Gestionar documentos

Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de los documentos de tus clientes. Te mostramos cómo previsualizar, descargar, filtrar, imprimir y mucho más. trabajo Sabías que también puedes editar un PDF y luego vincularlo a un trabajo Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo trabajar con documentos. 

Vista previa de documentos

TaxDome te permite previsualizar archivos PDF, archivos Office Word/Exceldocumento, DOCX, XLS, XLSX) y los populares archivos de imagen (JPG, JPEG, PNG, GIF). Haz clic en el nombre del documento para abrir el visor de documentos. Verás las siguientes opciones:

a. Atrás: Vuelve a la carpeta de documentos.

b. Detalles del documento: Muestra el nombre del archivo, la fecha de cargar y la descripción.

c. Edita los detalles del documento: actualiza el nombre del archivo, la descripción, etiquetas vincula el documento a una factura.

d. etiquetas: Espectáculos etiquetas aplicadas al documento (si las hay)

e. Solicitar el rechazo: Consulta los motivos y la fecha u hora de la desaprobación del documento o de la anulación de la firma.

f. Solicitud de firma: Enviar un solicitud de firma electrónica . Disponible solo con El cliente puede ver nivel de permiso.

g. Solicitar/reenviar aprobación: Enviar o reenviar un solicitud de aprobación . Disponible solo con El cliente puede ver nivel de permiso.

h. Mover: Mueve el documento entre carpetas de clientes o cuentas de clientes.

i. Sellar: mantiene el documento en su ubicación, pero impide que el cliente lo elimine, edite o mueva a otra carpeta.

j. Descargar: Descarga una copia del documento en tu dispositivo.

k. Imprimir: Imprime el documento.

l. Menú de tres puntos:accede a acciones adicionales del documento, como enviar el enlace del documento , duplicarlo, vincular trabajos ver el registro de auditoría o eliminarlo.

m. Vista a pantalla completa: Abre el documento en modo de pantalla completa. Haz clic de nuevo en el icono o pulsa la tecla Esc para salir de la pantalla completa. El visor de documentos recuerda tu elección para todos los demás documentos que abras.

Imprimir documentos

Puedes acceder a la opción de impresión directamente desde el visor de documentos. Para imprimir PDF e imágenes (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.), abre el documento y haz clic en el botón de impresión situado en la parte superior derecha del visor.

Descargar documentos

Para descargar documentos o carpetas, individualmente o en bloque:

• Descarga un único documento: Abre el documento y pulsa el botón de descarga situado en la parte superior derecha del visor.

• Descargar documentos y carpetas en bloque: Selecciona los documentos o carpetas que quieras descargar de la lista, haz clic Descargar en la barra de menús.

  

Duplicar documentos

Puede que quieras crear una copia del documento para hacer ediciones conservando el documento original o para transferir la copia a otra cuenta de cliente. Para crear una copia del documento, haz clic en los tres puntos a la derecha del documento y selecciona Duplicar. La copia del documento se guardará con un sufijo (por ejemplo, f1040 (2)).

Vincular documentos a trabajos

Esta sección se ha trasladado aquí .

Cambiar las propiedades del documento/etiquetas

Las propiedades de los documentos pueden ser modificadas porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos .

Para editar el nombre, la descripción o etiquetas un documento, ábrelo y haz clic en el botón iconoi de la parte superior izquierda del visor. 

También puedes acceder a las propiedades del documento desde la lista de documentos haciendo clic en los tres puntos a la derecha del documento y seleccionando Editar info. 

Los documentos con permisode visualización por parte del cliente tambiénpueden bloquearse en una no pagada .

Ten en cuenta que en las etiquetas , etiquetas utilizadas por la IA están marcadas con un icono.

Filtrar documentos

Los filtros te ayudan a reducir una lista de documentos a aquellos que cumplen con criterios específicos. Puedes filtrar una lista de documentos:

• dentro de la pestañaDocumentosen los documentos (selecciona primero el cliente).

• dentro de la pestañaDocumentos, dentro de la subpestaña Recientes (para obtener más detalles, ve aquí )

• dentro de la cuenta del cliente en los documentos .

Para filtrar una lista de documentos, haz clic en Filtro en la esquina superior derecha, selecciona uno o más filtros y haz clic en Aplicar. Guarda tus combinaciones de filtros como plantillas para utilizarlas en el futuro. Para obtener más detalles sobre el uso de filtros, ve aquí .

Formas de filtrar documentos:

• Cuenta: Ver sólo los documentos pertenecientes a cuentas concretas.

• cargado : Seleccionar todo, Cliente, empresao Yo para ver solo los documentos cargado tu cliente, los miembros de tu equipo, tú o todos.

• Última acción: Ver sólo los documentos que han sufrido una acción en el último número determinado de días.

• Tipos de archivo: Seleccionar todo, PDF, Word, Excel o Imágenes.

• Firmas ( elige una):

  • Todos los documentos están pendientes de firma.

  • Firmado muestra todos los documentos firmados por todos los usuarios de la cuenta.

  • Parcialmente firmado muestra todos los documentos firmados por al menos un usuario de la cuenta.

  • Firma pendiente muestra todos los documentos a los que les falta la firma de al menos un usuario de la cuenta.

  • Preparado para firmar muestra todos los documentos listos para firmar que aún no se han enviado.

  • Optado por no firmar muestra todos los documentos que todos los usuarios de la cuenta se han negado a firmar.

  • KBA pendiente muestra todos los documentos con KBA que tienen al menos un usuario de cuenta que debe firmar.

  • KBA muestra todos los documentos que tienen al menos un usuario de cuenta que ha fallado la KBA usuarios que se han negado a firmar.

  • Los documentos anulados son aquellos que se firmaron fuera de línea y fueron anulados porPropietario de la Empresa un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.

  • Kind Electronic muestra los documentos firmados con la firma electrónica simple.

  • KindAdES muestra documentos firmados con firmas electrónicas cualificadas y avanzadas (AdES .

• Aprobaciones ( elige una):

  • Todos muestra todos los documentos con las aprobaciones solicitadas.

  • Pagos pendientes muestra todos los documentos bloqueados que están esperando pago.

  • Pendiente de aprobación muestra todos los documentos pendientes de aprobación del cliente.

  • Aprobado muestra todos los documentos aprobados por el cliente.

  • Rechazados muestra todos los documentos rechazados por los clientes.

• etiquetas : Selecciona una o varias etiquetas a los documentos. 

Clasificar documentos

La ordenación es una herramienta útil para encontrar documentos. También puedes ordenar una lista después de haberle aplicado filtros. Ordenar una lista por nombre la pone en orden alfabético descendente o ascendente; ordenarla por fecha la pone en orden cronológico descendente o ascendente.

haz click en la flecha arriba-abajo a la derecha del nombre de la cabecera para ordenar la lista que hay debajo.