Aplicación Windows: Solicitud de firmas electrónicas

Solicite firmas electrónicas desde la aplicación TaxDome Windows computador a medida que cargar prepara documentos y formularios. Indique dónde desea que los clientes firmen electrónicamente, inserte campos para el contribuyente y su cónyuge y añada la autenticación basada en el conocimiento (KBA). A continuación, active los recordatorios para que los clientes no se olviden de firmar cuanto antes.

Nota: Debes cargar documentos a una carpeta de nivel superior con acceso El cliente puede ver a la solicitud de firmas electrónicas.

Explicamos aquí:

Solicitud de firma electrónica en la aplicación TaxDome Windows
Solicitar firmas electrónicas a una pareja casada
Añadir la firma electrónica de un representante empresa
Aplicación de plantillas de firma

Solicitud de firma electrónica en la aplicación TaxDome Windows

Para solicitar firmas electrónicas en documentos y formularios preparados:

1. Cargar el documento a la aplicación TaxDome Windows (para obtener ayuda, ve la demostración anterior).

2. Selecciona la cuenta de cliente a la que va dirigido el documento.

3. Seleccione una carpeta a la queel cliente pueda acceder y que desee consultar en cargar . documento y, a continuación, active la opción¿Solicitar firma del cliente?

4. Elija el firmante manualmente (puede ser el cliente o un representante de empresa ) en el menú desplegable Elegir firmante , o aplique una plantilla de firma.

5. Añada tantos campos de firma electrónica como sean necesarios para cada formulario.

6. Haz clic en GUARDAR. Una vez que el documento se cargue, se enviará un correo electrónico al cliente con un enlace al documento pendiente de firma electrónica, y el documento se hará visible en la subpestaña Firmas de tu pestaña Documentos.

¡Consejo!

Si desea vincular el documento cargado a un trabajo, active la opción Vincular a trabajo y seleccione trabajo. Más información sobre la vinculación de elementos a trabajos.
Cuando el documento está vinculado a trabajo, trabajo puede pasar automáticamente a la siguiente fase de proyecto una vez completada la firma electrónica.

A continuación, descubre más sobre los campos numerados:

1. Seleccione la plantilla: Si ha creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con formularios de uso frecuente, seleccione la plantilla. Para obtener más información sobre la aplicación de plantillas, consulte los detalles a continuación.

2. Elige el firmante: Selecciona aquí el nombre de la persona que debe firmar.

Para añadir un campo, seleccione el nombre del contacto en la lista desplegable.
Para añadir otro campo para el representante de empresa , seleccione su nombre en el menú desplegable (detalles más abajo).
También puede añadir un campo para un firmante adicional, como el cónyuge (más detalles a continuación).

3. Hay varios campos que puede arrastrar y soltar en documento:

Firma: Arrastra y suelta este campo en el documento donde necesitas que el cliente o el representante de la empresa firme.
Iniciales: Arrastra y suelta este campo en documento donde necesites que pongan sus iniciales.
Fecha de firma: Arrastre y suelte este campo en documento donde necesite la fecha. Una vez que el cliente firma un documento, las fechas rellenan automáticamente los campos de fecha, así como los campos de firma donde firman. La fecha rellena los campos de un representante de empresa cuando se envía el documento al cliente para que lo firme. Las fechas no pueden editarse.
Campo de texto: Utilízalo como un Post-it. Arrástralo y suéltalo donde quieras añadir una nota, o para solicitar información adicional. Coloca el campo donde quieras, haz clic sobre él para editarlo.

4. 4. Recordatorios: Active esta opción si desea que se envíe una notificación por correo electrónico al cliente cuando no firme antes de la fecha de vencimiento. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

5. Requerir KBA: Active esta opción para utilizar la autenticación basada en el conocimiento (disponible sólo para clientes de EE.UU. y empresas ). Más información sobre KBA.

6. Botones de navegación: Utilice estos botones para ir de una página a otra.

7. Cancelar: Haz clic para descartar todos los cambios.

8. GUARDAR: Puedes guardar sus cambios sin enviar el documento. Todavía podrás revisarlo y editarlo. El documento no será visible para el cliente hasta que hagas clic en CARGAR ARCHIVOS.

Solicitar firmas electrónicas a una pareja casada

Según las normas fiscales, los cónyuges que hacen la declaración de la renta de forma conjunta deben firmar ambos.

Antes de solicitar la firma electrónica de una pareja, asegúrese de que...

El contacto del cónyuge está vinculado a la cuenta del contribuyente. (Aquí tienes más información sobre contactos y cuentas).
Tanto el contribuyente como el cónyuge tienen acceso al portal de la cuenta: en la sección de contacto de la cuenta, Iniciar Sesión deben estar activadas las direcciones de correo electrónico de ambos.

Próximos pasos:

1. Activa la opción Solicitar la firma del cliente... igual que cuando necesitas que una persona firme electrónicamente (vemás arriba). En primer lugar, añade los campos para el contribuyente y, a continuación, selecciona el nombre de contacto del cónyuge en el menú desplegableElegir firmante.

2. Añada los campos en los que debe firmar el cónyuge. Para mayor claridad, se utiliza un color diferente para cada firmante.

3. Haz clic en Enviar para enviar el documento a ambos cónyuges.

¿Qué ocurre cuando se solicita la firma electrónica a una pareja casada?

Ambos contactos vinculados a la cuenta, el contribuyente y su cónyuge, reciben un correo electrónico con un enlace único al documento pendiente de firma electrónica.
Ambos cónyuges ven que el documento está pendiente de firma electrónica.
Ambos cónyuges ven todos los campos añadidos al documento, pero sólo pueden firmar el suyo.
Recibirás una notificación cuando uno de los cónyuges firme el documento; te permitirá saber si el otro cónyuge aún debe firmar electrónicamente.
Una vez que alguien firma, no se pueden editar los campos de la firma.
Un documento se marca como Firmado una vez que ambos cónyuges han firmado.
Si uno de los firmantes no logra el KBA o se niega a firmar, tendrá que volver a cargar el documento preparado y volver a solicitar las dos firmas.

Añadir la firma electrónica de un representante empresa

Muchos documentos también necesitan la firma de un representante fiscal. Si necesitas que firmen varios representantes de la empresa, añade los campos para esas firmas e indica el nombre de cada miembro del equipo.

Cuando solicite una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccione el nombre en el desplegable Elegir firmante. Campos disponibles:

Firma: Por defecto, aparece tu nombre. Si necesitas más campos de firma para su empresa, añade más y luego edita los nombres.
Fecha: Se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.

Consejos:

Si necesita cambiar su nombre o iniciales, haga clic en el campo para editarlo.
Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , pero el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
Una vez que envías el documento a un cliente, se considera que el documento está firmado por tu empresa, y el cliente ve que está firmado por los representantes de la empresa.
Si los campos de firma para los representantes de la empresa se añaden al documento, pero el documento aún no ha sido firmado por el cliente, aún puedes cancelar la solicitud de firma electrónica.
La pista de auditoría de un documento muestra quién añadió el campo de firma de cada representante de empresa en el documento.

Aplicación de plantillas de firma

Disponer de plantillas de firma le ahorrará tiempo a la hora de solicitar firmas electrónicas en formularios de uso frecuente, como un 8879, 8821 o 2848. Aquí tienes más información sobre la creación de plantillas.

Una vez que hayas creado una plantilla, utilízala para agilizar el proceso de solicitud de firmas.

Aquí cómo:

1. Solicitar una firma electrónica para cualquier documento cargado a la carpeta con El cliente puede ver acceso.

2. Haz clic en Elegir plantilla para obtener un menú desplegable. Selecciona una plantilla.

Tu nombre rellenará automáticamente el campo de la firma del representante de la empresa.
Los nombres de tus clientes rellenarán automáticamente los campos de firma del Firmante 1 y del Firmante 2 .

3. Para más información, lee sobre la configuración de la firma.

El orden de los contactos vinculados en la sección Detalles de la cuenta determina el orden de los firmantes. Si lo necesita, puede cambiar el orden de firma por defecto.