Aplicación Windows: Solicitar Firmas Electrónicas

Solicite firmas electrónicas desde la aplicación TaxDome Windows computador mientras cargar prepara documentos y formularios. Indique dónde desea que los clientes firmen electrónicamente, inserte campos para el contribuyente y su cónyuge y añada autenticación basada en conocimientos (KBA). A continuación, active los recordatorios para que los clientes no se olviden de firmar cuanto antes.

Nota: Debe cargar documentos a una carpeta de nivel superior con Elcliente puede ver acceso para solicitar firmas electrónicas.

Cubierto aquí:

Solicitud de firma electrónica en la aplicación TaxDome Windows
Solicitar firmas electrónicas a una pareja casada
Añadir la firma electrónica de un representante empresa
Aplicación de plantillas de firma

Solicitud de firma electrónica en la aplicación TaxDome Windows

Para solicitar firmas electrónicas en documentos y formularios preparados:

1. cargar the documento to the TaxDome Windows app (para obtener ayuda, consulte la demostración anterior).

2. Seleccione la cuenta de cliente para la que es documento .

3. Seleccione una carpeta a la queel cliente tenga acceso y que desee consultar en cargar documento y, a continuación, active la opción¿Solicitar firma del cliente? Se abrirá una nueva ventana para la firma.

4. Elija el firmante manualmente (puede ser el cliente o un representante de empresa ) en el menú desplegable Elegir firmante , o aplique una plantilla de firma.

5. Añada tantos campos de firma electrónica como sean necesarios para cada formulario.

6. 6. Haga clic en GUARDAR. Una vez cargado el documento, se envía un correo electrónico al cliente con un enlace a la página documento pendiente de firma electrónica, y el documento se hace visible en la subpestaña Firmas de su documentos ficha.

¡Consejo!

Si desea vincular el documento cargado a un trabajo, active la opción Vincular a trabajo y seleccione trabajo. Más información sobre la vinculación de elementos a trabajos.
Cuando el documento está vinculado a trabajo, trabajo puede pasar automáticamente a la siguiente fase de proyecto una vez completada la firma electrónica.

A continuación encontrará más información sobre los campos numerados:

1. Seleccione la plantilla: Si ha creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con formularios de uso frecuente, seleccione la plantilla. Para obtener más información sobre la aplicación de plantillas, consulte los detalles a continuación.

2. Elegir firmante: Seleccione aquí el nombre de la persona que debe firmar.

Para añadir un campo, seleccione el nombre del contacto en la lista desplegable.
Para añadir otro campo para el representante de empresa , seleccione su nombre en el menú desplegable (detalles más abajo).
También puede añadir un campo para un firmante adicional, como el cónyuge (más detalles a continuación).

3. Hay varios campos que puede arrastrar y soltar en documento:

Firma: Arrastre y suelte este campo en documento donde necesita que firme el cliente o el representante de empresa .
Iniciales: Arrastra y suelta este campo en documento donde necesites que pongan sus iniciales.
Fecha de firma: Arrastre y suelte este campo en documento donde necesite la fecha. Una vez que el cliente firma un documento, las fechas rellenan automáticamente los campos de fecha, así como los campos de firma donde firman. La fecha rellena los campos de un representante de empresa cuando se envía el documento al cliente para que lo firme. Las fechas no pueden editarse.
Campo de texto: Utilízalo como un Post-it. Arrástralo y suéltalo donde quieras añadir una nota, o para solicitar información adicional. Coloca el campo donde quieras, haz clic sobre él para editarlo.

4. 4. Recordatorios: Active esta opción si desea que se envíe una notificación por correo electrónico al cliente cuando no firme antes de la fecha de vencimiento. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

5. Requerir KBA: Active esta opción para utilizar la autenticación basada en el conocimiento (disponible sólo para sus clientes de EE.UU.). Más información en KBA.

6. Botones de navegación: Utilice estos botones para ir de una página a otra.

7. Cancelar: Haga clic para descartar todos los cambios.

8. GUARDAR: Puede guardar los cambios sin enviar el documento. Aún podrá revisarlo y editarlo. El documento no será visible para el cliente hasta que haga clic en cargar ARCHIVOS.

Solicitar firmas electrónicas a una pareja casada

Según las normas fiscales, los cónyuges que hagan la declaración de la renta conjuntamente deben firmar los dos.

Antes de solicitar la firma electrónica de una pareja, asegúrese de que...

El contacto del cónyuge está vinculado a la cuenta del contribuyente. (Aquí tienes más información sobre contactos y cuentas).
Tanto el contribuyente como el cónyuge tienen acceso al portal de la cuenta: en la sección de contacto de la cuenta, Iniciar Sesión deben estar activadas las direcciones de correo electrónico de ambos.

Próximos pasos:

1. 2. Active la opción Solicitar firma del cliente tal y como lo hace cuando necesita que una persona firme electrónicamente (véase más arriba). En primer lugar, añada campos para el contribuyente y, a continuación, seleccione el nombre de contacto del cónyuge en el desplegable Choose signer .

2. Añada los campos en los que debe firmar el cónyuge. Para mayor claridad, se utiliza un color diferente para cada firmante.

3. Haga clic en Enviar para enviar el documento a ambos cónyuges.

¿Qué ocurre cuando se solicita la firma electrónica a una pareja casada?

Ambos contactos vinculados a la cuenta, el contribuyente y su cónyuge, reciben un correo electrónico con un enlace único al documento pendiente de firma electrónica.
Ambos cónyuges ven que el documento está pendiente de firma electrónica.
Ambos cónyuges ven todos los campos añadidos al documento, pero sólo pueden firmar el suyo.
Recibirá una notificación cuando un cónyuge firme el documento; le permitirá saber si el otro cónyuge aún tiene que firmar electrónicamente.
Una vez que alguien firma, no se pueden editar los campos de firma.
Un documento se marca como Firmado una vez que ambos cónyuges lo han firmado.
Si uno de los firmantes falla el KBA o se niega a firmar, tendrá que volver a cargar el documento preparado y volver a solicitar ambas firmas.

Añadir la firma electrónica de un representante empresa

Muchos documentos también necesitan la firma de un representante fiscal. Si necesitas que firmen varios representantes de la empresa, añade los campos para esas firmas e indica el nombre de cada miembro del equipo.

Cuando solicite una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccione el nombre en el desplegable Elegir firmante. Campos disponibles:

Firma: Por defecto, aparece su nombre. Si necesita más campos de firma para su empresa, añada más y, a continuación, edite los nombres.
Fecha: Se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.

Consejos:

Si necesitas cambiar tu nombre o iniciales, haz click en el campo para editarlo.
Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , pero el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
Una vez que envía el documento a un cliente, se considera que está firmado por su empresa, y el cliente ve que está firmado por los representantes de la empresa.
Si se añaden al documento campos de firma para los representantes de empresa , pero el documento aún no ha sido firmado por el cliente, aún puede cancelar la solicitud de firma electrónica.
La pista de auditoría de un documento muestra quién añadió el campo de firma de cada representante de empresa en el documento.

Aplicación de plantillas de firma

Disponer de plantillas de firma le ahorrará tiempo a la hora de solicitar firmas electrónicas en formularios de uso frecuente, como un 8879, 8821 o 2848. Aquí tienes más información sobre la creación de plantillas.

Una vez que haya creado una plantilla, utilícela para agilizar el proceso de solicitud de firmas.

He aquí cómo:

1. Solicite una firma electrónica para cualquier documento cargado a la carpeta con El cliente puede ver acceso.

2. Haga clic en Elegir plantilla para obtener un menú desplegable. Selecciona una plantilla.

Su nombre aparecerá automáticamente en el campo de firma del representante de empresa .
Los nombres de sus clientes rellenarán automáticamente los campos de firma del Firmante 1 y del Firmante 2 .

3. Para más información, lee sobre la configuración de la firma.

El orden de los contactos vinculados en la sección Detalles de la cuenta determina el orden de los firmantes. Si lo necesita, puede cambiar el orden de firma por defecto.