Crear y aplicar plantillas de tareas

Create task templates to use for triggering new tasks, populating existing ones, or applying with automations in pipelines. Task templates save time by putting together commonly used sets of tasks and storing them for future use. You’ll find them especially helpful for frequently used procedures and ensuring best practices.

Crear plantillas de tareas

A task template can be created by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage templates .

Para crear una plantilla de tarea, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral, haz clic Crear plantilla.

También puedes acceder a esta página añadiendo el botón Crear automatización detareas mientras creas o editas un proyecto y haces clic en Nueva plantilla.

2. Introduce el nombre de la plantilla de tareas (por ejemplo, Preparar 1040) en el campo obligatorio.
3. ¡Eso es! Haz clic en Guardary Salir.

Conozca en detalle todas las funciones de la tarea:

a. Nombre de la plantilla: Esto es lo que verás cuando selecciones tu plantilla.

b. Status: Select the initial task status .

c. Prioridad: Establece el nivel de prioridad con el que deben comenzar las tareas: Baja, Alta, Media o Urgente. El nivel de prioridad por defecto es Medio.

d. Descripción: Introduce una descripción para definir las tareas (opcional). Puedes utilizar formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas e insertar enlaces.

e. Tags: Add tags to the template. This helps you categorize your tasks and sort out unnecessary information. Use our predesigned tags or create a new ones .

f. Asignados: Selecciona uno o más asignatarios de tareas. Puedes seleccionar miembros del Equipo o Roles:

• Miembros del equipo: Selecciona el nombre de un miembro del equipo o varios nombres.

• Roles: Select an account role or roles. When a task is created based on the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the task.

g. Fechas de inicio y vencimiento: Establece fechas de inicio y vencimiento para las tareas; éstas pueden ser relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

• Relativo (por defecto): Establece un periodo de tiempo para saber cuánto tiempo después de la fecha de inicio vence la tarea (por ejemplo, empezar un día después de la creación de la tarea; terminar dos semanas después de la fecha de inicio). Si no se ha establecido ninguna fecha de inicio, la fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha de creación de la tarea. Ten en cuenta que no puedes establecer más de 10.000 unidades (días/meses/años).

• Absoluto: active Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, 15 de abril).

  Establecer fechas es opcional, pero puede ser una útil herramienta de gestión del tiempo para ti y tu equipo. Además, recibirás un correo electrónico recordatorio tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea.

• h. Subtareas: Haz clic en Subtareas para añadir una lista de comprobación de elementos pendientes; éstos deberán realizarse para que la tarea global se complete. Rellena el nombre de la subtarea, haz clic Añadir subtarea para crear más elementos de la lista de comprobación.

i. Guardar y salir, Guardar y Cancelar: Pulsa Guardar y salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar tus cambios y continuar editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Añade plantillas de tareas predeterminadas de nuestra biblioteca

Ofrecemos plantillas de tareas predeterminadas, que también puede editar fácilmente. Para añadir una plantilla de tarea de nuestra biblioteca:

1. Ve a Configuración > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, haz clic Copiar de la biblioteca.

2. Haz clic en el icono de copia situado a la derecha de la plantilla que quieras añadir.

   

3. Cuando añadas una plantilla de nuestra biblioteca, las listas de asignados y etiquetas siempre estarán vacías. Tendrás que rellenarlas con tus propias elecciones, así como editar los demás campos según sea necesario. haz click en el nombre de la plantilla, haz tus cambios, y haz clic Guardar y salir.

Aplicar plantillas de tareas

Once you’ve created a template, you can use it to speed up your task creation. Here’s how: 1. Create a new task or edit an existing one.

2. Haz clic en la lista Lista deplantillas para ampliarla y, a continuación, selecciona una plantilla.

3. Continúa creando la tarea. Ahora puedes editar las propiedades de la tarea que ya estaban rellenadas, es decir, añadir o eliminar subtareas, asignados, etiquetas, etc.

   

   Nota

   Los cambios que hagas en una tarea no afectan a la plantilla seleccionada.

Editar plantillas de tareas

Para realizar cambios en una plantilla de tareas, siga estos pasos:

1. Ve a Configuración > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el nombre de la plantilla de tarea en la lista.

2. Haz cambios en la plantilla de tareas, haz clic Guardar y salir.

Duplicar plantillas de tareas

Puedes crear nuevas plantillas de tareas a partir de las existentes. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de tareas y selecciona Duplicar en el desplegable. Se guardará una copia de la plantilla de tareas con el sufijo adecuado (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Eliminar plantillas de tareas

Para eliminar completamente una plantilla de tarea, ve a Configuración > Plantillas de tareas en la barra de menú izquierda, haz clic el icono de los tres puntos situado a la derecha del nombre de la plantilla de la tarea, selecciona Eliminar, haz clic Eliminar de nuevo para confirmar.

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