos que todos los usuarios de la cuenta se han negado a firmar.
- Pendiente KBA muestra todos los documentos con KBA que tienen al menos un usuario de cuenta que debe firmar.
- KBA Fallido muestra todos los documentos que tienen al menos un usuario de cuenta que ha fallado el KBA y/o usuarios que se han negado a firmar.
- Firma anulada muestra todos los documentos que fueron firmados fuera de línea y anulados por su empresa.
- Homologaciones (elija una):
- Todos muestra todos los documentos con las aprobaciones solicitadas.
- Pendiente de pago muestra todos los documentos bloqueados pendientes de pago.
- Pendiente de aprobación muestra todos los documentos pendientes de aprobación por el cliente.
- Aprobado muestra todos los documentos aprobados por el cliente.
- Rechazado muestra todos los documentos rechazados por el cliente .
- etiquetas: Selecciona uno o varios etiquetas asignados a los documentos.
Clasificar documentos
La ordenación es una herramienta útil para encontrar documentos. También puedes ordenar una lista después de haberle aplicado filtros. Ordenar una lista por nombre la pone en orden alfabético descendente o ascendente; ordenarla por fecha la pone en orden cronológico descendente o ascendente.
haz click en la flecha arriba-abajo a la derecha del nombre de la cabecera para ordenar la lista que hay debajo.
