Explicación de los contactos y las cuentas

Los contactos y las cuentas son los dos pilares fundamentales de la gestión de clientes en TaxDome. Entender cómo se relacionan te ayuda a configurar correctamente los clientes desde el principio.

Resumen de cuentas

Las cuentas de clientes son las entidades para las que trabajas y a las que facturas, ya sean empresas o particulares. Todo el trabajo relacionado con los clientes en TaxDome organiza en estas cuentas: los documentos, las facturas, trabajos, los mensajes y formularios guardan ahí.

Como una situación fiscal puede afectar a más de una persona, una cuenta se puede vincular a varios contactos. Por ejemplo, los cónyuges que presentan una declaración conjunta pueden tener acceso al portal a través de una sola cuenta, y el Propietario de la Empresa vincular sus cuentas personales y las de la empresa al mismo tiempo.

Tus contactos de un vistazo

Los contactos son las personas con las que interactúas durante tu trabajo. La función Contactos te permite almacenar sus datos personales, incluida información sobre clientes, compañeros de trabajo, clientes potenciales, socios y familiares de clientes.

Cada contacto vinculado a una cuenta puede, por su cuenta, Iniciar Sesión , recibir notificaciones o sincronizar el correo electrónico, lo que te permite controlar con precisión quién ve qué. Cada cuenta debe tener al menos un contacto vinculado.

Ejemplos de configuración de cuentas

En general, lo mejor es crear una cuenta para cada persona o grupo que vaya a presentar una declaración y, a continuación, vincular los contactos según la situación. Esto puede variar según cada caso.

Empresa, nóminas y contabilidad: una cuenta con múltiples contactos

Primero, crea una cuenta para la empresa y, a continuación, vincula a ella todos los contactos relevantes: socios comerciales, responsables de control, directivos, etc. Para cada contacto, configura los ajustes que quieras para que puedan iniciar sesión en el portal, recibir notificaciones o sincronizar su correo electrónico.

Cónyuges con declaración conjunta: una cuenta

Si sois un matrimonio que presenta la declaración de forma conjunta y los dos queréis acceso al portal, cread una cuenta y, a continuación, vinculad los dos contactos ( vuestras direcciones de correo electrónico respectivas) a ella. Si hay otros miembros de la familia, como hijos, abuelos, etc., que también necesiten acceso al portal, también se les puede vincular a la cuenta.

Consejo

Si solo uno de los cónyuges tiene una dirección de correo electrónico, puedes utilizar la dirección con signo más (por ejemplo, [email protected] ) para añadir a ambos cónyuges como contactos independientes y solicitar sus firmas electrónicas en la misma bandeja de entrada. Más información sobre la dirección plus en este artículo .

Cónyuges con declaración individual: dos cuentas

Si estás preparando dos declaraciones individuales para una pareja, crea una cuenta aparte para cada persona. Vincula al cónyuge uno a su propia cuenta. Si quiere acceder a la cuenta del otro, vincula su contacto a ella y marca la casilla Iniciar Sesión con su dirección de correo electrónico. Así, podrán iniciar sesión en cualquiera de las dos cuentas, o recibir las mismas notificaciones y sincronizar su correo electrónico si así lo desean.

Una persona a cargo que necesita su propia declaración de la renta: una cuenta separada

Si estás preparando la declaración de la renta de una persona a tu cargo, usa una cuenta aparte; así podrás vincular a la cuenta a otros contactos, como las personas que incluyan a esa persona a su cargo en su declaración.

Echa un vistazo al vídeo que hay a continuación para ver diferentes ejemplos de cómo configurar a los familiares a tu cargo como TaxDome y contactos TaxDome .

Cuentas vinculadas

Cuando estés preparando una declaración de la renta para un matrimonio con cuentas diferentes, puede que quieras comprobar algo en la cuenta de tu pareja. Esta misma opción te puede venir bien a la hora de buscar la cuenta personal del director general de una empresa que también sea cliente de tu empresa. No hace falta que busques esa cuenta: todas las cuentas con contactos compartidos aparecen en la sección «Cuentas vinculadas», en la parte inferior de la pestaña «Información» de la cuenta. Al hacer clic en el nombre de la cuenta, se abre la pestaña «Información» de esa cuenta.

Trabajar con contactos y cuentas

En general, el flujo de trabajo de los contactos y las cuentas flujo de trabajo el siguiente:

1. Crea una cuenta para cada cliente, ya sea una persona (o una familia) o una empresa. En la cuenta se guarda todo lo relacionado con el cliente: documentos, trabajos, mensajes, facturas y formularios.

2. Vincula uno o más contactos a la cuenta. Cada cuenta debe tener al menos un contacto. Un mismo contacto puede estar vinculado a varias cuentas; por ejemplo, un cónyuge puede aparecer tanto en su cuenta personal como en una cuenta conjunta, y el Propietario de la Empresa también Propietario de la Empresa aparecer en la cuenta de su empresa.

3. Configura los ajustes de cada contacto vinculado. Puedes decidir de forma independiente si cada persona puede iniciar sesión en el portal, recibir notificaciones del sistema, sincronizar sus correos electrónicos en TaxDome y firmar propuestas y facturas periódicas.

4. Invita a los clientes al portal. Una vez que Iniciar Sesión activa la Iniciar Sesión para un contacto, este recibe una invitación por correo electrónico, crea una contraseña y obtiene acceso a la cuenta. Si un contacto está vinculado a varias cuentas, puede cambiar de una a otra tras iniciar sesión.

Consejo

Si ya tienes clientes en otro programa de contabilidad, no hace falta que los crees desde cero: puedes importarlos a TaxDome masiva.

Acceso y permisos

Crear un contacto es una acción interna que solo puede ver tu empresa. No da acceso a los clientes al portal. Para que los clientes puedan iniciar sesión, tienes que marcar la casilla Iniciar Sesión en su ficha de contacto e invitarlos al portal.

Propietario de la Empresa, administrador o cualquier empleado al que se le hayan concedido derechos de acceso para gestionar contactos o cuentas TaxDome añadir nuevos contactos y cuentas a TaxDome .

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