Trabajar con la lista de documentos recientes
En este artículo se explica cómo buscar, filtrar, ordenar y gestionar la lista de documentos recientes. Para realizar acciones en un documento concreto (previsualizarlo, editarlo, descargarlo o vincularlo a un trabajo consulta Gestionar documentos .
Trabajar con la lista de documentos
En la página «Documentos», dentro de la pestaña «Recientes», encontrarás todos los documentos de los clientes en los que se haya realizado alguna acción ( cargado, abiertos, enviados, bloqueados, firmados, etc.) en los últimos 30 días. Esto te permite acceder rápidamente a cualquier proyecto en curso. Pasa el cursor por el icono de información de la columna «Última acción» para ver cuál fue la última acción registrada.
La pestaña «Recientes» de la página «Documentos» te permite gestionar tu lista de documentos recientes mediante búsquedas, filtros, ordenación y personalización de la tabla para encontrar los archivos que necesitas.
Buscar documentos
Para encontrar un documento concreto, usa el campo de búsqueda: escribe una consulta y la lista se reducirá a los resultados que coincidan. Para buscar en todos los documentos, explora la búsqueda global de documentos.
Filtrar la lista de documentos
Los filtros te ayudan a reducir la lista «Recientes» a los documentos que cumplen criterios específicos; por ejemplo, todos los documentos recientes de una cuenta concreta. Para filtrar la lista, haz clic en «Filtrar» en la esquina superior derecha, selecciona uno o varios filtros y haz clic en «Aplicar». Puedes guardar cualquier combinación de filtros como plantilla para usarla más adelante; consulta «plantillas de filtro reutilizables» para obtener más detalles.
Para ver la lista completa de filtros disponibles, consulta «Filtros disponibles» más abajo .
Ordena la lista de documentos
Puedes ordenar la lista «Recientes» por cargado . Haz clic en la flecha arriba-abajo que hay junto a la cargado para cambiar entre orden cronológico ascendente y descendente.
Personalizar columnas
Puedes personalizar tu lista de documentos de varias formas: cambiar el tamaño, activar, desactivar y mover columnas a tu gusto.
- Cambiar el ancho de las columnas: haz clic y mantén pulsada la línea divisoria entre los nombres de las columnas y arrástrala hasta el ancho que quieras.
- Elige qué columnas quieres mostrar: haz clic en el icono de la rueda dentada situado en la parte superior derecha de la tabla.
En el panel de configuración, selecciona las columnas que quieras que se muestren y cambia su orden. Puedes activar, desactivar o mover cualquier columna. Al hacer clic en «Aplicar», la tabla se actualiza con la nueva configuración. Haz clic en «Restablecer» para recuperar todas las columnas.
Para ver la lista completa de columnas disponibles, consulta la sección «Columnas de la lista de documentos recientes» más abajo .
Referencia: Lista de columnas de documentos recientes
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Cliente | La cuenta cargado se ha cargado el documento |
| Archivo | El nombre del documento. El icono del tipo de archivo aparece a la izquierda del nombre |
| cargado | La fecha en que se cargado el documento |
| Usuario | Muestra quién cargado documento a una carpeta de nivel superior con El cliente puede ver o Privado nivel de acceso |
| Última acción | La fecha de la última acción realizada en el documento. Pasa el cursor por el icono de información para ver el tipo de acción |
| Estado | Te ayuda a gestionar y organizar tus documentos; más información sobre los estados de los documentos |
| etiquetas | Programas etiquetas aplicadas al documento (si las hay) |
Referencia: Filtros disponibles
| Filtro | Qué devuelve |
|---|---|
| Cuenta | Documentos para una cuenta de cliente concreta |
| cargado | Filtrar por autor: Todos, Cliente, empresao Yo |
| Última acción | Documentos en los que se ha realizado alguna acción en los últimos días seleccionados |
| Tipos de archivo | Filtrar por formato de archivo: Todos, PDF, Word, Excel o Imágenes |
| Firmas | Elige una opción: Todos (documentos que deben firmarse), Firmados (totalmente firmados), Firmados parcialmente (firmados por al menos un usuario de la cuenta), Pendientes de firma (falta la firma de al menos un usuario), Preparados para la firma (necesitan firmarse, aún no se han enviado), Excluidos (todos los usuarios de la cuenta se han negado a firmar), Pendiente KBA (KBA con al menos un usuario que debe firmar), KBA (al menos un usuario ha fallado KBA se ha negado), o Firma anulada (firmada fuera de línea y anulada por tu empresa) |
| Homologaciones | Elige una de estas opciones: Todos (todos los documentos con las aprobaciones solicitadas), Pendiente de pago ( documentos bloqueados a la espera de pago), Pendiente de aprobación (a la espera de la aprobación del cliente), Aprobado (aprobado por el cliente), o Rechazado (rechazado por el cliente) |
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