Documentos: Visión general

Once you upload a document to an account, you’ll find it by going to Documents from the left sidebar menu or by opening the account’s Docs tab. A document’s access level depends on the specific folders you place it in. Read on to find out how it all works. 

Antes de empezar

Working with documents is crucial for accountants as they form the basis for accurate financial records and compliance. Proper document management ensures transparency, reduces errors, and helps meet regulatory requirements. In an increasingly digital world, efficient document handling enables accountants to quickly process and analyze data, supporting financial stability and client trust. The Documents feature in TaxDome is designed to store and manage documents securely, potentially reducing the need to save documents on your computer. 

Documents allow you to: 

• Libere espacio en computador y disponga de más capacidad para otras tareas y archivos importantes.
• Use documents in conjunction with other TaxDome features, e.g., add them to job cards so you can immediately have on hand those documents related to a specific process, such as filing a tax return for a particular client in 2023).

La página Documentos

Para ver o descargar los documentos de todas tus cuentas, ve a la página Documentos en el menú de la barra lateral izquierda. 

Aquí verás tres pestañas: 

• Recent: These are the documents you’ve worked with in the last 30 days. It’s a convenient place to quickly find all of your most recent work. For more details, go here .

• Docs: These are documents arranged by client account. Select an account, then navigate to its folders to access documents. You’ll find both recent and old documents here. To access the documents for a specific client, you can also go to Clients from the left sidebar menu, select the account, then open the Docs tab. 

• Trash: These are documents that you deleted from various accounts in the last 120 days. For more details, go here .

La lista documentos

En documentos muestra todos los documentos de la cuenta seleccionada. 

Encontrará esta información aquí:

• Nombre: El tipo de archivo del documento aparece a la izquierda de su nombre.

• Contiene: Muestra cuántos documentos y subcarpetas hay en la carpeta actual. Si las subcarpetas contienen documentos u otras subcarpetas, se incluyen en el total. Por ejemplo, si tu carpeta contiene 3 subcarpetas, cada una de las cuales contiene 3 subcarpetas con 3 documentos, verás '27 documentos, 9 carpetas'.

• cargado: Es la fecha en que se cargado el documento.

• Usuario: Verás quién cargado documentos en las carpetas de nivel superior con El cliente puede ver y Privado niveles de acceso. Para más detalles sobre los niveles de acceso, vaya a aquí .

• Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here .

• Tag: Shows tags applied to the document (if any).

• Individual permissions: Shows individual access level set for team members and client contacts.

• Default permissions: Shows the default access level set for the folder.

Las carpetas y documentos se etiquetan como NUEVO cuando contienen archivos cargado por el cliente que aún no han sido vistos. Una vez que son vistos o descargados por cualquiera de los miembros de la empresa , la etiqueta desaparece.

Nota

Los documentos cargado por un miembro de empresa nunca se etiquetan como Nuevos para el resto del personal.

En la página de una cuenta, las cinco pestañas ayudan a organizarlos documentos de esa cuenta:

• Documents: All client documents are stored here (more details below ).

• Aprobados: Estos documentos empresa han sido pagados y aprobados por el cliente, o todavía están pendientes de aprobación. etiquetas te permiten conocer su estado. 

• Firmas: Estos documentos empresa aún deben ser firmados por los clientes.

• Solicitudes de archivos: Son enlaces a carpetas donde los clientes pueden cargar documentos cuando no pueden acceder al portal TaxDome . 

• Papelera: Son documentos que han sido borrados; pasados 120 días desaparecen definitivamente. 

Vista del cliente

As a firm, you can upload documents to the client accounts folders. If you enable the “Notify client” toggle , the client receives a notification about it and may review documents. If the toggle is disabled, the documents will be added to the client accounts with the “New” label.

Saber cuándo los clientes cargar documentos

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

You also receive a notification when a client uploads documents to an organizer. For more details about this, go here .

On the Documents page, documents that have been uploaded by the client and haven’t been viewed or downloaded by any of the firm members yet—and folders containing such files—are labeled New. Once any member of your team opens the file, the New label disappears for all firm members. 

Siguiente documentospuedes ver el número general de documentos sin abrircargado por el cliente.

Nota

Cambia tus preferencias de notificación siempre que lo necesites.

Quién puede gestionar documentos

empresa Propietario de la Empresa y los administradores pueden cargar, editar y eliminar documentos para todas las cuentas; todos los demás miembros del equipo deben tener los derechos de acceso adecuados:

1. Ve a Configuración, selecciona Equipo y Planes en la barra de menús, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del miembro del equipo y, a continuación, selecciona Editar.

2. Activar Gestionar documentos.

3. Pulsa . Guardar.

   

Consejo

Firm owner and admins can also set up individual permissions for team members and clients.

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