Todo lo que necesitas saber sobre las firmas electrónicas en los documentos

Las firmas electrónicas de TaxDome los clientes firmar formularios, contratos y declaraciones de impuestos desde cualquier dispositivo, con validez legal y sin necesidad de imprimir, firmar y enviar por correo. El mismo motor de firma electrónica funciona en dos contextos: documentos y paquetes de declaraciones de impuestos.

Las firmas electrónicas de un vistazo

Las firmas electrónicas están reconocidas legalmente en EE. UU., Canadá, Europa y Australia desde principios de la década de 2000. Una firma electrónica tiene la misma validez que una firma manuscrita, pero los clientes no tienen que perder tiempo de sus apretadas agendas imprimiendo, firmando, haciendo copias y enviando el documento por correo postal. En su lugar, firman los documentos electrónicamente y aceptan los acuerdos a través de su TaxDome .

Hay dos formas de usar las firmas electrónicas para los documentos en TaxDome.

• La firma electrónica de documentos y formularios te permite solicitar firmas en cualquier PDF incluidos los formularios oficiales del gobierno. Puedes colocar campos en cualquier parte del documento, solicitar KBA QES la verificación de identidad y permitir que los clientes firmen sin tener que iniciar sesión en el portal.

• La firma electrónica de los paquetes de declaración de impuestos utiliza el mismo motor de firma que se emplea en el envío de las declaraciones. Los clientes siguen un proceso guiado paso a paso para revisar los documentos, firmar y pagar las facturas, todo en una sola experiencia.

  

Cómo funciona la firma electrónica

En general, el flujo de trabajo de la firma electrónica flujo de trabajo el siguiente:

1. Prepara el documento: cargar PDF una carpeta a la que el cliente tenga acceso, o crea un borrador de la declaración de impuestos.

2. Añade firmantes y campos: elige a los firmantes de la lista de contactos vinculada y añade a terceros por correo electrónico.

3. Elige un método de firma: activa KBA, QES AdES se necesita una verificación adicional. De lo contrario, la solicitud se tramitará por defecto con una firma electrónica simple.

4. Envía la solicitud: el cliente recibe un correo electrónico y una notificación en el portal.

5. Firmas de los clientes: los clientes hacen clic en los campos de firma del portal, la aplicación móvil o el enlace del correo electrónico, completan los pasos de verificación necesarios y confirman.

6. Sigue el proceso: comprueba el estado de las firmas y descarga el documento firmado junto con un certificado de finalización una vez que todos lo hayan firmado.

Métodos de firma

TaxDome cuatro métodos de firma, cada uno con diferente validez legal y requisitos de verificación:

• Firma electrónica simple: el método predeterminado. El cliente escribe o dibuja su firma; TaxDome la identidad del firmante y la marca de tiempo en el registro de auditoría
• Autenticación basada en el conocimiento (KBA) — necesaria para IRS Formulario 8879. El cliente responde a cinco preguntas de verificación de identidad generadas a partir de registros públicos de datos de consumidores antes de firmar. Disponible para clientes de EE. UU. con un número de la Seguridad Social
• Firma electrónica cualificada (QES) — Firma conforme con el Reglamento eIDAS con el mayor valor legal en la UE, equivalente a una firma manuscrita. El cliente verifica su identidad a través de un proveedor de servicios de confianza cualificado antes de firmar
• Firma electrónica avanzada (AdES): el mismo proceso que QES sin el certificado cualificado. Tiene menos valor legal que QES se acepta en la mayoría de los contextos de la UE

KBA AdES firmas de pago; los costes se cargan a la empresa .

Acceso y permisos

El acceso a la firma electrónica depende de lo que se vaya a firmar y de quién lo firme:

• empresa empresa y administradores empresa pueden solicitar firmas electrónicas en cualquier documento. Los miembros del equipo necesitan el derecho de acceso «Gestionar documentos », además del derecho «Cargar empresa si AdES KBA, QES AdES
• Del lado del cliente: solo los contactos vinculados a la cuenta que tengan habilitada la autoridad de firma pueden firmar. Para que el cliente pueda ver los documentos, estos deben estar en una carpeta con permisos de «El cliente puede ver » o «El cliente puede ver y editar ».

Automatiza los procesos con firmas electrónicas

Situaciones habituales de automatización:

• Mover un trabajo se haya completado la firma electrónica — vincula la firma pendiente a una trabajo con autoavanzar activado; el trabajo en cuanto todas las partes firman
• trabajos anticipos trabajos se firme la declaración de la renta — vincula la presentación de la declaración de impuestos a un trabajo activa autoavanzar en la fase de firma; el trabajo en cuanto se recogen todas las firmas necesarias
• Envía recordatorios automáticos — programa correos electrónicos de seguimiento para los clientes que aún no han firmado, sin que tengas que estar persiguiéndolos

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les informará cuando reciban una solicitud de firma. Tus clientes pueden ver y abrir las solicitudes de firma de diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación bajo la lista de tareas de la página de inicio o en la sección En espera de acción. También pueden abrirla directamente desde la página Documentos.

• En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Revisar y firmar en el correo electrónico.

Si los firmantes pueden firmar el documento sin iniciar sesión , el enlace del correo electrónico será válido durante siete días después de su envío.

Cuando solicitas una firma electrónica a más de un usuario para una cuenta (por ejemplo, cónyuges), cada usuario solo verá su propio campo de firma electrónica. El documento permanece en estado Pendiente de firma electrónica en la subpestaña Firmas hasta que ambas partes lo hayan firmado.

Cuando un cliente reciba una solicitud de firma por primera vez, se le pedirá que lea la Divulgación de firmas electrónicas y que acepte utilizar firmas electrónicas.

Para ver la solicitud de firma enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de solo lectura .