Tareas (básicas): Crear y aplicar plantillas

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Crea plantillas de tareas para utilizarlas para desencadenar nuevas tareas, completar las existentes o aplicarlas con automatizaciones en los proyectos. Las plantillas de tareas ahorran tiempo al reunir conjuntos de tareas de uso común y almacenarlos para su uso futuro. Le resultarán especialmente útiles para los procedimientos de uso frecuente y para garantizar las mejores prácticas.

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Explicamos aquí:

• Creación de Plantillas de Tareas
• Agregar plantillas de tareas predeterminadas de nuestra biblioteca
• Aplicar Plantillas de Tareas
• Añadir tareas como automatizaciones
• Edición de Plantillas de Tareas
• Duplicación de Plantillas de Tareas
• Eliminación de Plantillas de Tareas

Creación de Plantillas de Tareas

Una plantilla de tarea puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le hayan otorgado derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de tareas, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menús y haz clic en CREAR PLANTILLA.

O accede a esta página añadiendo la automatizaciónCrear tarea mientras creas o editas un proyecto y, a continuación, haciendo clic en Nueva plantilla.

2. Introduce el nombre de la plantilla de tareas (por ejemplo, Preparar IRPF) en el campo requerido.

3. Ya está. Haga clic en el botónGuardar .

Lee en detalle todo sobre funciones de la tarea:

1. Nombre de la plantilla: Esto es lo que verás al seleccionar tu plantilla.

2. Asignación de tareas: Elige el nombre del miembro del equipo al que deseas asignar las tareas; también puedes seleccionar varios si el proyecto requiere más de uno. Cuando asignas una tarea, ésta se comparte automáticamente con los asignados. Para más detalles sobre los asignatarios de tareas, dirígete aquí.

3. Estado: Seleccione el estado en el que deben iniciarse las tareas.

4. Prioridad: Establece el nivel de prioridad con el que deben comenzar las tareas: BAJO, ALTO, MEDIO o URGENTE. El nivel de prioridad por defecto es MEDIO.

5. Descripción: Introduce una descripción para definir las tareas (opcional). Puedes utilizar formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y también insertar enlaces.

6. Etiquetas: Añade etiquetas a la plantilla. Esto te ayuda a categorizar tus tareas y ordenar la información innecesaria. Utiliza nuestras etiquetas prediseñadas o crea nuevas.

7. Fechas de inicio y vencimiento: Establece las fechas de inicio y vencimiento de las tareas; éstas se consideran relativas o absolutas (aproximadas o firmes):

• Relativo (por defecto): Establece un periodo de tiempo que sea relativo a la fecha de creación de la tarea (por ejemplo, empezar un día después de la creación de la tarea; terminar dos semanas después de su creación). Ten en cuenta que no puede establecer más de 10 000 unidades (días/meses/años).
• Absoluto: Activa las fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento desde el calendario en su lugar (por ejemplo, el 15 de abril).

La fijación de fechas es opcional, pero puede ser una herramienta útil de gestión del tiempo tanto para ti como para tu equipo. Además, recibirás un correo electrónico de recordatorio tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea.

8. Subtareas: Activa las subtareas para añadir una lista de verificación de elementos pendientes; éstos deberán realizarse para que la tarea global se complete. Introduce el nombre de la subtarea y haz clic en Añadir subtarea para crear más elementos de la lista de verificación.

9. Guardar: Esto guarda tu plantilla para uso futuro.

Agregar plantillas de tareas predeterminadas de nuestra biblioteca

Ofrecemos plantillas de tareas predeterminadas, que también se pueden editar fácilmente. Para añadir una plantilla de tarea de nuestra biblioteca:

1. Dirígete a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menús y haz clic en COPIAR DE LA BIBLIOTECA.

2. Haz clic en el ícono de copia a la derecha de la plantilla que deseas agregar.

3. Cuando agregues una plantilla de nuestra biblioteca, las listas de asignados y etiquetas estarán siempre vacías. Tendrás que completarlas con tus propias elecciones, así como editar los demás campos según sea necesario. Haz clic en el nombre de la plantilla, realiza los cambios y luego haz clic en GUARDAR.

Aplicar Plantillas de Tareas

Una vez que hayas creado una plantilla, puedes utilizarla para agilizar la creación de tareas. A continuación se explica cómo hacerlo:

1. Crea una nueva tarea o edita una existente.

2. Haz clic en la lista de plantillas para ampliarla y, a continuación, selecciona una plantilla.

3. Continúa creando la tarea. Ahora puedes editar cualquier propiedad de la tarea que ya previamente hayan sido completadas, es decir agregar o eliminar subtareas, asignados, etiquetas, etc.

Nota. Los cambios que realices en una tarea no afectan a la plantilla seleccionada.

Edición de Plantillas de Tareas

Para realizar cambios en una plantilla de tareas, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menús y, a continuación, haz clic en el nombre de la plantilla de tareas en la lista.

2. Realiza los cambios en la plantilla de tareas y, a continuación, haz clic en GUARDAR.

Duplicación de Plantillas de Tareas

Puedes crear nuevas plantillas de tareas a partir de las existentes. Haz clic en el ícono con los tres puntos situado a la derecha del nombre de la plantilla de la tarea y selecciona Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de tarea se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Eliminación de Plantillas de Tareas

Para eliminar por completo una plantilla de tarea, dirígete a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menú, haz clic en el ícono con los tres puntos situado en el extremo derecho del nombre de la plantilla de la tarea, selecciona Eliminar en el desplegable y vuelve a hacer clic en ELIMINAR para confirmar.