documentos (Básico): Solicitar respuesta electrónica (aprobar/desaprobar) de los clientes

Asegúrate de que tus clientes están satisfechos y de que no se te ha escapado nada solicitando la aprobación de los documentos que has preparado. Esto le permite no solo asegurarse de que los clientes están satisfechos con su trabajo, sino también comprobar que lo ha hecho todo correctamente.

Cuando un cliente no está satisfecho, se le pide que explique por qué, para que usted sepa inmediatamente qué debe hacer.

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Explicamos aquí:

• Cómo Solicitar Autorizaciones
• Recordar a los Clientes sobre las Aprobaciones Pendientes
• Cómo se ven las aprobaciones en el lado del cliente
• ¿Saber cuándo un cliente aprobó o desaprobó un documento?
• Gestión de autorizaciones
• Encontrar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación
• Averiguar por qué un cliente ha rechazado un documento
• Vinculación de documentos Pendiente de aprobación a trabajos y uso de autoavanzar

Cómo Solicitar Autorizaciones

¿Quieres obtener el visto bueno de un cliente por un servicio que has realizado? Activa el Solicitar la aprobación del cliente cuando cargar documentos a una carpeta con El cliente puede ver acceso o mientras editar un documento ya cargado. A continuación, configure Recordatorios si también los quieres. 

Recordar a los Clientes sobre las Aprobaciones Pendientes

Tus clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un documento que debe ser aprobado. Decide si también quieres que reciban recordatorios cuando tarden demasiado.

Si quieres un recordatorio para salir,...

• ...reenviar manualmente una notificación.
• ...establecer recordatorios automáticos.

Enviar manualmente un nuevo recordatorio 

Para enviar manualmente un recordatorio al cliente para que apruebe un documento, siga estos pasos:

1. Ve a la cuenta del cliente, selecciona la pestaña Documentos , abra la subpestaña Approvals y haz clic en Solicitar Aprovación para Pendiente.
2. Revise y edite el mensaje para el cliente (opcional), haz clic el botón Enviar Solicitud .

Esto es lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• Una notificación del portal pasa a ocupar el primer lugar de las tareas pendientes del cliente.

Recordatorios Automáticos

Active los recordatorios cuando cargue documentos que desee que los clientes aprueben. También puede activar esta función en cualquier momento haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y seleccionando Editar. Cuando los record atorios están activados, se envía un correo electrónico adicional al cliente cuando no aprueba el documento en un determinado número de días. Una vez que actives los Recordatorios, puedes hacer algunas selecciones.  

• Días hasta el próximo recordatorio: Recordar al cliente tras x días de inactividad. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que el documento sea cargado.

• Número de recordatorios: Enviar hasta x número de recordatorios. Por defecto, el cliente solo recibe un correo de recordatorio.

Los recordatorios se detienen cuando...

• ...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
• ...el cliente aprobó el documento.

Cómo se ven las aprobaciones en el lado del cliente

Una vez que haya enviado los documentos que necesitan aprobación, el cliente recibe una notificación en su tablero y un mensaje en su correo electrónico.

En su portal de clientes, verán todos los documentos que esperan su aprobación en la ventana emergente " Esperando acción " de su página deDocumentos . A continuación, te mostramos cómo el cliente aprueba tu trabajo:

¿Quieres ver TaxDome desde el lado de un cliente? Echa un vistazo a una vista de sólo lectura de su portal.

Vinculación de documentos Pendiente de aprobación a trabajos y uso de autoavanzar

Esta sección es sólo para usuarios de TaxDome.

Vincule los documentos pendientes de aprobación a trabajos para que estén disponibles de inmediato en su proyectos. Además, active Autoavanzar Trabajos  . De este modo, una vez que el cliente aprueba un documento, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente fase del proyecto.

Así es como funciona:

1. Accede a la configuración del proyecto, añade la etapa del documento pendiente de aprobación y, a continuación, activa la opción Automatizar trabajos. No es necesario añadir automatizaciones.

2. Ve al proyecto, asegúratte de que el trabajo está en la etapa correcta, y luego vincula el documento pendiente de aprobación a el: Haz clic en el cuadro de trabajo, haz clic en + Enlace en la parte superior, selecciona Documentos, haz clic en la carpeta y elige el/los archivo/s, luego haz clic en Enlace.

Ya está. Una vez que el cliente aprueba el documento, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el proyecto. Y si mueve el trabajo manualmente, puede decidir qué hacer con el documento vinculado.

¿Saber cuándo un cliente ha aprobado o desaprobado un documento?

Una vez que un cliente ha aprobado o desaprobado un documento, éste pasa a encabezar la lista Recientes de la página Documentos . 

Si ha activado la casilla de verificación Aprobaciones en la sección Preferencias de notificación de Configuración, también recibirá un correo electrónico y una notificación en su Inbox+. 

Haga clic en el nombre del documento o en Ir a... para verlo.

El Registro de Auditoría del documento muestra si el cliente aprobó o desaprobó un documento.

Gestión de autorizaciones

1. Hay varias formas de localizar los documentos pendientes de aprobación. Elija la que más le convenga:

• Vaya a Documentos para ver todos los documentos con los que se ha trabajado activamente (cargado, editado, enviado, bloqueado a una factura, etc) en los últimos 30 días, 
• Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para ver los documentos de un cliente.
• Vaya a la pestaña documentos de la cuenta del cliente. 

2. ¿Desea limitar la lista de documentos pendientes de aprobación? Haga clic enFiltro en la esquina superior derecha y seleccione uno o más filtros en la sección Aprobaciones para limitar los resultados de su búsqueda. 

• Todos: todos los documentos pendientes de aprobación
• Pendiente de pago: todos los documentos bloqueados en las facturas y pendientes de pago
• Pendiente de aprobación: todos los documentos que están a la espera de la aprobación del cliente
• Aprobado: todos los documentos aprobados por el cliente
• Rechazado: todos los documentos rechazados por el cliente

3. Haga clic en Aplicar para filtrar la lista.

Para ver todos los documentos pendientes de aprobación de un cliente, vaya a la cuenta, abra documentosy, a continuación, abra la subpestaña Aprobaciones .

Verás la siguiente información:

• Nombre del documento: el nombre del documento junto con un icono que muestra el tipo de archivo.

• Fecha de solicitud: la fecha en que se solicitó la aprobación del cliente

• cargado por: el nombre del miembro del equipo que cargado el documento

• Descripción: una descripción del documento si se añadió una cuando el documento fue cargado (opcional)

• Estado: el estado del documento. Obtén más información sobre los estados de los documentos aquí.

• Desaprobado: la fecha en que el documento fue rechazado si fue

Encontrar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación

Puedes filtrar fácilmente tu lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen documentos pendientes de aprobación.

1. Vaya a Clientes, haz clic FILTRO.
2. En la sección Aprobaciones, seleccione Pendiente, haz clic Aplicar en la parte inferior de la página.

También puede hacerlo en la página Documentos, en la pestaña Recientes .

Averiguar por qué un cliente ha rechazado un documento

Si un cliente no está del todo satisfecho con un documento que usted ha preparado, TaxDome le pide que le explique por qué. Para ver los comentarios de un cliente, haz clic en el nombre del documento. A la derecha del documento, encontrarás una lista de motivos de desaprobación con los comentarios del cliente.

Haga clic en CERRAR para volver a la lista de documentos.