Gestionar documentos

Here, find everything you need to know about managing your clients’ documents. We show you how to preview, download, filter, print—and more. Did you know you can also edit a PDF right in place, then link it to a job ? Read on to learn more about working with documents. 

Vista previa de documentos

TaxDome te permite previsualizar archivos PDF, archivos Office Word/Exceldocumento, DOCX, XLS, XLSX) y los populares archivos de imagen (JPG, JPEG, PNG, GIF). Haz clic en el nombre del documento para abrir el visor de documentos. Verás las siguientes opciones:

a. Atrás: Vuelve a la carpeta de documentos.

b. Detalles del documento: Muestra el nombre del archivo, la fecha de cargar y la descripción.

c. Edit document details: Update file name, description, tags or lock the document to an invoice .

d. Tags: Shows tags applied to the document (if any)

e. Solicitar el rechazo: Consulta los motivos y la fecha u hora de la desaprobación del documento o de la anulación de la firma.

f. Request signature: Send an e-signature request . Available only with El cliente puede ver nivel de permiso.

g. Request / resend approval: Send or resend an approval request . Available only with El cliente puede ver nivel de permiso.

h. Move: Move the document between client folders or client accounts.

i. Seal: Keeps the document in its location but prevents the client from deleting, editing or moving it to another folder.

j. Descargar: Descarga una copia del documento en tu dispositivo.

k. Imprimir: Imprime el documento.

l. Three dots menu: Access additional document actions, such as sending the document link , duplicating, linking jobs , viewing the audit trail or deleting.

m. Vista a pantalla completa: Abre el documento en modo de pantalla completa. Haz clic de nuevo en el icono o pulsa la tecla Esc para salir de la pantalla completa. El visor de documentos recuerda tu elección para todos los demás documentos que abras.

Imprimir documentos

Puedes acceder a la opción de impresión directamente desde el visor de documentos. Para imprimir PDF e imágenes (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.), abre el documento y haz clic en el botón de impresión situado en la parte superior derecha del visor.

Descargar documentos

Para descargar documentos o carpetas, individualmente o en bloque:

• Descarga un único documento: Abre el documento y pulsa el botón de descarga situado en la parte superior derecha del visor.

• Descargar documentos y carpetas en bloque: Selecciona los documentos o carpetas que quieras descargar de la lista, haz clic Descargar en la barra de menús.

  

Duplicar documentos

Puede que quieras crear una copia del documento para hacer ediciones conservando el documento original o para transferir la copia a otra cuenta de cliente. Para crear una copia del documento, haz clic en los tres puntos a la derecha del documento y selecciona Duplicar. La copia del documento se guardará con un sufijo (por ejemplo, f1040 (2)).

Vincular documentos a trabajos

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Cambiar las propiedades del documento/etiquetas

Document properties can be changed by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents .

Para editar el nombre, la descripción o etiquetas un documento, ábrelo y haz clic en el botón iconoi de la parte superior izquierda del visor. 

También puedes acceder a las propiedades del documento desde la lista de documentos haciendo clic en los tres puntos a la derecha del documento y seleccionando Editar info. 

Documents with Client can view permission level can also be locked to an unpaid invoice .

Note that in the Tags dropdown, tags used by AI are marked with an icon.

Filtrar documentos

Filters help you narrow down a list of documents to ones that fit a specific criteria. You can filter a documents list:

• inside the Documents tab in the Docs subtab (select the client first)

• inside the Documents tab inside the Recent subtab (for more details, go here )

• inside the client account in the Docs tab

To filter a list of documents, click Filter in the top right corner, select one or more filters, then click Apply. Save your filter combinations as templates for future use. For more details about using filters, go here .

Formas de filtrar documentos:

• Cuenta: Ver sólo los documentos pertenecientes a cuentas concretas.

• Uploaded by: Select All, Client, Firm, or Me to see only documents uploaded by your client, team members, you or everyone.

• Última acción: Ver sólo los documentos que han sufrido una acción en el último número determinado de días.

• File Types: Select All, PDF, Word, Excel, or Images.

• Signatures (choose one):

  • Todos los documentos están pendientes de firma.

  • Firmado muestra todos los documentos firmados por todos los usuarios de la cuenta.

  • Parcialmente firmado muestra todos los documentos firmados por al menos un usuario de la cuenta.

  • Firma pendiente muestra todos los documentos a los que les falta la firma de al menos un usuario de la cuenta.

  • Preparado para firmar muestra todos los documentos listos para firmar que aún no se han enviado.

  • Optado por no firmar muestra todos los documentos que todos los usuarios de la cuenta se han negado a firmar.

  • KBA pendiente muestra todos los documentos con KBA que tienen al menos un usuario de cuenta que debe firmar.

  • KBA Failed shows all documents that have at least one account user who has failed the KBA and/or users who declined to sign.

  • Voided shows documents that were signed offline and voided by a firm owner or team member with access rights to manage documents.

  • Kind Electronic muestra los documentos firmados con la firma electrónica simple.

  • Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

• Approvals (choose one):

  • Todos muestra todos los documentos con las aprobaciones solicitadas.

  • Pending Payment shows all locked documents awaiting payment.

  • Pendiente de aprobación muestra todos los documentos pendientes de aprobación del cliente.

  • Aprobado muestra todos los documentos aprobados por el cliente.

  • Disapproved shows all client-disapproved documents.

• Tags : Select one or more tags assigned to documents. 

Clasificar documentos

La ordenación es una herramienta útil para encontrar documentos. También puedes ordenar una lista después de haberle aplicado filtros. Ordenar una lista por nombre la pone en orden alfabético descendente o ascendente; ordenarla por fecha la pone en orden cronológico descendente o ascendente.

haz click en la flecha arriba-abajo a la derecha del nombre de la cabecera para ordenar la lista que hay debajo.