What are pipelines, stages, jobs, tasks

TaxDome Workflow helps you work more efficiently by automating routine processes. It’s built from pipelines, stages, jobs, and tasks—learn how they connect and function together.

flujo de trabajoexplicó

TaxDome Workflow saves time and drives operational efficiency. You can achieve more in less time by setting repeatable processes and automating menial tasks, as well as automating client communications. To align with each of your business processes, Workflow offers you three powerful features, such as pipelines, jobs and tasks.

What’s the difference between pipelines, jobs and tasks? We break it all down by showing you the overall structure of the TaxDome Workflow system.

proyectos

proyectos se sitúan en el nivel superior de la jerarquía flujo de trabajo . Se trata de un procedimiento de trabajo establecido, una secuencia de pasos o etapas para preparar, por ejemplo, un formulario 1040 de principio a fin. La función general de proyecto es ayudarle a seguir fácilmente el progreso de trabajos similares para diferentes clientes, al tiempo que les permite fluir sin problemas hacia su finalización.

Our pipelines are designed to look like a kanban board . Jobs, displayed on cards, move from stage to stage on the board. And once automated, pipelines do much of the work for you!

Qué ocurre dentro de un proyecto:   

1. Las etapas son los pasos de un procedimiento de trabajo global. Una vez completado todo el trabajo de una etapa, trabajo pasa a la siguiente.

2. Jobs, the individual projects a client pays you for (such as a tax return or a January payroll), are introduced to a pipeline specifically designed for it. Each job associated with a client account moves through the pipeline from the first to the last stage, or completion. 

3. Las automatizaciones, los mecanismos que automatizan un proyecto, hacen que las cosas sucedan de forma independiente. Una vez activados, crean tareas para los miembros del equipo o envían formularios y propuestas a los clientes, por ejemplo.

Stages & automations

A pipeline consists of stages, which represent the different steps required to progress a job towards completion. For instance, a 1040 Tax Return Pipeline could include stages like Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return, and Review. You can customize these stages to align with your specific workflow processes.

Stages include automations that simplify routine tasks, such as sending organizers, messages or invoices. You can set up your pipelines so automatic actions are triggered each time a job enters a new stage: e.g., a task is created for a team member, or an email is sent out to a client.

trabajos

Each job is an individual service a client pays for. A job goes into a pipeline specifically designed for the service it requires. It can also be compared to a single trip through a pipeline for a given client. For example, all of your clients’ 1040 returns for 2022 will go into your 1040 Return pipeline.

Each time you receive a job from a client, you add it to the first stage of the appropriate pipeline. Then, you move the job through the stages of the pipeline, either manually or via automation. Here’s more on adding jobs to pipelines .

Whenever you have any blocker, such as additional requirements or missing documents, you can change the job status to a custom one. This can trigger automations or just visually indicate the job status without moving it to a different stage. Here’s more on job statuses .

trabajos puede contener elementos vinculados -formularios, tareas, mensajes, facturas, etc. De este modo, cada trabajo contiene siempre todo lo necesario para completarla.

You can move a job to another pipeline at any time — or when it reaches the last stage. For example, when a bookkeeping lead becomes a client, you may want to move that job from the lead pipeline to a bookkeeping pipeline.

Tareas

Las tareas son los asuntos pendientes que usted y los miembros de su equipo realizan. Puede añadir cualquier número de tareas a trabajo. Por ejemplo, tiene una preparación de impuestos trabajo para la que tiene que preparar los formularios 1040, 1120 y 8879. Para cada formulario, puede crear una tarea independiente, delegarla en distintos miembros del equipo y vincularla a un trabajo. De este modo, todos los formularios se prepararán simultáneamente como parte de un único trabajo. 

Tasks could be accessed via the Tasks list where all info about associated pipelines and jobs is visible. Learn more about creating tasks and using tasks in jobs . 

Nota

Descubre cómo gestionar tus procesos, mejorar la eficiencia y seguir el progreso de tu trabajo automatizando la mayoría de tus tareas repetitivas con Apalancamiento flujo de trabajo Automatización en TaxDome .

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