Formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome: descripción general

El uso de firmas electrónicas permite a los clientes firmar documentos y acuerdos importantes, como propuestas o pagos periódicos, desde sus teléfonos o computadores, lo que ahorra tiempo a todos. La firma electrónica es tan legalmente vinculante como el papel. Además, puede solicitar la firma electrónica de más de una persona para el mismo documento.

La firma electrónica, explicada

Las firmas electrónicas están reconocidas por ley en Estados Unidos, Canadá, Europa y Australia desde principios de la década de 2000. Una firma electrónica tiene la misma validez que una firma manuscrita, pero los clientes no tienen que dedicar tiempo de sus apretadas agendas a imprimir, firmar, hacer copias y enviar un documento por correo postal. En su lugar, firman electrónicamente los documentos y aceptan los acuerdos en su TaxDome . Hay cuatro formas de utilizar las firmas electrónicas en TaxDome:

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados

  • Ideal para formularios oficiales
  • Puede solicitar KBA/QES
  • Puedes ajustar libremente la ubicación de la firma
  • Puedes permitir que los clientes firmen electrónicamente documentos sin entrar en el portal de clientes

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con su empresa

  • Genial para propuestas y cartas de compromiso, no sirve para formularios oficiales del gobierno
  • Configuración rápida

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos periódicos a su empresa

  • Configuración rápida
  • Solicitar la aprobación del cliente para cargar su tarjeta automáticamente de acuerdo con un calendario

• Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente las declaraciones de impuestos.

  • Ideal para entregar declaraciones de impuestos completadas con firmas y pagos.
  • Experiencia del cliente guiada paso a paso

Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos y formularios cumplimentados

A continuación te explicamos cómo utilizar las firmas electrónicas con nuestro solicitar firma :

1. cargar el documento.

2. En la pestaña Documentos, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del archivo y selecciona Solicitar firma. También puedes abrir el documento y hacer clic en el icono Solicitar firma situado en la esquina superior derecha.

3. Selecciona manualmente al firmante en la listade firmantes, añádelo utilizando su correo electrónico o aplica una plantilla de firma.

4. Indica dónde debe añadir el cliente su firma. Añade tantos campos de firma electrónica como necesites, uno por cada firmante.

5. Añade un mensaje personalizado para el cliente. 

6. Añade cualquier número de campos de fecha y de texto libre para solicitar cualquier información que necesites de un cliente.

7. Añade tu firma electrónica o la de los miembros de tu equipo a los documentos. Este es el aspecto de la firma electrónica para el cliente:

   

   Una vez que el cliente ha firmado electrónicamente, se te avisa con una notificación en tu correo electrónico y Inbox+. El documento completado es visible en el perfil de la cuenta del cliente y se puede descargar.

Nota

Actualmente, TaxDome no TaxDome firmas electrónicas para documentos protegidos con contraseña.

Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo con tu empresa

A continuación te explicamos cómo utilizar las firmas electrónicas con nuestras función de propuestas :

1. Crea plantillas de propuestas para tus acuerdos. Puedes elegir si uno o todos los firmantes deben firmar la propuesta para que se considere completa. Una solicitud de firma electrónica y un acuerdo de términos se añaden automáticamente a la plantilla de la propuesta en la parte inferior de la página. Ten en cuenta que no puedes ajustar la ubicación de la firma en las propuestas.

2. Edita la plantilla si es necesario y envía la propuesta al cliente para que la firme electrónicamente.

3. Todos los contactos con autoridad de firma vinculados a la cuenta del cliente recibirán una solicitud para firmar electrónicamente la propuesta desde tu portal de cliente. Dependiendo de la configuración de la propuesta , esta se considerará firmada cuando al menos una o todas las partes hayan añadido sus firmas electrónicas. También puedes gestionar los firmantes después de enviar la propuesta. Si has añadido una factura al aceptar la propuesta, al menos un contacto deberá introducir sus datos de pago para continuar.

   Así es el proceso de firma electrónica para el cliente:

   

4. Una vez que tus clientes hayan firmado electrónicamente, se te avisará con una notificación en tu correo electrónico y Inbox+. La propuesta completada es visible en el perfil de la cuenta del cliente. Haciendo clic en el nombre de la propuesta, puedes ver la firma del cliente, junto con el sello de fecha y hora.

Pide a los clientes que firmen electrónicamente un acuerdo que incluya pagos regulares a tu empresa

A continuación te explicamos cómo utilizar las firmas electrónicas con nuestras función de facturas periódicas :

1. Crea una factura recurrente con autorización de pago automático. No será necesario añadir campos de firma electrónica, ya que la solicitud de firma electrónica y la aceptación de los términos se añaden automáticamente a la factura recurrente.

2. A todos los contactos con una autoridad de firma vinculada a la cuenta del cliente se les pedirá que firmen electrónicamente la factura recurrente desde su portal de clientes. Sin embargo, una sola firma es suficiente para aceptar una factura recurrente.

3. Una vez que tus clientes hayan firmado electrónicamente, recibirás una notificación en tu correo electrónico y en tu Inbox+El cargo en la tarjeta de crédito/cuenta bancaria del cliente se realizará automáticamente de acuerdo con un calendario incluido en la factura periódica.

   

Solicitar a los clientes que firmen electrónicamente las declaraciones de impuestos.

Nota

La entrega de declaraciones de impuestos solo está disponible para empresas estadounidenses.

A continuación, te explicamos cómo utilizar las firmas electrónicas para enviar tu declaración de impuestos:

1. Crea un paquete de entrega de la declaración de impuestos con tus documentos de declaración de impuestos completados.

2. Añade solicitudes de firma para formularios y documentos que requieran la firma de los clientes.

3. Envía la entrega a los clientes. Ellos revisarán los documentos, firmarán los formularios y documentos, y pagarán las facturas siguiendo un proceso guiado paso a paso.

4. Una vez que los clientes completan todas las acciones requeridas, tú recibes notificaciones por correo electrónico y Inbox+.

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