documentos (Básico): Solicitar respuesta electrónica (aprobar/desaprobar) de los clientes

Asegúrate de que tus clientes están satisfechos y de que no se te ha pasado nada por alto solicitando la aprobación de los documentos que has preparado. Así no solo te aseguras de que los clientes están satisfechos con tu trabajo, sino que también compruebas que lo has hecho todo correctamente.

Cuando un cliente no está satisfecho, se le pide que explique por qué, para que usted sepa inmediatamente qué debe solucionar.

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Cubierto aquí:

• Cómo solicitar autorizaciones
• Recordar a los clientes las aprobaciones pendientes
• Cómo se ven las aprobaciones por parte del cliente
• ¿Saber cuándo un cliente ha aprobado o desaprobado un documento?
• Gestión de autorizaciones
• Encontrar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación
• Averiguar por qué un cliente ha rechazado un documento
• Vinculación de documentos Pendiente de aprobación a trabajos y uso de autoavanzar

Cómo solicitar autorizaciones

¿Quieres obtener el visto bueno de un cliente por un servicio que realizaste? Activa Solicitar la aprobación del cliente cuando cargar documentos a una carpeta con El cliente puede ver acceso o mientras editar un documento ya cargado. A continuación, configure Recordatorios si también los quieres. 

Recordar a los clientes las aprobaciones pendientes

Tus clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un documento que debe ser aprobado. Decide si también quieres que reciban recordatorios cuando tarden demasiado.

Si quieres un recordatorio para salir...

• ...reenviar manualmente una notificación.
• ...establecer recordatorios automáticos.

Enviar manualmente un nuevo recordatorio 

Para enviar manualmente un recordatorio al cliente para que apruebe un documento, siga estos pasos:

1. Vaya a la cuenta del cliente, seleccione la pestaña documentos pestaña, abra la subpestaña Aprobaciones , haz clic Solicitar aprobación para Pendiente.
2. Revise y edite el mensaje para el cliente (opcional), haz clic el botón Enviar Solicitud .

Esto es lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• Una notificación del portal pasa a ocupar el primer lugar entre las tareas pendientes del cliente.

Recordatorios automáticos

Active Recordatorios cuando cargue documentos que desee que los clientes aprueben. También puede activar esta función en cualquier momento haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y seleccionando Editar. Cuando los Recordatorios están activados, se envía un correo electrónico adicional al cliente cuando no aprueba el documento en un determinado número de días. Una vez activados los Recordatorios, puede hacer algunas selecciones.  

• Días hasta el próximo recordatorio: Recordar al cliente tras x días de inactividad. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que el documento sea cargado.

• Número de recordatorios: Enviar hasta x número de recordatorios. Por defecto, el cliente solo recibe un correo de recordatorio.

Los recordatorios se detienen cuando...

• ...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
• ...el cliente aprobó el documento.

Cómo se ven las aprobaciones por parte del cliente

Una vez enviados los documentos que necesitan aprobación, el cliente recibe una notificación en su panel de control y un mensaje en su correo electrónico.

En su portal de clientes, verán todos los documentos pendientes de su aprobación en la ventana emergente En espera de acción de su páginaDocumentos . A continuación, te mostramos cómo el cliente aprueba tu trabajo:

¿Quieres ver TaxDome desde el punto de vista de un cliente? Echa un vistazo a una vista de sólo lectura de su portal.

Vinculación de documentos Pendiente de aprobación a trabajos y uso de autoavanzar

Vincule los documentos pendientes de aprobación a trabajos para que estén disponibles de inmediato en su proyectos. Además, active autoavanzar trabajos  . De este modo, una vez que el cliente aprueba un documento, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente fase del proyecto.

Así es como funciona:

1. Acceda a la configuración de proyecto , añada la etapa para el documento pendiente de aprobación y, a continuación, activeAutomove trabajos. No es necesario añadir automatizaciones.

2. Vaya a proyecto, asegúrese de que trabajo se encuentra en la fase correcta y, a continuación, vincule el documento pendiente de aprobación a la misma: Haga clic en la casilla trabajo , haga clic en + Enlace en la parte superior, seleccione Documentos, haga clic en la carpeta y elija el/los archivo(s), haz clic Enlace.

Ya está. Una vez que el cliente aprueba el documento, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el proyecto. Y si mueve el trabajo manualmente, puede decidir qué hacer con el documento vinculado.

¿Saber cuándo un cliente ha aprobado o desaprobado un documento?

Una vez que un cliente ha aprobado o desaprobado un documento, éste pasa a encabezar la lista Recientes de la página Documentos . 

Si ha activado la casilla de verificación Aprobaciones en la sección Preferencias de notificación de Configuración, también recibirá un correo electrónico y una notificación en su Inbox+. 

Haga clic en el nombre del documento o en Ir a... para verlo.

Los estados de los documentos se muestran en la pestaña Documentos. Para obtener más información sobre los estados, haga clic aquí.

La pista de auditoría del documento muestra si el cliente aprobó o desaprobó un documento.

Gestión de autorizaciones

1. Hay varias formas de localizar los documentos pendientes de aprobación. Elija la que más le convenga:

• Vaya a Documentos para ver todos los documentos con los que se ha trabajado activamente (cargado, editado, enviado, bloqueado a una factura, etc) en los últimos 30 días, 
• Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para ver los documentos de un cliente.
• Vaya a la pestaña documentos de la cuenta del cliente. 

2. ¿Desea limitar la lista de documentos pendientes de aprobación? Haga clic enFiltro en la esquina superior derecha y seleccione uno o más filtros en la sección Aprobaciones para limitar los resultados de su búsqueda. 

• Todos: todos los documentos pendientes de aprobación
• Pendiente de pago: todos los documentos bloqueados en facturas y pendientes de pago
• Pendiente de aprobación: todos los documentos pendientes de aprobación por el cliente
• Aprobados: todos los documentos aprobados por el cliente
• Rechazados: todos los documentos rechazados por el cliente

3. Haga clic en Aplicar para filtrar la lista.

Para ver todos los documentos pendientes de aprobación de un cliente, vaya a la cuenta, abra documentosy, a continuación, abra la subpestaña Aprobaciones .

Verás la siguiente información:

• Nombre del documento: el nombre del documento junto con un icono que muestra el tipo de archivo.
• Fecha de solicitud: fecha en la que se solicitó la aprobación del cliente
• cargado por: el nombre del miembro del equipo que cargado el documento
• Descripción: una descripción del documento si se añadió una cuando se creó cargado (opcional)
• Estado: el estado del documento. Más información sobre los estados de los documentos aquí.
• Desaprobado: la fecha en que se rechazó el documento si fue

Encontrar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación

Puede filtrar fácilmente su lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen documentos pendientes de aprobación.

1. Vaya a Clientes, haz clic Filtro.
2. Seleccione Aprobaciones en el menú desplegable y marque Pendiente de aprobación.

También puede añadir el filtro en la página Documentos, en la pestaña Recientes .

Averiguar por qué un cliente ha rechazado un documento

Si un cliente no está del todo satisfecho con un documento que has preparado, TaxDome le pide que explique por qué. Para ver los comentarios de un cliente, abra el documento, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Mostrar más información (el botón no está disponible si el documento ha sido aceptado). A la derecha del documento, encontrará la lista de Motivos de desaprobación con los comentarios del cliente.

Haga clic en Atrás para volver a la lista de documentos.