Explicación de los documentos

TaxDome todos los documentos de los clientes en una sección central llamada «Documentos», organizada en carpetas con niveles de acceso configurables. En este artículo se explica cómo están estructurados los documentos, dónde encontrarlos y cómo funciona el control de acceso.

Resumen de documentos

La sección «Documentos» es el repositorio central de todos los documentos de los clientes en TaxDome. empresas la empresas para recibir archivos de los clientes, organizarlos en carpetas con acceso controlado y gestionar su tramitación —solicitar firmas, aprobaciones o vincular documentos a facturas—. Los documentos también se pueden vincular a trabajos conectar a proyecto .

Cómo funcionan los documentos

En general, el flujo de trabajo de los documentos flujo de trabajo el siguiente:

1. Configura la estructura de carpetas para cada cuenta de cliente: crea carpetas de primer nivel con el nivel de acceso que mejor se adapte a cada finalidad.

2. Sube documentos a TaxDome: la empresa cargar desde el portal web, computador o la aplicación móvil, o recogérselos a los clientes a través de formularios, listas de verificación de documentos, solicitudes de los clientes, solicitudes de archivos, chats o correo electrónico.

3. Organiza y etiqueta los documentos: aplica etiquetas , comprueba el estado del documento , concede permisos individuales por documento o carpeta, o sella una carpeta para mantener los archivos en su sitio.

4. Acciones con documentos: solicitar una firma electrónica, solicitar la aprobación del cliente, vincular un documento a una no pagada o vincular un documento a un trabajo aparezca en la trabajo .

Automatiza los procesos con Documents

Los documentos se vinculan a proyecto , de modo que los archivos se pueden enviar a las cuentas de los clientes y trabajos avanzar en el proyecto traspasos manuales.

Situaciones habituales de automatización:

• cargar en las carpetas de los clientes — añade la automatización «Aplicar plantilla de carpeta» a una proyecto , y la plantilla de carpeta, junto con cualquier documento que haya dentro, se aplicará a la cuenta en cuanto el trabajo esa fase.
• Mover un trabajo se haya completado la firma electrónica — vincula un documento pendiente de firma a un trabajo activa autoavanzar en la etapa; el trabajo automáticamente una vez que todas las partes hayan firmado.
• Asignar un documento a un trabajo se apruebe — vincula un documento pendiente de aprobación a un trabajo activa autoavanzar; el trabajo en cuanto el cliente lo apruebe.
• Mover un trabajo se paga un documento bloqueado — vincula un documento bloqueado a una no pagada en un trabajo activa autoavanzar; el trabajo una vez que el cliente paga y el documento se desbloquea.
• Envía recordatorios automáticos — cuando un documento está pendiente de aprobación o firma, los recordatorios programados avisan al cliente para que actúe sin que tengas que estar persiguiéndole.

cargar de documentos

Cuando un cliente sube un documento, recibes una notificación por correo electrónico. Además, recibes una notificación en tu Inbox+ . haz click en nombre del documento resaltado o en el enlace «Ir a…» para acceder al documento.

También recibirás una notificación cuando un cliente suba documentos a un formulario

En la página «Documentos», los documentos que ha cargado cliente y cargado aún no ha visto ni descargado ningún empresa de la empresa —así como las carpetas que contienen dichos archivos— aparecen marcados como «Nuevo». En cuanto cualquier miembro de tu equipo abra el archivo, la etiqueta «Nuevo» desaparecerá para todos empresa .

Junto a documentos, puedes ver el número total de documentos cargado el cliente que aún no se han abierto.

Nota

Cambia tu preferencias de notificación siempre que lo necesites.

Acceso y permisos

empresa y administradores empresa pueden cargar, editar y eliminar documentos de todas las cuentas. El resto de miembros del equipo necesitan el derecho de acceso «Gestionar documentos» para trabajar con ellos. empresa y administradores empresa también pueden configurar permisos individuales por carpeta o documento, tanto para los miembros del equipo como para los clientes.

Vista del cliente

Los clientes ven los documentos con el nivel de acceso «El cliente puede ver y editar» o «El cliente puede ver» en su portal de clientes documentos . Pueden cargar en TaxDome, gestionarlos y descargarlos, así como firmar y aprobar los documentos preparados por la empresa.

Como empresa, puedes cargar a las carpetas de las cuentas de los clientes. Si activas el interruptor «Notificar al cliente», el cliente recibirá una notificación al respecto y podrá consultar los documentos. Si el interruptor está desactivado, los documentos se añadirán a las cuentas de los clientes con la etiqueta «Nuevo ».

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