CRM (Básico): Contactos y Cuentas
¿Qué son los contactos y qué son las cuentas? ¿Cómo configurar las cuentas y hacerlas lo más cómodas posible? Averigüémoslo.
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Cubierto aquí:
- ¿Qué son los contactos y las cuentas?
- Cómo crear cuentas
- Empresa, nóminas y contabilidad: una cuenta con múltiples contactos
- Cónyuges con declaración conjunta: una cuenta
- Cónyuges con declaración individual: dos cuentas
- Una persona a cargo que necesita su propia declaración de la renta: una cuenta separada
- Cuentas con contactos compartidos: cuentas relacionadas
¿Qué son los contactos y las cuentas?
Lo primero que conviene saber en TaxDome es la diferencia entre Contactos y Cuentas:
- Los contactos son las personas con las que interactúas durante tu horario laboral. Nuestra función Contactos es donde almacenas todos sus datos personales. Las direcciones de correo electrónico que aparecen allí permiten a los clientes acceder al portal TaxDome (sin una dirección de correo electrónico en Contactos, los clientes no pueden iniciar sesión). Además, puedes utilizar Contactos para almacenar los datos de compañeros de trabajo, posibles clientes, socios y familiares de clientes.
- Las cuentas pueden ser de una empresa o de un particular; son las entidades para las que trabajas y a las que facturas. Una cuenta siempre está vinculada a uno o varios contactos, en función del número de personas que la utilicen. Al vincular cuentas a contactos permites que los clientes tengan acceso a su portal TaxDome .
Aquí tienes más información sobre cómo vincular contactos a cuentas.
Nota: No puede crear una cuenta de cliente sin contactos. Al menos un contacto debe estar vinculado.
Cómo crear cuentas
En general, le conviene crear una cuenta para cada persona o grupo que vaya a presentar una declaración. A continuación, puede vincular los contactos adecuadamente en función de la situación. Esto puede variar de un caso a otro.
A continuación encontrará ejemplos de distintas situaciones y de cómo configurar las cuentas para que se adapten mejor a las necesidades de sus clientes.
Empresa, nóminas y contabilidad: una cuenta con múltiples contactos
En primer lugar, cree una cuenta para la empresa y, a continuación, vincule a ella todos los contactos relevantes: socios comerciales, controladores, gerentes, etc. Para cada contacto, activa los interruptores deseados para sus direcciones de correo electrónico, de modo que puedan iniciar sesión en el portal, recibir notificaciones o sincronizar su correo electrónico.
Cónyuges con declaración conjunta: una cuenta
Si se trata de un matrimonio que presenta la declaración conjuntamente y ambos desean acceder al portal, cree una cuenta y, a continuación, vincule a ella los dos contactos (sus direcciones de correo electrónico por separado). Si hay otros miembros de la familia, como hijos, abuelos, etc., que también necesitan acceso al portal, también pueden vincularse a la cuenta.
Cónyuges con declaración individual: dos cuentas
Si está preparando dos declaraciones individuales para una pareja, cree una cuenta separada para cada persona. A continuación, vincula al cónyuge uno a su propia cuenta. Además, si quieren tener acceso a la cuenta del otro, vincula su contacto a ella y activa la opción Iniciar Sesión para su dirección de correo electrónico. De este modo, podrán acceder a cualquiera de las dos cuentas, o incluso recibir las mismas notificaciones y sincronizar su correo electrónico si así lo desean.
Una persona a cargo que necesita su propia declaración de la renta: una cuenta separada
Si está preparando una declaración de la renta para una persona a su cargo, utilice una cuenta separada; así podrá vincular a esa cuenta otros contactos, como los que reclaman a esa persona a su cargo.
Vea a continuación un vídeo con diferentes ejemplos de cómo configurar personas dependientes como cuentas y contactos de TaxDome .
Cuentas con contactos compartidos: cuentas relacionadas
Cuando esté preparando una declaración de la renta para cónyuges con cuentas diferentes, puede que desee comprobar algo en la cuenta del cónyuge. La misma opción puede ser útil cuando busca una cuenta individual del director general de la empresa que también es cliente de su empresa. No es necesario que busques esa cuenta, ya que todas las cuentas con contactos compartidos aparecen en la sección Cuentas relacionadas de la pestaña Información de la cuenta. Al hacer clic en el nombre de la cuenta, se abrirá la pestaña Información de esta cuenta.
