Tareas (Básicas): Crear y aplicar plantillas

Cree plantillas de tareas que podrá utilizar para activar nuevas tareas, rellenar las existentes o aplicarlas con automatizaciones en proyectos. Las plantillas de tareas ahorran tiempo al reunir conjuntos de tareas de uso común y almacenarlos para su uso futuro. Le resultarán especialmente útiles para procedimientos de uso frecuente y para garantizar las mejores prácticas.

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Cubierto aquí:

• Creación de plantillas de tareas
• Añadir plantillas de tareas predeterminadas de nuestra biblioteca
• Aplicación de plantillas de tareas
• Añadir tareas como automatizaciones
• Edición de plantillas de tareas
• Duplicar plantillas de tareas
• Eliminación de plantillas de tareas

Creación de plantillas de tareas

Una plantilla de tarea puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le hayan otorgado derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de tarea, siga estos pasos:

1. Vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, haz clic Create template.

O acceda a esta página añadiendo el automatismoCrear tarea mientras crea o edita un proyecto, y luego haga clic en Nueva plantilla.

2. Introduzca el nombre del modelo de tarea (por ejemplo, Preparar 1040) en el campo obligatorio.

3. Ya está. Haga clic en el botónGuardar y Salir .

Conozca en detalle todas las funciones de la tarea:

1. Nombre de la plantilla: Esto es lo que verá al seleccionar su plantilla.

2. Tarea asignado a: Elija el nombre del miembro del equipo al que desea asignar las tareas; también puede seleccionar varios si el proyecto requiere más de uno. Cuando asigna una tarea, ésta se comparte automáticamente con los asignatarios. Para más detalles sobre los asignatarios de tareas, vaya aquí.

3. Estado: Seleccione el estado en el que deben iniciarse las tareas.

4. 4. Prioridad: Establezca el nivel de prioridad con el que deben comenzar las tareas: BAJA, ALTA, MEDIA o URGENTE. El nivel de prioridad por defecto es MEDIO.

5. Descripción: Introduzca una descripción para definir las tareas (opcional). Puede utilizar formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y también insertar enlaces.

6. etiquetas: Añada etiquetas a la plantilla. Esto te ayuda a categorizar tus tareas y ordenar la información innecesaria. Utilice nuestro prediseñado etiquetas o cree uno nuevo.

7. 7. Fechas de inicio y vencimiento: Establezca fechas de inicio y vencimiento para las tareas; éstas se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the task is due (e.g., start one day after the task was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the task creation date.. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absoluto: active Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, 15 de abril).

Establecer fechas es opcional, pero puede ser una herramienta útil de gestión del tiempo tanto para ti como para tu equipo. Además, recibirás un correo electrónico recordatorio tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea.

8. 8. Subtareas: Active la opción Subtareas para añadir una lista de tareas pendientes, que deberán realizarse para completar la tarea global. Introduzca el nombre de la subtarea, haz clic Añadir subtarea para crear más elementos de la lista de comprobación.

9. Guardar y Salir, Guardar y Cancelar: Pulse Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar los cambios y seguir editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Añadir plantillas de tareas predeterminadas de nuestra biblioteca

Ofrecemos plantillas de tareas predeterminadas, que también puede editar fácilmente. Para añadir una plantilla de tarea de nuestra biblioteca:

1. Vaya a Configuración > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, haz clic Copiar de la biblioteca.

2. Haga clic en el icono de copia situado a la derecha de la plantilla que desea añadir.

3. Cuando añada una plantilla de nuestra biblioteca, las listas de asignados y etiquetas estarán siempre vacías. Tendrás que rellenarlas con tus propias elecciones, así como editar los demás campos según sea necesario. Haga clic en el nombre de la plantilla, realice los cambios y haz clic Guardar y Salir.

Aplicación de plantillas de tareas

Una vez que haya creado una plantilla, puede utilizarla para acelerar la creación de tareas. He aquí cómo:

1. Cree una nueva tarea o edite una existente.

2. Haga clic en la lista Plantilla para ampliarla y, a continuación, seleccione una plantilla.

3. Continúe creando la tarea. Ahora puede editar cualquier propiedad de la tarea que ya se haya rellenado, es decir, añadir o eliminar subtareas, asignados, etiquetas, etc.

Nota. Los cambios que realice en una tarea no afectan a la plantilla seleccionada.

Edición de plantillas de tareas

Para realizar cambios en una plantilla de tareas, siga estos pasos:

1. Vaya a Configuración > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el nombre de la plantilla de tareas de la lista.

2. Realice cambios en la plantilla de tareas, haz clic Guardar y Salir.

Duplicar plantillas de tareas

Puede crear nuevas plantillas de tareas a partir de las existentes. Haga clic en el icono de los tres puntos situado a la derecha del nombre de la plantilla de la tarea y seleccione Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de tarea se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Eliminación de plantillas de tareas

Para eliminar por completo una plantilla de tarea, vaya a Configuración > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, haga clic en el icono de los tres puntos situado en el extremo derecho del nombre de la plantilla de la tarea, seleccione Eliminar en el desplegable, haz clic Eliminar de nuevo para confirmar.