documentos (Básico): Previsualizar, editar, descargar, imprimir y filtrar
Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de los documentos de tus clientes. Te mostramos cómo previsualizar, descargar, filtrar, imprimir... y mucho más. ¿Sabías que también puedes editar un PDF directamente en el sitio, y luego vincularlo a un trabajo? Sigue leyendo para saber más sobre cómo trabajar con documentos.
Vista previa de documentos
TaxDome te permite previsualizar archivos PDF, archivos Office Word/Exceldocumento, DOCX, XLS, XLSX) y los populares archivos de imagen (JPG, JPEG, PNG, GIF).
Haz clic en el nombre del documento para abrir el visor de documentos. Verás las siguientes opciones:
a. Atrás: Vuelve a la carpeta de documentos.
b. Detalles del documento: Muestra el nombre del archivo, la fecha de cargar y la descripción.
c. Edita los detalles del documento: Actualiza el nombre del archivo, la descripción, etiquetas o fija el documento a una factura.
d. etiquetas: Muestra etiquetas aplicadas al documento (si las hay)
e. Solicitar el rechazo: Consulta los motivos y la fecha u hora de la desaprobación del documento o de la anulación de la firma.
f. Solicitar firma: Envía una solicitud de firma electrónica. Disponible sólo en carpetas con acceso Cliente puede ver.
g. Solicitar / reenviar aprobación: Envía o reenvía una solicitud de aprobación. Disponible sólo en carpetas con acceso de Cliente puede ver.
h. Mover: Mueve el documento entre carpetas de clientes o cuentas de clientes.
i. Sellado: Mantiene el documento en su ubicación, pero impide que el cliente lo elimine, edite o mueva a otra carpeta.
j. Descargar: Descarga una copia del documento en tu dispositivo.
k. Imprimir: Imprime el documento.
l. Menú de tres puntos: Accede a acciones adicionales del documento, como enviar el enlace del documento, duplicar, enlazar trabajos, ver el registro de auditoría o eliminar.
m. Vista a pantalla completa: Abre el documento en modo de pantalla completa. Vuelve a pulsar el icono o pulsa la tecla Esc para salir de la pantalla completa. El visor de documentos recuerda tu elección para todos los demás documentos que abras.
Imprimir documentos
Puedes acceder a la opción de impresión directamente desde el visor de documentos. Para imprimir PDF e imágenes (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.), abre el documento y haz clic en el botón de impresión situado en la parte superior derecha del visor.
Descargar documentos
Para descargar documentos o carpetas, individualmente o en bloque:
- Descarga un único documento: Abre el documento y pulsa el botón de descarga situado en la parte superior derecha del visor.
- Descargar documentos y carpetas en bloque: Selecciona los documentos o carpetas que quieras descargar de la lista, haz clic Descargar en la barra de menús.
Duplicar documentos
Puede que quieras crear una copia del documento para hacer ediciones conservando el documento original o para transferir la copia a otra cuenta de cliente.
Para crear una copia del documento, haz clic en los tres puntos a la derecha del documento y selecciona Duplicar. La copia del documento se guardará con un sufijo (por ejemplo, f1040 (2)).
Vincular documentos a trabajos
Esta sección se trasladó aquí.
Cambiar las propiedades del documento/etiquetas
Las propiedades de los documentos pueden ser modificadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos.
Para editar el nombre, la descripción o etiquetas un documento, ábrelo y haz clic en el botón con el icono i situado en la parte superior izquierda del visor.
También puedes acceder a las propiedades del documento desde la lista de documentos haciendo clic en los tres puntos a la derecha del documento y seleccionando Editar info.
Con documentos en carpetas de nivel superior con El cliente puede ver 
acceso, también puedes Bloquee este documento en una factura no pagada.
Ten en cuenta que en las etiquetas las etiquetas utilizadas por AI están marcadas con un icono.
Filtrar documentos
Los filtros le ayudan a limitar una lista de documentos a los que se ajustan a un criterio específico. Puedes filtrar una lista de documentos...
- ...dentro de la pestaña Documentos en la subpestaña documentos subpestaña (seleccione primero el cliente)
- ...dentro de la pestaña Documentos dentro de la subpestaña Recientes (para más detalles, vaya aquí)
- ...dentro de la cuenta cliente en la documentos pestaña
Para filtrar una lista de documentos, haga clic en Filtro en la esquina superior derecha, seleccione uno o más filtros, haz clic Aplicar.
Guarde sus combinaciones de filtros como plantillas para utilizarlas en el futuro. Para más detalles sobre el uso de filtros, vaya aquí.
Formas de filtrar documentos:
- Cuenta: Ver sólo los documentos pertenecientes a cuentas específicas.
- cargado por: Seleccione Cliente, empresa, Yo o Todos para ver sólo los documentos cargado por su cliente, los miembros de su equipo, usted o todos.
- Última acción: Ver sólo los documentos que han sufrido una acción en el último número determinado de días.
- Tipos de archivo: Seleccione PDF Word, Excel, Imágenes o Todos.
- Firmas (elige una):
- Todos los documentos están pendientes de firma.
- Firmado muestra todos los documentos firmados por todos los usuarios de la cuenta.
- Parcialmente firmado muestra todos los documentos firmados por al menos un usuario de la cuenta.
- Pendiente de firma muestra todos los documentos a los que les falta la firma de al menos un usuario de la cuenta.
- Preparado para firmar muestra todos los documentos listos para firmar que aún no se han enviado.
- Opted Out muestra todos los documentos que todos los usuarios de la cuenta se han negado a firmar.
- Pendiente KBA muestra todos los documentos con KBA que tienen al menos un usuario de cuenta que debe firmar.
- KBA Fallido muestra todos los documentos que tienen al menos un usuario de cuenta que ha fallado el KBA y/o usuarios que se han negado a firmar.
- Firma anulada muestra todos los documentos que fueron firmados fuera de línea y anulados por su empresa.
- Homologaciones (elija una):
- Todos muestra todos los documentos con las aprobaciones solicitadas.
- Pendiente de pago muestra todos los documentos bloqueados pendientes de pago.
- Pendiente de aprobación muestra todos los documentos pendientes de aprobación por el cliente.
- Aprobado muestra todos los documentos aprobados por el cliente.
- Rechazado muestra todos los documentos rechazados por el cliente .
- etiquetas: Selecciona uno o varios etiquetas asignados a los documentos.
Clasificar documentos
La ordenación es una herramienta útil para encontrar documentos. También puedes ordenar una lista después de haberle aplicado filtros. Ordenar una lista por nombre la pone en orden alfabético descendente o ascendente; ordenarla por fecha la pone en orden cronológico descendente o ascendente.
haz click en la flecha arriba-abajo a la derecha del nombre de la cabecera para ordenar la lista que hay debajo.
