Tareas (Básicas): Crear y aplicar plantillas
Cree plantillas de tareas que podrá utilizar para activar nuevas tareas, rellenar las existentes o aplicarlas con automatizaciones en proyectos. Las plantillas de tareas ahorran tiempo al reunir conjuntos de tareas de uso común y almacenarlos para su uso futuro. Le resultarán especialmente útiles para procedimientos de uso frecuente y para garantizar las mejores prácticas.
Crear plantillas de tareas
Una plantilla de tarea puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier empleado al que se le hayan dado derechos de acceso para gestionar plantillas.
Para crear una plantilla de tarea, siga estos pasos:
1. Ve a Plantillas > empresa plantillas en el menú de la barra lateral, haz clic Crear plantilla.
También puedes acceder a esta página añadiendo la automatización Crear tarea mientras creas o editas un proyecto y haciendo clic en Nueva plantilla.
2. Introduzca el nombre del modelo de tarea (por ejemplo, Preparar 1040) en el campo obligatorio.
3. Ya está. Haz clic enGuardar y Salir.
Conozca en detalle todas las funciones de la tarea:
a. Nombre de la plantilla: Esto es lo que verás cuando selecciones tu plantilla.
b. Estado: Selecciona el estado inicial de la tarea.
c. Prioridad: Establece el nivel de prioridad con el que deben comenzar las tareas: Baja, Alta, Media o Urgente. El nivel de prioridad por defecto es Medio.
d. Descripción: Introduce una descripción para definir las tareas (opcional). Puedes utilizar formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas e insertar enlaces.
e. etiquetas: Añade etiquetas a la plantilla. Esto te ayuda a categorizar tus tareas y a ordenar la información innecesaria. Utiliza nuestro etiquetas prediseñado o crea uno nuevo.
f. Asignados: Selecciona uno o más asignatarios de tareas. Puedes seleccionar miembros del Equipo o Roles:
- Miembros del equipo: Selecciona el nombre de un miembro del equipo o varios nombres.
- Funciones: Selecciona un rol o roles de la cuenta. Cuando se crea una tarea basada en la plantilla, todos los miembros del equipo asignados a los roles relevantes en una cuenta de cliente serán asignados a la tarea.
g. Fechas de inicio y vencimiento: Establece fechas de inicio y vencimiento para las tareas; éstas se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):
- Relativo (por defecto): Establezca un período de tiempo para cuánto tiempo después de la fecha de inicio vence la tarea (por ejemplo, empezar un día después de la creación de la tarea; terminar dos semanas después de la fecha de inicio). Si no se ha establecido ninguna fecha de inicio, la fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha de creación de la tarea... Tenga en cuenta que no puede establecer más de 10 000 unidades (días/meses/años).
- Absoluto: active Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, 15 de abril).
Establecer fechas es opcional, pero puede ser una útil herramienta de gestión del tiempo para ti y tu equipo. Además, recibirás un correo electrónico recordatorio tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea.
h. Subtareas: Activa Subtareas para añadir una lista de comprobación de elementos pendientes; éstos deberán realizarse para que se complete la tarea global. Introduce el nombre de la subtarea, haz clic Añadir subtarea para crear más elementos de la lista de comprobación.
i. Guardar y salir, Guardar y Cancelar: Pulsa Guardar y salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar tus cambios y continuar editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.
Añade plantillas de tareas predeterminadas de nuestra biblioteca
Ofrecemos plantillas de tareas predeterminadas, que también puede editar fácilmente. Para añadir una plantilla de tarea de nuestra biblioteca:
1. Vaya a Configuración > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, haz clic Copiar de la biblioteca.
2. Haga clic en el icono de copia situado a la derecha de la plantilla que desea añadir.
3. Cuando añadas una plantilla de nuestra biblioteca, las listas de asignados y etiquetas estarán siempre vacías. Tendrás que rellenarlas con tus propias elecciones, así como editar los demás campos según sea necesario. haz click en el nombre de la plantilla, haz tus cambios y haz clic Guardar y salir.
Aplicar plantillas de tareas
Una vez que haya creado una plantilla, puede utilizarla para acelerar la creación de tareas. He aquí cómo:
1. Cree una nueva tarea o edite una existente.
2. Haga clic en la lista Plantilla para ampliarla y, a continuación, seleccione una plantilla.
3. Continúe creando la tarea. Ahora puede editar cualquier propiedad de la tarea que ya se haya rellenado, es decir, añadir o eliminar subtareas, asignados, etiquetas, etc.
Nota. Los cambios que realice en una tarea no afectan a la plantilla seleccionada.
Editar plantillas de tareas
Para realizar cambios en una plantilla de tareas, siga estos pasos:
1. Ve a Configuración > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el nombre de la plantilla de tareas de la lista.
2. Haz cambios en la plantilla de tareas, haz clic Guardar y salir.
Duplicar plantillas de tareas
Puedes crear nuevas plantillas de tareas a partir de las existentes. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de tareas y, a continuación, selecciona Duplicar en el desplegable. Se guardará una copia de la plantilla de tareas con el sufijo adecuado (por ejemplo, Formulario 940 (2)).
Eliminar plantillas de tareas
Para eliminar completamente una plantilla de tarea, ve a Configuración > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el icono de los tres puntos situado en el extremo derecho del nombre de la plantilla de la tarea, selecciona Eliminar, haz clic Eliminar de nuevo para confirmar.
