Ways to use e-signing in TaxDome: Overview

El uso de firmas electrónicas permite a los clientes firmar documentos y acuerdos importantes, como propuestas o pagos periódicos, desde sus teléfonos o computadores, lo que ahorra tiempo a todos. La firma electrónica es tan legalmente vinculante como el papel. Además, puede solicitar la firma electrónica de más de una persona para el mismo documento.

La firma electrónica, explicada

La firma electrónica está reconocida por la ley en EE.UU., Canadá, Europa y Australia desde principios de la década de 2000. Una firma electrónica es tan válida como una firma manuscrita, pero los clientes no tienen que dedicar tiempo de su apretada agenda a imprimir, firmar, hacer copias y devolver un documento por correo ordinario. En lugar de eso, firman electrónicamente los documentos y aceptan los acuerdos en su portal TaxDome . Hay tres formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome:

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados

  • Ideal para formularios oficiales
  • Puede solicitar KBA/QES
  • Puedes ajustar libremente la ubicación de la firma
  • Puedes permitir que los clientes firmen electrónicamente documentos sin entrar en el portal de clientes

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con su empresa

  • Genial para propuestas y cartas de compromiso, no sirve para formularios oficiales del gobierno
  • Configuración rápida

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos periódicos a su empresa

  • Configuración rápida
  • Solicitar la aprobación del cliente para cargar su tarjeta automáticamente de acuerdo con un calendario

Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados

Here’s how to use e-signatures with our Request signature feature:

1. cargar el documento.

2. In the Documents tab, click the three dots to the far right of the file and select Request signature. Alternatively, open the document and click the Request signature icon in the top-right corner.

3. Choose the signer manually in the Signers list, add them using their email or apply a signature template .

4. Indicate where the client needs to add their signature. Add as many e-signature fields as you need, one for each signer.

5. Añade un mensaje personalizado para el cliente. 

6. Añade cualquier número de campos de fecha y de texto libre para solicitar cualquier información que necesites de un cliente.

7. Añade tu firma electrónica o la de los miembros de tu equipo a los documentos. Este es el aspecto de la firma electrónica para el cliente:

   

   Una vez que el cliente ha firmado electrónicamente, se te avisa con una notificación en tu correo electrónico y Inbox+. El documento completado es visible en el perfil de la cuenta del cliente y se puede descargar.

Nota

TaxDome does not currently support e-signatures for password-protected documents.

Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con tu empresa

Here’s how to use e-signatures with our Proposals feature:

1. Create proposal templates for your agreements. You can choose whether one or all signatories must sign the proposal for it to be considered complete. An e-signature request and an agreement to terms are automatically added to the proposal template at the bottom of the page. Please note that you cannot adjust the signature location in proposals.

2. Edit the template if needed and send the proposal to the client for e-signing.

3. All contacts with a Signatory authority that are linked to the client’s account will be prompted to e-sign the proposal from their client portal. Depending on the proposal settings , the proposal is considered signed when at least one or all the parties have added their e-signatures. You can also manage signers after you send the proposal. If you added an invoice on proposal acceptance, at least one contact must enter their payment details to proceed.

   Así es el proceso de firma electrónica para el cliente:

   

4. Una vez que tus clientes hayan firmado electrónicamente, se te avisará con una notificación en tu correo electrónico y Inbox+. La propuesta completada es visible en el perfil de la cuenta del cliente. Haciendo clic en el nombre de la propuesta, puedes ver la firma del cliente, junto con el sello de fecha y hora.

Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos regulares a tu empresa

Here’s how to use e-signatures with our Recurring invoices feature:

1. Create a recurring invoice with automatic payment authorization. You won’t need to mark it up with e-signature fields; an e-signature request and an agreement to terms are automatically added to the recurring invoice.

2. All contacts with a signatory authority linked to the client account will be prompted to e-sign the recurring invoice from their client portal. However, a single signature is enough to accept a recurring invoice.

3. Una vez que tus clientes hayan firmado electrónicamente, recibirás una notificación en tu correo electrónico y en tu Inbox+El cargo en la tarjeta de crédito/cuenta bancaria del cliente se realizará automáticamente de acuerdo con un calendario incluido en la factura periódica.

   

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