documentos (Básico): Solicitar e-feedback (aprobar/desaprobar) a los clientes

Asegúrate de que tus clientes están satisfechos y de que no se te ha pasado nada por alto solicitando la aprobación de los documentos que has preparado. Así no solo te aseguras de que los clientes están satisfechos con tu trabajo, sino que también compruebas que lo has hecho todo correctamente.

Cuando un cliente no está satisfecho, se le pide que explique por qué, para que usted sepa inmediatamente qué debe solucionar.

Solicitar autorizaciones

¿Quieres obtener el visto bueno de un cliente por un servicio que has realizado? Asegúrate de que el documento se guarda en una carpeta con El cliente puede ver acceso, sigue estos pasos:

1. Abre el documento y haz clic en el botón de marca de aprobación situado en la parte superior del visor de documentos.

También puedes solicitar la aprobación del cliente mientras subes documentos o haciendo clic en los tres puntos a la derecha del documento en la lista y seleccionando Solicitar aprobación.

2. Escribe tu mensaje para el cliente ( opcional).

3. Establece recordatorios ( opcional), y luego envía tu solicitud.

Recordar a los clientes las aprobaciones pendientes

Cada vez que envíe documentos que deban ser aprobados por los clientes, éstos recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas en la columna Notificar de la lista de cuentas.

Si los destinatarios tardan demasiado en aprobar un documento, tiene dos opciones:

Reenviar manualmente una notificación.
Establezca recordatorios automáticos.

Enviar manualmente nuevos recordatorios

Para enviar manualmente un recordatorio al cliente para que apruebe un documento, siga estos pasos:

1. Abre el documento, haz clic el botón de aprobación situado en la parte superior del visor de documentos.

También puedes reenviar la aprobación del cliente haciendo clic en los tres puntos a la derecha del documento y seleccionando Reenviar solicitud de aprobación.

2. Escribe tu mensaje para el cliente ( opcional).

3. Establece recordatorios ( opcional), y luego vuelve a enviar tu solicitud.

Esto es lo que ocurre:

Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
Una notificación del portal pasa a ocupar el primer lugar entre las tareas pendientes del cliente.

Recordatorios automáticos

Activa los Recordatorios cuando envíes o reenvíes una solicitud de aprobación de un cliente. Cuando los Recordatorios están activados, se envía un correo electrónico adicional al cliente cuando no aprueba el documento en un determinado número de días. Una vez activados los Recordatorios, puedes configurar los siguientes parámetros:

Días hasta el próximo recordatorio: Recordar al cliente tras x días de inactividad. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que el documento sea cargado.
Número de recordatorios: Enviar hasta x número de recordatorios. Por defecto, el cliente solo recibe un correo de recordatorio.

Los recordatorios se detienen cuando...

...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
...el cliente aprobó el documento.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informa de la recepción de una solicitud de aprobación de un documento. Tus clientes pueden ver y abrir esas solicitudes de distintas formas:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Documentos.
Desde la notificación del correo electrónico: Haz clic en Revisar los documentos del correo electrónico.

Después, los clientes interactuarán con tu formulario de opinión: aprobar o desaprobar.

Para ver la aprobación enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de sólo lectura.

¿Saber cuándo los clientes han aprobado o desaprobado documentos?

Una vez que un cliente ha aprobado o desaprobado un documento, éste pasa a encabezar la lista Recientes de la página Documentos .

Si has activado la casilla Aprobaciones en la sección Preferencias de notificación de laconfiguración de tu Cuenta, también recibirás un correo electrónico y una notificación en tu Inbox+.

haz click en el nombre del documento o Ir a... para verlo.

Los estados de los documentos se muestran en la pestaña Documentos. Para obtener más información sobre los estados, haga clic aquí.

La pista de auditoría del documento muestra si el cliente aprobó o desaprobó un documento.

Gestión de autorizaciones

1. Hay varias formas de localizar los documentos pendientes de aprobación. Elija la que más le convenga:

Vaya a Documentos para ver todos los documentos con los que se ha trabajado activamente (cargado, editado, enviado, bloqueado a una factura, etc) en los últimos 30 días,
Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para ver los documentos de un cliente.
Vaya a la pestaña documentos de la cuenta del cliente.

2. ¿Desea limitar la lista de documentos pendientes de aprobación? Haga clic enFiltro en la esquina superior derecha y seleccione uno o más filtros en la sección Aprobaciones para limitar los resultados de su búsqueda.

Todos: todos los documentos pendientes de aprobación
Pendiente de pago: todos los documentos bloqueados en facturas y pendientes de pago
Pendiente de aprobación: todos los documentos pendientes de aprobación por el cliente
Aprobados: todos los documentos aprobados por el cliente
Rechazados: todos los documentos rechazados por el cliente

3. Haga clic en Aplicar para filtrar la lista.

Para ver todos los documentos pendientes de aprobación de un cliente, vaya a la cuenta, abra documentosy, a continuación, abra la subpestaña Aprobaciones .

Verás la siguiente información:

Nombre del documento: el nombre del documento junto con un icono que muestra el tipo de archivo.
Fecha de solicitud: fecha en la que se solicitó la aprobación del cliente
cargado por: el nombre del miembro del equipo que cargado el documento
Descripción: una descripción del documento si se añadió una cuando se creó cargado (opcional)
Estado: el estado del documento. Más información sobre los estados de los documentos aquí.
Desaprobado: la fecha en que se rechazó el documento si fue

Cancelar solicitud de aprobación

Si el documento necesita modificaciones, se envió por error o ya no es relevante, puedes cancelar tu solicitud de aprobación. Para ello, abre el documento pendiente de aprobación, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha del visor de documentos y selecciona Cancelar solicitud de aprobación.

También puedes acceder al botón del mismo nombre haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del documento.

Buscar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación

Puede filtrar fácilmente su lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen documentos pendientes de aprobación.

Vaya a Clientes, haz clic Filtro.
Seleccione Aprobaciones en el menú desplegable y marque Pendiente de aprobación.

También puedes utilizar el filtro de la página Documentos en la pestaña Recientes .

Averigüe por qué los clientes han rechazado documentos

Si un cliente no está totalmente satisfecho con un documento que has preparado, TaxDome le pide que explique por qué. Para ver la opinión de un cliente, abre el documento, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona Mostrar más información (el botón no está disponible si el documento fue aceptado). A la derecha del documento, encontrarás la lista de Motivos de Desaprobación con los comentarios del cliente.