Firmas (Básico): Tres formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome
El uso de firmas electrónicas permite a los clientes firmar documentos y acuerdos importantes, como propuestas o pagos periódicos, desde sus teléfonos o computadores, lo que ahorra tiempo a todos. La firma electrónica es tan legalmente vinculante como el papel. Además, puede solicitar la firma electrónica de más de una persona para el mismo documento.
Cubierto aquí:
- La firma electrónica, explicada
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados
- Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con tu empresa
- Pide a los clientes que firmen electrónicamente el acuerdo que incluye pagos regulares a tu empresa
La firma electrónica, explicada
La firma electrónica está reconocida por la ley en Estados Unidos, Canadá, Europa y Australia desde principios de la década de 2000. Una firma electrónica es tan válida como una firma manuscrita, pero los clientes no tienen que dedicar tiempo de su apretada agenda a imprimir, firmar, hacer copias y devolver un documento por correo ordinario. En su lugar, firman documentos y aceptan acuerdos en su portal TaxDome .
Hay tres formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome:
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados
- Ideal para formularios oficiales
- Puede solicitar KBA/QES
- Puedes ajustar libremente la ubicación de la firma
- Puedes permitir que los clientes firmen electrónicamente documentos sin entrar en el portal de clientes
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con su empresa
- Ideal para propuestas y cartas de compromiso, pero no para formularios oficiales de la Administración.
- Configuración rápida
- Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos periódicos a su empresa
- Configuración rápida
- Solicitar la aprobación del cliente para realizar cargos automáticos en su tarjeta de acuerdo con un calendario.
Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados
A continuación te explicamos cómo utilizar la firma electrónica con nuestra función Solicitar firma:
1. cargar el documento.
2. Ve a Documentos, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de PDF, haz clic Solicitar firma en el desplegable.
3. Elige al firmante manualmente en la lista de Firmantes, añádelo utilizando su correo electrónico o aplica una plantilla de firma.
4. Indique dónde debe añadir su firma el cliente.
5. Añada tantos campos de firma electrónica como necesite, uno por cada firmante.
6. Añada un mensaje personalizado para el cliente.
7. Añada cualquier número de campos de fecha y de texto libre para solicitar cualquier información que necesite de un cliente.
8. Añade tu firma electrónica o la de los miembros de tu equipo a los documentos.
Así es la firma electrónica para el cliente:
Una vez que el cliente ha firmado electrónicamente, se te avisa con una notificación en tu correo electrónico y Inbox+. El documento completado es visible en el perfil de la cuenta del cliente y se puede descargar.
Nota: TaxDome no permite actualmente la firma electrónica de documentos protegidos por contraseña.
Consejo Más información sobre la solicitud de firmas electrónicas a los clientes
Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con tu empresa
A continuación le explicamos cómo utilizar la firma electrónica con nuestra función Propuestas :
1. Cree plan tillas de propuesta para sus acuerdos. No tendrá que marcar el documento con campos de firma electrónica; la solicitud de firma electrónica y la aceptación de las condiciones se añaden automáticamente a la plantilla de propuesta.
Ten en cuenta que no puedes ajustar la ubicación de la firma en las propuestas. Siempre estará en la parte inferior de la página.
2. Editar plantillas y enviar propuestas a los clientes para su firma electrónica.
3. Se pedirá a todos los contactos con autoridad para firmar que estén vinculados a la cuenta del cliente que firmen electrónicamente la propuesta desde su portal de cliente. Dependiendo de la configuración de la propuesta, ésta se considerará firmada cuando al menos una o todas las partes hayan añadido sus firmas electrónicas. También puedes gestionar los firmantes después de enviar la propuesta. Si has añadido una factura en la aceptación de la propuesta, al menos un contacto debe introducir sus datos de pago para continuar.
Así es el proceso de firma electrónica para el cliente:
4. Una vez que sus clientes han firmado electrónicamente, se le avisa con una notificación en su correo electrónico y Inbox+. La propuesta completada es visible en el perfil de la cuenta del cliente. Al hacer clic en el nombre de la propuesta, puede ver la firma del cliente, junto con la fecha y la hora.
Consejo Más información sobre el uso de la función Propuestas para enviar cartas de compromiso y propuestas.
Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos regulares a tu empresa
A continuación te explicamos cómo utilizar la firma electrónica con nuestra función de facturas recurrentes:
1. Crea una factura periódica con autorización de pago automática. No necesitarás marcarla con campos de firma electrónica; una solicitud de firma electrónica y un acuerdo de condiciones se añaden automáticamente a la factura periódica.
2. A todos los contactos con una autoridad de firma vinculada a la cuenta de cliente se les pedirá que firmen electrónicamente la factura periódica desde su portal de cliente. Sin embargo, una sola firma es suficiente para aceptar una factura periódica.
3. Una vez que sus clientes hayan firmado electrónicamente, se le avisará con una notificación en su correo electrónico y Inbox+El cargo en la tarjeta de crédito/cuenta bancaria del cliente se realizará automáticamente de acuerdo con un calendario incluido en la factura periódica.
Consejo Más información sobre cómo utilizar las facturas periódicas.