flujo de trabajo (Básico): Qué son proyectos, Etapas, trabajos, Tareas

TaxDome flujo de trabajo aumenta tu eficacia y elimina la rutina. flujo de trabajo consta de proyectos, etapas, trabajos, y tareas; aprenda cómo funcionan juntas.

Cubierto aquí:

flujo de trabajoexplicó

TaxDome flujo de trabajo ahorra tiempo e impulsa la eficiencia operativa. Puede conseguir más en menos tiempo estableciendo procesos repetibles y automatizando tareas secundarias, así como automatizando las comunicaciones con los clientes. Para alinearse con cada uno de sus procesos empresariales, flujo de trabajo le ofrece tres potentes funciones, a saber proyectos, trabajos y Tareas.

¿Cuál es la diferencia entrePipelinestrabajos y las Tareas? Te lo explicamos todo mostrándote la estructura general del sistema TaxDome flujo de trabajo .

proyectos

proyectos se sitúan en el nivel superior de la jerarquía flujo de trabajo . Se trata de un procedimiento de trabajo establecido, una secuencia de pasos o etapas para preparar, por ejemplo, un formulario 1040 de principio a fin. La función general de proyecto es ayudarle a seguir fácilmente el progreso de trabajos similares para diferentes clientes, al tiempo que les permite fluir sin problemas hacia su finalización.

Nuestro sitio proyectos está diseñado para parecerse a un tablero kanban. trabajos Las tareas, que se muestran en tarjetas, pasan de una fase a otra en el tablero. Y una vez automatizados, ¡ proyectos hace gran parte del trabajo por usted!

Qué ocurre dentro de un proyecto:   

  1. Las etapas son los pasos de un procedimiento de trabajo global. Una vez completado todo el trabajo de una etapa, trabajo pasa a la siguiente.
  2. trabajosLos proyectos individuales por los que le paga un cliente (como una declaración de la renta o la nómina de enero ), se introducen en en un proyecto específicamente diseñado para ello. Cada trabajo asociado a una cuenta de cliente se desplaza por el proyecto desde la primera hasta la última etapa, o finalización. 
  3. Las automatizaciones, los mecanismos que automatizan un proyecto, hacen que las cosas sucedan de forma independiente. Una vez activados, crean tareas para los miembros del equipo o envían formularios y propuestas a los clientes, por ejemplo.

Etapas y automatismos

Un proyecto consta de etapas, que representan los diferentes pasos necesarios para avanzar en un trabajo hasta su finalización. Por ejemplo, una declaración de impuestos 1040 proyecto podría incluir etapas como Revisar documentos, Preparar carta de encargo, Preparar declaración y Revisar. Puede personalizar estas etapas para adaptarlas a sus procesos específicos de flujo de trabajo .

Las etapas incluyen automatizaciones que simplifican las tareas rutinarias, como el envío de formularios, mensajes o facturas. Puedes configurar tu proyectos para que se activen acciones automáticas cada vez que un trabajo entre en una nueva etapa: por ejemplo, se crea una tarea para un miembro del equipo o se envía un correo electrónico a un cliente.

trabajos

Cada trabajo es un servicio individual por el que paga un cliente. Un trabajo va en un proyecto diseñado específicamente para el servicio que requiere. Por ejemplo, todas las declaraciones 1040 de tus clientes para 2022 irán a tudeclaración 1040 proyecto.

Cada vez que recibes un trabajo de un cliente, lo añades a la primera etapa del proyecto correspondiente. A continuación, se mueve el trabajo a través de las etapas del proyecto, ya sea manualmente o mediante automatización. Aquí tienes más información sobre cómo añadir trabajos a proyectos.

trabajos puede contener elementos vinculados -formularios, tareas, mensajes, facturas, etc. De este modo, cada trabajo contiene siempre todo lo necesario para completarla.

Puede mover un trabajo a otro proyecto en cualquier momento, o cuando llegue a la última etapa. Por ejemplo, cuando un cliente potencial de contabilidad se convierte en cliente, es posible que desee mover ese trabajo del proyecto potencial a un proyecto de contabilidad.

Tareas

Las tareas son los asuntos pendientes que usted y los miembros de su equipo realizan. Puede añadir cualquier número de tareas a trabajo. Por ejemplo, tiene una preparación de impuestos trabajo para la que tiene que preparar los formularios 1040, 1120 y 8879. Para cada formulario, puede crear una tarea independiente, delegarla en distintos miembros del equipo y vincularla a un trabajo. De este modo, todos los formularios se prepararán simultáneamente como parte de un único trabajo. 

Se puede acceder a las tareas a través de la lista Tareas , donde está visible toda la información sobre proyectos y trabajos asociadas. Más información sobre la creación y el uso de tareas en trabajos

nota

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