Contacts & accounts

What are contacts and what are accounts? How do you set up your accounts and make them as convenient as possible? Let’s find out.

¿Qué son los contactos y las cuentas?

The first thing that’s helpful to know on TaxDome is the difference between contacts and accounts:

• Los contactos son las personas con las que interactúas durante tu horario laboral. Nuestra función Contactos es donde almacenas todos sus datos personales. Las direcciones de correo electrónico que aparecen allí permiten a los clientes acceder al portal TaxDome (sin una dirección de correo electrónico en Contactos, los clientes no pueden iniciar sesión). Además, puedes utilizar Contactos para almacenar los datos de compañeros de trabajo, posibles clientes, socios y familiares de clientes.

• Las cuentas pueden ser de una empresa o de un particular; son las entidades para las que trabajas y a las que facturas. Una cuenta siempre está vinculada a uno o varios contactos, en función del número de personas que la utilicen. Al vincular cuentas a contactos permites que los clientes tengan acceso a su portal TaxDome .

Here’s more on how to link contacts to accounts .

Nota

You can’t create a client account without contacts. At least one contact should be linked to it.

Cómo crear cuentas

En general, querrás crear una cuenta para cada persona o grupo que vaya a presentar una declaración. Luego puedes vincular los contactos adecuadamente en función de la situación. Esto puede variar de un caso a otro. A continuación encontrarás ejemplos de distintas situaciones y de cómo configurarías las cuentas para que se adapten mejor a las necesidades de tus clientes.

Empresa, nóminas y contabilidad: una cuenta con múltiples contactos

First, create an account for the company, then link all relevant contacts to it: business partners, controllers, managers, etc. For each contact, check the desired boxes for their email addresses so that they can log into the portal, receive notifications, or sync their email.

Cónyuges con declaración conjunta: una cuenta

For a married couple who file jointly and both want portal access, create one account, then link the two contacts (their separate email addresses) to it. If there are other family members, such as children, grandparents, etc., who also need portal access, they too can be linked to the account.

Consejo

If only one spouse has an email address, you can use plus addressing (e.g., john+1@gmail.com ) to add both spouses as separate contacts and request their e-signatures in the same inbox. Learn more about plus addressing in this article .

Cónyuges con declaración individual: dos cuentas

If you’re preparing two individual returns for a couple, create a separate account for each person. You would then link spouse one to their own account. Plus, if they want to have access to the other’s account, link their contact to it, then check the Login box for their email address. This way, they can log into either account—or even receive the same notifications and sync their email if they choose to.

Una persona a cargo que necesita su propia declaración de la renta: una cuenta separada

If you’re preparing a tax return for a dependent, use a separate account—you can then link other contacts , such as those who claim this dependent, to the account. 

Vea a continuación un vídeo con diferentes ejemplos de cómo configurar personas dependientes como cuentas y contactos de TaxDome .

Accounts with shared contacts: linked accounts

When you are preparing a tax return for spouses with different accounts, you may want to check something in the spouse’s account. The same option may be useful when you are searching for an individual account of the company’s CEO who is also your company client. You don’t need to search for that account, since all the accounts with shared contacts are listed in the Linked accounts section at the bottom of the account’s Info tab. Clicking the account name will open this account’s Info tab.

Comparte

Enlace copiado