Firmas (Básicas): Tres formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome
El uso de firmas electrónicas permite a los clientes firmar documentos y acuerdos importantes, como contratos o pagos periódicos, desde sus teléfonos o computadores, lo que ahorra tiempo a todos. La firma electrónica es tan legalmente vinculante como el papel. Además, puede solicitar la firma electrónica de más de una persona para el mismo documento.
Explicamos aquí:
- La firma electrónica, explicada
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados
Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con su empresa- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente el acuerdo que incluye pagos periódicos a su empresa
Explicación de Firmas Electrónicas
La firma electrónica está reconocida por la ley en Estados Unidos, Canadá, Europa y Australia desde principios de la década de 2000. Una firma electrónica es tan válida como una firma manuscrita, pero los clientes no tienen que dedicar tiempo de su apretada agenda a imprimir, firmar, hacer copias y devolver un documento por correo ordinario. En su lugar, firman documentos y aceptan acuerdos en su portal TaxDome .
Hay tres formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome:
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con su empresa
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos periódicos a su empresa
Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados
A continuación le explicamos cómo utilizar la firma electrónica con nuestra función Solicitar firma:
1. cargar el documento.
2. Vaya a Documentos, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del PDF, haz clic Solicitar firma en el desplegable.
3. Elija el firmante manualmente en el desplegable Elegir firmante o aplique una plantilla de firma.
4. Indique dónde debe añadir su firma el cliente.
5. Añada tantos campos de firma electrónica como necesite, uno por cada firmante.
6. Añada un mensaje personalizado para el cliente.
6. Añada KBA (autenticación basada en el conocimiento) si es necesario (sólo para US empresas ).
7. Añada cualquier número de campos de fecha y de texto libre para solicitar cualquier información que necesite de un cliente.
8. Añade tu firma electrónica o la de los miembros de tu equipo a los documentos.
Así es la firma electrónica para el cliente:
9. Una vez que el cliente ha firmado electrónicamente, se le avisa con una notificación en su correo electrónico y Inbox+. El documento completado es visible en el perfil de la cuenta del cliente y se puede descargar.
Nota: TaxDome no permite actualmente la firma electrónica de documentos protegidos por contraseña.
Consejo Más información sobre la solicitud de firmas electrónicas a los clientes
Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con su empresa
Esta sección es sólo para usuarios de TaxDome.
A continuación se explica cómo utilizar la firma electrónica con nuestra función Contratos :
1. Crear Plantillas de Contrato para tus acuerdos. No tendrás que marcar el documento con campos de firma electrónica; una solicitud de firma electrónica y un acuerdo de condiciones se agregan automáticamente a la plantilla de contrato.
2. Editar las plantillas y enviar los contratos a los clientes para tu firma electrónica.
3. A todos los contactos con autoridad de firma que estén vinculados a la cuenta del cliente se les pedirá que firmen electrónicamente la factura periódica desde su portal de cliente. El contrato se firmará cuando todas las partes hayan añadido sus firmas electrónicas.
Así es el proceso de firma electrónica para el cliente:
4. Una vez que sus clientes hayan firmado electrónicamente, se le avisará con una notificación en su correo electrónico y Inbox+. El contrato completado es visible en el perfil de la cuenta del cliente. Al hacer clic en el nombre del contrato, puede ver la firma del cliente, junto con la fecha y la hora.
Consejo Más información sobre el uso de la función de contratos para enviar cartas de compromiso y propuestas.
Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos periódicos a su empresa
Esta sección es sólo para usuarios de TaxDome.
A continuación se explica cómo utilizar la firma electrónica con nuestra función Recurring invoices:
1. Cree la factura periódica con autorización de pago automática. No tendrá que marcarla con campos de firma electrónica; se añadirán automáticamente a la factura periódica una solicitud de firma electrónica y un acuerdo de condiciones.
2. Se pedirá a todos los contactos con autoridad para firmar que estén vinculados a la cuenta del cliente que firmen electrónicamente la factura periódica desde su portal de clientes. Sin embargo, una sola firma es suficiente para aceptar una factura periódica.
Así es el proceso de firma electrónica para el cliente:
4. Una vez que sus clientes hayan firmado electrónicamente, se le avisará con una notificación en su correo electrónico y en Inbox+; el cargo en la tarjeta de crédito/cuenta bancaria del cliente se realizará automáticamente de acuerdo con un calendario incluido en la factura periódica.
Consejo Más información sobre cómo utilizar las facturas periódicas.