Documentos: Visión general

Índice

Antes de empezar
La página Documentos
La lista documentos
Vista del cliente
Saber cuándo los clientes cargar documentos
Quién puede gestionar documentos

Una vez que cargar documento en una cuenta, lo encontrarás yendo a Documentos en el menú lateral izquierdo o abriendo los documentos . El nivel de acceso de un documento depende de las carpetas específicas en las que lo coloques. Sigue leyendo para descubrir cómo funciona todo.

Antes de empezar

Trabajar con documentos es fundamental para los contables, ya que constituyen la base para llevar registros financieros precisos y cumplir con la normativa. Una gestión adecuada de los documentos garantiza la transparencia, reduce los errores y ayuda a cumplir los requisitos normativos. En un mundo cada vez más digital, el manejo eficiente de los documentos permite a los contables procesar y analizar rápidamente los datos, lo que favorece la estabilidad financiera y la confianza de los clientes. La función Documentos de TaxDome diseñada para almacenar y gestionar documentos de forma segura, lo que puede reducir la necesidad de guardar documentos en tu computador.

Los documentos te permiten:

Libere espacio en computador y disponga de más capacidad para otras tareas y archivos importantes.
Recopila los documentos necesarios de los clientes utilizando listas de verificación de documentos, es decir, listas personalizadas de documentos fiscales (como formularios W-2, 1099 o extractos bancarios) que se pueden adjuntar a formularios.
Utiliza los documentos junto con otras TaxDome , por ejemplo, añádelos a trabajo para tener a mano inmediatamente los documentos relacionados con un proceso específico, como la presentación de la declaración de impuestos de un cliente concreto en 2023.

La página Documentos

Para ver o descargar los documentos de todas tus cuentas, ve a la página Documentos en el menú de la barra lateral izquierda.

Aquí verás tres pestañas:

Recientes:estos son los documentos con los que has trabajado en los últimos 30 días. Es un lugar práctico para encontrar rápidamente todos tus trabajos más recientes. Para obtener más información, ve aquí .
documentos:Son documentos ordenados por cuenta de cliente. Selecciona una cuenta y, a continuación, navega por sus carpetas para acceder a los documentos. Aquí encontrarás tanto documentos recientes como antiguos. Para acceder a los documentos de un cliente específico, también puedes ir aClientes en el menú lateral izquierdo, seleccionar la cuenta y, a continuación, abrir los documentos .
Papelera:son documentos que tú has eliminado de varias cuentas en los últimos 120 días. Para obtener más información, ve aquí .

La lista documentos

En documentos muestra todos los documentos de la cuenta seleccionada.

Encontrará esta información aquí:

Nombre: El tipo de archivo del documento aparece a la izquierda de su nombre.
Contiene: Muestra cuántos documentos y subcarpetas hay en la carpeta actual. Si las subcarpetas contienen documentos u otras subcarpetas, se incluyen en el total. Por ejemplo, si tu carpeta contiene 3 subcarpetas, cada una de las cuales contiene 3 subcarpetas con 3 documentos, verás '27 documentos, 9 carpetas'.
Estado:Las etiquetas de estado te etiquetas gestionar y organizar tus documentos. Para obtener más información, ve aquí .
Juno: Muestra si el documento se ha enviado a Juno y su estado de sincronización actual.
etiqueta: Muestra etiquetas aplicadas al documento (si las hay).
cargado: Es la fecha en que se cargado el documento.
Usuario: Verás quién cargado documentos en las carpetas de nivel superior con El cliente puede ver y Privado niveles de acceso. Para más detalles sobre los niveles de acceso, vaya a aquí .
Permisos individuales: muestra el nivel de acceso establecido para cada miembro del equipo y contacto del cliente.
Permisos predeterminados: muestra el nivel de acceso predeterminado establecido para la carpeta.

Nota

Las carpetas y los documentos están etiquetados. Nuevo cuando contienencargado que aún no se han visto. Una vez que son vistos o descargados por cualquiera de los empresa , la etiqueta desaparece. Los documentos cargado un empresa nunca se etiquetan como Nuevo para el resto del personal.

En la página de una cuenta, las cinco pestañas ayudan a organizarlos documentos de esa cuenta:

Documentos: Todos los documentos de los clientes se almacenan aquí (más detalles a continuación) . Esto incluye los documentos cargado los clientes a través de las listas de verificación de documentos.
Aprobados: Estos documentos empresa han sido pagados y aprobados por el cliente, o todavía están pendientes de aprobación. etiquetas te permiten conocer su estado.
Firmas: Estos documentos empresa aún deben ser firmados por los clientes.
Entrega de declaraciones de impuestos: Son paquetes de entrega de declaraciones de impuestos que tú has creado para el cliente.
Solicitudes de archivos: Son enlaces a carpetas donde los clientes pueden cargar documentos cuando no pueden acceder al portal TaxDome .
Papelera: Son documentos que han sido borrados; pasados 120 días desaparecen definitivamente.

Vista del cliente

Como empresa, puedes cargar en las carpetas de las cuentas de los clientes. Si activas la opción Notificar al cliente, este recibirá una notificación al respecto y podrá revisar los documentos. Si la opción está desactivada, los documentos se añadirán a las cuentas de los clientes con la etiqueta Nuevo.

Saber cuándo los clientes cargar documentos

Cuando un cliente sube un documento, recibes una notificación por correo electrónico. Además, recibes una notificación en tu Inbox+ . haz click en nombre del documento resaltado o en el enlace Ir a... para acceder al documento.

También recibirás una notificación cuando un cliente suba documentos a un formulario. Para obtener más detalles al respecto, consulta este artículo .

En la páginaDocumentos, los documentos que han sido cargado el cliente y que aún no han sido vistos o descargados por ninguno de los empresa , así como las carpetas que contienen dichos archivos, aparecen etiquetados como Nuevos. Una vez que cualquier miembro de tu equipo abre el archivo, la etiqueta Nuevo desaparece para todos empresa .

Siguiente documentospuedes ver el número general de documentos sin abrircargado por el cliente.

Nota

Cambia tu preferencias de notificación siempre que lo necesites.

Quién puede gestionar documentos

empresa Propietario de la Empresa y los administradores pueden cargar, editar y eliminar documentos para todas las cuentas; todos los demás miembros del equipo deben tener los derechos de acceso adecuados:

Ve a Configuración, selecciona Equipo y Planes en la barra de menús, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del miembro del equipo y, a continuación, selecciona Editar.
Activar Gestionar documentos.
Pulsa . Guardar.