Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Índice

Antes de empezar
Solicitar firmas electrónicas a los clientes
Menú de petición de firma
Solicitar firmas electrónicas a terceros
Añada la firma electrónica del representante de empresa
Recordar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos
- Recordatorios manuales (reenvío)
- Recordatorios automáticos
Vista del cliente

Firmar documentos electrónicamente es tan jurídicamente vinculante como firmarlos a mano. Una vez firmado, el documento se considera definitivo y no puede modificarse. Con TaxDome, puede indicar dónde desea que se realicen las firmas electrónicas, insertar campos para el contribuyente y su cónyuge, añadir autenticación basada en conocimientos (KBA) o QES/AdES, activar recordatorios... ¡y mucho más! Sus clientes pueden firmar documentos independientemente de si utilizan el portal de clientes.

Consejo

Al solicitar firmas electrónicas en declaraciones de impuestos completadas, puedes utilizar entrega de la declaración de impuestos Combinar la revisión de documentos, las firmas y el pago en un único flujo guiado para el cliente.

Antes de empezar

Para proceder a la solicitud de firma:

Asegúrate de que tu documento es un PDF PDF.
Asegúrate de que el documento El cliente puede ver el nivel de permiso. Si no es así, mover el documento a la carpeta con El cliente puede ver nivel de permiso o conceder al cliente permisos individuales .
Decide si deseas permitir que tus clientes firmen documentos sin iniciar sesión. En caso afirmativo, desactiva la opción Requerir Iniciar Sesión la firma electrónica . Aquellos que no utilicen el portal de clientes pueden firmar documentos tu solicitud, independientemente de esta configuración.

Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Para solicitar una firma electrónica a un cliente, siga estos pasos:

Puedes solicitar firmas electrónicas directamente desde el visor de documentos o desde la lista de documentos. Para solicitarla desde el visor de documentos, haz clic en el icono Solicitar firma situado en la esquina superior derecha o selecciona Solicitar firma en el menú de tres puntos.

Para solicitarlo desde la lista de documentos:

Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre del documento y, a continuación, selecciona Solicitar firma.

Elige al firmante en la listade firmanteso aplica una plantilla de firma . Puedes seleccionar cualquier contacto vinculado a la cuenta o añadir un firmante externo .
Arrastra y suelta el campo de firma electrónica. Si es necesario, pasa el ratón por una de las esquinas del campo y cambia el tamaño del campo de firma.
Haz clic en Enviar.Para obtener más información sobre el menú de solicitud de firma, consulta la subsección siguiente .

Después de enviar la solicitud de firma, puedes abrir el documento para ver dónde se han colocado los campos de firma.

cargar el documento en la aplicación TaxDome Windows (para obtener ayuda, consulta la demostración anterior).
Selecciona la cuenta de cliente para la que es el documento .
Selecciona una carpeta a la que el Cliente pueda acceder y en la que quieras cargar el documento, y luego activa Solicitar firma del cliente. Se abrirá una nueva ventana para la firma.

4. Elige manualmente al firmante (puede ser el cliente o un empresa ) en el menú desplegableElegir firmante, o aplica una plantilla de firma .

Añade tantos campos de firma electrónica como sean necesarios para cada formulario.
Haz clic en GUARDAR. Una vez cargado el documento, se envía un correo electrónico al cliente con un enlace al documento pendiente de firma electrónica, y el documento se hace visible en la subpestaña Firmas de sus documentos ficha.

Nota

En Requerir KBA El botón no será visible si Mostrar KBA está desactivado en empresa y no hay ninguno disponible. empresa .

Menú de petición de firma

Tienes varias opciones a la hora de solicitar una firma electrónica, que describiremos con más detalle a continuación:

a. Requerir KBA AdES: añadir el KBA (solo para tus clientes de EE. UU.) o AdES (solo para tus clientes de la UE). SiAdES seleccionaAdES , el siguiente flujo difiere según se describe en el artículo detallado .

b. Plantilla: si has creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con los formularios que utilizas con frecuencia, aquí es donde puedes seleccionar una.

c. Firmantes:selecciona un firmante al que quieras añadir campos de firma.

Haga clic en un nombre de firmante y, a continuación, arrastre y suelte los campos de firma que aparecen a continuación.

Haga clic en la X de la derecha para eliminar un firmante.
Para añadir un campo para un empresa , selecciona la opciónYo(detalles más abajo ) .
Cambia el orden de firma predeterminado.

d. Añadir firmante: selecciona los contactos de la cuenta para firmar el documento o añade un nuevo firmante utilizando su dirección de correo electrónico .

e. Campos de firma:

Firma: utilícelo para la firma electrónica de un cliente o representante de empresa . Cada campo de firma contiene la firma, la fecha y la hora de la firma.
Iniciales: utilízalo siempre que necesites que el cliente o representante de empresa añada sus iniciales.
Fecha de firma: este campo se rellena cuando el cliente firma el documento, y el representante de empresa lo verá en la zona horaria del servidor TaxDome . En los campos del representante empresa , las fechas aparecen cuando se envían los documentos a los clientes. Las fechas no pueden editarse.
Texto: solicita o añade información adicional:
- Para solicitar datos adicionales, coloca el campo donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.
- Para añadir información, coloca el campo pre-rellenado donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.

Nota

El aspecto del contenido dentro de los campos (como firmas, iniciales, fechas y texto) no se puede personalizar. Solo se puede ajustar el tamaño arrastrando las esquinas del campo.

f. Formato de fecha:selecciona el formato de fecha para las firmas electrónicas. Si no se configura manualmente, se utilizará el formato de fecha predeterminado .

g. Recordatorios: activa esta opción si deseas que se envíe automáticamente una notificación por correo electrónico al cliente si no se registra a tiempo ( más detalles a continuación ) . Los recordatorios incluirán el texto del siguiente campo:Mensaje para el cliente.

h. Mensaje para el cliente: este mensaje sustituirá al texto predeterminado de la notificación del sistema de correo electrónico enviada junto con la solicitud de firma. No podrás acceder a este correo electrónico después de enviar la solicitud. Para reutilizarlo, considera la posibilidad de añadirlo a la plantilla de firma .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Enviar: haz clic aquí cuando el documento esté listo para ser firmado.

k. Guardar:guarda los cambios sin enviar el documento: todos los campos añadidos se guardan y el documento queda visible en la carpeta documentos en la sección Firmas. Aún podrás revisar el documento y añadir o eliminar campos. El documento no será visible para el cliente hasta que pulses Enviar.

Solicitar firmas electrónicas a terceros

Si tu cliente no utiliza el portal de clientes, o si necesitas que otra persona (por ejemplo, alguien con un poder notarial) firme el documento, también es posible solicitar su firma. Cuando necesites añadir firmantes, sigue estos pasos:

Haz clic en Añadir firmante bajo la lista Firmantes. Selecciona Nuevo firmante.
Introduce su Nombre, Apellidos (opcional) y Dirección de correo electrónico.
(opcional). Si necesitan acceder al portal más adelante, activa el botón Crear nuevo contacto. Si quieres añadir algún dato de contacto, amplía la sección Información de contacto y rellena el campo que necesites.
Haz clic en Confirmar. Esto los añadirá a la lista de firmantes. Solicita su firma como si fueran un contacto más vinculado a la cuenta.

Cuando se solicita una firma a una persona que no es cliente, el firmante recibe un enlace único por correo electrónico. El enlace será válido durante 7 días. Podrán firmar haciendo clic en él, sin necesidad de autorización.

Añada la firma electrónica del representante de empresa

La mayoría de los documentos deben estar firmados por uno o más preparadores de impuestos. Si necesita que firmen varios representantes de la empresa, agregue campos para ellos y edítelos indicando el nombre de cada miembro del equipo.

Cuando solicites una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccionaYoen el menú desplegable Elegir firmante. Los campos disponibles son:

Firma: Tu nombre aparece por defecto, pero puedes cambiarlo. Si necesitas más campos de firma para los representantes de empresa , añade más y luego edita los nombres.
Iniciales: Por defecto, aparecen las iniciales seleccionadas, pero puedes editar el campo según necesites.
Fecha: Este campo se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.
Texto: Añada el nombre, la dirección o cualquier otro dato necesario en empresa.

Consejos:

Si necesita cambiar su nombre o iniciales, haga clic y edite el campo.
Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , y el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
Una vez que envías el documento al cliente, este se considera firmado por tu empresa, y el cliente puede verlo (excepto AdES ).
Si se añaden campos de firma para empresa y el cliente aún no ha firmado el documento, todavía tienes tiempo para cancelar la solicitud de firma electrónica si es necesario.
La pista de auditoría del documento muestra quién creó cada campo de firma del representante de empresa en el documento.

Recordar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos

Cada vez que envías algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

Consejo

Recuerda que el enlace con la solicitud de firma enviado por correo electrónico caducará en 7 días. Para garantizar un proceso fluido, recuerda a tus clientes que actúen con prontitud. Alternativamente, hazles saber que siempre pueden acceder y firmar la solicitud directamente a través del Portal del Cliente, donde no hay fecha de caducidad.

Si los destinatarios tardan demasiado en responder, o si se olvidan de hacerlo, puedes hacerlo tú:

Reenviar manualmente una notificación sobre el documento pendiente
Establecer recordatorios automáticos

Recordatorios manuales (reenvío)

Para reenviar una solicitud de firma desde el visor de documentos, haz clic en el icono Reenviar solicitud de firma situado en la esquina superior derecha o selecciónalo en el menú de tres puntos.

Para reenviarlo desde la subpestaña Firmas, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del documento y selecciona Reenviar.

Lo que ocurre:

Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente
Una notificación sobre el documento pendiente de firma electrónica se mueve a la parte superior de la lista de tareas pendientes del cliente.

Recordatorios automáticos

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un documento para que lo firmen electrónicamente.

Si activas Recordatorios al solicitar una firma electrónica, se enviarán correos electrónicos adicionales al cliente si no firma electrónicamente el documento en un plazo determinado.

Una vez que actives Recordatorios, haz tus selecciones:

Días hasta el próximo recordatorio: configura el recordatorio para que se envíe después de un número determinado de días si el documento no ha sido firmado electrónicamente por todos los firmantes. De forma predeterminada, se envía un recordatorio tres días después de que se haya solicitado la firma electrónica.
Número de recordatorios: establece el número de recordatorios que se envían al cliente. Por defecto, el cliente solo recibe un correo electrónico de recordatorio.

Los recordatorios se detienen cuando:

Se ha enviado el número establecido de recordatorios
El documento ha sido firmado por todos los firmantes

La opción La opciónRecordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (aunque uno de los firmantes lo haya firmado electrónicamente). Para ello, abre el perfil de cliente y pasa a documentos > Firmas. En la subpestaña Firmas, busca un documento y haz clic en su nombre. A continuación, haz clic en Mostrar firmantes y actualiza la configuración del recordatorio. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices los cambios.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les informará cuando reciban una solicitud de firma. Tus clientes pueden ver y abrir las solicitudes de firma de diferentes maneras:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación bajo la lista de tareas de la página de inicio o en la sección En espera de acción. También pueden abrirla directamente desde la página Documentos.
En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Revisar y firmar en el correo electrónico.

Si los firmantes pueden firmar el documento sin iniciar sesión , el enlace del correo electrónico será válido durante siete días después de su envío.

Cuando solicitas una firma electrónica a más de un usuario para una cuenta (por ejemplo, cónyuges), cada usuario solo verá su propio campo de firma electrónica. El documento permanece en estado Pendiente de firma electrónica en la subpestaña Firmas hasta que ambas partes lo hayan firmado.

Cuando un cliente reciba una solicitud de firma por primera vez, se le pedirá que lea la Divulgación de firmas electrónicas y que acepte utilizar firmas electrónicas.