trabajos (Básico): Enlaza elementos a trabajos

Los elementos (como tareas, facturas, pagos y documentos) se vinculan a trabajos automáticamente una vez que se activan las automatizaciones. También puede vincular distintos elementos a trabajos manualmente para que estén disponibles de inmediato cuando los necesite.

Elementos vinculados, explicados

Los elementos pueden vincularse a trabajos añadiendo automatizaciones o manualmente. Mientras que añadir diferentes elementos a un proyecto utilizando automatizaciones implica un cambio en la plantilla, la vinculación manual permite realizar un seguimiento de todos los datos relacionados de trabajodentro de un proyecto sin modificar la plantilla.

Vincular elementos manualmente

Antes de empezar a vincular elementos a trabajos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Un sitio trabajo puede tener cualquier número de elementos vinculados.
• Una nota, solicitud de cliente, chat, propuesta y EL, documento, entrada de tiempo, factura, pago, formulario, página wiki, propuesta o trabajo pueden estar vinculados a cualquier número de trabajos.
• Una tarea solo se puede vincular a una trabajo. Si una tarea ya está vinculada a un trabajo, no se puede vincular a otro trabajo. Al desvincular una tarea de un archivo trabajo, puede vincularlo a otro trabajo.

Para enlazar elementos de una tarjeta trabajo :

• Para enlazar un elemento existente, haz clic en Enlazar, selecciona el tipo de elemento y elige los que quieras enlazar. A continuación, guarda los cambios en la ficha trabajo .

• Para vincular un nuevo elemento sin salir de la ficha trabajo , haz clic en Nuevo y selecciona el tipo de elemento. Rellena los detalles del elemento y guarda los cambios en la ficha trabajo .

Una vez vinculados los elementos, aparecerán en la sección Vinculado correspondiente, a la derecha de la ficha trabajo . Haz clic en x para desvincular elementos innecesarios de un trabajo (esto no los borrará de otras ubicaciones en TaxDome).

Algunos elementos requieren que tengas derechos de acceso particulares para vincularlos. Aquí tienes los detalles:

Identificar los elementos inacabados relacionados con trabajos

Algunos elementos del trabajo requieren acciones específicas del usuario (ya sea de un miembro del equipo o de un cliente), y otros no. Siempre puedes averiguar si hay algún elemento inacabado en la vista kanban o en la ficha de trabajo .

En la vista Kanban

Revisar los elementos de acción pendientes en la vista kanban es conveniente para un análisis rápido. De esta forma, puedes ver qué trabajos tienen bloqueos y priorizar los elementos de acción que requieren atención.

Si hay elementos pendientes dentro de un trabajo, hay un contador. El número significa la cantidad de elementos sin completar, mientras que el color es diferente en función de las fechas de vencimiento de la tarea y trabajo . Si se establece la fecha de vencimiento del trabajo , el color se basará en ella, a pesar de la fecha de vencimiento de la tarea vinculada. Si no se establece, se basará en la fecha de vencimiento de las tareas:

Tanto el trabajo como la tarea vinculada no tienen fecha de vencimiento. 

El trabajo o la tarea vinculada está atrasada. 

El trabajo o la tarea vinculada tienen un plazo de tres días o menos.

El trabajo o la tarea vinculada tienen una fecha límite que aún no está demasiado cerca.

Se han completado todos los elementos de trabajo para la etapa. La marca de verificación sólo aparece si autoavanzar trabajos de la etapa actual está desactivada o si es la última etapa de proyecto. Si el conmutador autoavanzar trabajos está activado, trabajo pasa automáticamente a la etapa siguiente.

Si no hay elementos que requieran acciones, el contador no aparece.

En la ficha de trabajo

Siempre que abras una ficha de trabajo , podrás revisar todos los elementos de los que dependen los estados autoavanzar y trabajo personalizado:

• Si autoavanzar está activado para la etapa actual y el estado del trabajo no se ha cambiado al personalizado, la ficha trabajo mostrará todos los elementos de acción pendientes que deben completarse para que el trabajo pase automáticamente a la siguiente etapa. 

Si el trabajo no tiene elementos de acción vinculados y el autoavanzar está activado, verás un mensaje que indica que necesita al menos un activador para funcionar.

• Si el estado del trabajo se ha cambiado a uno personalizado, verás todos los elementos de acción pendientes que deben completarse para cambiar el estado del trabajo a Activo. Si haces clic en tres puntos junto al elemento pendiente, puedes desvincularlo del trabajo o eliminarlo por completo. 

Además, todos los tipos de entidades vinculadas se muestran en tablas en la sección Vinculado . Si el trabajo sobre el elemento de acción no se ha completado (por ejemplo, el estado de la tarea no es Completado o Cancelado), el icono autoavanzar muestra si este elemento de acción afecta a autoavanzar o al cambio de estado:

Impactos autoavanzar a la siguiente fase.

Impacta el cambio de estado a Activo (en caso de que el trabajo esté actualmente en estado personalizado).

Cómo gestionar los elementos inacabados en una mudanza trabajos

Cuando mueves manualmente un trabajo con elementos inacabados o cambias el estado personalizado, aparece un menú desplegable en el que puedes seleccionar qué hacer con ellos. Consulta más abajo los detalles:

• Tareas incompletas
• Pendiente formularios
• Solicitudes de clientes pendientes
• Propuestas sin firma
• Documentos pendientes de pago (bloqueados por facturas)
• Documentos pendientes de firma
• Documentos pendientes de aprobación
• Tareas pendientes de los clientes en los chats
• Facturas no pagadas/pagadas parcialmente

Tareas incompletas

• Asignados: Te permite añadir, eliminar o modificar asignatarios de tareas.
• Marcar como Completada: Esto cambia el estado de la tarea a Completada.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade la tarea como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Mover a la siguiente etapa: Mueve la tarea a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Borrar: Elimina la tarea de trabajo.
• Desvincular: Esto desvinculará la tarea de trabajo. (Seguirá estando disponible pero ya no estará vinculada a trabajo.)

Pendiente formularios

• Mover a la siguiente etapa: Mueve el formulario a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade el formulario como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará el formulario del trabajo. (Seguirá disponible pero ya no estará vinculado al trabajo.)
• Enviar. Esto cambiará el estado de formulario a Completado. Puedes hacerlo independientemente de si formulario contiene preguntas sin respuesta.

Solicitudes de clientes pendientes 

• Mover a la siguiente etapa: Esto mueve las peticiones de los clientes a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añaden las peticiones del cliente como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará las peticiones del cliente del trabajo. (Seguirá estando disponible, pero ya no estará vinculada al trabajo).
• Enviar. Esto cambiará el estado de la solicitud del cliente a Completada. Puedes hacer esto independientemente de si la solicitud del cliente contiene preguntas sin responder.

Propuestas sin firma

• Pasar a la siguiente fase: Mueve la propuesta a la siguiente fase sin cambiar su estado.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade la propuesta como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará la propuesta de trabajo. (Seguirá disponible, pero ya no estará vinculada a trabajo.)

Documentos pendientes de pago (bloqueados por facturas)

• Pasar a la etapa siguiente: Esto mueve los documentos a la siguiente etapa.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade el documento como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará el documento de trabajo. (Seguirá estando disponible pero ya no estará vinculado a trabajo.)

Documentos pendientes de firma

• Pasar a la etapa siguiente: Esto mueve los documentos a la siguiente etapa.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade el documento como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará el documento de trabajo. (Seguirá disponible, pero ya no estará vinculado a trabajo.)

Documentos pendientes de aprobación

• Pasar a la etapa siguiente: Esto mueve los documentos a la siguiente etapa.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade el documento como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará el documento de trabajo. (Seguirá disponible, pero ya no estará vinculado a trabajo.)

Tareas pendientes de los clientes en los chats

• Mover a la siguiente etapa: Esto mueve los chats cadena a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade la cadena como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular mensaje: Esto desvinculará el chat cadena de trabajo. (Seguirá activo, pero ya no estará vinculado a trabajo.)
• Marcar como completa: Esto comprobará automáticamente todas las tareas del cliente.

Facturas no pagadas/pagadas parcialmente

• Pasar a la etapa siguiente: Mueve la factura a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Ignorar: Al volver a cambiar el estado personalizado a Activo, se añade la factura como activador autoavanzar para la etapa actual.
• Desvincular: Esto desvinculará la factura de trabajo. (Seguirá disponible, pero ya no estará vinculada a trabajo.)