Tareas (Básicas): Ver, filtrar, editar

TaxDome cuenta con una página Insights que muestra todas las tareas en curso en empresa. Aprenda a filtrarlas y editarlas para su equipo, y mucho más.

Cubierto aquí:

• Acerca de las tareas
• La lista de tareas
• Filtrar una lista de tareas
• Tareas de edición
• Tareas de edición masiva
• La pista de auditoría de tareas
• Utilizar comentarios de tareas
  
• Imprimir una lista de tareas
• Exportar tareas
• Eliminación de tareas

Acerca de las tareas

Una vez creada una tarea, estará en su Insights página. Si seleccionas Todos los miembros en el widget Tareas: por hacer, verás una lista de cuentas de clientes y las tareas de cada uno. De este modo, siempre estarás al tanto de lo que necesitan los clientes y de cómo avanza el trabajo:

Cuando una tarea está a punto de vencer o se te ha asignado una nueva tarea, recibes una notificación en tu Inbox+ y en tu correo electrónico. Haz clic en el nombre de la tarea o en Ir a... para acceder a ella.

Nota: puedes cambiar tus preferencias de notificación en cualquier momento.

Cuando tenga tareas pendientes asignadas, aparecerá un círculo de notificación verde junto a flujo de trabajo en la barra de menú de la izquierda. Para ver sus tareas, vaya a flujo de trabajo > Tareas en la barra de menú de la izquierda.

Por defecto, sólo se muestran las tareas asignadas. Para ver todas las tareas de su empresa, haga clic en el menú desplegable Mis tareas en la parte superior izquierda y seleccione Todas las tareas.

Para ver las tareas que aún no se han asignado, seleccioneSin asignar.

Las tareas que necesitan trabajo o que están programadas como futuras tareas pendientes se muestran en la pestaña Pendientes .

Una vez finalizada o cancelada una tarea, haga clic en su estado y cámbielo a Completada o Cancelada, según corresponda. Una vez cambiado el estado de la tarea, ésta pasa a la pestaña Completada .

Nota: Las tareas completadas y canceladas aún pueden editarse. Vuelva a mover la tarea a la carpeta Pendiente cambiando su estado a Planificada, En revisión, En curso, En espera, Ampliada, Esperando al cliente, Esperando firmas o Esperando a la agencia.

Para ver todas las tareas de un cliente, vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haga clic en el nombre del cliente y, a continuación, vaya a la pestaña flujo de trabajo pestaña Vaya a Tareas pendientes y Tareas completadas para ver todas las tareas de esa cuenta, así como sus estados, etiquetas asignado , progreso, fechas de inicio, fechas de vencimiento y si se han asignado a usted o a otro miembro del equipo.

También puedes ver todas las tareas en la página flujo de trabajo > Calendario. Haz clic en Tareas para cambiar a una vista de sólo tareas. Aquí tienes más información sobre las vistas del calendario. 

La lista de tareas

En la lista de tareas, verás estos iconos:

Esto significa que la tarea es recurrente.

Esto significa que la tarea está atrasada: la fecha de vencimiento ha pasado y el estado aún no se ha cambiado a Completado o Cancelado.

También verás estos encabezados de columna:

• CUENTA: Haz clic en el nombre de la cuenta para acceder instantáneamente a sus detalles.

• NOMBRE DE LA TAREA: Este es el nombre que usted o un miembro del equipo ha dado a la tarea.

• FECHA LÍMITE: Es la fecha límite para completar la tarea.

• ESTADO: A las tareas se les puede asignar Planificado, En revisión, En curso, En espera, Ampliado, En espera de firmas, En espera de cliente o En espera de agencia, o ningún estado. Para cambiar el estado de una tarea sin editarla, pase el ratón por encima de esta columna para mostrar los estados y, a continuación, seleccione el que necesite.

• SUBTAREAS: La primera cifra es el número de subtareas completadas; la segunda, el número total de subtareas.

• asignado a(S): Indica quién tiene asignada la tarea.

• PRIORIDAD: Las tareas tienen una prioridad Baja, Alta, Media o Urgente . etiquetas le ayuda a priorizar las tareas. Para cambiar la prioridad de una tarea sin editarla, pase el ratón por encima de la columna para mostrar los niveles de prioridad y, a continuación, seleccione el que necesite.

• trabajo NOMBRE: Es el nombre de la página trabajo a la que está vinculada la tarea. Haga clic en trabajo para ver sus detalles y realizar cambios, si es necesario.

• DESCRIPCIÓN: Escribir una descripción es opcional y puede ser útil.
• proyecto: Si una tarea está vinculada a trabajo, verá en qué proyecto se encuentra. Haz clic en el nombre de proyecto para ir a proyecto.
• ETAPA: Si una tarea está vinculada a trabajo, verás en qué etapa se encuentra. Haz clic en el nombre de la etapa para navegar hasta proyecto.
• etiquetas: Se puede añadir colorido a etiquetas añadir a las tareas para poder filtrarlas más tarde.

Si abre la pestaña Completado, también verá dos cabeceras de columna más en el extremo derecho:

• FECHA COMPLETADA: Es la fecha en la que el estado de la tarea se cambió a Completada.
• FECHA CANCELADA: Es la fecha en la que se cambió el estado de la tarea a Cancelada.

Para buscar tareas, escriba una palabra clave en el campo de búsqueda. 

Utilice la clasificación para encontrar determinadas tareas, y también puede hacerlo mientras filtra y busca.

Para ordenar una lista de tareas en la columna Nombre de la tarea o Fecha de vencimiento , haga clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna.

Filtrar una lista de tareas

Los filtros son útiles cuando desea ver las tareas por tipo. Por ejemplo, filtrar para encontrar todas las tareas atrasadas. Hay diferentes maneras de filtrar tareas:

1. En asignado a: Seleccione Mis tareas en el desplegable de la izquierda para ver sólo las tareas que tiene asignadas. Si selecciona Todas las tareas, se mostrarán todas las tareas a las que tiene acceso. Para ver sólo las tareas no asignadas, seleccione Sin asignar.

2. Mediante distintos parámetros de filtrado. Más información sobre los parámetros de filtrado. 

Para filtrar la lista de tareas, haga clic en el menú desplegable + Filtro situado en la parte superior izquierda de la página Tareas y seleccione el filtro y el parámetro:

• Al seleccionar es/en se mostrarán las tareas que contengan el valor seleccionado en el filtro
• Seleccionando no está/no en se mostrarán todas las tareas que no contengan el valor seleccionado en el filtro

Aquí tienes los distintos filtros que puedes aplicar:

• Nombre de cuenta: Ver sólo las tareas que pertenecen a cuentas específicas.
• Tarea asignado a: Vea sólo las tareas asignadas a miembros específicos del equipo.
• proyecto y etapa: Ver sólo las tareas en proyectos específico. Seleccione una etapa o etapas de diferentes proyectos para limitar aún más los resultados. 
• Fecha de inicio: Ver sólo las tareas que tienen una fecha de inicio dentro de un marco de tiempo especificado.
• Fecha de vencimiento: Ver sólo las tareas que tienen una fecha de vencimiento dentro de un plazo especificado.
• etiquetas: Ver sólo las tareas con etiquetas específico .
• Prioridad: Ver sólo las tareas con un nivel de prioridad específico(Baja, Alta, Media o Urgente).
• Estado de la tarea: Ver sólo las tareas con un estado específico(Planificada, En revisión, En curso, En espera, Ampliada, En espera de firmas, En espera de Cliente o En espera de agencia) o sin ningún estado.
• Fecha de creación: Ver sólo las tareas que se crearon Hoy, La semana pasada, El mes pasado, El trimestre pasado, El año pasado o en cualquier fecha personalizada.
• Fecha de actualización: Ver sólo las tareas que se actualizaron Hoy, La semana pasada, El mes pasado, El trimestre pasado, El año pasado o en cualquier fecha personalizada.

Tareas de edición

Edite una tarea para cambiar su estado o cuenta, marcar subtareas o reescribir la descripción. Las tareas pueden editarse de una en una o en bloque.

Hay cinco maneras de editar una tarea:

• Haga clic en el nombre de la tarea en el cuadro de mandos
• Haga clic en la tarea vinculada desde la tarjetatrabajo o desde la página Vincular tareas
• Haga clic en el nombre de la tarea en la página Calendario
• Seleccione el nombre de la tarea en su lista de Tareas , haz clic Editar

• Cambie asignado a, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, la prioridad o el estado de la lista de tareas.

Nota: Cuando se cambia la cuenta de una tarea vinculada a trabajo, ésta se desvincula automáticamente.

Tareas de edición masiva

Para realizar cambios en varias tareas:

1. Seleccione los nombres de las tareas en una lista de Tareas , haz clic Editar.

2. Realice los cambios, haz clic GUARDAR.

Ten en cuenta las tareas de edición masiva:

• No puedes adjuntar o eliminar archivos
• No se pueden editar subtareas
• No puede editar, borrar ni añadir comentarios
• Los datos de todos los campos no modificados siguen siendo los mismos

Edite una tarea por su cuenta si necesita hacer algo de lo anterior.

Registro de auditoría de tareas

Puede que necesite revisar el historial de una tarea, es decir, ver todos los eventos que han tenido lugar en relación con esa tarea.

TaxDomele permite realizar un seguimiento de cuándo alguien ha realizado alguna de las siguientes acciones en una tarea:

• Cambiado el asignado a
• Cambio de nombre
• Cambiada la descripción
• Subtareas añadidas o eliminadas
• Cambio de prioridad
• Cambiado el estado
• Fijar o modificar la fecha de inicio
• Fijar o modificar la fecha de vencimiento
• Asignado o modificado etiquetas

Para ver el historial de una tarea, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la tarea en la lista Tareas , haz clic Audit Trail, o haga clic en el enlace Audit Trail dentro de la propia tarea.

Utilizar comentarios de tareas

Mientras trabajas, es posible que encuentres información que necesitas para una tarea específica. Anótala en los comentarios de la tarea. De este modo, los miembros del equipo asignados a la tarea la verán.

Para añadir un comentario a una tarea:

1. Haga clic en el nombre de la tarea o en los tres puntos situados a su derecha y seleccione Editar.

2. En la sección Comentarios , haga clic en Añadir comentario, haga clic en el campo de texto y escriba la nota.

3. Haga clic en GUARDAR para conservar los cambios. El comentario, junto con la fecha y el nombre del miembro del equipo que lo escribió, se guardará dentro de la tarea. Cuando ya no necesites el comentario, haz clic en el icono de la papelera situado a su derecha para eliminarlo.

Imprimir una lista de tareas

Para imprimir una lista de tareas, haga clic en el icono de impresión situado en la esquina superior derecha.

Por defecto, una lista de tareas muestra 25 elementos por página. Si desea imprimir más, seleccione cuántos desea imprimir en el menú Filas por página de la parte inferior izquierda.

Su navegador le pedirá que imprima la lista, que incluirá la fecha y hora actuales.

Eliminación de tareas

Para eliminar una tarea por completo, siga estos pasos:

1. Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la tarea, haz clic Eliminar.

2. Haga clic en ELIMINAR en la ventana emergente de confirmación de eliminación.