documentos (Básico): Visión general

Una vez cargar un documento a una cuenta, lo encontrará yendo a Documentos desde el menú de la barra lateral izquierda o abriendo la pestañaDocumentos de la cuenta. El nivel de acceso a un documento depende de las carpetas específicas en las que lo coloques. Sigue leyendo para saber cómo funciona todo. 

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Antes de empezar

Trabajar con documentos es crucial para los contables, ya que constituyen la base de unos registros financieros precisos y del cumplimiento de la normativa. Una gestión adecuada de los documentos garantiza la transparencia, reduce los errores y ayuda a cumplir los requisitos normativos. En un mundo cada vez más digitalizado, la gestión eficiente de los documentos permite a los contables procesar y analizar los datos con rapidez, lo que favorece la estabilidad financiera y la confianza de los clientes.

La función Documentos de TaxDome está diseñada para almacenar y gestionar documentos de forma segura, reduciendo potencialmente la necesidad de guardar documentos en tu computador. 

Los documentos le permiten: 

• Libere espacio en computador y disponga de más capacidad para otras tareas y archivos importantes.
• Utilice los documentos junto con otras funciones de TaxDome . Por ejemplo, añádalos a las tarjetas de trabajo para poder tener inmediatamente a mano los documentos relacionados con un proceso específico, como la presentación de la declaración de la renta de un cliente concreto en 2023.) 

La página Documentos

Para ver o descargar los documentos de todas sus cuentas, vaya a la página Documentos en el menú de la barra lateral izquierda. 

Aquí verás tres pestañas: 

• Recientes: Son los documentos con los que has trabajado en los últimos 30 días. Es un lugar práctico para encontrar rápidamente todos tus trabajos más recientes. Para más información, haz clic aquí.
• documentos: Se trata de documentos ordenados por cuenta de cliente. Seleccione una cuenta y navegue hasta sus carpetas para acceder a los documentos. Aquí encontrará documentos recientes y antiguos. Para acceder a los documentos de un cliente concreto, también puede ir a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, seleccionar la cuenta y abrir la pestaña documentos pestaña 
• Papelera: Son los documentos que has borrado de varias cuentas en los últimos 120 días. Para más detalles, vaya aquí.

La lista documentos

La lista documentos lista muestra todos los documentos de la cuenta seleccionada. 

Encontrará esta información aquí:

• Nombre: El tipo de archivo del documento aparece a la izquierda de su nombre.

• Contiene: Muestra cuántos documentos y subcarpetas hay en la carpeta actual. Si las subcarpetas contienen documentos u otras subcarpetas, se incluyen en el total. Por ejemplo, si su carpeta contiene 3 subcarpetas, cada una de las cuales contiene 3 subcarpetas con 3 documentos, verá: '27 documentos, 9 carpetas'.

• cargado: Esta es la fecha en que el documento fue cargado.

• Usuario: Ya ves quién cargado documentos a las carpetas de nivel superior con El cliente puede ver y Privado niveles de acceso. Para más detalles sobre los niveles de acceso, vaya a aquí.

• Descripción: Si se añadió una descripción mientras el documento estaba en cargado, la verá aquí.

• Estado: El estado etiquetas le ayuda a gestionar y organizar sus documentos. Para más detalles, vaya aquí.

• Las carpetas y los documentos se etiquetan como NUEVOS cuando contienen archivos del cliente -cargado que aún no se han visualizado. Una vez vistos o descargados por cualquiera de los miembros de empresa , la etiqueta desaparece.

Nota Los documentos cargado de un miembro de empresa nunca se etiquetan como Nuevos para el resto del personal. 

En la páginaDocumentos de una cuenta, las cinco pestañas ayudan a organizar los documentos de esa cuenta:

• Documentos: Aquí se almacenan todos los documentos de los clientes (más detalles a continuación).
• Aprobados: Estos documentos preparados por empresa han sido pagados y aprobados por el cliente, o están pendientes de aprobación. etiquetas le permite conocer su estado. 
• Firmas: Estos documentos preparados por empresa deben ser firmados por los clientes.
• Solicitudes de archivos: Son enlaces a carpetas donde los clientes pueden cargar documentos cuando no pueden iniciar sesión en el portal TaxDome . 
• Papelera: Son documentos que han sido borrados; pasados 120 días desaparecen definitivamente. 

Saber cuándo los clientes cargar documentos

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+. Click on the highlighted document name or the Go to... link to get to the document.

También recibirá una notificación cuando un cliente cargue documentos en formulario. Para obtener más información al respecto, vaya aquí.

En la página Documentos, los documentos que han sido enviados a cargado por el cliente y que aún no han sido vistos ni descargados por ninguno de los miembros de empresa -y las carpetas que contienen dichos archivos- se etiquetan como Nuevos. Cuando un miembro del equipo abre el archivo, la etiqueta Nuevo desaparece para todos los miembros de empresa . 

Junto a documentospuede ver el número general de documentos cargado sin abrir por el cliente.

Consejo: Cambia tus preferencias de notificación siempre que lo necesites.

Quién puede gestionar documentos

empresa Propietario de la Empresa y los administradores pueden cargar, editar y eliminar documentos para todas las cuentas; todos los demás miembros del equipo deben tener los derechos de acceso adecuados:

1. Vaya aConfiguración, seleccione Equipo y planes en la barra de menús, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del miembro del equipo y, a continuación, seleccione Editar.

2. Active Gestionar documentos.

3. Haga clic en Guardar.